固定资产管理系统说明.doc

固定资产管理系统说明一、 系统简介1. 系统概要本系统为固定资产管理系统，可实现固定资产的入帐、启用、借用、维修、封存、报废、损坏、标签打印等操作，可以以附件形式保存入帐凭证和相关证据，可以保存二维码图片。系统分为普通企业版和高级企业版两个版本，高级企业版的应用名称为AssetsMan。后台数据库采用SQL SERVER 2000版本。为了强化固定资产的管理，本系统为每个固定资产设置了采购部门和使用部门属性，用于区分固定资产的所有权、使用权和管理义务人。同时，本系统为每个固定资产设置了物理位置属性，方便对固定资产的跟踪管理。2. 功能简介如下图所示，本系统由主数据和固定资产管理，两个部分组成。主数据部分存放系统所需要的一些基础数据，一般由系统管理员进行维护。固定资产管理部分为固定资产管理过程中需要使用的各个模板，一般由用户直接操作。主数据部分包括：l 来源类型 表示企业取得固定资产的来源渠道。l 位置分类 存放固定资产的位置类型，一般根据该位置的风险程度和特征区分。l 物理位置表 存放用户企业所有可能存放固定资产的位置名称，以树型表示。l 折旧方法 即企业可能采用的固定资产折旧方法。l 资产类别 根据某个标准对固定资产进行分类，以树型表示。l 资产状态 表示固定资产状态是否良好以及能否使用，包括在用、维修中、封存、已损坏等，每个状态的含义如下图所示。固定资产管理部分包括：l 入帐和启用 用于初始取得固定资产时，对资产进行登记和分配给特定部门。l 折旧 每月对固定资产计提折旧使用。l 借用申请 当某个固定资产从一个部门转移到另外一个部门使用时，需要按照借用的流程进行审批。l 维修记录 当固定资产需要送至企业外某处进行维修或者保养时，需填写此表。l 资产损坏当发现固定资产损坏时，使用此表来评估损失额，追查原因，追究责任。l 丢失 当固定资产丢失时使用。l 报废当固定资产报废时使用l 出入库包括出库和入库两个模板，两者共用一个数据表。对于长期闲置的固定资产，可以将其移入仓库封存起来，待需要使用时再移出。l 标签打印打印固定资产标签以及二维码。l 资产位置转移 当某个资产在同一个使用部门内部进行位置转移或者责任人转移时使用。3. 界面设计原则界面设计采用浅绿色背景，用灰色框线划分操作区域，单元格的不同底色代表是否必填。字段名后面的深灰色中括号“ ”内为该字段的填报标识，具体含义见下表；没有中括号则代表需手工输入。单元格底色为浅黄色代表必填，白色代表可选，浅绿色代表数据由系统自动生成，不必填写。系统变量#自动编号_下拉列表=弹出列表+弹出树型:日期型&附件或图形二、操作说明1. 资产类别的维护资产类别由类别编号、类别名称、上级类别编号构成，如下图所示。资产类别根据类别编号的位数而自组织成一个树型，1至4级多代表的编号位数分别为3、2、2、2，即A06010211中的A06代表1级，01代表2级，02代表3级，11代表4级。因此，当新增资产类别时须正确填写该类别的编号。资产类别最后组织成如下图所示的树型，在填报时可以选择所需要的类别。2. 物理位置表的维护物理位置表由位置编号、位置名称、上级位置编号、类别、备注构成，如下图所示。物理位置表根据位置编号以及上级位置编号而自组织成一个树型。因此，当新增的资产类别不是根节点时，须正确填写该位置的上级位置编号。 物理位置表可以根据企业情况自主设置，设置的结果可能类似于下图所示的树型。3. 入帐与启用企业初始取得固定资产后，需要首先进行登记，登记完毕以后才能够分配给相应的部门使用。这个过程在本系统中用入帐和启用流程来控制，流程图如下图所示。入帐和启用表如下图所示，在入帐阶段用户需要填写资产编号、资产名称、规格型号、制造商、原值、使用年限、采购部门、使用部门、折旧方式、资产类别、备注、单价、经销商、二维码、入账凭证、取得方式、数量、资产类别代码、顺序号、责任人、物理位置，在启用阶段用户需要填写启用日期、状态、物理位置、启用凭证。其中资产编号由两部分组成，前半部分为资产的顺序号，后半部分为资产的类别编号。注意：本系统中所称的责任人是指使用该资产的人，或者对该资产负有管理义务的人。本系统中所称的采购部门是指资产的所有权部门，即采购所使用的预算为该部门预算。4. 折旧对固定资产的折旧以及对折旧的审批流程如下图所示：用户可能需要每月对固定资产计提一次折旧，此时可以使用如下图所示的折旧表。用户可以通过弹出列表选择某些固定资产，然后输入相应的本月折旧额。保存之后，需要进行审批。审批通过后，系统将自动更新相应资产的累积折旧额。5借用当某部门从另外一个部门借用固定资产时，将发生使用部门、责任人以及物理位置的变动，此时需要进行审批和数据的更新。该流程设计到资产所有权部门、当前使用部门和借入部门三个方面，因此审批流程如下图所示。用户可以使用下图所示的固定资产借用申请表完成审批和数据更新流程。6资产损坏当发现固定资产损坏时，企业需要对损坏程度进行评估，对损坏原因进行调查，追究相关人员责任。具体流程如下图：用户可以使用下图所示的资产损坏申报表完成申报工作，该申报表经审批通过以后，系统自动将该资产的状态更新为“已损坏”。7维修记录固定资产损坏以后，管理人员可以根据评估结果决定报废该资产或者进行维修。如果还有修复的价值，用户可以填写维修记录表，交相关人员审批后送至维修地点进行维修。维修流程和维修记录表如下图所示。当用户完成送修操作以后，系统自动将该资产的状态更新为“维修中”。当维修后返还时，用户需要选择维修的结果，系统按照所选择的结果更新资产状态。8报废当某个资产需要报废时，用户需要首先填写申请表，待审批以后，系统将更新资产状态。流程如下图所示。下图为报废申请表，用户需要填写资产编号、报废原因、报废证据、报废后存放位置等信息。9出入库出入库是指当某个资产需要长期闲置时，将该资产进行封存，交由仓库管理部门专门看管。该操作类似于资产借用，不同之处在于，资产借用是从一个使用部门到另一个使用部门，而出入库是在使用部门和仓库之间的转移。出库和入库的模板如下图所示，两者均需要经过库管部门、使用部门和资产采购部门的三重审批。审批通过后，系统将自动更新资产状态、责任人、使用部门和物理位置。10资产位置转移 资产位置转移是指某个资产在当前使用部门内部变更了责任人或者变更了物理位置。模版如下图所示，当该表格通过了审批后，系统自动更新责任人和物理位置信息。11资产丢失对于企业来说，资产丢失往往意味着重大的损失和严重的管理问题，并且资产丢失后需要有可靠的证据才能获得税务部门的减免税许可。因此，企业要对资产丢失问题进行严格管理。资产丢失流程如下图所示。当发现资产丢失时，用户可使用下图所示的表单进行登记。用户需要选择资产编号，然后系统自动提取相关信息。然后用户须填写丢失日