管理文秘复习资料.doc

秘书：在我国现代主要是指为党和政府机关、企事业单位、社会团体或个人提供辅助管理与综合服务的人员。秘书的层次：政府机关：行政级别 企业：初级秘书；中级秘书；高级秘书。秘书的职业特征：服务的直接性；服务的稳定性；知识化；年轻化；女性化。秘书学：秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。秘书学的研究对象：秘书工作；秘书人员；秘书学与相关学科的关系。秘书学的学科特征：知识的综合性；理论的应用性；学科的群体性。 秘书工作：指协助领导决策与管理时所进行的各项辅助性工作。秘书工作的内容有哪些？办文：主要围绕文书、文件、文字材料开展的工作。 办会：是以“会”为代表的一系列相近事务。办事： 即日常行政事务工作、信息工作和调查研究、信访工作等。 秘书工作的内容：文书撰写、文书制作、文书处理、档案管理、会议组织 、调查研究、信息资料工作、信访工作、接待工作、协调工作、督查工作、日程安排、日常工作、办公室管理、其他临时交办事项。秘书工作的特点：从属性；被动性；事务性；综合性； 服务性；机密性。秘书工作的作用：助手参谋作用；协调作用；信息枢纽作用；公共关系作用。秘书工作机构的职能：助手职能；参谋职能；枢纽职能；协调职能；保密职能；公关职能秘书工作机构的工作原则与要求有哪些？明确职责 、权限、目标、任务；制定秘书工作的各项制度和标准；分清主次，有条不紊；科学安排工作程序；准确细致、切实无误；迅速果断，讲求时效；忠于职守，安于职分；加强教育、管理，不断提高素质、能力。领导需要怎样的秘书？领导需要忠于职守安于本分的秘书；领导需要敏于观察勤于思考的秘书；领导需要提供信息，敢说真话的秘书；领导需要任劳任怨、能够分忧代劳的秘书；领导需要能够联系群众、善于协调的秘书。秘书应具有怎样的知识结构和能力？应具有的知识结构：基础知识、专业知识、行业知识、相关知识。应具有的能力：管理能力、信息处理能力、语言文字表达能力、协调能力、写作能力、口头表达能力、办事能力、调研能力、社交活动能力、观察分析能力、应变能力、操作能力。秘书的素养秘书的职业道德：忠于职守；严守机密；恪守信用；文明礼貌 ；廉洁奉公忠诚保密秘书应怎么处理好与上司的关系？秘书与上司关系的特征：工作上的主从性；知识、能力、体力、思维的补充性；人际关系的首属性；人格上的平等性。秘书与上司关系的处理原则：主动配合、适应；服从，但不盲从；委婉提醒，适时规劝；维护上司间的团结。文书：国家机关，企、事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称。秘书写作：指秘书在本职工作范围内的各类公务文书及其他各类应用文体的写作。公文的种类及适应范围命令：适用于依照有关法律发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；颁奖有关单位及人员。决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。公文种类通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或 者情况。议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。请示：适用于向上级机关请求指示，批准。批复：适用于答复下级机关请示事项。意见：适用于对重要问题提出见解和处理方法。函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答 复问题，请求批准和答复审批事项。会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。一般用于行政机关、党的机关或军队机关领导人参加的重要办公会议或重要专题性工作会议。文书处理：指机关、企事业单位在日常工作中围绕着文书的拟制、办理、管理以及立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。收文办理程序：签收拆封登记分办传阅拟办批办承办催办注办归档注意：传阅、拟办、催办为非必选项。发文处理程序：拟稿审核签发缮印校对盖章登记封发立卷、归档公文立卷：指机关文书部门将已经办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。会议的六要素：与会者、主持人、议题、名称、 时间、地点 会前一般应做好哪些准备工作？会议计划及成本预算会议成本= 会议人工成本（2ABT）开会所需的经费 A 与会者平均工资的3倍 B 参加会议的人数 T 会议的时间文件的准备会场准备总体要求：整洁、安静、明亮、空气流通、大小适宜、一应设备齐全、利于安全和保密。会场布置、主席台席位、会场设施其他准备会议议程、程序的拟定会议通知的发送：会议通知必须简明扼要。会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排。会议日程是根据议程逐日作出的具体安排 。 一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，会议日程需在会前发给与会者。会议程序：把每一次会议的项目和内容有序地排列，使之程式化，即将议程具体化的内容与项目。会议通知的一般体例是： 会议通知 兹定于月日（星期）午时在地点召开会议，会期天，参加人员为，凭入场，有关会议的具体事宜，请与联系（电话号码）。 年月日会间会后秘书应做好哪些工作？会间工作会场的组织与服务会议信息的收集与编发 会议记录的制作会议文件的起草第二节 会务工作的具体内容会后工作：会后事务；会议文书立卷；会议传达；会议催办。介绍信是本单位工作人员外出履行公务、联系工作、商洽事宜的重要凭证。 一般单位的介绍信可分为通用介绍信和专用介绍信两种。 办公室管理的要求：整洁；安静；光线、空气与温度；色调与美化；设备与用品。接打电话的原则与要求： 表达规范、正确； 礼貌热情，语气清晰和婉；语言简洁明了； 保密；注意时间。接待的方式：迎送式；引见式；参与式；陪同式；完全式。接待工作的原则和要求：文明礼貌；负责；与人方便；讲求时效；按制度办事；遵守纪律；怎么做好日程安排工作?日程安排的原则和要求:服从于组织的总目标和整体计划;区分轻重缓急;随时补充、调整;提示和督促;酌留弹性、劳逸结合.注意的事项: 以记叙、说明为主要表达方式。编写要留有余地。 所有日程安排都要应按领导的意思去办。 活动与活动之间要有一定的间隙时间。 要认真核查日程表，以提高工作效率。 对已处理完的工作，一般应注明结果。督查工作:指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。督查工作应遵循哪些原则与程序？督查工作的原则：领导负责；分级负责；实事求是；不直接办案；讲求时效。督查工作的程序：查办立项查办通知催办直接调查商讨处理结案反馈 立卷归档国家秘密：关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。”印信工作：指机关、单位公务印章和介绍信的管理、使用工作，属于秘书工作范围。公章是机关、单位职责权力的象征，介绍信则是证明本机关、单位员工的身份，介绍联系公务之用。印章的使用与管理印章的刻制及启用：严格按照国家有关规定刻制，不得私自刻制;可由上级主管机关刻制颁发，或者由本单位法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后到专门刻制单位刻制。启用时一般由制发单位发出启用通知，通知中盖上所启用印章的印模，还应填写“印模卡”，发给有关单位保存，以备查考。印章的保管 印章必须由单位的领导指派专人负责保管和使用，严禁擅自使用或外借。 印章平时要放在安全可靠的地方，随用随取，使用过后应立即归还。 印章如果需要携带外出，要采取必要的防范措施，确保安全. 印章如果丢失要立即报告公安机关备案，并以登报或信函等形式通知有关单位，声明其遗失或作废。 印章的审批和使用 使用印章时必须经过领导人批准，并进行认真的登记，登记内容包括用印时间、当事人、用印原因和结果，如果有必要可用更详细的说明。未履行手续或手续不全时，不得用印。 用印时应注意盖在正确的位置，一般应盖在文件成文日期的上方，上不压正文，下骑年盖月; 印中的文字要端正、清晰，不得模糊歪斜。 介绍信在实际工作中要注意以下问题:介绍信的格式应符合要求（介绍信应分为持出和存根两部分，中间以虚线隔开）。介绍信应由专人管理；出具介绍信必须认真履行审批手续；妥善保管好介绍信的存根；介绍信的使用程序：提出申请填写申请表领导审批秘书开介绍、盖章信息工作的基本要求有哪些？及时：信息工作讲求时效。 准确：信息工作讲求真实准确。 充足：信息工作讲求充足全面。适用：信息工作讲求适用对路。 信息工作的程序：信息的收集；信息的筛选；信息的加工和综合处理；信息的提供；信息的传递；信息的存储；秘书应收集的信息内容：政策法规信息；指挥性信息；本单位信息；社会反馈信息；可比信息；相关信息；未来信息；信息收集渠道：信息网络渠道；大众传播媒介渠道；文书渠道；调查渠道；会议渠道；图书馆渠道；关系渠道；信访渠道；档案渠道；信息机构渠道。信息筛选的标准注意选择对现实工作有指导意义的、与当前工作密切相关的信息。 注意选择带有倾向性、动向性或突发性的重要信息。 注意选择与本单位经营管理活动相关的新情况、新问题、新经验、新见解等信息。 注意判定信息的真伪、价值大小，把握信息的“新鲜度”。 简述调查研究的程序准备阶段：确定调查研究的课题；掌握有关资料；制定调查研究计划；召集调查研究参与人员会议。实施阶段：调查研究过程中最重要的阶段。这一阶段的主要任务是：根据调研计划，深入实际调查研究，做好收集资料工作。 采取各种调查方法：观察法：调查者对调查对象的状态、变化进行直接凭肉眼或借助于工具仪器做观察、记录。访问法：通过与访问对象的交流和讨论来了解情况。文献法：调查者查阅有关的书面资料以获取所需要的材料。问卷法：调查者把需要了解的情况设计成不同类型的题目并组合成调查表，由被调查者做书面答案。 收集调查资料 研究分析阶段：是秘书人员对调查所获得的大量资料信息进行分析、归纳、概括或联系、比较、推断，从中找出问题的实质和规律。 撰写调研报告应当及时，而且要做到条理清楚，主题突出，观点鲜明，言之有据，解决问题的建议、设想要有可操作性。 研究的方法：归纳法：将多件同类的个别事物归在一起，从中概括出共同属性或特征以加深认识的研究方法。综合法：将众多的零散事物进行横向组合或纵向串联，视作一个整体进行研究。它比归纳法具有更大的概括性，也更为复杂。统计法：运用统计数据来描绘社会经济现象的状况和变化，认识社会经