财务会计循环与总帐系统PPT课件

精品课件 1 第3章财务会计循环与总帐系统 学习目的与要求 掌握财务会计循环的概念理解财务会计循环的流程掌握总帐子系统的初始设置掌握凭证管理的基本功能等等 精品课件 2 一 财务会计循环 一 财务会计循环的基本概念财务会计循环 是指财会人员通过设置会计科目 填制凭证 复式记帐 编制财务报表等一系列方法 获取企业经营活动的数据进行加工 存储 汇总 以达到全面 系统的反映企业人 财 物 供 产 销等经营活动信息 并通过财务报告为投资人 债权人 经营管理者 政府部分提供财务报告的一系列核算工作 第一节财务会计循环概述 精品课件 3 一 财务会计循环 一 财务会计循环的基本概念从企业内部看财务会计可以一天循环一次 可以几天循环一次 也可以每月循环一次 以财务报告报送为标志从会计制度看财务会计至少一个月循环一次 以财务报告报送为终点 第一节财务会计循环概述 精品课件 4 一 财务会计循环 二 从价值管理的视角出发理解财务会计循环 三 从信息系统角度理解财务会计循环 第一节财务会计循环概述 精品课件 5 帐务处理的过程 精品课件 6 数据采集主要是从经济业务流程中采集数据 为数据加工服务 这些数据包括 获取 支付流程的数据转换流程的数据销售 收款流程的数据总账子系统从业务流程采集数据 数据采集 精品课件 7 加工与存储是将反映经济活动的原始凭证按照会计科目和 有借必有贷 借贷必相对 的原则编制记账凭证 审核记账凭证 然后对其进行分类 计算 求和 并将结果保存在各类账簿中 数据加工与存储 精品课件 8 报告信息是以账簿 记账凭证为依据 编制内部报表和外部报表提交给投资人 债权人 管理者 政府部门等 报告信息 精品课件 9 二 财务会计循环的基本特征规范性强综合性强集成性要求高正确性要求高 第一节财务会计循环概述 精品课件 10 三 财务会计循环的风险分析财务报告不仅仅是经营管理者使用 投资人 债权人 经营管理者 政府都是使用者 所以 正确 真实 有效与否影响很大 存在的风险不言而喻 第一节财务会计循环概述 精品课件 11 案例一 顾雏军案顾雏军是格林柯尔系的创始人 旗下控制科龙电器等五家上市公司 善玩各种左手倒右手的资本游戏 2005年1月登上了第二届 胡润资本控制50强 的榜首 2005年9月顾雏军正式被捕 2008年因虚假注册 挪用资金等罪一审获判有期徒刑十年 第一节财务会计循环概述 精品课件 12 案例 续 顾雏军曾于天津大学任教 是顾氏制冷剂的发明者 曾任格林柯尔科技控股有限公司董事会主席 格林柯尔制冷剂 中国 有限公司董事长 顺德格林柯尔企业发展有限公司执行董事 广东科龙电器股份有限公司董事局主席和合肥美菱股份有限公司董事长 第一节财务会计循环概述 精品课件 13 案例 续 顾雏军使用的手段有 虚假银行收付凭证虚假银行存款账簿记录虚假银行对账单隐瞒每笔资金的转入与转出伪造公司印章 虚构科龙的销售收入 编制虚假报表 第一节财务会计循环概述 精品课件 14 案例二 收入确认的调控白酒行业利润调控弹簧利用预收账款进行盈余管理是白酒企业公开的秘密其中 最为知名案例莫过于 在行业景气度较高的2010年 贵州茅台高管收紧预收账款 故意延迟业绩释放 自2009年起 贵州茅台昔日迅猛的成长性已开始一去不复返 2010年 更直接迎来了成长神话的破裂 第一节财务会计循环概述 精品课件 15 案例二 收入确认的调控白酒行业利润调控弹簧2010年 贵州茅台三个季度的盈利增长均低于市场预期 其中 2010年一季报净利润同比增长仅为4 半年报净利润则同比增长11 09 到了三季报 公司净利润同比增长则仅为10 22 但仔细查看公司报表 利用预收账款人为控制业绩释放的现象十分明显 以贵州茅台2010年三季度报表为例 截至9月末 公司的预收账款高达32 62亿元 同比增加20亿元 比2010年中期增加13亿元 第一节财务会计循环概述 精品课件 16 案例二 收入确认的调控白酒行业利润调控弹簧而相对应的是 贵州茅台前三季度实现营业收入93 28亿元 同比增长19 47 归属于母公司净利润41 74亿元 如果将该部分预收账款释放业绩 那么贵州茅台的真实业绩并不至于连续低于市场预期 这两年赶上白酒行业的高度景气 受益于产品价格提升 各白酒厂商的销量都较为迅猛 一位北京地区私募人士直言 在这种情况下 一线白酒公司业绩好坏跟公司高管的经营理念就存在了极大关系 第一节财务会计循环概述 精品课件 17 所以 一个企业的总账系统运行的好与坏 就决定着财务会计循环风险的大与小 一个企业的财务循环出现的问题 可能会导致企业巨大损失 而且会给整个资本市场带来灾难 第一节财务会计循环概述 精品课件 18 一 手工环境下的账务处理流程分析二 手工环境下账务处理流程的缺陷 一 数据大量重复 二 信息提供不及时 三 准确性差 四 工作强度大 第二节财务会计循环的流程分析 精品课件 19 三 IT环境下帐务处理的基本流程设计 一 帐务处理流程中的主要角色1 业务人员2 凭证编制人员3 凭证审核人员4 记账与结帐人员5 查询与分析人员 第二节财务会计循环的流程分析 精品课件 20 三 IT环境下帐务处理的基本流程设计 二 帐务处理流程P 63图3 4 三 对 银行对账 加工进一步细化P 64图3 5 第二节财务会计循环的流程分析 精品课件 21 四 IT环境下和手工环境帐务处理的异同分析1 数据处理的起点与终点不同2 数据处理方式不同3 数据存储方式不同4 对账的方式不同5 会计资料的查询统计方式不同 第二节财务会计循环的流程分析 精品课件 22 一 总账子系统的目标及时 准确地采集和输入各种凭证 保证进入计算机的会计数据及时 正确和全面高效 正确完成记账的数据处理过程随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务 随时输出各个期间的各种帐表建立总账子系统与其他子系统的数据接口 实现会计数据的及时传递与数据共享 第三节总账子系统的总体设计 精品课件 23 二 总账子系统的基本功能1 初始设置6 会计报表2 凭证处理7 辅助管理3 出纳管理8 系统服务4 期末处理9 其他5 账簿处理 第三节总账子系统的总体设计 精品课件 24 三 总账子系统主要数据文件与存储策略在会计信息系统中 帐 证 表是主要的数据形式 在计算机的存储器中都将用数据文件来加以存放这些数据文件又分三类 基础数据文件主数据文件临时数据文件 第三节总账子系统的总体设计 精品课件 25 三 总账子系统主要数据文件与存储策略基础数据文件 是账套运行的基础 一般在一次设定后更新很少的 如科目文件 凭证类型文件 人员权限文件等 第三节总账子系统的总体设计 精品课件 26 三 总账子系统主要数据文件与存储策略主数据文件 是账套运行后产生的经济业务的重要数据文件 必须长期保存的 如凭证文件 第三节总账子系统的总体设计 精品课件 27 三 总账子系统主要数据文件与存储策略临时数据文件 是账套运行后产生的 在帐务处理结束之后不需要保存可以删除的数据文件 如临时凭证文件 银行对账文件 第三节总账子系统的总体设计 精品课件 28 三 总账子系统主要数据文件与存储策略数据的存储策略实际上就是如何涉及文件结构 如何存放相应数据 以及今后文件如何保存 第三节总账子系统的总体设计 精品课件 29 三 总账子系统主要数据文件与存储策略如 会计科目文件这是一个基础数据文件 关键是应该在文件中设计多少字段 用以存储科目的相关信息 第三节总账子系统的总体设计 精品课件 30 三 总账子系统主要数据文件与存储策略如 会计科目文件每一个科目 除了基本的属性 名称 编码 科目性质 还有辅助的属性 项目核算 外币核算等等 第三节总账子系统的总体设计 精品课件 31 三 总账子系统主要数据文件与存储策略所以 方案一 第三节总账子系统的总体设计 精品课件 32 三 总账子系统主要数据文件与存储策略方案二 精品课件 33 三 总账子系统主要数据文件与存储策略方案三 精品课件 34 三 总账子系统主要数据文件与存储策略又如 记账凭证文件与会计科目不同的是 记帐凭证数据文件设计时 主要考虑的问题是如何保存一张凭证 第三节总账子系统的总体设计 精品课件 35 三 总账子系统主要数据文件与存储策略 第三节总账子系统的总体设计 精品课件 36 三 总账子系统主要数据文件与存储策略我们看到 每一张记账凭证涉及到的借贷科目数量是不一样的 那么数据文件中需要设定几个借方 几个贷方呢 第三节总账子系统的总体设计 精品课件 37 三 总账子系统主要数据文件与存储策略实际上 我们往往采用 以不变应万变 的存储策略 就是每一张凭证都拆成一借一贷的关系这样 数据文件的结构就容易确定了 第三节总账子系统的总体设计 精品课件 38 记账凭证文件 第三节总账子系统的总体设计 精品课件 39 三 总账子系统主要数据文件与存储策略另外 记账凭证是主文件 数据需要长期保存 而长期保存时主要是针对业务数据 所以 上述文件结构一般适应于临时凭证文件 作为长期保存的数据可以适当删减 第三节总账子系统的总体设计 精品课件 40 初始设置 在会计信息化下进行的一项工作 指在IT环境下进行帐务处理之前 将企业个性化特征信息通过设置模块保存在相应的数据文件中 第四节总账子系统的初始设置 精品课件 41 一 账套设置1 账套2 编码方案3 启用日期 第四节总账子系统的初始设置 精品课件 42 设置账套模块的功能是建立核算单位 即在系统中为本企业建立一套核算账套 总账子系统中的核算账套实际上是相互关联的账务数据构成的数据文件 一般单位只有一套账 具体设置账套时 根据系统的提示对账套进行参数的定义 账套参数定义的内容账套参数定义的内容主要包括 账套 账套号 账套名称 单位名称 企业性质等 会计科目编码方案 即各级科目的编码位长 位数 启用日期 记账本位币 会计主管姓名等 初始设置 设置账套 精品课件 43 单位名称 北京燕丰酒业股份有限公司 简称 燕丰酒厂 启用日期 2001年4月1日会计期间 1月25日 12月25日记账本位币 人民币 RMB 企业类型 商业行业性质 股份制会计科目编码结构 4 2 2 2 2客户分类编码级次 2 2 3供应商分类编码级次 2 2 3部门编码级次 1 2 2结算方式编码级次 1 2 案例 精品课件 44 二 会计科目体系设计与初始设置会计科目是对会计业务具体核算内容进行分类的名称 会计科目编码设计是根据会计制度的规定及会计科目的设置 按照一个系统的方案确定出各级科目唯一数字编码的方法 会计科目编码在手工操作下一般不使用 但是采用计算机处理会计数据时 则需要采用会计科目编码 第四节总账子系统的初始设置 精品课件 45 二 会计科目体系设计与初始设置1 会计科目编码设计的必要性便于反映会计科目的逻辑关系保持会计科目的唯一性便于计算机处理和分类节省存储空间提高处理速度 第四节总账子系统的初始设置 精品课件 46 二 会计科目体系设计与初始设置2 会计科目编码方法 一般采用分组码 第四节总账子系统的初始设置 精品课件 47 二 会计科目体系设计与初始设置3 科目编码设计的基本原则规定性原则层次性原则一致性原则简短性原则扩展性原则 第四节总账子系统的初始设置 精品课件 48 现在企业生产产品都标注有条形码 销售时会通过扫描仪读取条形码信息 计算机上立即会显示出相应产品的所有基本信息 包括单价 同时 这些商品也是会计核算的对象 会计信息系统中会为其设定相应的科目代码 请问 这些条形码就是相应的科目代码吗 为什么 如果你是该企业会计信息系统的设计人员 如何解决科目代码和商品条形码之间的关系 案例分析一 精品课件 49 条形码 barcode 是将宽度不等的多个黑条和空白 按照一定的编码规则排列 用以表达一组信息的图形标示符 常见的条形码是由反射率相差很大的黑条 简称条 和白条 简称空 排成的平行线图案 条形码可以标出物品的生产国 制造厂家 商品名称 生产日期 图书分类号 邮件起止地点 类别 日期等许多信息 因而在商品流通 图书管理 邮政管理 银行系统等许多领域都得到广泛的应用 精品课件 50 小组讨论 与案例相同 在会计信息系统设计过程中 还会涉及的同类问题有很多 每组举一个例子 并说明解决的思路 精品课件 51 二 会计科目体系设计与初始设置4 会计科目编码体系的设计定长定位方法不定长方法立体科目方法 第四节总账子系统的初始设置 精品课件 52 科目体系结构 定长定位方法 定长定位方法 精品课件 53 科目体系结构 定长定位方法 不定长方法 精品课件 54 立体科目方法是指将科目中大量重复的科目从科目体系中分离出来 按照项目进行存储 并将项目和科目建立动态链接 在满足优化会计科目体系的同时 达到精细核算的目的 精品课件 55 凭证管理模块的功能 第五节凭证管理 主要是完成对凭证的日常处理工作 它又可划分为凭证输入 凭证审核 凭证查询打印 凭证汇总 记账等功能模块 精品课件 56 凭证类型和凭证号 凭证号是记账凭证的标识 按会计制度要求 不同类型凭证每月分别从1开始连续编号 不能有重号 漏号 因此 当用户输入凭证类型后 其控制机制为 系统检查出该类最后一张凭证号 自动加一后生成当前凭证号 一 凭证录入与控制机制 第五节凭证管理 精品课件 57 凭证日期 凭证日期用于标识经济业务发生的时间 凭证日期必须为公立日期 凭证日期应该随凭证号递增而递增等 因此 其控制机制为 凭证日期为公历日期 输入日期不能为结账月份的日期 一 凭证录入与控制机制 第五节凭证管理 精品课件 58 附单据数 即本凭证的附件张数 它也将对凭证打印进行控制摘要 输入本笔分录的业务说明 摘要要求简洁明了 一 凭证录入与控制机制 第五节凭证管理 精品课件 59 科目科目是经济业务分类的主要依据 凭证录入模块提供对科目编码设置一系列的控制机制 存在性检查 即检查凭证中科目编码是否存在 财会人员在输入记账凭证时 输入一科目编码 如果财会人员在进行初始设置科目设置时设置了该科目编码 即 科目文件 有该科目编码存在 那么检查结果为 正确 或 真 否则 检查结果为 错误 或 假 一 凭证录入与控制机制 第五节凭证管理 精品课件 60 科目是否是明细记账科目的检查 检查凭证中科目编码是否为最底级科目编码或记账明细科目 在计算机条件下 科目是分级的 输入记账凭证时 只能输入记账明细科目或最底级科目 不能输入控制性科目或父科目 如果输入记账明细科目 检查结果为 正确 或 真 否则 检查结果为 错误 或 假 一 凭证录入与控制机制 第五节凭证管理 精品课件 61 科目与凭证类型是否相符的检查 即检查输入的借方科目或贷方科目与凭证类型是否相符的检查 特定的凭证类型有时要求凭证中必须出现某些科目 如付款凭证中贷方科目必须出现 现金 或 银行存款 科目 收款凭证中 借方科目必须出现 现金 或 银行存款 科目 若满足上述条件 检查结果为 正确 或 真 否则 检查结果为 错误 或 假 一 凭证录入与控制机制 第五节凭证管理 精品课件 62 金额任何一张凭证都满足 有借必有贷 借贷必相等 的原则 因此 对每一张凭证存入凭证文件之前 其控制机制为 自动进行借贷平衡检查 如果平衡 检查结果为 正确 或 真 否则 检查结果为 错误 或 假 只有当所有检查结果都为 正确 或 真 该张凭证被计算机接收 否则计算机拒绝接收 一 凭证录入与控制机制 第五节凭证管理 精品课件 63 二 辅助核算和管理数据的录入三 凭证录入模块中的其他功能四 凭证审核与记账 第五节凭证管理 精品课件 64 审核与记账 精品课件 65 你是怎么理解记账过程的 与手工过程相同吗 精品课件 66 财务软件在记账处理的功能中应该通过设计来确保数据的正确性 1 记账范围选择功能 提示没有进行记账处理的凭证号 涉及现金和银行存款的凭证 应该先出纳签字 已审核通过的凭证 经记账处理后其记账处理标志为 已记账 审核与记账 精品课件 67 财务软件在记账处理的功能中应该通过哪些方面的设计来确保数据的正确性 2 总账科目汇总功能通过凭证汇总程序