科工技【】号解读月PPT课件

国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法 科工计 2015 931号 政策解读 目的 了解政策修订 编制 调整 出台过程 理解政策制定的背景 初衷和要解决的问题 以更好地贯彻和执行 办法 了解本单位 部门 个人在项目档案工作中的责任和权利 以处理好单位 部门 岗位之间的关系 明确本单位 部门 个人在军工固定资产投资项目档案管理工作中的工作定位 工作内容 工作要求 以更好地开展项目管理和项目档案管理工作 知其然 也知其所以然理解精神 宏观上把握方向 微观上指导实践 汇报提纲 一 国家有关制度和政策 管理办法 的总体考虑 管理办法 主要内容 三 四 几点建议 二 汇报提纲 一 国家有关制度和政策 管理办法 的总体考虑 管理办法 主要内容 三 四 几点建议 二 国家及国防科技工业项目档案工作相关制度建设发展历程 国家有关制度和政策发展历程 重大建设项目档案验收办法 档发 2006 2号 共五章二十四条第一章总则 5条 第二章验收组织 2条 第三章验收申请 4条 第四章验收要求 10条 第五章附则 3条 附件 1 重大建设项目档案验收申请表 2 重大建设项目档案验收内容及要求 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA T28 2002 第1部分 范围第2部分 规范性引用文件第3部分 术语和定义第4部分 总则第5部分 项目文件的收集第6部分 项目竣工文件的编制第7部分 项目文件的整理与归档第8部分 项目档案的整理与移交附录A归档范围 国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法 科工办 2007 161号 共五章二十二条第一章总则 5条 第二章验收组织 2条 第三章验收申请 4条 第四章验收要求 9条 第五章附则 2条 附件 1 国防科技工业固定资产投资项目档案验收申请表 2 国防科技工业固定资产投资项目档案验收内容及要求 3 国防科技工业固定资产投资项目档案验收意见表 国防科技工业固定资产投资项目档案管理规定 科工办 2007 744号 共五章二十四条第一章总则 5条 第二章项目档案工作的组织 4条 第三章项目文件的形成 归档与整理 4条 第四章验收要求 9条 第五章附则 2条 国防科技工业固定资产投资项目档案管理规定 科工办 2015 931号 共六章三十一条第一章总则 3条 第二章职责分工 3条 第三章项目文件归档与管理 15条 第四章项目档案验收 5条 第五章奖惩 2条 第六章附则 3条 编制历程2014年初 开始启动修订工作 历时一年半的研究 并先后征求国家档案局 国防科工局各业务司 地方国防科技工业管理部门 军工集团公司 中国工程物理研究院等单位意见 最终于2015年10月正式颁布 汇报提纲 一 国家有关制度和政策 管理办法 的总体考虑 管理办法 主要内容 三 四 几点建议 二 二 管理办法制定的总体考虑 二 基本理念 一 必要性 三 重要关系 一 国家有新要求 1 2014年 中共中央办公厅 国务院办公厅印发 关于加强和改进新形势下档案工作的意见 中办发 2014 15号 对档案工作提出了更高要求 2 2009年 中共中央办公厅 国务院办公厅印发 电子文件管理暂行办法 厅字 2009 39号 等 如 对保障档案信息安全 加强档案信息化 加强档案数字化 规范电子文件管理业务标准等方面 提出了新要求 必要性 二 国防科技工业管理新要求1 国防科工局不断加强项目管理要求 印发了 国防科技工业固定资产投资项目管理规定 科工计 2013 1017号 对项目档案管理的要求也应随之加强 更需要项目档案管理与项目管理工作同步发展 同步提高 2 原项目档案管理办法 744号文件 难以满足新的管理要求 1 2008年国务院机构改革 原国防科工委撤销 成立国防科工局 发文主体及档案管理职能相应发生变化 2 744号文件已不适应国防科技工业项目档案管理工作的新要求 如 对国防科工局 项目主管单位在项目档案管理方面的职责没有界定 缺乏对电子文件管理 项目档案信息报送等相关规定的条款 必要性 三 项目档案管理中现存一些尚待解决的问题1 各单位对项目档案的重视程度不足 2 项目档案人员岗位设置不够 围绕项目档案管理工作的各方面人员综合技能培训有待加强 项目档案管理工作交流有待深入 4 项目档案的信息化水平普遍不高 5 项目档案管理的规范性有待加强 6 特别是 需要进一步明确国防科工局 主管单位 建设单位各层级在项目档案管理方面的职责 需要进一步赋予档案部门了解和参与项目建设管理全过程的职责和权限 以便更好地开展项目档案管理工作 必要性 二 管理办法制定的总体考虑 二 基本理念 一 必要性 三 重要关系 主要问题 1 认识上 档案意识不强 不重视领导的总体协调意识建设部门的档案管理意识档案部门的项目管理意识 2 管理上 纵向 滞后 横向 脱节 档案部门介入晚 被动接收 项目档案工作与项目管理联系不紧密 没有将项目档案管理工作纳入项目管理程序 档案部门与建设部门管理脱节 管理不衔接档案工作与项目建设不同步 步调不一致 不跟不带 1 要立足于现存项目档案管理中的 主要问题 18 2 要致力于提升项目管理和档案管理的 同步性 协同性 同步管理知情权参与权话语权协同管理人员协同程序协同活动协同 二 管理办法制定的总体考虑 二 基本理念 一 必要性 三 重要关系 1 项目档案是项目管理的组成部分 项目档案管理是项目管理的子系统 2 档案管理是项目建设必不可少的重要管理 做好档案管理可以规范和促进项目管理 3 档案管理常常又是项目管理中的薄弱环节 要统筹兼顾 提升短板 三句话 项目档案反映项目的质量 技术和管理水平 对项目档案工作的态度就是对项目的态度 一流的工程项目要有一流的项目档案管理 一 项目档案与项目管理的关系 档案就是窗口 二 办法 与相关法规关系 与 国防科技工业固定资产投资项目档案管理规定 科工办 2007 744号 的关系 替代关系 原744号文废止 与 国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法 科工办 2007 161号 补充关系 161号文目前仍然有效 汇报提纲 一 国家有关制度和政策 管理办法 的总体考虑 管理办法 主要内容 三 四 几点建议 二 三 管理办法 内容 办法 主要内容 名称 现名称 国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法 科工计 2015 931号 1 档案工作 不仅对档案实体管理 更强调对 工作 的要求 2 办法 更注重指导性和实操性 3发文单位 国防科工局国家档案局 原名称 国防科技工业固定资产投资项目档案管理规定 科工办 2007 744号 1 规定 更强调预先性声明2发文单位 原 国防科工委 办法 主要内容 第一章总则 明确了本 办法 的制定依据 适用范围 提出项目档案管理的原则性要求 办法 主要内容 第一章总则 第一条为加强国防科技工业固定资产投资项目 以下简称项目 档案工作 确保项目档案的完整 准确 系统 安全和有效 根据 中华人民共和国档案法 关于加强和改进新形势下档案工作的意见 和 国防科技工业固定资产投资项目管理规定 制定本办法 说明 法律和政策依据1 中华人民共和国档案法 2 关于加强和改进新形势下档案工作的意见 中办发 2014 15号 3 国防科技工业固定资产投资项目管理规定 科工技 2013 1017号 按最新文件精神执行 国防科技工业固定资产投资项目建议书编制规定 国防科技工业固定资产投资项目可行性研究报告编制规定 国防科技工业固定资产投资项目初步设计编制规定 科工计 2015 1198号 已于2015年12月完成修订并发布 原科工法 2002 177号废止 办法 主要内容 第一章总则 第二条本办法适用于国家国防科技工业局负责审批或审查后报国务院审批 全部或部分使用中央财政资金的固定资产投资项目的档案管理工作 以下简称项目档案工作 说明 新增内容适用范围根据 国防科技工业固定资产投资项目管理规定 科工技 2013 1017号 中对项目的定义指采取政府直接投资和资本金注入方式的固定资产投资项目 办法 主要内容 第一章总则 第三条项目档案是指在项目论证 批复 实施 竣工验收 运行维护等各阶段形成的具有保存价值的各种载体形式的项目文件 项目档案管理是项目管理的重要组成部分 说明 在744号文基础上调整说法 1 关系更明确 增加了 项目档案管理是项目管理的重要组成部分 2 阶段描述更完整 744号文中 项目立项 实施 竣工验收等各阶段形成的具有保存价值的各种载体形式的历史记录 自我保护自证清白 3 项目文件 不仅是具有存史记录作用 也具有凭证功能 还具有保证军工项目管理过程规范性和严肃性 促进信息资源开发利用等多种功能 办法 主要内容 第二章职责分工 与744号文相比的调整 名称从 项目档案工作的组织 改为 职责分工 分层级明确了国防科工局 主管单位 建设单位在项目档案管理工作方面的职责 其中 国防科工局 主管单位的职责为本办法中新增内容 办法 主要内容 第二章职责分工 第四条 国防科工局职责 国家国防科技工业局项目档案工作接受国家档案局监督指导 其主要职责包括 一 根据国家有关方针政策和发展规划 统一领导项目档案工作 制定相关规章制度 二 归口管理项目档案验收 会同国家档案局对项目档案工作进行监督 指导和检查 三 负责组织项目档案信息报送工作 接收和管理项目档案目录信息 四 组织开展项目档案管理宣贯培训 交流 建立档案专家库 1 强调在国家档案管理框架下 由国防科工局统一领导国防科技工业全行业项目档案工作 2 验收 国防科工局归口管理项目档案验收 部分委托主管单位 3 检查 形式上分为 验收前抽查 结合验收检查 验收后复查 内容上包括 项目档案管理 项目档案验收 档案信息报送等 4 信息报送 局计函 2016 18号明确 常态化 每年6月底前完成报送 承担单位 国防科工局信息中心组织项目档案目录信息报送工作 办法 主要内容 第二章职责分工 第五条 主管单位职责 国家有关部门 单位 各军工集团公司 中国工程物理研究院 有关民口中央企业集团公司和地方国防科技工业管理部门 以下称主管单位 分别负责所属单位和地方单位项目档案工作的统一管理 主要职责包括 一 根据国家有关政策法规要求 编制项目档案工作规划与计划 制定项目档案管理 验收等相关制度和标准规范 二 建立健全项目档案工作组织体系 设置相应的档案工作机构 明确项目档案工作的分管领导 配备项目档案工作专职人员 三 对项目档案工作进行监督检查 受委托组织开展项目档案验收工作 四 组织开展项目档案管理培训 业务指导 交流与项目档案信息报送等工作 1 在国家及国防科技工业项目档案管理框架下 制定本部门 行业 区域 项目档案工作规划计划 制度规范等 2 工作组织体系应至少覆盖院所两级 至少包括 档案 计划 还可包括财务 人事 质量 信息化等 部门 应有分管院领导总抓全院项目档案管理工作 并配备专职人员具体负责 人事编制依据 3 对项目档案工作监督检查形式可包括自查 互查 抽查 应常态化 制度化 内容可根据科工局检查要求延伸 4 受委托验收项目范围按相关规定由国防科工局项目验收计划下达 下达计划中包含国防科工局统一的项目编号 5 项目档案培训在内容上要注重对项目管理人员和档案管理人员的业务指导和技能培训 促进部门间业务理论交流 互相了解工作内容与要求 更好地配合完成相关工作 6 项目档案信息报送 办法 主要内容 第二章职责分工 第六条 建设单位职责 承担项目建设任务的科研院所 高校 国有独资和国有控股企业 非公企业 外资企业除外 等 以下称建设单位 是项目档案工作的责任主体 主要职责包括 一 根据国家有关政策法规要求 建立健全本单位项目档案工作制度和标准规范 二 建立项目档案工作领导责任制 相关部门 人员岗位责任制和考核机制 建立以档案工作管理部门为核心的项目档案工作网络 三 按照国家档案工作 三纳入 四参加 四同步 等要求 将项目档案管理纳入项目管理程序 与项目建设工作同步开展 并明确具体项目档案工作管理职责 控制措施 归档计划 归档范围等方面的工作要求 四 对项目档案实行集中统一管理 并组织有关专业人员和档案人员对项目档案进行自查 五 对项目管理人员和档案管理人员进行项目档案管理业务培训 以满足项目档案工作需要 1 在国家 国防科技工业 主管部门项目档案管理框架下 制定本单位项目档案工作制度规范等 2 领导责任 岗位责任制 考核机制等需要制度化 建立以档案工作管理部门为核心的项目档案工作网络应务实操作 3 三纳入 四参加 四同步4 项目档案原件需集中统一管理 不能分散于各业务部门 5 两类人员都要进行项目档案培训 了解相互工作内容 在关键点 结合点上要有效配合 时间要求 每年6月底前报送范围 满足下条件1 国防科工局下达固定资产投资计划的项目2 纳入上年度年竣工验收计划的非绝密级项目3 上年度12月31日前完成项目验收的3 列入上年度报送计划但未完成报送任务的项目 项目档案目录信息报送要求 局计函 2106 18号 建设单位 下发任务 1 单位授权文件2 下达验收计划 1 接收授权文件2 根据验收计划建立报送任务 主管部门 分发单位授权文件 档案填报 收集汇总 档案上报 报送流程 各层级工作分工 单位 项目1 项目 综合管理案卷 工程案卷 设备案卷 其他案卷 基建工程目录 设备设施目录 卷内目录 卷内目录 卷内目录 卷内目录 表一项目档案基本情况表 表二项目档案验收情况表 表三基建工程基本信息表 表四设备设施基本信息表 表五案卷目录明细表 表六卷内文件明细表 项目档案目录信息报送内容 计划部门 档案部门 财务部门 信息化部门 办法 主要内容 第三章项目文件归档与管理 1 名称从 项目文件的形成 归档和管理 改为 项目文件归档与管理 2 对项目文件材料的形成 归档 整理 保管 开发利用等全过程进行规定 提出明确要求 3 根据档案工作信息化发展的新要求 明确了项目电子文件管理 数据库建设及纸质文件数字化等管理要求 办法 主要内容 第三章项目文件归档与管理 第七条建设单位及承担项目勘察 设计 施工 监理 设备供应等任务的单位 以下称参建单位 在项目论证 批复 实施 竣工验收 运行维护等各阶段工作中 均应按要求将相应形成的文件材料及时归档 说明 与744号文基本一致参建单位的职责不在本办法中规定 应由建设单位在合同中对其归档责任进行明确约定和要求 并对其在各阶段的归档工作进行监督 指导 管理 办法 主要内容 第三章项目文件归档与管理 第八条建设单位按照国家建设项目文件材料归档及档案管理相关规范要求 制定项目文件材料归档范围和保管期限 说明 与744号文基本一致可参照 企业文件材料归档范围和保管期限规定 国家档案局10号令 第九条建设单位档案工作管理部门应参加设备开箱验收 交 竣 工验收等工作 其他有关部门按照档案工作管理部门要求 开展项目文件材料收集 整理和归档工作 做到 谁形成 谁归档 并接受档案工作管理部门的监督 指导和检查 说明 新增内容强调建设单位应赋予档案部门相应的指导检查职能 形成部门归档并接受档案部门的监督指导检查职能 1 档案部门应主动参加各部门重要活动 并结合实际情况提前对各部门档案管理工作提出相关要求 2 各部门要积极配合好档案部门工作 并接受监督 指导和检查 办法 主要内容 第三章项目文件归档与管理 第十条建设单位在制定招标文件 与参建单位签订合同 协议 时 应设立专门条款 明确相关单位的项目档案管理职责及项目文件材料形成 归档职责 归档范围 质量要求 整理标准 归档套数 归档时间及违约责任 说明 在原744号文原有条款的基础上进一步细化 明确 744 仅仅规定了签订合同时要将文件材料的收集整理和归档要求纳入进去 没有具体内容 931 内容更具体化 注意 合同 协议 中是否有专门条款明确参建单位归档责任 是对建设单位项目档案工作检查 验收的重要内容 办法 主要内容 第三章项目文件归档与管理 第十一条建设单位在支付合同款前 应审查参建单位的项目文件材料归档情况 对于未按合同 协议 要求提供项目档案 文件材料 的 暂停或不予支付 说明 新增内容强调了支付合同款时要对文件材料的归档情况进行审查 档案不符合要求的可以暂停或不支付款项 赋予了档案部门的否决权 档案不给我 工程款不给你给了提升档案部门地位的 尚方宝剑 要利用好这权力 又不能滥用职权 建议 建设单位应通过相应的制度设计予以体现 并加以规范 办法 主要内容 第三章项目文件归档与管理 第十二条参建单位和建设单位相关部门按照有关标准规范 将项目形成的全部文件材料进行分类 组卷 整理和编目 并编制归档说明 说明 基本保留744号内容1分类可参照 工业企业档案分类试行规则 国档发 1991 20号 2组卷 整理和编目可参照 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB T11822 2008 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA T28 2002 为主 兼顾 建设工程文件归档整理规范 GB T50328 2001 等 可在此基础上 结合院 所 项目实际情况 对项目文件材料进行归档管理 归档说明 要清晰易懂 便于理解 便于操作 办法 主要内容 第三章项目文件归档与管理 1 综合类文件项目建设单位和项目主管部门应按照阶段 对项目从立项 实施 验收 后评估等全过程形成的各类管理性文件及时进行整理 配套和归档 项目建设单位在签定项目可研 设计 咨询等项目合同 协议时 应明确合同方需要提交的项目文件材料范围 份数等 项目前期文件 项目验收文件应按照问题 时间 阶段及时进行收集和配套 参考 项目文件归档范围 2 基建类文件 基建部门应按照阶段 对基建工程从勘察设计到工程验收全过程形成的全套文件及时进行整理 配套和归档 项目建设单位在签定基建工程设计 勘察 施工 监理合同 协议时 应明确合同方需要提交的项目文件材料范围 份数 以及整理要求和归档责任 基建单体工程竣工交付时 项目建设单位应按照国家 集团公司的有关要求 对施工 监理等单位移交的基建档案进行检查 办理有关的检查交接手续 重大改建 扩建 改造工程涉及原有工程项目变更时 应将变更过的有关基建文件统一整理归档 并在原有档案内作增补说明 参考 项目文件归档范围 3 设备仪器文件 设备仪器部门应按项目和阶段 对设备仪器从购置到验收形成的全套文件及时进行整理 配套和归档 档案部门 或专兼职档案人员 应参加设备仪器的开箱验收 对随机资料进行清点和详细登记 设备仪器配套软件不能拷贝而必须随机使用的 应当在档案部门进行归档登记后 由使用部门办理借用手续并指定专人负责保管 委托研制的设备仪器 应在合同中明确受托方必须提供的技术文件 并在设备仪器验收时进行清点和核对 自行研制的设备仪器 档案部门要参加设备仪器和有关研制的鉴定 验收会 对提供的研制文件是否齐全完整进行审查 设备仪器使用 维护阶段形成的文件 应按照阶段及时整理归档 参考 项目文件归档范围 4 其他 特殊载体文件 归档的项目声像资料应全面准确 画面清晰 并能反映出项目的有关特征 如 建筑物外景 外貌和内建 设备仪器外观 建设 研制过程以及与项目有关的重大活动场景等 CAD CAM PDM等应用系统产生的电子文件 其收集归档要求按照国家有关标准规范执行 参考 项目文件归档范围 第十三条项目文件材料归档要求 一 归档的文件材料应完整 准确 系统 有效 二 归档的文件材料应为原件 三 归档的文件材料字迹线条耐久 清晰 载体质量优良 签章完备 符号 代号 计量单位符合标准化要求 竣工图更改到位 标识清楚 四 建设单位应对项目建设的重要阶段和关键环节 重要部位 重要工艺 重要工序 重大事件 重要活动等 重要结构或关键部位的隐蔽工程形成照片 录音 录像等图像及音视频电子文件 并按国家有关规范要求进行整理和归档 五 文件材料移交归档时应填写移交清单 履行清点 签字等交接手续 办法 主要内容 第三章项目文件归档与管理 说明 在744号文基础上调整1 强调 四性 要求 2 归档的纸质文件原则上要求为原件并签署完备 如果确实没有原件或无法提供原件的 需在复印件上加盖原文件单位公章或质保章 并注明原件所在位置 会在相应细则中做要求 3 例如 对于热敏打印材料应复印1份与打印件一并保存 4 强调重要的 关键的要有影视频文件 归档的项目声像资料应全面准确 画面清晰 并能反映出项目的有关特征 例如 建筑物外景 外貌和内建 设备仪器外观 建设 研制过程以及与项目有关的重大活动场景等 指按照规定的归档范围 将项目应该归档的文件材料全部移交归档 各种文件资料原件齐全 指档案的内容真实反映项目竣工时的实际情况和建设过程 做到图物相符 技术数据准确可靠 签字手续完备 指分类科学 组卷合理 反映其形成规律 保持各部分之间的有机联系 指能够有效发挥凭证和留存作用 并能够长期保管和开发利用 项目档案 四性 要求 常见的问题 完整性前期文件收集不完整调整内容的文件不完整设备资料不全与项目相关的过程文件不完整1 缺工程合法性证明文件 如缺工程核准 批复文件 缺土地使用证 建设用地规划许可证 施工许可证等 2 招投标文件中缺评标记录 评标报告和中标通知书 3 质监文件 设计变更文件没有闭环 缺整改结果反馈材料 4 设备文件不齐全 5 缺照片 录音 录像材料 49 准确性1 竣工图修改不到位 竣工图没有按设计变更做相应的更改 2 在施工图上修改不注明修改依据 3 原材料出厂合格证 检验报告的日期晚于复检日期 50 常见的问题 系统性档案分类科学性不强卷内备考表不详细有时会为追了求系统性 把一册文件拆为数册分别成卷 破坏了文件的原始完整 51 常见的问题 常见的问题 有效性原件缺失 复印件不规范记录 签字不规范监理文件不规范竣工图签字 调整反映不全面例如 1 文件签字 盖章手续不完备 如合同 协议只盖章 没有法人签字 或只有签字 没有盖章 隐蔽工程验收记录签字不全 或缺设计单位签字 或缺建设单位签字 2 档案正本中有些文件不是原件 3 有些竣工图没盖竣工图章 或签字不全 52 12个项目 8个项目存在问题 安装调试 培训记录缺失 软件缺失使用许可 施工单位资质文件无公章 施工文件归档资料有铅笔勾划 存档投标文件为副本 招标委托书 合同无甲方签章 项目档案未集中保管 岩土工程勘察报告 质量验收报告 技术核定单等为复印件竣工图无设计单位图章 图审单位图章 图纸折叠不规范 要素填写不完整 2015年项目档案检查暴露出来的问题 已完成的基建工程部分资料尚未归档 进口设备代理协议 报关单等文件不全 自研部分非标设备中配套设备资料不全 设备开箱环节无档案人员签字 合同签署日期不完整 钢结构材料进场报验单未归档 设备内部比价材料未及时归档 设备到达的按照记录缺失 非标设备中外购件合格证未归档 第十四条建设单位根据国家或行业档案分类编号的规定 编制本单位项目档案分类编号方案 分类编号要遵循文件材料的形成规律 便于保管和利用 说明 在744号文基础上调整分类编号要遵循文件材料的形成规律 便于保管和利用 办法 主要内容 第三章项目文件归档与管理 第十五条建设单位根据国家或行业电子文件管理的有关法律法规和标准规范 按照 统一管理 全程管理 规范标准 便于利用 安全保密 的原则 加强对项目所形成电子文件的收集 管理和归档工作 说明 新增内容依据 电子文件管理暂行办法 厅字 2009 39号 第三条电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律 坚持统一管理 全程管理 规范标准 便于利用 安全保密的基本原则电子文件 ElectronicRecords 在数字设备及环境中生成 以数码形式存储于磁带 磁盘 光盘等载体 依赖于计算机等设备阅读 处理并在通信网络上传递的文件 办法 主要内容 第三章项目文件归档与管理 电子文件归档与管理规范 GB T18894 2002 一 统一管理 对电子文件管理工作实行统筹规划 统一管理制度 对具有保存价值的电子文件实行集中管理 二 全程管理 对电子文件形成 办理 传输 保存 利用 销毁等实行全过程管理 确保电子文件始终处于受控状态 三 规范标准 制定统一标准和规范 对电子文件实行规范化管理 四 便于利用 发挥电子文件高效 便捷的优势 对有价值的电子文件提供分层次 分类别共享应用 五 安全保密 按照国家有关法律法规和规范标准的要求 采取有效技术手段和管理措施 确保电子文件信息安全 三全概念 全领域全过程全格式强调项目档案管理的 前端 控制对信息化条件下项目过程管理与项目文件管理高度协同提出了新要求 第十六条建设单位应按照档案信息化建设要求采用档案管理信息系统 建立项目档案数据库 第十七条建设单位应按照纸质档案数字化技术规范对项目纸质文件材料进行数字化转换 范围包括但不限于以下内容 项目立项审批文件 地质勘测文件 质量评定 验收 文件 竣工验收文件 竣工图等 1 国家对档案信息化重视 全国档案信息化建设实施纲要 档发 2002 8号 关于加强和改进新形势下档案工作的意见 中办发 2014 15号 把档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划 统一部署 同步实施 确保档案部门实现对电子文件形成 积累和归档的全程监督指导 2 为新增条目 指一些重要的纸质文件应做数字化转换 纸质档案数字化技术规范 DA T31 2005 办法 主要内容 第三章项目文件归档与管理 第十八条建设单位加强对项目档案的开发利用 组织做好项目建设大事记 项目专题文件材料汇编 工程介绍 工程图集等多种形式的档案编研工作 说明 新增内容强调要加强项目档案的开发利用 列举了一些建议性模式 可以根据实际情况采用 也可在简单汇编性编研成果外进行深层次的创新 例如 对比性的分析 提炼等 办法 主要内容 第三章项目文件归档与管理 第十九条项目档案库房面积应满足项目档案管理的要求 保管条件应符合档案保护技术要求 说明 744号文规定档案实体保管的原则性要求 办法 931号文 表述更全面宏观些 具体要求可依据相关标准规范 如档案库房保管见 档案馆建筑设计规范 JGJ25 2000 电子文件保管见 电子文件归档与管理规范 GB T18894 2002 等档案库房与阅览 办公用房 三分开 档案库房配置有防火 防盗 防水 防有害生物和温湿度调控等设施 现场检查 一看档案用房 二看各种设施 办法 主要内容 第三章项目文件归档与管理 第二十条涉及国家秘密的文件材料 按照有关要求确定密级 保密期限并严格控制其知悉范围 涉密项目档案的保管和利用应符合国家有关保密管理要求 超过保密期限的涉密项目档案不得直接公开 由原定密单位按照有关规定进行解密审核 并决定是否公开 第二十一条停建 缓建项目的档案由建设单位保存 资产与产权变动单位的项目档案处置 依据国家相关要求执行 说明 1 为新增项 规定了项目档案保密管理的原则性要求 包括定密 保管和利用 解密公开的原则性要求 具体要求遵守 保密法 档案工作中国家秘密及其密级具体范围的规定 1990年2月14日国家档案局国家保密局发布 等2 为新增项 规定了停建 缓建以及资产与产权变动项目档案处置的原则性要求参考 国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法 档发 1999 2号 办法 主要内容 第三章项目文件归档与管理 办法 主要内容 第四章项目档案验收 1 规定项目档案验收应具备的条件 验收申请 现场验收材料的准备等基本要求 档案验收的组织国防科工局或授权档案机构 验收组 组长 专家 不少于5人 2 本章对档案验收提出原则性规定 与161号文配合使用 由于目前161号文 适时也将进行修订 没有废止 故而 对161号里没有的又需要强调的内容予以补充 有些内容按照现在国防科工局项目管理和项目档案验收要求 进行了重新梳理和规范 所以 相同的内容与161号文表述不一致的 要以931号为准3 档案验收标准遵从 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DAT28 2002 等相关国家标准 4 第二十二条项目档案验收是项目竣工验收的必备条件之一 未经项目档案验收或项目档案验收不合格的 不得进行现场竣工验收 说明 在744号里有体现但本办法中表述更规范 语气更严格 更具有权威性 办法 主要内容 第四章项目档案验收 第二十三条项目档案验收应具备下列条件 一 除尾工工程外 完成了批复的建设内容 二 完成了项目环保 消防 安全设施 职业卫生等单项验收工作 三 完成了项目竣工财务决算审计工作 四 完成了项目建设全部文件材料的归档工作 说明 新增内容规定了项目档案验收应具备的条件 注意 161号 第八条申请项目档案验收应具备下列条件 也有关于档案验收应具备的条件 但内容不完全一样 应具备的条件 应以931号为准 办法 主要内容 第四章项目档案验收 第二十四条建设单位在提出项目档案验收申请前 应完成对项目档案的自查 形成自查报告 并在项目档案验收1个月前向项目档案验收组织单位报送验收申请 其内容主要包括 项目概况 项目档案工作情况 项目档案自查中存在的主要问题及整改情况 项目档案目录等 说明 涵盖744号第二十三条内容规定的更宏观规定了项目档案的自查和验收申请应包含的内容 自查报告 可参照按161号第八条第四款 包括 1 项目建设及管理概况 2 项目档案管理概况 3 档案在项目建设 管理 试运行中的作用 4 存在的主要问题及解决措施 5 申请验收时间 161号修订时还会修改相应的内容 办法 主要内容 第四章项目档案验收 第二十五条建设单位在项目档案验收时应向验收组提供下列材料 一 项目档案验收汇报材料 主要内容包括 项目建设依据性文件 建设内容 建设时间 建设地点 项目批复投资情况 项目建设完成情况 招投标执行情况 环保 消防 安全设施和职业卫生等验收情况 项目审计完成情况 项目档案工作情况 监理单位对归档文件材料的审核报告等 二 项目招投标 合同 单项工程划分 设备 主要参建单位等清单 三 项目档案管理规章制度与标准规范 档案分类方案 项目档案移交清单 参建单位归档说明 项目档案管理 指导 检查等方面材料 四 全部案卷及目录 说明 新增内容对项目档案现场验收时提交的备查资料进行了规定 将来出台相关的配套规范 修订161号文时还会对具体的内容进行细化 项目部门 档案部门 建设单位与施工单位 监理单位等多方配合 办法 主要内容 第四章项目档案验收 第二十六条总投资超过1亿元的项目应组织档案预验收 复杂和建设周期超过5年的项目 可采取分阶段 分专业的方式组织项目档案验收 说明 强调项目档案的预验收 在161号第六条第六款里也有相应的内容 但为更加重视 这里单列条款予以强调 办法 主要内容 第四章项目档案验收 项目档案验收一般程序 自评申报 验收组织 听取汇报 察看现场 检查档案 评分定等 意见反馈 结果通知 项目档案验收会议一般议程 1 会议主持人介绍参加会议的领导和有关人员 2 验收组长宣布档案验收组成员名单 3 项目建设单位 法人 汇报项目建设概况 项目档案工作情况 4 监理单位汇报项目档案质量的审核情况 5 验收组提出相关质询 组长提出检察验收的有关要求 6 项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况 并进行项目现场查勘 7 验收组对档案情况打分 8 项目档案验收组对项目档案质量进行综合评价 9 项目档案验收组形成并宣布项目档案验收意见 10 有关单位负责人讲话 项目档案验收检查重点 一 组织管理1 制度体系2 责任考核体系3 同步开展情况4 人员配备情况5 合同管理6 办公设备7 档案信息化 二 档案实体1 形成质量 1 齐全完整 2 真实准确 3 耐久有效2 整理质量 1 排列系统 2 封面脊背 3 案卷题名 4 卷内目录 5 卷内备考 6 纸张折叠 7 案卷装订 三 档案安全1 用房设施2 档案装具3 安全措施 办法 主要内容 第五章奖惩 强调了对项目档案工作的奖励和惩罚 744号总则第五条也有相关内容 但为了贯彻落实15号文件和30号令 档案管理违法违纪行为处分规定 精神 将 奖 与 惩 分别单列条款 自成一章 体现对项目档案工作的重视 第二十七条主管单位及建设单位对在项目档案工作和档案验收中成绩突出的集体或个人视情况予以奖励和表彰 第二十八条主管单位及建设单位对在项目档案工作中违反规定造成重大损失的集体或个人 视情节轻重予以通报批评 处分或依法追究责任 说明 1 各项目主管单位和建设单位可据此条完善项目管理及项目档案工作绩效考核体系 并出台配套的奖惩措施 注意 奖惩是针对主管单位和建设单位的 不是仅仅针对各单位档案部门及档案人员的 办法 主要内容 第五章奖惩 第二十九条本办法由国家国防科技工业局负责解释 第三十条使用其他渠道资金的国防科技工业固定资产投资项目的档案工作 参照本办法执行 第三十一条本办法自印发之日起施行 原 国防科技工业固定资产投资项目档案管理规定 科工办 2007 744号 同时废止 说明 1 国防科技工业固定资产投资项目档案管理工作具体由国防科工局发展计划司负责 2 是否参照 由各单位自行决定 3 931号文于2015年10月12日正式印发 目前已经生效 办法 主要内容 第六章附则 汇报提纲 一 国家有关制度和政策 管理办法 的总体考虑 管理办法 主要内容 三 四 几点建议 二 各相关单