大型集团公司各类公章的管理规定.doc

文件名称：各类公章的使用管理规定 文件编号：PZ-0140331 版次：B 各类公章的使用管理规定文件编号：PZ-0140331 制订部门：人事/行政部 制订日期：2014年3月31日 页 数：共 6 页 修订记录修订日期修订内容摘要页次版次2014/3/31首次发行2页A2015/3/9增加各类印章的使用范围、登记、授权等6页B分发部门总公司各部核准修订一、 目的：印章是企业必不可少的标记，刻制与颁发、使用具有较强的法律性，是一项十分严肃的事情。鉴于此，公司将对公章的管理、使用等做出明确的管理规定。二、 范围：集团总部3.1公章 公司按法定程序经工商行政管理部门注册登记后，在所在地公安部门备案，对外具有法定效力的公司正式印章。3.2公司业务专用章：代表和行使某项专业内容和权力的印章，包括合同专用章、财务专用章、发票专用章等。3.3法人印：是指公司法定代表人印章。3.4部门印章：刻有公司各事业部门名称，仅限公司内部使用的印章。3.5目前公司所需完善新篆刻的部门专用印章为:总部综合管理部章、公交综合管理部章、风行综合管理部章、总部基建工程部章、总部（风行）文件（发行章、内控章、报废章）四、 印章的使用范围：4.1公司所有印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用。4.2公司公章的使用范围主要为：4.2.1公司对外签发的文件；4.2.2公司与相关单位联合签发的文件；4.2.3由公司出具的证明及有关材料；4.2.4公司对外提供的财务报告；4.2.5公司章程、协议；4.2.6劳动合同，聘用协议；4.2.7担保书、承诺书等重要法律文件。4.3公司合同专用章的使用范围主要为；4.3.1对外投资、合资、合作协议；4.3.2各类商务合同等。 4.4法人印，主要用于银行预留印鉴，在现金收讫和付讫，转帐结算时使用。需加盖法人印的合同、高级管理人员人事任免文件。 4.5财务专用章，用于财务支出和收入证明的签章，主要用于收款收据、银行票据等相关业务。4.6发票专用章，主要用于购买和开具发票使用。4.7公司各职能部门专用章，以各部门名义印发的各类对内公文、函件上使用，禁止在对外文件上使用。4.7.1综合管理部章：适用于公司内部人力资源与行政相关的通告、通知、奖惩、证明、申请等相关管理活动。4.7.2 质量部章：适用于公司内部流通与质量相关的文件、图纸、检验标准等相关的品质管控活动。4.7.3 技术部章：适用于公司内部工程技术（ME、IE）相关的文件、图纸、BOM、工程变更、技术改革/创造等，相关的工程管理、变更、创新活动管控。4.7.4 工程部章：适用于公司内部工程项目部（基建方面）经工程部确认的设计图纸、具体施工图纸、方案等相关需要备案存档的工程资料。4.7.5文件发行章：适用于公司内部文件首次发行（A版）启用章。4.7.6 文件内控章：适用于公司内部所有需要变更，且需要审批的文件标示用途，包括公司所有的管理文件、工程图纸、工程变更等公司内部运营的一切需要审批受控的文件。4.7.7文件报废章：适用于公司所有的被新版替代后的老版本文件、图纸、变更等被淘汰后的受控文件。五、印章刻制5.1公司各类印章刻制的申请由印章使用管理部门提出，并根据需求填写印章刻制申请表（附件：表1），将印章的用途、种类、名称、样式等进行详细说明。申请上报到行政部/办公室，经董事长审核批准后，方可进行印章的刻制。5.2审批通过后印章刻制申请表在各公司行政部/办公室存档备案，并开具公司介绍信委托专人到指定机关代表公司执行印章的刻制。5.3印章样式应根据国家有关规定制作。部门专用章采用方形式样，字体应使用宋体字和规范化的简化字，材料选用根据同行业标准和惯例确定。5.4刻制公章、合同章、财务章、发票专用章必须按国家规定在国家法定管理部门指定的地点办理并履行备案手续，严禁在非法定机构刻制印章。5.5未经公司董事长批准，任何部门和个人不得擅自刻制本部门的印章。 对私自刻印、伪造公司印章的行为，公司将追究其法律责任，由此导致的所有法律、经济、民事等责任均由责任人承担。六、印章的颁发与启用6.1印章刻制完成后，行政部/办公室应指定专人领回并交该部门领导。填写印章启用登记表（附件：表2）登记印章图样、领回时间、领交人员等信息并以蓝色印泥加盖在行政部门/办公室印章存档册中存档，以便备查。6.2新印章启用前应由行政部/办公室下发启用通知，并注明启用日期、发放单位和使用范围。 七、印章保管7.1公司公章、合同专用章由公司行政部/办公室专人负责保管；财务章由财务部人员专人保管，重要印章如财务专用章、法人名章等，必须严格实行两人以上分开管理。7.2各部门用章由部门负责人指定专人进行保管，并将管理员名单报行政部/办公室备案。7.3公司所有印章应入柜加锁，妥善保管，随用随取，用毕立即存于原处。节假日应封存印章，严防不测。一旦发现丢失及异常情况，应妥善保护现场，及时报告有关领导，查明情况，及时处理。7.4印章保管人如有岗位变动或调离公司时，须交清所保管的印章和用印登记簿（附件表3）,方准办理岗位变动或离职手续。印章交接要在第三人监督下进行，并填写印章移交申请表（附件表4），由双方当事人及监督人签字。7.5印章管理员须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。保管人由于各种原因不在工作岗位时，应将印章交由本部门领导或领导指定的专人临时保管，以保证工作需要。7.6印章管理员对所保管的印章，应经常检查，及时清洗，细心保护。八、印章使用8.1由使用人填写用印审批表（附件表5），按照公司授权报相关领导审批后，方可用印。8.2所有需要加盖印章的文件超过一页的应加盖骑缝章，对内容有修改的地方应经相关领导确认后加盖印章。8.3任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。严禁开具空白证明。8.4对已盖印章的文件内容更改时，印章使用人应将原文件交回保管人销毁并记录之后，重新办理加盖印章手续。8.5印章保管人在加盖印章时要严格审查有关文件、合同、资料是否与审批内容相符，不得有涂改部分；对加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，字迹端正，图形清晰。8.6印章保管人只有印章加盖权，没有审批权。8.7印章保管人不得在审核手续不完备的文本上加盖印章。如遇特殊情况，相关授权领导无法签字，需在电话通知授权领导认可的情况下盖章，并督促使用人事后补齐签字。8.8审批手续不符合规定时，印章保管人用印的，印章保管人承担一切责任；手续齐全，出现问题由申请用印人及审批人承担相应责任。8.9各印章保管人员应建立用印登记簿（附件表3），详细载明印章的使用时间、使用部门、使用人、加盖份数、审批人等内容，并定期归档。8.10印章保管人应将加盖印章文本的重要文件复印件备存一份（财务报表除外），并连同用印审批表一并归档，以月为单位按照时间顺序将用印记录存档。8.11公司印章原则上不得带出公司，因特殊情况确需带章外出不得超过一天，须填写印章外出使用申请表（附件表6），经授权领导批准后，方可外带印章，借用人只可将印章用于申请事由，使用完毕后应立即交回。借印期间发生的与所借印章有关的一切后果由借印人承担。8.12因用章不慎造成损失，公司将追究有关人员的责任，直至法律责任。8.13私人取物、取款、挂失、办理各种证明，需用单位介绍信时，由行政管理中心严格审批，符合要求后办理并执行登记制度。8.14对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必须持有效证件材料，经行政部领导审批后，方可盖章。九、印章停用9.1因需要更换新印章，在新印章启用同时，由各公司行政部/办公室对原有印章进行销毁处理申请。9.2具有下列情况时，由印章使用部门填写印章销毁申请表（附件表7），详细说明原因，报公司董事长审批。9.2.1印章使用损坏；9.2.2印章遗失或被窃，声明作废。9.3经董事长批准后，公司行政部下发旧印章销毁通知，并安排由两人同时进行销毁，并在行政部/办公室建立印章上交、存档、销毁的登记档案。9.4公司行政部/办公室向公司各部门发布印章停用通知。十、印章授权 10.1 公司公章除董事长、监事及其合法授权人按程序签发的文稿及法定代表人已经签字的文书，可以持签字文本直接在公章管理人员处登记盖章，其余的对外用章必须履行下列审批程序： 10.1.1申请人填写用印申请单； 10.1.2由申请人或申请部门负责人填写相关用印事项后报公司分管负责人审批；（分公司报分公司总经理，总公司报董事长或者监事） 10.1.3公章保管人员根据分管领导的批示意见用印，并将用印申请单存档备查。 10.1.3.1公司合同专用章的使用参照合同专用章管理办法执行。 10.1.3.2公司财务专用章的使用参照财务印章管理制度规定