总账系统初始化PPT课件

1 第三章总账系统初始化 张前 会计电算化 2 本章内容 第一节系统参数设置 第三节辅助核算原理 第四节录入期初余额 张前 会计电算化 第二节会计科目设置 3 张前 会计电算化 第一节系统参数设置 一 进入总账系统二 设置系统参数 4 张前 会计电算化 一 进入总账系统 5 张前 会计电算化 6 张前 会计电算化 7 张前 会计电算化 二 设置系统参数 8 上机操作时应特别注意 取消 出纳凭证必须经由出纳签字 复选框中的对号 客户往来账款 与 供应商往来账款 均选择在 总账系统核算 在系统主界面 单击 设置 菜单下的 选项 进入 选项 界面后 用鼠标点击 凭证 账簿 会计日历 其它 页签 即可进行系统参数的修改 张前 会计电算化 9 张前 会计电算化 10 张前 会计电算化 11 张前 会计电算化 12 张前 会计电算化 13 第二节会计科目设置 一 指定会计科目二 增加会计科目三 修改会计科目四 删除会计科目 张前 会计电算化 14 一 指定会计科目 指定会计科目就是指定出纳的专管科目 只有指定科目后 才能执行出纳签字和查阅现金 银行存款日记账的功能 在总账系统主界面单击 系统初始化 选择 会计科目 在会计科目界面 单击 编辑 菜单下的 指定科目 用户在此用 选择现金 银行存款的总账科目 选择完毕后 单击 确认 按钮 张前 会计电算化 15 张前 会计电算化 16 张前 会计电算化 17 二 增加会计科目 基本操作流程 1 在总账系统主界面单击 系统初始化 选择 会计科目 2 在会计科目界面 单击 增加 按钮 打开 会计科目 新增 窗口 3 输入科目编码和名称 并选择科目类型和账页格式等项目 4 单击 确定 按钮 完成该科目的设置 此时窗口中原 确定 按钮变为 增加 按钮 单击此按钮可继续增设会计科目 原 取消 按钮变为 关闭 按钮 单击此按钮则关闭 会计科目 新增 窗口 返回到会计科目界面 张前 会计电算化 18 张前 会计电算化 19 项目说明 1 科目编码 科目编码必须唯一 且必须按其级次的先后次序建立 科目编码只能由数字 英文字母及减号 正斜杠 表示 其他字符 如空格等 禁止使用 2 科目名称 分为科目中文名称和科目英文名称 可以是汉字 英文字母或数字 也可以是减号 正斜杠 但不能输入其他字符 科目中文名称最多可输入10个汉字 科目英文名称最多可输入100个英文字母 需要注意的是 科目的中文名称和科目英文名称不能同时为空 3 科目类型 行业性质为企业时 科目类型分为资产 负债 所有者权益 成本和损益五类 4 账页格式 系统提供了金额式 外币金额式 数量金额式 外币数量式四种账页格式供选择 一般情况下 有外币核算的科目可设为外币金额式 有数量核算的科目可设为数量金额式 既有外币又有数量核算的科目可设为外币数量式 既无外币又无数量核算的科目可设为金额式 张前 会计电算化 20 项目说明 5 助记码 用于帮助记忆科目 一般可用科目名称中各个汉字拼音的头一个字母组成 在需要录入科目的地方输入助记码 系统可自动将助记码转换成科目名称 例如 管理费用 的助记码可写为 glfy 这样在制单或查询中需录入 管理费用 时 可录其助记码 glfy 这样可加快录入速度 6 外币核算 用于设定该科目是否有外币核算 以及核算的外币名称 7 数量核算 用于设定该科目是否有数量核算以及数量计量单位 计量单位可以是任何汉字或字符 如 公斤 件 吨等 8 科目性质 余额方向 增加登记在借方的科目 科目性质为借方 增加登记在贷方的科目 科目性质为贷方 只能在一级科目设置科目性质 下级科目的科目性质与其一级科目的相同 已有数据的科目不能再修改科目性质 9 辅助核算 也叫辅助账类 用于说明本科目是否有其它核算要求 系统除完成一般的总账 明细账核算外 还提供以了部门核算 个人往来 客户往来 供应商往来和项目核算五种辅助核算功能供选用 张前 会计电算化 21 项目说明 10 日记账与银行账 一般情况下 现金科目要设为日记账 银行存款科目要设为银行账和日记账 11 其他 封存 被封存的科目在制单时不可以使用 汇总打印 在同一张凭证中当某科目或者有同一上级科目的末级科目有多笔同方向的分录时 如果希望将这些笔分录按科目汇总成一笔打印 则需要将该科目设置汇总打印 汇总到的科目设置成该科目的本身或其上级科目 受控系统 为了加强系统间的无缝连接 在其他系统中将可以使用总账系统的会计科目 这些会计科目就是其他系统的受控科目 而其他系统为该科目的受控系统 例如 应收系统的受控科目可能是应收账款科目 固定资产科目的受控系统可能是固定资产系统 注意 只有在会计科目修改时 才能设置汇总打印和封存 张前 会计电算化 22 三 修改会计科目 1 选定要修改的科目 单击 修改 按钮 或用鼠标双击要修改的科目 打开 会计科目 修改 窗口 2 单击窗口中的 修改 按钮 即可对科目属性进行修改 此时 修改 按钮变为 确定 按钮 3 修改完毕 单击 确定 按钮 窗口返回初始状态 单击窗口左下方的四个翻页按钮 可翻到其他科目 以便继续修改其他科目 张前 会计电算化 23 张前 会计电算化 24 张前 会计电算化 25 四 删除会计科目 选定要删除的科目 单击 删除 按钮 系统显示提示对话框 单击 确定 按钮 注意 已录入期初余额的科目不能修改和删除 若要修改该科目 必须先将该科目余额清零 待修改完毕后再将余额补录 制单已使用的科目不能修改和删除 若要修改该科目 必须先删除有该科目的凭证 只能删除末级科目 若有下级科目 则应先删除下级科目 张前 会计电算化 26 如何判断科目已使用 以下情况有一种成立 该科目即为已使用科目1 已制单2 已录入科目期初余额3 已录入辅助账期初余额4 已在凭证类别设置中使用5 已在转账凭证定义中使用6 已在常用摘要定义中使用7 已在支票登记簿中使用8 已有授控系统已使用科目不能删除 除4 6 8项外 符合上面任何一种情况的科目都不能增加下级科目 张前 会计电算化 27 第三节辅助核算原理 一 问题的提出二 部门管理辅助核算三 单位往来辅助核算四 个人往来辅助核算五 项目管理辅助核算六 项目档案的建立 张前 会计电算化 28 一 问题的提出 产成品 A产品 B产品分期收款发出商品 A产品 B产品生产成本 A产品 B产品产品销售收入 A产品 B产品产品销售成本 A产品 B产品 有没有办法避免数据的大量重复录入呢 张前 会计电算化 29 辅助账 相当于手工会计中的各种明细账和备查账 用友账务系统提供的辅助核算功能 不但能简化科目结构 减少科目数量 而且还能方便地对一些特殊核算对象进行横向或纵向统计分析 这一切工作并不需要用户重复录入数据或录入额外的数据 用友软件提供了以下几种辅助核算功能供用户选用 部门核算 个人往来核算 客户往来核算 供应商往来核算 项目核算 注意 一个科目可以同时设置两种辅助核算 个人往来核算不能与其他辅助核算一同设置 客户往来与供应商往来核算不能一同设置 张前 会计电算化 30 二 部门管理辅助核算 部门辅助核算适用于需要按部门进行核算的各种收支业务 例如 521管理费用52101工资5210101办公室5210102财务部 52102差旅费5210201办公室5210202财务部 一维结构 张前 会计电算化 31 管理费用分析表 二维结构 张前 会计电算化 32 三 单位往来辅助核算 所谓单位往来是指企业在经营过程中和外单位发生的经济往来业务 在用友总账系统中 可采用两种方案解决单位往来业务的核算 张前 会计电算化 33 当往来单位较少且相对稳定 应收或应付账类也比较少 往来业务不太频繁时 可采用和手工记账类似的处理方法 体现在科目设置上 就是按往来单位设置明细科目 113应收账款11301应收电视机销售款1130101科信公司1130102大华公司1130103海天公司 11302应收录像机款1130201南华公司1130202北方集团1130203东方公司 张前 会计电算化 34 当往来单位较多 往来业务频繁 债权债务清理工作量大时 可启用系统提供的单位往来辅助核算功能完成对往来业务的管理 采用单位往来辅助核算后 往来单位不再以科目的形式出现 它只存在于往来单位目录库中 相应要求会计科目设置成如下形式 113应收账款11301应收电视机款末级科目单位往来11302应收录像机款末级科目单位往来 当企业往来单位相当多 数百 上千家 往来业务量大 采用单位往来辅助核算可以大大减少科目数量 简化科目结构 同时还可以对应收 或应付 账款从不同角度进行统计查询 极大地减少往来清理的工作量 张前 会计电算化 35 四 个人往来辅助核算 个人往来是指企业与企业内部职工之间发生的往来经济业务 如销售人员的差旅费借款 私人借款等 在手工记账方式下 对个人往来业务处理的方法是按往来个人设置明细账 即将个人设置成明细科目 张前 会计电算化 36 例如 119其他应收款11901差旅费借款1190101张三1190102李四1190103王五 11902私人借款1190201张三1190202李四1190203王五 采用这种科目结构 当往来个人较多时 不便开展往来款项的统计 分析 清理工作 张前 会计电算化 37 用友总账系统处理个人往来账 有两种方案可供选择 当企业规模不大 个人往来业务较少时 可采用和手工方式一样的科目结构 当企业的个人往来业务频繁 个人往来业务清理工作量较大时 可启用系统提供的个人往来辅助核算功能 对个人往来业务进行管理 这时 往来个人不再作为明细科目出现 科目结构调整为 119其他应收款11901差旅费借款末级科目个人往来11902私人借款末级科目个人往来往来个人户存放在往来个人目录库中 采用这种方式处理个人往来业务 可方便地实现对个人往来业务多种形式的查询统计 如按指定科目 按指定个人 按指定部门等查询相应的个人往来资料 而且实现这些功能不需要用户进行任何数据的重复录入 张前 会计电算化 38 五 项目管理辅助核算 在手工会计中 经常需要核算某些项目 如工程 产品 合同订单等 的成本 费用 利润 往来情况等 这些项目核算量大且统计要求频繁 利用传统的科目核算方法有诸多弊端 如科目体系庞大 错账率高 统计分析不便 如果按手工核算的方法 是将项目名称作为明细科目 并将成本费用以多栏账的形式设置 张前 会计电算化 39 例如 169在建工程16901建筑工程1690101人工费1690102材料费 16902大修理工程1690201人工费1690202材料费 采用这种科目结构 会造成会计科目体系庞大且难以方便地统计各种数据 张前 会计电算化 40 用本系统处理时 可启用系统提供的项目管理功能 不再将项目名称作为明细科目设置 而是将项目的成本 费用 收入等作为科目设置 具体的项目名称只存放于项目目录库中 科目结构调整为 169在建工程16901人工费末级科目项目核算16902材料费末级科目项目核算 一般以不变的项目作为二级科目设置 张前 会计电算化 41 又如 在工业企业中 需要对每一种产品的产成品 销售收入 销售成本进行统计分析 在手工核算方式下 是将产品名称设成明细科目 137产成品13701A产品13702B产品13703C产品 501产品销售收入50101A产品50102B产品50103C产品 502产品销售成本50201A产品50202B产品50203C产品 在本系统中 可利用项目管理功能将科目调整为 137产成品末级科目项目核算501产品销售收入末级科目项目核算502产品销售成本末级科目项目核算具体的产品名称在项目目录库存放 张前 会计电算化 42 六 项目档案的建立 在总账系统主界面单击 系统初始化 选择 项目档案 1 增加项目大类 在 项目档案 界面 单击 增加 按钮 弹出 项目大类定义 增加 界面 向导一 项目大类名称 向导二 定义项目级次 向导三 定义项目栏目 单击 增加 按钮 即可定义栏目名称 数据类型等 单击 删除 按钮 则删除当前光标所在的记录行 也可以直接在表格中进行修改 最后 单击 完成 按钮 返回 项目档案 界面 张前 会计电算化 43 张前 会计电算化 44 张前 会计电算化 45 张前 会计电算化 46 2 选择核算科目 选择完成后 必须单击 确定 按钮 待选科目取决于会计科目设置时 辅助核算 项目的选择 3 定义项目分类在窗口右边文本框中依次输入 分类编码 和 分类名称 点击 确定 按钮后 新的分类便添加到树形结构中 编码规则只能在 增加项目大类 时修改 4 增加项目目录 单击窗口右下方 维护 按钮 在 项目目录维护 界面 单击 增加 按钮 依次输入 项目编号 项目名称 和 所属分类码 等栏目 张前 会计电算化 47 张前 会计电算化 48 张前 会计电算化 49 张前 会计电算化 50 张前 会计电算化 51 第四节录入期初余额 一 末级科目余额的录入二 辅助核算科目余额的录入 张前 会计电算化 52 一 末级科目余额的录入 在系统主界面单击 系统初始化 选择 录入期初余额 打开 期初余额录入 窗口 期初余额一栏中 以淡黄色背景显示的部分为非末级科目 以白色背景显示的部分为末级科目 以蓝色背景显示的部分为辅助核算科目 将光标移到需要输入数据的余额栏 直接输入数据即可 只需且只能录入末级科目的期初余额 上级科目期初余额由系统自动计算后填入 录