第四章文件的整理与归档PPT课件

第四章文件的整理和归档 Question 为什么要建立档案 档案有何作用 档案的利用 一 立卷 一 立卷的概念和含义 1 立卷的概念 文书处理部门或人员将办理完毕的 具有保存价值的文件材料 根据其固有的联系及形成的规律 组成案卷的过程称为立卷 第二节立卷工作 第二节立卷工作 一 立卷 2 立卷的含义 1 必须是办理完毕的文件材料才可以立卷 2 必须是具有保存价值的文件材料才能归档保存 3 必须按照文件在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷 Question 立卷的过程是怎么样的 立卷程序 二 立卷特征 在立卷过程中 按文件的基本特征确定文件分类和组卷的原则和依据 具有共同特征的和密切联系的文件组合在一起 立卷特征就是按文件特征分类和组卷 二 立卷特征 立卷特征的分类 1 按文件的问题特征立卷不同的事件 项目 专案 eg 1 人事类 业务类 会计类 科研产品类2 科研开发产品档案 N72 N75 N85 N97 立卷特征的分类 2 按文件的作者特征立卷文件责任者Eg 1 人事档案类2 图书著作类 图书馆 立卷特征的分类 3 按文件的名称特征立卷按文种进行分类和组卷通知 报告 通报 计划 安排 立卷特征的分类 4 按文件的时间特征立卷按年度分类按月份分类按日期分类 5 按文件的地区特征立卷省 市 区 县 镇 立卷特征的分类 6 按文件的通讯者特征立卷业务联系单位Eg 1 客户资料2 业务档案3 会计档案 立卷特征的分类 7 其他特征立卷1 重要程度2 姓名笔画3 文件载体 文书 图片 音频 视频 磁盘 光盘 二 立卷特征的运用 立卷就把零散无序的文件按文件之间固有的共同点和联系点分门别类 有机结合 组成案卷 待立卷的文书 第二节立卷工作 二 立卷特征的运用 常用 按问题特征立卷按制发者特征立卷按时间特征立卷 三 立卷特征结合运用形式 年度 组织机构 分类eg 2009 人事档案2010 会计档案 组织机构 年度 分类eg 人事档案 2009会计档案 2010 三 立卷特征结合运用形式 年度 问题 分类法 eg 2009 M10产品专案2010 N10产品专案 问题 年度 分类法 eg M10产品专案 2009N10产品专案 2010 二 立卷特征及其运用 2 立卷特征在组卷中的具体运用 一般应以按问题特征组卷为主 按文件的主要共同特征组卷 根据文件的类型 灵活运用相应的文件特征组卷 第二节立卷工作 二 立卷的组织工作 一 立卷环节的选择 1 文书处理部门立卷 1 集中式 2 部门式 3 谁办谁立卷 2 文件处理部门与机关档案室结合立卷 1 组织型 2 分工型 3 兼职型 第二节立卷工作 二 立卷的组织工作 二 立卷的准备工作 1 立卷工作会议 2 立卷业务培训 3 文件材料的收集和清理 4 机关档案室在立卷工作中的作用 第二节立卷工作 二 立卷的组织工作 三 平时归卷 1 平时归卷的概念 2 平时归卷的目的 3 平时归卷的主要措施 1 建立和健全平时归卷制度 2 要有平时归卷的物质条件 3 注意平时的清查和归卷 第二节立卷工作 立卷工作 第二节立卷工作 三 具体立卷程序 一 拟订 或修订 立卷类目 二 文件的归类和组卷 三 确定案卷的保管期限 四 拟写案卷标题 五 案卷的编目与编号 六 填写与装订 七 归档 第二节立卷工作 第二节立卷工作 立卷程序 第二节立卷工作 第二节立卷工作 案卷标题 第二节立卷工作 卷内文件的编号 第二节立卷工作 第二节立卷工作 第二节立卷工作 四 案卷质量 一 案卷质量要求的总原则 案卷质量必须符合立卷的基本原则 即遵循文件材料的形成规律和特点 保持文件之间的有机联系 区别不同价值 便于保管和利用 二 案卷质量的一般要求 1 要符合规范化 标准化 2 归档的案卷应齐全完整 第二节立卷工作 第二节立卷工作 四 案卷质量 三 案卷质量的一般内容 1 组卷合理 2 保管期限划分准确 3 卷内文件的排列合理 4 卷内目录清晰 5 备考表填写完整 6 案卷封面填写清楚 7 案卷题名拟写准确 8 档号编制正确 9 装订结实整齐 10 字迹材料符合耐久性的要求 第三节立卷改革和 归档文件整理规则 一 立卷改革 一 立卷改革卷工作的目的与方向 1 立改革的目的 1 简化立卷方法 2 立卷技术的普及 3 立卷工作现代化 2 立卷工作改革的方向 1 改革立卷的方法 与现代科学管理的方法和手段相适应 2 以电子计算机辅助立卷方式代替手工方式 3 立卷工作与档案工作一体化 第三节立卷改革和 归档文件整理规则 一 立卷改革 二 几种简易立卷方式的简介1 一事一卷 2 立纯卷 3 立薄卷 4 以件代卷 第三节立卷改革和 归档文件整理规则 二 归档文件整理规则 一 归档文件整理规则 编制目的与原则1 编制目的 由国家档案行政管理部门制定统一的标准和方法 对归档文件整理工作加以引导和规范 2 编制原则 1 简化原则 2 兼容原则 3 灵活性原则 4 前瞻性原则 第三节立卷改革和 归档文件整理规则 二 归档文件整理规则 二 归档文件整理概述 1 归档文件整理 归档文件的整理以件为单位进行装订 分类 排列 编号 装盒 使之有序化 2 名词术语 1 归档文件 2 归档文件整理 3 件 3 归档文件整理的原则和要求 第三节立卷改革和 归档文件整理规则 二 归档文件整理规则 三 归档文件整理方法和步骤1 装订 2 分类 3 排列 4 编号 5 编目 6 装盒 第三节立卷改革和 归档文件整理规则 二 归档文件整理规则 四 备考表 1 备考表结构 备考表是记录和反映档案盒内文件档案整理情况和