办公自动化Excel-ch1PPT课件

第1章Excel基础 Excel与数据处理第2版 本章学习目标 认识EXCEL的工作界面 窗口组成元素 了解工作薄 工作表 单元格等基本概念 掌握不同类型的数据输入方法 理解相对引用和绝对引用 掌握公式输入方法 掌握工作表的删除 插入 移动 改名等操作掌握单元格 行 列常用操作 掌握sum count if等简单函数的应用方法 1 1Excel操作基础 1 启动Excel的方法通过Windows任务栏选择 开始 按钮通过Excel快捷方式双击 xcel文件的名字或图标 退出 xcel的方法单击Excel窗口右上角的关闭按钮选择 文件 菜单中的 退出 菜单项 按快捷键Alt F4 1 1Excel操作基础 3 Excel界面 1 1Excel操作基础 Excel基本概念工作簿在Excel中创建的文件叫做工作簿 扩展名是 xls工作薄由工作表组成 新建工作薄只有默认的 个工作表 但可以根据需要增加 个数不限 新建第一个工作薄的默认名 book1 xls 工作表由一些横向和纵向的网格组成的表格 一个工作表最多有65536行 256列 工作表由工作表标签区别 如sheet1 sheet2 1 1Excel操作基础 工作薄与工作表的关系 1 1Excel操作基础 行号工作表由65536行组成 每行的编号称为行号 列标工作表有256列 用于区别各列的英文字母称列标单元格 活动单元格工作表中的网格 它用列标和行号定位 如A1就表示 列第 行对应的单元格编辑栏用于显示 修改活动单元格的内容全选按钮用于选定整个工作表所有的单元格 1 2建立工作薄 1 直接启动 xcel将建立book1 xls2 建立近似于以前工作薄打开原来的工作薄 立即将其另存为新工作薄3 根据模板建立工作薄可选择 新建工作簿 任务窗格中的 本机上的模板 选项 Excel将会弹出一个列有许多模板的对话框 1 3输入数据 数据输入具有一定的技巧性 针对不同的数据类型 采用不同的输入方法 可以极大的提高工作效率 因数据输入涉及的方法和内容较多 在实际工作中非常适用 所以将它独立出来 并补充了一些教材中没有讨论到的方法 数据输入 1 4公式 公式的概念Excel的公式由运算符 数值 字符串 变量和函数组成 公式必须以等号 开头 即在Excel的单元格中 凡是以等号开头的输入数据都被认为是公式 在等号的后面可以跟数值 运算符 变量或函数 在公式中还可以使用括号 例如 10 4 6 2 2 1 50就是公式 可以在任何单元格中输入此公式 Excel会把公式的计算结果显示在相应的单元格中 1 4公式 2 运算符在 xcel公式中可以使用运算符 1 4公式 3 说明括号的运算级别最高 在Excel的公式中只能使用小括号 无中括号和大括号 小括号可以嵌套使用 当有多重小括号时 最内层的表达式优先运算 同等级别的运算符从左到右依次进行 为字符连接运算 其作用是把前后的两个字符串连接为一串 例如 ABC DEF 的结果为 ABCDEF 财务 经济 的结果为 财务经济 1 4 2引用 1 引用的概念在公式中用到了其他单元格在表格中的位置 引用的作用在于标识工作表中的单元格或单元格区域 并指明公式中所使用的数据的单元格位置 引用不同工作簿中的单元格称为链接 2 引用的类型A1引用RC引用 1 4 2引用 3 相对引用相对引用也称为相对地址引用 是指在一个公式中直接用单元格的列标与行号来取用某个单元格中的内容 1 4 2引用 相对引用的例子某超市3月份的进货单如下图所示 计算 金额 在G3计算公式 C3 D3 F3然后向下复制该公式 1 4 2引用 4 绝对引用绝对引用总是在指定位置引用单元格 如果公式所在单元格的位置改变 绝对引用保持不变 绝对引用的形式是在引用单元格的列号与行号前面加 符号 比如 A 1就是对A1单元格的绝对引用 1 4 2引用 绝对引用案例假设LG空调在重庆各商场的销售价格相同 重庆各商场的销售数据如右图所示 计算各商场的销售总额 在E8输入公式 c 5 C8然后向下复制此公式 1 4 2引用 5 混合引用混合引用具有绝对列和相对行 或是绝对行和相对列 比如 A1 B1案例 1 4 2引用 6 内部引用与外部引用1 引用相同工作表中的单元格 例 G3 G5 G10 102 引用同一工作簿不同工作表中的单元格 例 Sheet1 G3 Sheet2 G5 Sheet2 E273 引用不同工作簿中的单元格 例 Book1 Sheet1 IL 4 Book2 Sheet2 E 74 同一公式中存在几中不同的引用 例 Book1 Sheet1 A 4 Sheet1 G7 F9 1 5工作表 1 5 1工作表常见操作1 工作表的切换2 插入工作表3 删除工作表4 移动工作表5 修改工作表标签的名字6 复制工作表7 修改新工作簿的默认工作表个数 1 5工作表 1 5 2工作表行 列操作选择行 列选择单行 用鼠标单击要选择的行号连接多行 按住Shift 然后单击第1和最后两个行号不连接多行 按住Ctrl 依次单击要选择的行号列的选择方法同行的选择法 按住Shift单击行号2 3就选中了 1 5工作表 删除行 列插入行 列调整行高调整列宽 把鼠标移到行号3的下边线上 当指针变成一个黑色 十字架 时 按下并拖动鼠标左键 就可增 减该行的行高 把鼠标移到G列的右边线上 当指针变成一个黑色 十字架 时 双击鼠标左键 G列的宽度就会自动进行调整以显示出那些被遮住的字 1 5工作表 1 5 3单元格操作1 选择单元格单个 连续与不连续的多个单元格的选择2 清除单元格内容3 删除单元格注意单元格清除与删除的区别4 插入单元格5 移动单元格6 复制单元格7 合并单元格 1 6函数 1 函数的概念函数是Excel已经定义好了的一些特殊公式 它们可以对一个或多个数据进行计算 然后把计算的结果存放在某个单元格中 2 Excel函数类型工作表函数 财务函数 日期函数 时间函数 数学与三角函数 统计类函数 数据库管理函数 文本函数及信息类函数等 1 6 1常用工作表函数 1 SUM和Average用法 sum x1 x2 x3 x30 Average x1 x2 x3 x30 其中 x1 x2 x30可以是数字 单元格或单元格区域的引用 也可以是表达式 功能 sum求所有参数x1 x2 x30的总和 Average求所有参数x1 x2 x30的平均值 1 6 1常用工作表函数 Sum和Average的应用案例某单位的工资数据如下图所示 已知基本工资 奖金 水费 电费 计算总额 总计与平均数 1 6 1常用工作表函数 max和min用法 max x1 x2 x3 x30 min x1 x2 x3 x30 其中 x1 x2 x30可以是数字 单元格或单元格区域的引用 也可以是表达式 功能 max求所有参数x1 x2 x30的最大值 min求所有参数x1 x2 x30的最小值 1 6 1常用工作表函数 count用法 count x1 x2 x3 x30 其中 x1 x2 x30可以是数字 单元格或单元格区域的引用 也可以是表达式 功能 统计x1 x2 x30中数字的个数 4 countif用法 COUNTIF 单元格区域 条件 其中条件可以是比较式 但必须用双引号括起来 如 90 60 功能 统计指定单元格区域中满足条件的数字的个数 1 6 1常用工作表函数 IF用法IF 条件 表达式1 表达式2 其中表达式可以是数字 函数 单元格或单元格区域 功能条件成立时 函数结果为表达式 的值 条件不成立时 函数的结果为表达式 的值 1 6 1常用工作表函数 案例某班期末考试成绩表如下图所示 统计每位同学的总分 考试人数 最高和最低总分 以及不及格人数 补讲内容 配置工作环境 1 定制菜单删除菜单栏或菜单项增加菜单中的菜单项2 工具栏操作工具栏显示 隐藏 修改 移动3 Excel文件 工作表操作设置文件保存的目录最近打开的文件数 工作表数目4 更改文件自动保存的间隔时间 通过 工具 自定义 菜单完成 通过 视图 工具栏 菜单完成 通过 工具 选项 菜单完成 通过 工具 选项 菜单完成 补讲内容 查看工作表数据 1 全屏幕查看工作表数据选择 视图 全屏显示 菜单命令2 按比例查看工作表数据选择 视图 显示比例 菜单项 从弹出的对话框中选择一个显示比例 补讲内容 查看工作表数据 3 按打印页面分页查看工作表数据选择 视图 分页预览 菜单项打印之前 用这种查看方式能发现一些打印问题 补讲内容 查看工作表数据 4 在多窗口查看数据1 单击要进行窗口分隔的位置 2 选择 窗口 拆分 菜单项 3 拖动分隔线 重新定位各个窗格的大小 补讲内容 查看工作表数据 5 冻结行列标题查看数据单击要冻结的行 列交叉点下边的单元格 选择 窗口 冻结窗口 菜单项 补讲内容 打印的几个问题 1 打印纸及页面设置进行正式打印之前要确定的几件事情 打印纸的大小 打印的份数 是否需要页眉 是打印指定工作表 还是整个工作簿 或某个工作表的单元格区域 这些问题可以通过页面设置解决 补讲内容 打印的几个问题 页面设置的方法选择 文件 页面设置 菜单项 在如下对话框中设置 补讲内容 打印的几个问题 2 打印预览 1 打印预览的意义打印预览是打印稿的屏幕预显 其效果与最终的打印效果没有什么区别 在进行工作表的正式打印之前 有必要进行打印预览 以便及早发现问题 进行页面和纸张的重新设置 避免打印出无用的表格 2 方法单击常用工具条中的打印预览工具按钮 补讲内容 打印的几个问题 3 缩放打印比例以适应打印纸大小比较糟糕的打印情况 只有一两行 列 的内容被打印到了另一页上 打印内容不足一页 整张打印纸内容较少 页面难看 这些情况可通过打印缩放解决 补讲内容 打印的几个问题 4 打印标题或页码选择 视图 页眉和页脚 菜单项单击 自定义页眉 可输入页眉或页脚的文字 也可以选择页码或日期等 补讲内容 打印的几