会计电算化PPT.ppt

2002年7月 第一节报表管理系统概述 一 会计报表 一 会计报表的概念会计报表是用于综合反映企业单位某一特定日期财务状况和某一会计期间经营成果 现金流量的书面文件 是企业经营活动的缩影 企业会计人员通过日常的账务处理 审核和填制会计凭证 汇总记账 将反映经济活动的会计数据记录在会计账簿上 然后对分散在会计账簿中的会计数据进行加工 归类 整理 编制出全面反映单位在某一特定日期财务状况和某一会计期间经营成果 现金流量的报表 2002年7月 第一节报表管理系统概述 二 会计报表的种类1 按照编报时间分类年报季报月报2 按照编报单位分类单位会计报表汇总会计报表3 按照会计报表的服务对象分类对内会计报表对外会计报表其中对外会计报表主要包括 资产负债表利润表现金流量表会计报表的相关附表会计报表附注 2002年7月 第一节报表管理系统概述 二 报表管理系统 一 报表管理系统的概念在会计电算化工作方式下 要适应不同行业 不同地区 不同单位 不同时间对会计报表编制的客观要求 就必须将计算机数据处理技术与会计报表的编制方法进行有机的结合 设计出专门用于会计报表数据处理的软件系统 这就是报表管理系统 二 报表管理系统的种类1 专用会计报表管理系统2 通用会计报表管理系统3 通用财经电子表系统 2002年7月 第一节报表管理系统概述 三 报表管理系统的特点1 报表管理系统的操作应具有一定的规范性会计报表编制的内容必须完整会计报表的数据必须真实会计报表处理与报送必须及时2 报表管理系统具有很强的综合性报表管理系统是在会计软件其他功能模块日常核算的基础上 通过对账务数据进行加工汇总处理 形成一个综合性的账务数据指标体系 它所产生的数据可以总括地反映单位的财务状况和经营核算结果 报表系统的数据主要来源于账务处理 工资核算 固定资产核算 成本核算等功能模块 各功能模块的核算数据经过报表管理系统的加工 整理 汇总就形成了符合会计制度要求的报表数据 报表管理系统因此具有很强的综合性 2002年7月 第一节报表管理系统概述 三 报表管理系统的基本业务处理流程 一 手工方式下报表编制的流程 2002年7月 第一节报表管理系统概述 二 会计电算化工作方式下报表管理系统数据处理流程 2002年7月 第一节报表管理系统概述 四 报表管理系统的基本功能模块结构 2002年7月 第一节报表管理系统概述 五 报表管理系统的基本操作过程 2002年7月 第二节 报表管理系统的基本概念与窗口 一 报表管理系统的基本概念 格式状态和数据状态报表格式设计工作和报表数据处理工作是在不同的状态下进行的 实现状态切换的是一个特别重要的按钮 格式 数据按钮 点取这个按钮可以在格式状态和数据状态之间切换 2 单元单元是组成报表的最小单位 单元名称由所在行 列标识 行号用数字1 9999表示 列标用字母A U表示 3 组合单元组合单元由相邻的两个或更多的单元组成 这些单元必须是同一种单元类型 表样 数值 字符 UFO报表系统在处理报表时将组合单元视为一个单元 2002年7月 第二节 报表管理系统的基本概念与窗口 区域区域由一张表页上的一组单元组成 自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵 表页表页是由一叠具有相同格式的三维立体报表中一页 二维表和三维表确定某一数据位置的要素称为 维 如果我们将一张有方格的纸称为表 那么这个表就是二维表 通过行 横轴 和列 纵轴 可以找到这个二维表中的任何位置的数据 如果将多个相同的二维表叠在一起 找到某一个数据的要素需增加一个 即表页号 Z轴 这一叠表称为一个三维表 报表的大小报表的大小是由行数 列数 行高 列宽 表页数等因素所决定的 2002年7月 第二节 报表管理系统的基本概念与窗口 固定区与可变区固定区是屏幕显示一个区域的行数和列数的数量是固定的数目 一旦设定好以后 在固定区域内其单元总数是不变的 可变区是屏幕显示一个区域的行数或列数是不固定的数字 可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的 关键字关键字是游离于单元之外的特殊数据单元 可以唯一标识一个表页 用于在大量表页中快速选择表页 关键字包括 单位名称 字符型 最大30个字符 报表表页编制单位的名称 单位编号 字符型 最大10个字符 报表表页编制单位的编号 年 数字型 1904 2100 报表表页反映的年度 季 数字型 1 4 报表表页反映的季度 月 数字型 1 12 报表表页反映的月份 日 数字型 1 31 报表表页反映的日期 2002年7月 第二节 报表管理系统的基本概念与窗口 二 报表管理系统的窗口 一 报表管理系统启动1 在Windows95 桌面 上单击 开始 菜单 在 程序 项下的 用友财务及企业管理软件ERP8 X 菜单下 单击 财务系统 项下的 UFO表 2 在进入 UFO 主界面后 在 文件 菜单中单击 新建 命令 或者单击新建图标 屏幕显示报表窗口 二 报表管理系统的窗口组成 三 报表管理系统窗口的显示 四 报表管理系统的退出 2002年7月 报表管理系统的启动 2002年7月 报表管理系统的窗口组成 2002年7月 第三节报表格式设计与公式编辑 一 报表格式设计的一般操作流程启动UFO 建立新报表 设置表尺寸 即设置报表的行数和列数 画表格线 设置单元属性 设置单元风格 定义组合单元 设置关键字在表页上的位置 2002年7月 第三节报表格式设计与公式编辑 二 设计一个报表样板在UFO表中 一个表文件就是一个文件夹 在这个文件夹中 有一个样板专门用来存放报表的格式 这个样板建立后 就可以根据它作出众多格式相同 但内容不同的报表 这些报表则用来存放会计核算数据 样板与一般数据表的最直观的区别在于窗口左下角的 格式 数据 按钮的状态 如果按钮为 格式 则表明当前表是样板 如果按钮为 数据 则表明当前表是数据表 2002年7月 2002年7月 第三节报表格式设计与公式编辑 确定表尺寸1 在UFO主界面中 双击 格式 主菜单下的 表尺寸 系统弹出一个对话框 2 在 表尺寸 对话框中 将行数改为 列数改为 单击 确认 按钮 屏幕只剩下 行 列 其余部分则变成灰色 2002年7月 第三节报表格式设计与公式编辑 组合单元1 在 单元输入 利润表 在 单元输入 会工 表 再选中 单元 单击 格式 菜单下的 组合单元 2 在 组合单元 界面单击 整体组合 或 按行组合 将 区域变成一个 单元 然后单击工具条上的 居中 按钮 利润表 三个字居于报表正中位置 2002年7月 第三节报表格式设计与公式编辑 设置关键字1 选中 单元 定义关键字 单击 数据 菜单下的 关键字 下的 设置 屏幕显示 设置关键字 窗口 2 在 单元出现红色的 单位名称 XXXXXXXX 重复同样的操作 将 年 和 月 两个关键字加入 2002年7月 第三节报表格式设计与公式编辑 定义关键字偏移1 当关键字该窗口 年 和 月 与 单位名称 XXXXXXXX 叠加在一起时 单击 数据 菜单下的 关键字 下的 偏移 2 根据屏幕提示移动各关键字在单元中的相对位置 负数向左偏移 正数表示向右偏移 2002年7月 2002年7月 第三节报表格式设计与公式编辑 调整线型1 选中 单元到D19单元的区域 单击 格式 菜单下的 区域画线 屏幕显示 区域画线 窗口 2 在该窗口选取 网线 单击 确认 按钮 表格间的线型调整为 网线 2002年7月 第三节报表格式设计与公式编辑 调整单元风格1 选中 到 单元 单击工具条中的 居中 按钮 选中 到 单元 单击工具条中的 居中 按钮 2 或在UFO主界面 可分别单击 格式 菜单下 单元风格 选择相应的字体 字符的排列位置即可 2002年7月 第三节报表格式设计与公式编辑 制作表尾1 在 单元输入 制表 单元输入 财务主管 单元输入 复核 单元输入 报送日期 单击工具条 右对齐 按钮 2 分别选中 区域 单击 格式 菜单下的 单元属性 将 单元类型 定义为 字符 并将这两个区域定义为右对齐 2002年7月 第三节报表格式设计与公式编辑 保存报表样板1 单击 文件 菜单下的 保存 选项 系统弹出一个对话框 2 根据窗口提示 输入文件名 单击 确认 按钮 2002年7月 第三节报表格式设计与公式编辑 三 报表公式编辑在UFO主界面下 单击左下角的 格式 数据 按钮 将系统状态设定为 格式 此时 凡是 单元类型 为 数值 的单元将输入数据 单元类型 为 表样 的单元则可以修改 例 C8 C13 C17 2002年7月 第三节报表格式设计与公式编辑 1 中 单元 单击 fx 图标或按 键 系统弹出 定义公式 窗口 在此处输入 单击 确认 按钮 屏幕显示 定义的 公式单元 字样 2 选中 单元 单击 fx 图标或按 键 系统弹出 定义公式 窗口 在此处输入 单击 确认 按钮 屏幕显示 13定义的 公式单元 字样 3 选中 单元 单击 fx 图标或按 键 系统弹出 定义公式 窗口 在此处输入 单击 确认 按钮 屏幕显示 定义的 公式单元 字样 4 选中 单元 单击 fx 图标或按 键 系统弹出 定义公式 窗口 在此处输入 单击 确认 按钮 屏幕显示 定义的 公式单元 字样 2002年7月 第三节报表格式设计与公式编辑 5 报表单元属性设置选中 区域 单击 格式 菜单下的 单元属性 在该窗口将 单元类型 选中为 数值 单击 确认 按钮 即完成报表公式的定义工作 2002年7月 第四节报表管理与图表功能 一 报表格式管理 一 在固定区中插入行 列 二 插入可变行 三 追加行 列 四 交换行 五 删除行 列 二 表页管理 一 插入表页和追加表页 二 交换表页 三 删除表页 四 表页排序 五 查找和定位 2002年7月 第四节报表管理与图表功能 三 报表数据管理 一 透视1 打开表文件 SYB rep 点取 格式 数据 按钮 进入数据状态 2 点取要透视的第一张表页的页标 将对它和它之后的表页的数据进行透视 3 点取 数据 菜单中的 透视 弹出 多区域透视 对话框 在该窗口的编辑框中输入区域范围 如 4 输入完毕后 按 确定 按钮 将生成透视结果 透视 对话框 拉动水平滚动条到最右边 可以看到各个表页中的关键字的值显示在相应数据的右边 5 单击对话框中的 保存 按钮可以把数据透视结果保存为报表 点取 确认 按钮关闭对话框 数据透视结果将保存为报表中 2002年7月 报表数据透视 2002年7月 第四节报表管理与图表功能 二 数据汇总表页汇总1 打开表文件 SYB rep 点取 格式 数据 按钮 进入数据状态 2 点取 数据 菜单中的 汇总 在下拉菜单中点取 表页 将弹出 表页汇总 步骤1 3 对话框 该对话框用于指定表页汇总数据保存的位置 3 点取 下一步 按钮 将弹出 表页汇总 步骤2 3 对话框 该对话框用于指定汇总哪些表页 4 点取 下一步 按钮后 将弹出 表页汇总 步骤3 3 对话框 该对话框用于处理报表中的可变区 5 点取 完成 按钮后将生成汇总结果 2002年7月 报表数据汇总 2002年7月 报表数据汇总 2002年7月 报表数据汇总 2002年7月 第四节报表管理与图表功能 四 UFO的图表功能 一 图表功能概述 的图表 图表的组成 二 图表窗口的编辑 三 图表窗口的管理1 打开图表窗口 显示图表 2002年7月 UFO的图表组成 2002年7月 第四节报表管理与图表功能 五 报表的打印输出 一 页面设置1 激活所要进行页面设置的报表文件的窗口 2 点取 文件 菜单中的 页面设置 将弹出 页面设置 对话框 3 在上 下 左 右页边距编辑框中输入页边距的值 4 在 缩放比例 编辑框中输入缩放倍数 在0 3倍到3倍之间 5 在 页首页尾 中选择页首和页尾的类型和范围 6 进行页面设置之后 报表窗口并没有变化 在 打印预览 中可以观看页面设置效果 2002年7月 报表的打印输出 页面设置 2