采购管理系统PPT课件

采购管理子系统 ERP应用人才资质认证 供应链管理应用篇 系列教材之 课程大纲 客户有购买需求 向企业询价 2 企业报价给客户 客户对价格认可之后签署订单合同 与企业确认销售商品 数量和预计出货时间等细节 3 此时如果库存足够则直接销货给客户 之后产生应收账款 如果库存不足 企业需要自制或外购 自制部分详见 生产制造管理应用篇 4 采购流程则需要由需求部门提出请购单 5 经采购部门询 比 议价后向供应商下采购订单 6 确认需购买的商品 数量和预计进货时间等细节 7 之后供应商送货 企业进行进货验收 产生应付账款 8 此时商品库存数量足够了 最终销售出库给客户 并产生应收账款 发现需求 对需求进行整理 确定供应商并对其加以分析 确定价格和采购条件 拟定并发出采购订单 对订单进行跟踪催货 接收并检验收到的货物 结清发票并支付货款 善后处理 采购在企业中的一般流程 接单 报价 销货 库存足够 应收 进货 采购 请购 验收 自制or外购 生产 应付 存货 NO YES 外购 自制 库存数量增加 库存数量减少 检验 验退 不合格 合格 询价 YES NO 询比价 学习目标 1 通过课程学习 明白企业采购管理环节的流程与管控重点 2 掌握采购管理流程在ERP系统中的基础信息设置与意义 3 能够将企业采购管理中的各个流程在ERP系统进行呈现 4 理解流程的逻辑关系及数据的勾稽关系 5 了解采购管理环节中常用报表的意义与使用 案例公司描述 数码相机 SL系列 买进卖出商品已销售一段时间有配合的供应商 案例公司采购管理职责 权责 负责供货商开发 遴选 管理及厂商评核跟满意度经营 任务 负责生产品零组件开发 采购 进货 应付及厂商管理 负责采购计划 采购订价策略的拟定 规划及管理 负责生产原物料的请购 采购 进货 退货及应付管理 案例公司仓管管理职责 权责 任务 负责采购料品的到货 验收 上架 退货的实物管理跟存货账册的处理 负责到货 验收 采购退货的存货帐务登录跟账册管理 要落实采购料品的到货 验收 上架储存 退货程序的执行跟控管 负责到货区 验收区 不良品区 等区域的规划跟实物的安全 负责不良品的标示跟安全控管 负责不良品仓库跟报废仓库的管理 负责各仓库间存货的转拨 主要是原物料仓库跟不良品仓库 或跟报废仓库间的料品转拨 负责有关设定安全存量料件的请购 以及日常盘点工作 系统简介 系统特色 系统简介 一般企业采购循环流程 系统主作业程序 系统效益与特色 采购流程 库存增加 库存减少 应付账款增加 库存无影响 应付账款减少 财务处理 见 财务模块篇 修正 系统主作业程序 基础设置 录入供应商信息 基础信息设置 录入品号信息 采购 设置采购单据性质 基础设置 录入供应商信息 2 1录入供应商信息 成功集团采购部 蔡佳玲最近在寻找品号910001 数码相机 SL系列 的主要采购供应商 经过一阵询比议价后 决定是 三星公司 了 三星公司 询价 比价 议价 成功集团采购部 蔡佳玲最近在寻找品号910001 数码相机 SL系列 的主要采购供应商 经过一阵询比议价后 决定是 三星公司 了 如果在采购条款里 供应商要求下采购单时需先支付一定比率的订金 则需要在这个字段输入订金比率 表示同一批采购序号 是否可分多次进货 允许分批交货为Y 采购单可对应多张进货单允许分批交货为N 采购单只对应一张进货单 当进货数量 采购数量 为指定结束 初次交易日期可自行输入 属于备注性栏位最近交易由最近一笔进货回写 如果供应商最近进的一批货有问题时 可以先查询最近交易的日期是哪一天 再到进货单依据供应商跟进货日期条件 找出那一张进货单来查看异常的商品 不可空白 需先在基本信息子系统 录入结算方式 输入记录与供应商后续账款的结算方式 需先在 录入付款条件 作业输入 推算预计付款日依据 ABC等级 是按供应商的进货净额来评定供应商的重要性等级 例如 落在等级A的供应商 表示我们向他们买东西的总金额比其它等级的供应商来得高 相对落在等级C的供应商 其进货净额所占的比率是相对比较低的 至于等级的评定方式 如果企业已经有制定等级了 可以自行输入 另外 也可透过通过 供应商ABC分析表 由系统将某一段期间内企业进货的金额 按供应商交货的时程及质量状况 进行ABC分析的管理及做参考性的排名 管控供应商交货的准时度和质量状况 可自行输入 也可由 供应商评级 更新 蔡佳玲向采购科长报告新供应商状况 并请科长进行核准 核准状况 若核准状况为2 尚待核准或3 不准交易 则后续交易单据中无法选择该供应商 录入品号信息 采购 录入品号信息 采购 成功集团采购部 蔡佳玲最近在寻找品号910001 数码相机 SL系列 的主要采购供应商 经过一阵询比议价后 决定是 三星公司 了 后续该品号的默认采购供应商 录入品号信息 采购 成功集团采购部 蔡佳玲最近在寻找品号910001 数码相机 SL系列 的主要采购供应商 经过一阵询比议价后 决定是 三星公司 了 遇到存货即将不足时的补货方法 依据品号特性选择 录入品号信息 采购 成功集团采购部 蔡佳玲最近在寻找品号910001 数码相机 SL系列 的主要采购供应商 经过一阵询比议价后 决定是 三星公司 了 计算出前置天数 作为推算预计采购日的依据 录入品号信息 采购 某一采购品号需于7 20交货2 000pcs 采购取价顺序 售价须 例如 数码相机 SL系列 向 三星公司 采购的第一取价顺位是4 000元 表示采购单价必须低于或等于4 200元 单价上限率 设置为5 最高采购单价 供应商单价x 1 单价上限比率 4 000 x 1 0 05 4 200 需勾选 超收管理 当采购料件进货时 可以设定进货数量是否可以超过原始采购的数量 进货数量最多只能到110pcs 最大可进货量 采购数量x 1 超收率 采购已交量 100 x 1 0 1 0 110 例如 数码相机 SL系列 的采购数量100pcs 超收率 设置为10 设置采购单据性质 小试牛刀 Q1 录入供应商信息 中最近交易日是由后续哪一支作业更新的 Q2 采购取价顺序是如何 Q3 成功集团要向供应商三星公司 采购3000pcs的光学镜片 需求日是7月31日 固定前置天数为5天 变动前置天数为2天 批量为1000 请问预计采购日是 不需考虑假日表信息 Q4请问哪些单据性质可以设置更新核价选项 日常业务流程 日常业务流程管理 采购流程 日常业务流程管理 采购变更流程 请购流程 验退流程 退货流程 进货 进货验收流程 请购流程 公司内部管理需求 在寄发正式采购单给供应商前 先进行内部需求的审查 由授权主管审查此需求的合理性 再由仓管或相关单位来确认是否已经有库存了 或是有可以取代的库存品 这样一来就可以预防多买 或是造成呆滞等成本浪费的状况发生 采购部门 需求部门 未核准 核准 单据修改 留底存查 请购来源 由系统自动产生请购单 新增录入 输入各家供应商的报价价格 决定交易的供应商 否 是 业务场景 7月11日 采购部门接到需购买数码相机 SL系列200台的请购需求 该商品为外购产品 非自制件 且公司需走请购流程 录入请购单 采购流程 采购单 如何协助公司购买到 价廉物美 的物料 也就是如何 降低合理成本 提高及稳定质量 确保交货期限 更重要是 提高工作效率 帮助销售与生产的运作顺畅 不发生停工待料 正式下采购通知给供应商的对外凭证 记录着供应商 商品 数量 单价 预计交货日 同时也用来追踪后续商品进货的进度 采购部门 需求部门 未核准 核准 单据修改 传给供应商 采购审查 无请购流程零星采购紧急采购 业务场景 7月12日成功集团针对请购部门人员提出的请购需求 做审核采购的程序 程序为 1 维护请购信息 2 从请购单生成采购单 3 系统产生 录入采购单 利用 修改 功能进行维护 维护采购信息 如果采购人员审查后 因某些因素决议不要购买此品号时 点击 指定结束 钮 结束码就会更新为 y 指定结束 将 锁定码 打勾 表示这笔要采购且已经审核过了 如果请购单很多 一部分要采购 一部分尚不要采购 便可以利用 锁定码 选项筛选请购单 生成后的采购单单号 采购变更流程 作业目的 可记录采购单变更的历史信息 以方便信息的查询 并可将变更单打印成书面 转交相关部门 便于协调后续的备料及生产 采购部门 供应商端 未核准 核准 单据修改 后续追踪 传送给供应商 供应商提出变更 更新 业务场景 7月13日成功集团采购员把采购合同传真给日升公司相关负责人之后 供应商日升公司核实之后 预交货日可提前至7月19日 成功集团拿到修改后的采购合同 在ERP系统中通过录入采购变更单作业进行合同的变更动作 系统自动显示此为第几版的变更 每变更一次 变更版本 就会 1 版次的编号原则为0001 9999 表示每一张订单单号最多可变更9999次 一天可变更的次数无限制 限制1 限制2 输入此次变更的原因 方便后续主管的审核和数据的查询 输入此次变更的原因 方便后续主管的审核和数据的查询 进货 进货验收流程 作业目的 进货指录入采购进货相关信息 进货验收指阶段式收料时 记录进货验收的动作 可由质检部门来维护检验状态 供应商端 仓管部门 采购部门 质检部门 免检 待验 更新合格数量 送质检部门 供应商送货 不合格 审核 业务场景 7月19日三星集团把200台SL型数码相机送到成功集团 由成功集团的仓管人员进行入库收料 质检部分进行验收的动作 结果发现有198台合格 2台由瑕疵 复制前置单据 采购单的内容复制到进货单 带出后需要查看是否无误 验收数量为实际入库 库存增加的数量 只要输入验收数量 系统会自行计算验退数量 验退数量 进货数量 验收数量 有验退量 检验状态会自动呈现 不良 进货验收单更新进货验收数量 验退数量 更新已交量 结束状态码 验退流程 作业目的 当进货验收 发生不良品需退回供应商时 等待退回的商品称为 验退件 当供应商取回验退不良品时 将退回信息记录在 退回验退件 里 供应商端 仓管部门 采购部门 质检部门 待验 送质检部门 供应商送货 不合格 业务场景 成功集团负责人请供应商将不合格的2台数码相机拿回 并要求尽快补2台货过来 系统自动带出 不合格的商品从来没有允收入库过 只是从企业的进料检验区退回给供应商 所以登录数据后 并不会影响 应付账款 同时 对原有的库存数量也不会造成任何影响 退货流程 作业目的 如果原材料或零组件在入库后 才发现料件质量不良 或因特殊原因必须将料件退回给原供应商时 就需按退货流程处理 由采购人员负责和供应商协调后 通过 录入退货单 记录退货及折让信息产品确定退回 使用退货单记录退回商品信息 之后可能换取新货 产品不退回 而以应付金额减少的方式处理 称为折让 采购部门 仓管部门 供应商端 N Y N Y N Y Y 采购部门 仓管部门 供应商端 财务部门 业务场景 7月20日成功集团发现已经验收入库的SL型数码相机有2台有瑕疵 与三星公司协商之后 瑕疵比较严重的1台退货 瑕疵不明显的1台再原价基础上给予85折的折扣 建议设置两个单别 来处理 退货 及 折让 状况 类型 2 折让 不可输入数量 直接输入金额 日常报表 请购状况表数据源 请购单 采购单使用时机 追踪请购数据的采购进度主要使用人员 采购人员报表用途 1 当请购人员来追踪采购进度时 以请购单单号查询对应采购单的采购 进货状况 2 采购人员检视是否有遗漏采购的请购单 供应商预计进货明细表数据源 采购单使用时机 供应商商别进货进度追踪收料单位查采购列表主要使用人员 采购人员 收料人员报表用途 1 查询厂商截至目前延迟交货明细 检讨改善的依据2 查询未来厂商应交货明细 催料的依