山东名嘉集团行政管理中心制度.doc

此文档收集于网络，如有侵权，请联系网站删除山东名嘉集团行政管理制度（试行稿）二零一零年六月精品文档行政管理制度目录行政管理制度4（一）公文管理办法51. 总 则52. 公文种类53. 公文格式54. 公文办理95. 公文的保密及紧急程度规定146. 罚 则16（二）印章管理规定171. 总 则172. 印章的刻制与保管173. 印章的使用194. 印章的使用范围205. 印章的封存、遗失216. 其他规定227. 罚 则228. 附 则23（三）电话号簿编制管理规定231. 总 则232. 职责划分233. 电话号簿编制规定244. 顺序编排255. 电话号簿编制要求26（四）证照管理办法271. 总 则272. 证照管理273. 证照年检284. 罚 则28（五）资料报送、接收管理办法291. 总 则292. 资料报送、接收的管理293. 资料报送、接收的程序304. 资料报送、接收的要求325. 附 则32（六）固定资产、低值易耗品管理办法331. 总 则332. 资产的购置343. 资产的管理与维修364. 罚 则38（七）办公用品管理办法401. 总 则402. 办公用品的购置403. 办公用品的领用和管理414. 罚 则43（八）公务往来礼品管理办法441. 总 则442. 礼品购置与管理443. 接收礼品管理464. 罚 则46（九）公务手机使用及话费核报管理办法471. 总 则472. 话费标准的核定与报销473. 公务手机使用要求484. 罚 则49（十）公务用车管理办法491. 总 则492. 车辆调度493. 车辆维修与保养514. 油料管理535. 费用报销546. 罚 则54（十一）出差管理规定571. 总 则572. 出差管理细则573. 费用及借款报销审批604. 处罚规定615. 附 则62（十二）会议管理规定631. 总则633. 会议组织与管理644. 会议室管理66（十三） 集团办公区管理规定67（十四） 食堂管理规定70（十五） 安全保卫管理办法75（十六 ）保洁管理办法79（十七） 招待所管理办法82（十八） 办公区水电费管理办法84（十九） 前台接待管理办法85（二十）档案管理办法871. 总 则872. 档案的收集、移交873. 档案的管理924. 档案的微机管理955. 档案的借阅966. 档案的复印987. 罚 则998. 附 则100 行政管理制度一、目的为了维护公司的利益，保证公司的高度统一，调动一切积极因素，依据有关法律法规，结合公司实际，制定本制度。二、适用范围本制度是严肃公司纪律、实施奖惩的基本依据，适用于山东名嘉集团全体员工。三、批准和解释本制度由山东名嘉集团董事长批准后生效；本制度由山东名嘉集团行政管理中心负责解释。（一）公文管理办法1. 总 则1.1 为规范公文管理，特制定本办法。1.2 本办法适用于集团公司和各项目公司的公文管理。2. 公文种类2.1 公文主要包括发文和收文两大类。2.1.1 收文：主要指外部组织或个人给公司的通知、批复、函等。2.1.2 发文：主要指集团或集团各中心、各项目公司的请示、报告、函、通知、批复、通报、决定、会议纪要、规章制度等。3. 公文格式3.1 公文格式除遵循不同文种的书写格式要求外，还应遵循以下规定：3.1.1 纸张：公文一律采用A4打印纸，公文中图文的颜色为黑色。3.1.2 字号：发文字号由发文部门代字、年份和序号组成，用4号仿宋字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用六角括号“”括入，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第” 字，以集团为例，如“名集字20091号”。集团使用“集团名称”加“文件”两字的红头文件发文。3.1.2.1集团对外发文，用名集字号；3.1.2.2集团对内下发涉及督查中心的文件，用名集督字号；3.1.2.3集团对内下发涉及发展一中心的文件，用名集发一字号；3.1.2.4集团对内下发涉及发展二中心的文件，用名集发二字号；3.1.2.5集团对内下发涉及行政管理中心的文件，用名集行字号；3.1.2.6集团对内下发涉及信息管理中心的文件，用名集信字号；3.1.2.7集团对内下发涉及人力资源管理中心的文件，用名集人字号；3.1.2.8集团对内下发涉及人力资源招聘管理中心的文件，用名集人招字号；3.1.2.9集团对内下发涉及人力资源猎头管理中心的文件，用名集人猎字号；3.1.2.10集团对内下发涉及培训中心的文件，用名集培字号；3.1.2.11集团对内下发涉及财务管理中心的文件，用名集财字号；3.1.2.12集团对内下发涉及工程管理中心的文件，用名集工字号；3.1.2.13集团对内下发涉及工程技术管理中心的文件，用名集工技字号；3.1.2.14集团对内下发涉及室内设计中心的文件，用名集室设字号；3.1.2.15集团对内下发涉及建筑设计中心的文件，用名集建设字号；3.1.2.16集团对内下发造价管理中心的文件，用名集造字号；3.1.2.17集团对内下发招标采购合同管理中心的文件，用名集招字号；3.1.2.18集团对内下发涉及销售管理中心的文件，用名集销字号；3.1.2.19集团对内下发涉及营销策划中心的文件，用名集营字号；3.1.2.20集团对内下发涉及市场招商中心的文件，用名集市招字号；3.1.2.21集团对内下发涉及物业管理中心的文件，用名集物字号；3.1.2.22集团对内下发涉及商场招商管理中心的文件，用名集商招字号；3.1.2.23集团对内下发涉及商场运营管理中心的文件，用名集商运字号；3.1.2.24集团对内下发涉及商场采购管理中心的文件，用名集商采字号；3.1.2.25集团印发会议纪要，按印发顺序号编写序号，如“第1号”。3.1.3 标题：公文标题用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距适当。标题分行排列时注意不要把各行上下对齐排成等长。3.1.4 主送：主送部门名称在标题下空一行，起于左侧顶格，用4号仿宋字。3.1.5 正文：正文在主送部门名称下一行，每自然段左空两字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文采用4号仿宋体字，文中如有标题，可用4号宋体字加黑或黑体字（如落款页无正文，必须注明“此页无正文”）。3.1.6 附件： 附件在正文下空一行左空两字，用4号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿位伯数字；附件名称后不加标点符号。3.1.7 落款： 成文日期用汉字年、月、日标全，“零”写为“”。单一公司或部门制发的公文在落款处不署发文部门名称，只标识成文日期。成文日期右空四字，加盖印章应距正文一行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。当联合行文需要加盖两个印章时，应将成文日期拉开；主办部门印章在前，两印章互不相交或相切。3.1.8 主题词：主题词用4号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用4号宋体字；词目之间空一字。公司内部行文可以不标主题词，对外行文要有主题词。3.1.9 抄送：抄送机关名称在主题词下一行，左右各空一个字，用4号宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送部门之间用逗号隔开，回行时与冒号后抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后面标句号。3.1.10 印发：印发部门和印发日期位于抄送机关之下面（无抄送机关在主题词之下），占一行位置，用4号宋体。印发部门左空一字，印发日期右空一字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。3.1.11 装订：公文装订应在左侧居中，不掉页。3.1.12 公文中的数字，除成文日期和在词、词组、惯用词、缩略语、修辞语必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。3.1.13 制度内容的层次结构必须按“章”“条”“一”及1、2、3的层次进行叙述，“章”“条”编号一律采用中文数字。4. 公文办理4.1 文件实行归口管理，集团行政管理中心办公室和各项目公司总经理办公室为公文管理责任部门，并指定专人负责公文收发处理工作。4.1.1 收文管理：4.1.1.1集团收文均由集团行政管理中心指定文员负责接收、登记、拆封、传递、跟踪、催办、反馈、建档。4.1.1.2各级领导阅批公文应仔细认真，阅毕要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的要明确具体。4.1.1.3集团各中心的外来文件由集团各中心的负责人指定专人负责接收、登记、拆封、传递、跟踪、催办、反馈、建档。4.1.1.4电子邮件由集团办公室和各项目公司总经办负责接收、登记并及时向相关部门转发。4.1.1.5 相关部门接收文件应及时在公文签收单（见附件MJ-XZ-003）上签名，接收电子邮件和传真，如有回执的，按回执要求回复发文单位。同时，检查文件是否有未装订、缺页或手续不全等差错，发现问题及时向发文单位查询，予以弥补。4.1.1.6收文后，及时按第六条规定做好来文处理。4.1.2 发文管理4.1.2.1 集团公司发文均由集团行政管理中心负责起草、审核、送批、印发、建档。4.1.2.2 集团各中心发文由各中心指定专人负责起草、审核，由行政管理中心审核、报批、印发、建档。4.1.2.3 集团对外发文的文字均由集团行政管理中心负责人审核，财务数据由财务管理中心负责人（其他各公司由财务部经理）审核，必要时由集团法务人员审核，从适用文体、上报程序、公文格式、措辞用语、引用数字及资料内容上严格把关，做到准确无误。4.1.2.4 集团各中心一般只在集团内行文，不对外发文。各项目公司因工作需要拟向当地政府及相关部门上报公文时，一律报送集团行政管理中心办公室，报经集团分管领导审核，董事长批准后方可盖章发文。4.1.2.5 其他需要报集团（副）总裁、董事长审阅的，应及时予以呈报。4.1.2.6 文件资料下发至非集团所在地各公司或相关人员的，发文部门在发文当日应以传真或电子邮件形式送达，并由接收人及时将文件资料送至相关部门。4.2 收文处理程序4.2.1 集团收文处理程序4.2.1.1接收：集团行政管理中心在接收到集团外来文件时，由专人对文件进行登记，按流水顺序编号。4.2.1.2传递：文件登记、编号后，填写来文处理单（见附件MJ-XZ-001），并将所接收的文件附在处理单后，及时送行政管理中心负责人拟办。4.2.1.3拟办：行政管理中心负责人对收文必须进行认真审阅，并做出初步处理意见。如果需要报（副）总裁审批的，应及时交（副）总裁办秘书予以呈报。4.2.1.4承办：行政管理中心根据拟办意见由专人送相关部门或相关人员予以办理。承办部门或承办人应按照批示或处理意见予以办理，并将办理经过、结果在来文处理单（见附件MJ-XZ-001）描述清楚，反馈给行政管理中心办公室，如果需要报（副）总裁批准的，应及时交（副）总裁办秘书予以呈报。4.2.1.5催办：集团行政管理中心办公室按要求对没有反馈结果的承办部门及时催办，收到文件办理结果后，应及时向行文单位予以反馈，并做好反馈记录。4.2.1.6建档： 文件反馈后，集团行政管理中心办公室必须对收文进行分类建档，并按时向档案管理科移交。4.2.2 各中心收文处理程序4.2.2.1接收：各管理中心指定专人负责来文的接收、登记、编号。4.2.2.2传递：文件登记、编号后，填写来文处理单（见附件MJ-XZ-001），并将所接收的文件附在处理表后，及时送各管理中心负责人拟办。4.2.2.3拟办：需要下发至各中心、各项目公司的文件，直属业务中心负责人必须对来文进行认真审阅，并做出初步处理意见。如果集团外来文，需要报（副）总裁，应及时呈请批示。4.2.2.4承办：办公室根据拟办意见送相关部门或相关人员予以办理。承办部门或承办人应按照审批意见予以办理，并将办理经过、结果在来文处理单（见附件MJ-XZ-001）描述清楚并反馈给办公室，如果需要报（副）总裁审核批准的，应及时予以呈报。4.2.2.5催办：办公室按要求及时催办，收到文件办理结果后，应及时向行文部门予以反馈，并做好反馈记录。4.2.2.6建档：文件反馈后，办公室必须对收文进行分类建档，并按规定时间移交档案管理科存档。4.3 发文处理程序4.3.1 集团发文程序4.3.1.1起草：集团行政管理中心负责集团发文的拟稿。文件起草完毕后，应填写发文会签单（见附件：MJ-XZ-002）4.3.1.2核稿：行政管理中心负责人应对发文的文字部分进行审核，并根据发文内容提出会签意见；涉及财务数据的应交集团财务管理中心负责人审核。4.3.1.3会签：初稿经审核后，由办公室根据“会签意见”，传递并跟踪相关部门确认、签字。4.3.1.4签发：会签结束后，由集团副总裁、常务副总裁、总裁或董事长签署发布意见。4.3.1.5盖章： 文件经副总裁、常务副总裁、总裁或董事长签署发布意见后，由办公室按照印章管理规定办理文件盖章手续。4.3.1.6发布： 文件盖章后，由办公室按照文件内容印发到各相关部门并签收；使用邮箱系统发布的，须设置“回执”要求；实行OA系统发文的，按系统的具体要求办理。对外发文的要使用对外发文会签单（MJ-XZ-026）4.3.1.7建档： 文件发布后，必须按档案管理办法进行分类建档，按规定时间移交至行政管理中心档案室。4.3.2 各职能部门和各公司发文程序4.3.2.1起草： 集团各职能部门和各公司发文按文件属性指定经办部门、指定专人起草。文件起草完毕后，应填写发文会签单（参照附件MJ-XZ-002），由经办部门负责人、分管总经理审核。4.3.2.2 核稿： 由行政管理中心负责人、财务中心负责人分别对文字和财务数据进行审核。4.3.2.3签发： 文件审核后，集团各职能部门发文由集团副总裁、常务副总裁、总裁或董事长签署发布意见，各公司发文由各公司负责人签署发布意见。4.3.2.4盖章： 文件经负责人签署发布意见后，由办公室按照印章管理办法办理文件盖章手续。4.3.2.5发布： 文件盖章后，由办公室按照文件内容要求发布到相关部门并签收。4.3.2.6建档： 文件发布后，必须进行分类建档，并及时交档案管理员存档。5. 公文的保密及紧急程度规定5.1 保密等级规定5.1.1 公文密级划分为绝密、机密、秘密三级。5.1.1.1绝密级：是最重要的秘密，泄露后会使企业经营安全和合法利益遭受特别严重的威胁和巨大的经济损失；5.1.1.2 机密级：是重要的秘密，泄露后会使企业经营安全和合法利益遭到重大的威胁和经济损失；5.1.1.3秘密级：是指一般的商业秘密，泄露后会使企业经营竞争加剧，合法经济利益遭受一定损失或潜伏一定的损失。5.1.2 保密文件分类5.1.2.1绝密：公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级，如尚未公布、立项、或付诸实施的项目意向性报告，融资、财务规划方案，总裁级以上高端人事安排等文件；5.1.2.2机密：公司的公布实施前的工作计划、重要会议记录、报政府机关的请示、报告等；5.1.2.3秘密：涉及公司人事、合同、协议、员工工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类文件信息。5.1.3 密级的确定公文的密级由起草人拟定，由签发人签发文件时确定。5.2 紧急等级规定5.2.1 公文紧急程度分为特急、紧急、平急三级。5.2.1.1特急：是指内容特别重要、紧急，需要立即、优先、限时传递处理的文件；5.2.1.2紧急：是指内容比较重要、紧急，需要优先传递处理的文件；5.2.1.3平急：是指内容重要，需要优先于日常事务传递处理的文件。5.2.2 处理规定 特急件按办文时限完成；紧急件当日完成；平急件三日内完成。5.2.3 紧急等级的确定 公文的紧急等级由起草人拟定，由签发人签发文件时确定。6. 罚 则6.1 文件承办部门或经办人未按规定收发文及办复或因责任心不强造成文件损坏丢失的，集团行政管理中心应及时查明原因，并对责任人处以50200元的罚款，造成损失的应赔偿损失；违反本办法其他规定的，按集团相关规定予以处理。（二）印章管理规定1. 总 则1.1 为规范集团各类印章管理，规避营运风险，制定本规定。1.2 本规定适用于集团各中心的印章管理。1.3 印章分类1.3.1 公章：是代表集团，用于重大事项内外发文使用的刻有公司名称的印章。1.3.2 法人章：是集团法人代表所拥有的刻有法定代表人姓名的个人印章。1.3.3 业务专用章：指集团对外财务收支、税务登记、签订合约等业务使用的，刻有本公司名称、法定代表人姓名及特定业务用途的印章，如财务专用章、合同专用章等。1.3.4 部门章：是代表集团各中心，用于重大事项对内发文使用的刻有集团各中心名称的印章；各项目公司下设部门无需印章。2. 印章的刻制与保管2.1 印章刻制2.1.1 集团公司公章、法人章、业务专用章，由集团行政管理中心填报签呈，经中心负责人、副总裁、常务副总裁、总裁或董事长审批后，由行政管理中心根据董事长意见指定专人持法定代表人签章营业执照复印件到当地公安机关备案，填制刻公章申请表（由当地公安机关提供），待公安机关审核后到指定单位刻制。2.1.2 集团各中心印章，由中心负责人提出申请，经集团（副）总裁审批，由集团行政管理中心负责统一刻制。2.2 印章保管2.2.1 各类印章刻制后，按“统一建档、集中保管、专人负责、使用”的原则，交由经集团指定的专人进行登记、保管和使用。2.2.2 印章登记须包含：印章名称、数量、颁发部门、日期、启用时间等内容，并在登记本上盖上印模备考。2.2.3 单独设置保险柜保存印章，一组钥匙，由集团指定两人共同负责。一人管理钥匙，一人管理密码。2.2.4 如两人中一人因事休假等原因不在岗时，休假前将本人负责事项交到行政管理中心负责人处代为行使职责。如休班人员为密码保管人，则保管人员正常上班后，密码重新更改。登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。交接工作时，应严格办理交接手续，登记交、管印起止日期、管理印章类别及数量。交接人员签字，办公室负责人监督交接并签字认可后备存。2.2.5 印章主管两人不得同时休班离岗。2.2.6 印章保管人发生变动时，行政管理中心应及时报请集团指定新的责任人。原印章保管人须在做好交接工作后方可离任，同时保险柜密码须及时更改。3. 印章的使用3.1 用印程序3.1.1 集团印章，均须经办人填写用印审批单（见附件MJ-XZ-004），经本部门负责人、法务负责人、相关部门负责人、主管领导、（副）总裁、董事长签批后，报印章主管人登记，印章主管人用印，用印申请人和办公室主任同时监印；3.1.2 集团各中心印章凭审批后的发文会签单，由各中心负责人决定用印。3.1.3 各项目公司印章如涉及重大招投标、经济合同、工程款支付，向政府部门印发文件的，须报总裁、董事长审批后用印。3.1.4 集团其它制度文件有特殊规定的，从其规定。3.2 在存放印章的房间需加设摄像头，所有印章不得带离房间，加盖印章不得离开摄像范围之外，否则，一经发现，严厉处罚当事人。确需带出集团或公司用印，必须经董事长亲笔签审后，由印章保管人携带印章与用印人共同外出使用；董事长不在等特殊情况下，需按印章使用程序签批，电话呈请董事长同意后，由印章保管人携带印章与用印人共同外出使用。事后印章保管人应督促用印人补办签批手续。3.3 用印登记由印章保管人按照不同印章分别登记印章使用登记表（见附件MJ-XZ-005），具体登记项目有：用印时间、编号、部门、内容、数量、经办人姓名、批准用印人姓名及盖印人姓名等。 4. 印章的使用范围4.1 集团公司和各项目公司公章、法人章、财务专用章、合同专用章等在工商、公安部门进行登记备案的印章按本办法规定程序对外使用。集团职能部门印章按本规定程序对内使用，一律不得超出集团及下属各公司范围给第三方使用。如确需使用，须经董事长批准，但仅限于文件签收，不得对合同、债务、担保承诺，不得用于劳动招聘、招标、签证、招商等。4.2 集团公章用于对外宣传、联络、协调、对外报送材料以及对内、对外发文，不得在任何对外经济业务往来性质的材料上使用。4.3 各公司公章的使用范围：4.3.1 用于对内、对外发送的公文、财务报表；4.3.2 对外签订的各类合同；4.3.3 向工商、税务、统计等行政主管部门报送的有关材料；4.3.4 对外联络、宣传、协调及经济、业务往来的相关材料；4.3.5 董事长、（副）总裁批准的其他用途。4.4 财务章的使用范围：4.4.1 财务专用章仅限于对外开具收据以及支票、汇票等银行票据；4.4.2 发票专用章仅限于对外开具发票。4.5 合同专用章仅限于公司依据合同管理办法规定对外签订的各类经济合同，及依据劳动合同法规定内部用工签订的劳动合同及相关协议中使用。4.6 公司法定代表人印鉴的使用范围：4.6.1 财务部门对外出具支票、汇票等银行票据；4.6.2 公司法定代表人履行职责；4.6.3 公司有关报表及对外报送材料上需法定代表人签章的；4.6.4 其他经董事长批准的用途。4.7 印章不得在任何非工作性质的材料、空白纸张、空白介绍信以及没有经济往来依据前提下签发的收条、收据、发票等财务资料上使用。4.8 未经董事长或总经理书面同意，印章不得做以下用途：4.8.1 在为集团和公司以外的其他任何公司、组织、个人出具的设有担保、抵押、质押等经济责任的合同或资料上使用；4.8.2 在为非集团和公司员工开具的有关介绍信、证明等材料上使用；4.8.3 在其他单位和个人以要约或要约邀请形式出现的宣传图纸、订单等具有经济往来性质的文书上使用；4.8.4 其他非本章规定的印章使用范围。5. 印章的封存、遗失5.1 印章的封存集团各中心或公司因名称变更或机构撤销时，其所刻制的印章相应停止使用，交由集团档案室封存。5.2 印章的遗失印章遗失时，由该公章管理人填写签呈，呈董事长核签后到公安机关备案，必要时按董事长指示在报纸刊登遗失声明，印章管理人同时按第四条规定刻制新印章。6. 其他规定6.1 用印批准人必须严格履行职责，按照印章使用规定，做好对用印材料的审核工作。6.2 行政管理中心印章保管责任人应在每月日前将上月受理的用印审批单进行整理、装订后，并存档。各公司用印审批单（见附件MJ-XZ-004）须于每月5日汇总上报集团行政管理中心办公室备案。6.3 印章使用人必须按程序履行相关手续，印章保管人在手续未完备前不得加盖公章。6.4 正确盖章，不重盖，不漏盖，多页文件须加盖骑缝章。6.5 所有盖章文件，须按照档案管理办法，留存一份原件归档，不能留存原件的须复印后归档。7. 罚 则 7.1 印章保管部门负责人要定期或不定期检查印章保管责任人在用印过程中履行职责情况，对违规用印情况一经发现立即从严处理，处以50200元罚款，并视情节轻重给予降薪、降级直至开除的处分。给集团造成经济损失的，由其与相关责任人共同赔偿。 7.2 印章使用批准人违反本规定批准使用印章，给集团造成不良影响或经济损失的，按有关规定予以处罚，并责令其赔偿损失。8. 附则8.1 本规定由集团行政管理中心负责解释，自下发之日起执行。中博、齐齐发印章管理规定、博展印章管理制度同时废止。（三）电话号簿编制管理规定1. 总则1.1 为加强集团公司通讯录管理，规范电话号簿的编制、使用，提高工作效率，特制订本办法1.2 本办法适用于集团总部及各项目公司电话号码簿编制的管理2. 职责划分2.1 董事长2.1.1 集团公司电话号簿编制定稿的最终审批；2.1.2 集团公司电话号簿公开发放范围的最终审批。2.2 行政管理中心负责集团及各项目公司外部电话号簿的编制、报审、制作、发放及日常维护工作。2.3 人力资源管理中心负责集团及各项目公司内部员工号码的收录及内部联系号簿的制作、发布及修订维护工作。2.4 集团各中心、各部门2.4.1 外部电话：应留存工作中长期联系使用的重要联系人（单位）的电话号码由部门文员汇总，每月25日向行政管理中心报送一次，行政管理中心每月1日公布一次外部电话号簿。2.4.2 内部电话：内部员工新增或变更联系电话，需及时、主动的向人力资源中心报备，信息管理中心每日将更新的固定电话号码提供给人力资源管理中心，人力资源管理中心每日将更新的号码报行政管理中心，行政管理中心每日发布一次新的内部电话号簿。3. 电话号簿编制规定3.1 目录明晰3.1.1 电话号簿须编制目录，保证号码查询方便快捷。3.1.2 编写使用说明、发布日期，提高电话号簿利用效率。3.2 科学分类3.2.1 外部电话号码分为ABC三类：3.2.1.1 A类收录范围：现工作城市、经常联系且与工作关系非常密切的单位和个人的联系方式。3.2.1.2 B类收录范围：非工作城市或现工作城市但因工作性质联系较少，过去联系密切，但因为各种原因现在联系较少的单位和个人的联系电话。3.2.1.3 C类收录范围：现在交往不多，联系较少，但存在交往和联系可能的单位和个人的联系电话。3.2.2 内部电话号码按公司领导和中心分类。4. 顺序编排4.1 外部电话号簿按照城市、行政、企业、银行等顺序编排号簿。4.1.1 第一顺序：按大、中、小城市（或行政区划，下同）序列编排号簿。4.1.2 第二顺序：在同一城市中，按党政机关、企业、银行序列编排号簿。4.1.3 第三顺序：政府机关按党委、人大、政府、政协及各部、委、办、局办公及负责人电话序列编排；企业按照工业类别（如房地产企业、管理咨询企业、建材企业等）序列编排办公及负责人联系电话；银行按银行类别（如建设银行、工商银行、信用社等）办公及负责人联系电话序列编排。4.2 内部电话号簿在按照部门、部门负责人顺序编排号簿4.2.1 第一顺序：统一中心内按部门顺序编排。4.2.2 第二顺序：同一部门按职务顺序编排，如：总经理、副总经理、总监、副总监、经理、副经理、专员等序列编排。5. 电话号簿编制要求5.1 内容详实5.1.1 收录全面，凡集团公司副经理及以上干部留存的外部重要、长期联系电话均要收录。5.1.2 单条记录下应列出尽可能详细的信息，如办公电话、住宅电话、个人手机、传真、邮编、电子邮箱、网址、联系地址等。5.1.3 内部电话可列出办公、手机、电邮、QQ号码，家庭及家庭成员电话不予公布。5.2 装订要求5.2.1 使用A6打印纸双面打印装订成册。5.2.2 上下封面，装帧美观，订装牢固。5.2.3 每本电话号簿含内、外部电话号码，如有必要装订分册。5.3 使用要求5.3.1 各部门负责人及以上干部人手一本电话号簿。5.3.2 领用电话号簿须办理领用手续，降职、离职时须及时向行政管理中心归还电话号簿。（四）证照管理办法1. 总 则1.1 为做好集团公司证照办理，加强证照使用管理工作，依据公司法、公司登记管理条例制定本办法。1.2 本办法所指集团总部和各项目公司证照包括：营业执照、经营许可证、组织机构代码证、法定代表人证、资质证等。2. 证照管理2.1 集团行政管理中心办公室负责集团总部证照的管理；各项目公司的证照由各项目公司总经办负责管理；所有证照及办证相关资料必须存放在档案室集中管理。2.2 集团行政管理中心指定专人负责承办证照申办、变更、年检、注销等工作, 并负责与证照管理部门的沟通协调，及时办理证照及年检工作。 2.3 公司设立、变更、和注销登记等工作涉及法律事务的，应由法务员审核，并协助办理。2.4 档案管理员负责公司登记、变更登记、公司注销、证照年检资料及证照（正、副本）的管理，并登记存档。各项目公司档案管理员应按档案归档时间要求将有效证照复印一份报集团公司行政管理中心档案管理科存档.2.5 公司证照不得伪造、涂改、出租、出借、转让。2.6 因工作需要借阅、抄录、携带、复制公司证照及相关档案资料的，按档案管理办法规定手续办理。2.7 公司证照更换或被公司登记机关收回、扣押的，档案室应予以登记注明原因，并预留复印件备查。3. 证照年检3.1 营业执照年检。每年在规定的时间内1月1日至3月15日接受年度检验，并提交年度检验报告书、年度资产负债表和损益表、企业法人营业执照副本。特殊情况可与工商部门协商并申请延期审检。3.2 经营许可证（资质）年检。按照经营许可证（资质）办证部门规定时间年检，并提交年检文件。3.3 组织机构代码证年检。填报组织机构代码年检登记表，提交组织机构代码证正、副本。3.4 法定代表人证书年检。每年营业执照年检时持法定代表人证书在登记机关进行年检。4. 罚 则4.1 办证人员及相关人员在办理证照中提交虚假证明文件，造成经济损失的，由当事人赔偿经济损失，情节严重的，追究其法律责任并给予除名。4.2 未按时办理年检登记，受到年检登记机关处罚的，属于经办人员过失的，由经办人员承担相应经济处罚，并处以50100元罚款。4.3 因管理不善，造成证照遗失的，当事人应赔偿补办证照相关费用，并按档案管理办法有关条款处罚。（五）资料报送、接收管理办法1. 总 则 1.1 为加强集团公司资料管理，规范员工在资料报送、接收中的职务行为，严格资料报送、接收的程序要求，确保资料报送、接收工作合法、真实、完整和及时，规避因资料报送、接收工作不当给集团经营管理带来各种风险，特制定本办法。1.2 本办法适用于集团各管理中心所有对外资料的报送和外部资料的接收工作。 2. 资料报送、接收的管理2.3 对涉及合同当事人双方法律行为的文件、协议，公司对外经济活动的重要文字、图纸等依据，以及作为财务结账、收款的重要凭据等，均为集团资料管理的范畴。2.4 需报送和接收资料的政府行政主管部门主要有计划行政主管部门、土地行政主管部门、房产行政主管部门、财政行政主管部门、公安消防部门、交通行政主管部门等。经办人员应保持与有关部门的工作联系，及时做好有关资料的报送和接收工作。2.5 凡涉及与企事业单位之间的合同资料，须以合同协议为依据，及时、准确地进行报送和接收。2.6 报送、接收的资料主要包括：2.6.1 工程建设过程中的申请资料、批复文件、行政主管部门颁发的证照、与此有关的会议纪要等；2.6.2 房屋租、售过程中的商品房预售许可证，商品房租（售）合同以及涉及双方合同行为的一切资料；2.6.3 涉及工程勘察、设计、施工、监理、维修合同、材料采购、（买卖）合同、保管合同等涉及双方合同行为的一切资料；2.6.4 涉及到经营管理的对外数据资料；2.6.5 报送和接收的文件及其它资料。3. 资料报送、接收的程序3.1 集团行政管理中心办公室、各项目公司总经办为资料报送和接收的归口管理部门，并指定专人负责资料的登记和分发，严格执行资料报送、接收的程序。3.2 对外资料报送的程序3.2.1 经办人员应根据不同资料的具体要求，如实填报相关内容，对涉及多个部门填报的资料，各部门应积极配合，准确提供资料的相应内容，并报请有关领导或部门核准。对事关集团文字表述的重要资料，由集团行政管理中心负责人审核；对涉及集团财务、涉税方面的重要数字资料，由集团财务管理中心负责人审核。3.2.2 经办人员对已由相关部门领导核准的文件资料，交集团公司或职能部门负责人审批，报集团（副）总裁、董事长签批后，方可向外单位报送，如需盖章，须根据集团印章管理规定中规定的使用权限和流程加盖印章后向外单位报送。3.2.3 集团行政管理中心负责人、财务管理中心负责人及各管理中心负责人应认真核准报送资料的有关内容，在确认无误或对相关部门提出的修改意见达成一致后方可签章。3.2.4 集团对外往来中的一切对外书面资料，须由被赋予岗位职责的经办人本人送达，并对书面资料的准确性负责。如发生其它任何无职责行为个人签字证明或确认行为的，仅代表其个人行为，由此给集团或各项目公司带来的全部责任，均由行为个人承担，集团或各项目公司依据国家法律法规规定或公司内部依法制定的有关制度追偿当事人所造成的一切损失。3.3 外来资料接收的程序3.3.1 经办人员须认真审查外来资料的来源是否符合实际，签章手续是否完备，资料的内容是否完整、真实，对不符合要求的资料应拒收，直到对方进行相应的补充后再予签收。3.3.2 在经营管理活动中，任何一方送达的须我方证明或确认的一切资料（包括合同各方之间的申请、批准、确认、同意、决定、核实、通知、任命、指令或表示同意、否定等书面资料），我方工作人员必须对照工作职责范围和发生经营管理活动所依据的合同、规章制度及相关法律法规的规定，认真审查核实，并报上一级分管领导同意后，方可签收。4. 资料报送、接收的要求4.1 如合同一方要求另一方对其提供的书面资料内容进行确认的，双方同意以共同协商并签订确认书的形式进行确认，确认书内容按合同管理规定审批，并作为合同附件管理，对双方发生法律效力。4.2 相关资料的经办人和审批签章人员，应按各类资料报送、接收的期限和程序，确保资料的内容真实、准确、有效，严把资料接收、登记、签收的出入关。4.3 经办人员要妥善保管好文书、批复件、租（售）合同、图表、传真件、预决算资料、合同流转单等往来资料，不得随意出借、销毁，以及时为财务收款、对账决算、法律诉讼等提供完整的资料凭证。4.4 对报送、接收的资料，经办人员必须按时间顺序和不同类别进行编码并建立相应的电子台账，全面掌握报送、接收资料的履行期限及相关要求，要分清轻重缓急，条理清晰、分门别类地做好报送、接收、回收、归档工作。5. 附 则5.1 未正确履行上述职责要求，对责任人处以50200元的罚款，造成经济损失的应赔偿损失；因工作麻痹大意、履行职责明显不当，给集团或公司造成重大损失的，在责任人赔偿损失后应对其进行待岗培训、辞退直至开除处理。（六）固定资产、低值易耗品管理办法1. 总 则1.1 为规范固定资产、低值易耗品的管理，提高资产利用效率，特制定本办法。1.2 本办法适用于集团总部和各项目公司所有固定资产、低值易耗品的管理。1.3 固定资产：指单价在2000元以上，使用年限在两年以上的各类房产、车辆及办公设备等非生产经营性资产。1.4 低值易耗品：指单价在2000元以下的可重复使用的实物资产，如办公桌椅、电话、计算器、电扇、工（器）具等。2. 资产的购置2.1 购置规定2.1.1 固定资产和低值易耗品的采购责任部门为集团行政管理中心总务科或各公司总经办（以下统称行政管理部门），需要招标报集团造价采购管理中心；2.1.2 遵循“专项申请，统一购置”和“调剂为主、购置为辅”的原则进行采购。2.1.3 采购办法分为比价议价采购、招标采购二种。单次采购物品总价值2000元以下的适用比价议价方法采购;单次采购物品总价值2000元以上适用招标采购。2.2 固定资产、低值易耗品购置程序：2.2.1 申请购置固定资产、低值易耗品，须填写购置办公用品申请表（见附件MJ-XZ-007），由部门负责人、分管领导、中心负责人、资产管理负责人签署意见，报（副）总裁批准后，购置办公用品申请表（见附件MJ-XZ-007）原件存档，复制件交采购管理部门和资产管理人员。2.2.2 属于经批准需购置的固定资产，由采购部门要求按照“货比三家”的原则进行询价议价，或招标方式采购。重复购置同类同型号固定资产，一个月内可参照前次询价结果，通知送货前应电话了解一个市场行情是否有大的变动，如有变动需重新询价。2.2.3 单价50元以上（含）且单次购置总价达500元以上的低值易耗品参照固定资产询价采购方式购置；如单次购置总价500元（含）以内，单价在50元以下可以通过选择信誉好、质量优的供货商按前次询价结果送货，通知送货前应电话了解市场行情是否有大的变动，如有变动应重新询价；如单次购置单价在50元以下不常用的或零星物品，可以采取议价的方式购置。2.2.4 采购部门将询价结果由行政管理部门负责人按“最合理性价比”审核并提出采购意见后，交集团督察中心核实，确认无误后，将表交至采购管理人员；若不合理要进行再次询价和核实，合理后由采购管理部门予以采购；2.2.5 申请采购部门、资产管理人员对所采购的设备或物品必须依据购置办公用品申请表（见附件MJ-XZ-007）进行验收，对技术要求较强的设备，必须邀请相关技术人员参与验收；验收合格后，各方验收人员均应在相关单据上签字，并办理登记、入库手续，由资产管理人员建立固定资产、低值易耗品明细账，建立详细的纸质和电子档案，每月初整理上月电子档交至档案员处由其刻盘存档。2.2.6 由资产管理人员或仓库管理员通知申请人领取物品，办理出库手续，同时更新固定资产台账（见附件MJ-XZ-012）以及“中心/部门/个人资产卡账”。2.2.7 固定资产、低值易耗品购置发票报销时必须有采购人、入库验收人、审批人签字，财务人员方可报销付款，并登记台账备查。3. 资产的管理与维修3.1 集团对资产（以下均含低值易耗品）的管理，实行“统一领导，分级管理，责任到人”。集团行政管理中心办公室资产管理人员负责集团总部和各项目公司的资产管理工作，各项目公司行政管理部门资产管理人员负责本公司的资产管理工作，集团的其它各职能部门、各项目公司其它部门均应指定专人兼职负责本中心（部门）的资产管理工作，对本中心（部门）有关财产进行管理、检查，并及时向本部门负责人和行政管理部门资产管理人员汇报有关财产的管理情况，集团行政管理中心可随时安排专人抽查各中心、各公司资产管理、使用情况。3.2 行政管理部门资产管理人员（行政专员）根据每个员工的资产及低值易耗品领用情况，设卡建账立档，一人一档。资产领用时，领用人应在办公用品领用登记表（见附件MJ-XZ-013）上签字确认。领用人再次领用同一资产或低值易耗品时，应以旧换新。领用人如果调整岗位应办理固定资产转移表（见附件MJ-XZ-011）。3.3 资产管理人员负责资产及使用情况的日常管理，每月定期检查资产的使用和维护情况，并对库存的资产进行盘点，更新固定资产台账（见附件MJ-XZ-012）；各中心/部门资产管理人员对本中心/部门资产进行日常管理，由资产管理人员进行抽查，查出问题追究相关负责人的责任。每年年底组织资产盘点，财务部门参与，并与行政管理部门核对当年资产购置及账目情况。各公司盘存结果报集团行政管理中心备案，集团安排专人进行抽查。3.4 资产使用人应按规范化要求操作，对实物进行经常性保洁，检查实物的安全使用状况。3.5 凡资产出现损坏时，使用人应及时向资产管理人员报告，严禁自作主张，擅自处理。资产管理人员接到报告时，必须即时组织相关技术人员，查明损坏原因，界定相关责任，提出处理意见。3.6 资产维修程序（房产维修按工程维修管理办法办理）：3.6.1 资产发生损坏时，使用人应填写资产维修申请表，报资