常用事务文书ppt课件

应用文写作 主讲教师 于斐手机号 1895328270 第二章常用事务文书第一节计划第二节总结第三节述职报告第四节简报第五节启事声明 第一节计划 开篇案例 晓云今年6月份就要大学毕业了 作为一名优秀毕业生 他门门功课优秀 成绩始终名列前茅 同时她的实践能力也被老师和同学认可 一直担任院系学生干部 目前已有多家企业向他伸出了橄榄枝 她的家境虽不富裕 但却把生活安排的井井有条 吃穿虽朴素但不寒酸 还时不时看看电影 买些书籍 丰富自己的精神生活 她的朋友也很多 大家都认为晓云是个大方 开朗 乐于助人的好女孩 当别人问起她成功的 秘密 她拿出一个本子 笑笑说 这就是秘密 原来本子上是她每学期初制订的学习 工作 生活计划 上面有明确的目标 每完成一项 就在上面画钩 没有完成的目标也做上记号 旁边标注上原因 待以后完成 就是这一个个目标 一份份计划引她走向成功 第一节计划 计划是前进方向上的路标 是一切行动的先导 也是实现目标的手段 一 计划的含义计划是指单位或个人在一定时期内实现一定目标 制定相应措施和步骤的事务文书 计划也是个统称 常见的安排 打算 设想 要点 方案等都属于计划 二 计划的特点1 预见性2 可行性3 明确性 三 计划的构成与写法标题 正文 落款1 标题 发文机关 关于 事由 文种 公司2011年公司计划 公司2012年技术革新计划 2 正文 前言 主体 结尾 1 前言 目的式开头 常用 为了 根据 过渡语 为此 特制订计划如下 表明计划的依据 目的或指导思想 说明 为什么做 2 主体 任务 目标 措施 步骤 分条列项 3 结尾 号召式结尾 希望 省略3 落款 单位名称 日期 第一节计划 第四节应用文的写作要素一 主旨 主旨的含义主旨是作者通过文章的内容所表达出来的基本观点或主要意图 在一篇文章中 主旨是 统帅 和 灵魂 二 主旨的基本要求1 正确正确是指文章的主旨符合法律法规和国家的方阵政策 经得起历史的检验 具有社会效益 作者通过文章表达的内容应该 符合党和国家的政策 符合客观实际 符合事物发展的本质或发展规律 2 鲜明 应用文 直截了当 态度明确 作者通过文章赞成什么 反对什么 提倡什么应该让人一目了然 一读就懂 3 单一一篇应用文只能表达一个主要意图或基本观点 即 一文一事 一文一旨 单一的要求含义有二 一是事项的单一 二是主旨的单一 4 深刻5 新颖 三 主旨的确立与表现1 篇名点旨 就是用标题概况点明主旨 国务院关于加强水土保持工作的通知 2 篇首亮旨 开门见山 开头交代行文的目的 意义等 为了 为或者根据 3 篇中明旨 将文章的主旨分解为几个方面 每部分用小标题或段首句概况其基本内容 分条列项 4 呼应显旨 采用开头与结尾相互呼应的方式表现主旨 5 篇末显旨 文章结尾点出总的要求 目的的显旨方式 二 应用文的材料 应用文材料的含义材料是指作者用来表现主旨的一系列事实和证据 包括具体的情况 措施 意见 数据 图表和有关的法律法规 方针政策等 搜集和掌握大量的材料 是应用文写作的基础和前提 二 聚材 三 选材 四 用材 数据材料和图片材料1 先后有序 2 详略得当 3 注意色彩 三 应用文的结构 一 结构的含义是指对文章整个格局的布置与安排 包括 外部结构格式 正文篇章结构 正文逻辑结构 应用文外部结构1 标题写法 发文机关 关于 事由 文种Word文档中 第一段 字体 宋体 小二 二号 加黑 居中2 发文机关办理或答复公文的机关写法 标题下空一行 左侧顶格用3号仿宋字标示3 正文一般分为开头 主体 结尾三部分 写法 主送机关名称下一行 空两个字起写 3号仿宋体4 落款署名 发文机关名称 姓名 成文时间 名称在上 时间在下 正文的篇章结构1 开头概述式 概述工作的基本情况或文章的主要内容 使读者有个总印象 总结 报告 会议纪要 简报等常用这种开头方式 目的式 开门见山 交代行文目的 常用 为了 为 等介词起笔 说明要达到的目的 依据式 开头交代制文的依据 常用 根据 依照 等介词引起全文 引述式 在开头引其他机关的来文 批复和函的开头就需引述对方来文 如 你公司 关于成立的请示 收悉 正文的篇章结构2 结尾总结式 以简练的语言概况全文的主旨 总之 总的来说 号召式 提出希望 发出号召 以激励读者 希望 说明式 在结尾交代 说明一些问题 已引起读者的注意 如 本办法自2006年3月30日起实施 定型式 以惯用语结束全文 如 特此通知 以上意见妥否请指示 正文的篇章结构3 主体 分条列项 小标题式 标序式 条目式 条款式 层次和段落 层次又称为意义段 是指文章内容表达的逻辑次序 体现事物发展规律 段落又称为自然段 是指文章内容表达因为转折 间歇等原因所造成的文字上的分割 通常有明确的分行标志 应用文常用的层次和段落安排缘由 观点事实 结论结论 理由 过渡与照应 过渡 过渡词 因为 所以 综上所述等 过渡句 现将有关情况报告如下 现作如下通知 特作如下通告 四 应用文的语言 一 语言运用的要求1 准确2 简明3 平实 朴质无华 通俗明白 不追求华丽辞藻 4 得体5 生动 二 表达方式叙述 说明 议论是应用文写作常用的表达方式 应用文语言特点1 通用性的书面语体 不用个性化的方言口语 不用非规范化的词语 保留使用部分文言词语 2 沿用模式化语词和句式 领起语 为了 根据 因为 承启衔接语 因此 结尾用语 特此通知特此报告 引据用语兹就欣悉惊闻 称谓用语本贵 尊称 该 表态用语不得同意禁止 3 合理运用书面辅助语言合理运用书面辅助语言可以使应用文的表达更为形象 直观 简明 常见的书面辅助语言 图形 表格 公式 符号等 应用文语言运用的基本要求1 准确2 简洁3 朴实4 得体 五 应用文表达方式 应用文表达方式概述应用文的写作 常用的表达方式是 叙述 说明和议论 叙述1 叙述的含义应用文一般都要涉及一定的事件或事项 因此必须采用叙述手段陈述事实经 过程等 2 叙述方法以顺叙为主 有时也可用倒叙和分叙 一般不用插叙 补叙等其他方法 3 叙述人称主要以第一 二人称为主 概括4 叙述的基本要求直接真实 说明1 说明的含义说明 即阐释和解说 是用简明而准确的文字对事物的特性 状态 功能 成因等作静态的介绍 解释 2 常用的说明方法 定义法即对事物的内涵与外延作明确界定 讲明事物 事理 是什么 诠释法即对事物作比较详细具体的介绍 是定义说明的具体化 对定义作进一步的解释和阐述 分类法对较为复杂的事物的构成作分门别类的说明介绍 引用法引用相关论述 文件资料说明事物的形状 特点 本质和规律 比较法通过两种以上的事物的对照 以突出所要说明的事实和问题 举例法通过具体事例来说明概念或观点 数据及图示法运用统计数据和图表来说明对象 给读者以量化和直观的感受 应用写作对说明的要求准确简明 议论1 议论的含义应用文中 作者发表意见 阐明道理 作出评价 批驳他人观点乃至于提出要求 措施 大都属于议论的范畴 议论主要是叙述 说明的补充手段 处于从属地位 不能喧宾夺主 2 议论表达的主要要求 夹叙夹议边叙述 说明情况 边予以分析评价 即就事论事 简化论证即直接用判断句式 表明 是什么 要怎样 应该怎样 以立论为主以立为主 以破为辅 多正面论证应用文一般以正面灌输 正面导向 第二章公文写作知识第一节公文概述一 公文的涵义1 广义公文广义的公文即公务文书 是指党政机关 社会团体 企事业单位等社会合法组织在处理公务时形成和使用的各类文书 2 狭义公文狭义公文也称法定公文 即由中共中央办公厅 国务院办公厅发布的 党政机关公文处理工作条例 以下简称 条例 中规定的决议 决定 命令 令 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要15种公文文种 二 公文的分类 一 按使用范围分1 通用公文2 专用公文 二 按系统分1 党政机关公文2 人大机关公文3 政协机关公文4 军队机关公文 三 按行文方向分公文按行文方向可分为上行文 平行文和下行文 意见很特殊 可上行 平行 下行 领导指导性公文 四 按公文的性质和作用报请性公文知照性公文商洽性公文会议公文 五 按涉密程度分普通公文保密公文绝密公文机密公文秘密公文 六 按处理时限分普通公文紧急公文特急加急 七 根据公文的来源收文发文 八 根据处理方式阅件办件三 党政公文的适用范围 见教材P324 四 公文的特点 一 法定性作者的法定性效用的法定性制发程序的法定性 二 工具性应实而生生而实用 三 规范性内容须符合党和国家法规政策规定格式 行文程序等按 条例 格式 四 时效性时代性及时性效用的时限性 五 公文的作用1 领导指导作用2 处理公务作用3 宣传教育作用4 凭证依据作用 第二节公文格式 条例 第十条规定 公文的版式按照 党政机关公文格式 国家标准执行 一 公文格式各要素编排规则公文一般由份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件 抄送机关 印发机关和印发日期 页码等十九个要素组成 国标将组成公文格式的各要素划分为 版头 主体 版记 三部分 版头部分 公文首页红色分隔线以上的部分称为版头 主体部分 公文首页红色分隔线 不含 以下 公文末页首条分隔线 不含 以上的部分称为主体 版记部分 公文末页首条分隔线以下 末条分隔线以上的部分称为版记 页码位于版心外 版头部分版头部分由份号 密级和保密期限 紧急程度发文机关标志 发文字号 签发人等6要素组成 1 份号涉密公文应当标注份号 2 密级和保密期限3 紧急程度4 发文机关标志5 发文字号6 签发人上行文应当标注签发人姓名 二 主体部分公文主体部分主要包括标题 主送机关 正文 附件说明 成文日期 公文生效标识 附注等要素 1 标题 条例 规定 标题由发文机关名称 事由和文种组成 标题的表达形式 完全式 发文机关名称 事由 文种 发文机关名称要用全称或规范化的简称 事由应准确简要地概括公文的主要内容 事由的结构 关于 的 文种要准确 发文机关名称 文种 省略式事由 文种文种如 重庆市人民政府命令关于2013年春节放假的通知通知 选用公文文种常出现的错误 混用法定公文文种如 公告 通告 决议 决定 错用事务文书文种把属于机关在日常工作中使用的事务文书文种用于法定公文 自制文种生造文种并以法定公文行文 2 主送机关应当使用全称或规范化简称 统称 普发性公文可无主送机关 3 公文正文公文的内容简单时 采用独段式表达 内容复杂时 应采取分条列项的方式表达 4 附件说明公文如有附件 应当注明附件顺序和名称 5 发文机关署名署发文机关全称或者规范化简称 6 成文日期7 印章 三 版记主要由抄送 印发机关和印发日期构成 版记应位于公文最后一页 封四 版记的最后一个要素置于最后一行 1 抄送机关公文若需其他相关的上级机关协助或阅知 可以抄送 2 印发机关和印发日期印发机关左空一字 印发日期右空一字 后加 印发 二字 第三章党政公文写作通告的写作一 通告的适用范围 条例 规定 通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 通告是下行普发性公文 使用频率很高 通告常采用张贴 报刊 电视 广播等大众传媒方式发布 二 通告的种类1 规定性通告 遵守类通告 适用于公布社会各有关方面在特定范围内应该严格遵守或执行的相关要求 既是要求人们 应当遵守 或 应予禁止 的要求 诸如打击某些不法犯罪行为 维护或整治社会秩序等 都可用通告行文 这类通告具有强制性和约束力 具有一定的行政法规的作用 注意 这类通告的制发者必须是拥有相应的法定职权 决不可超越法定职权制发此类通告 2 周知性通告 事项性通告 适用于公布各有关方面应当周知的具体事项 诸如车辆年审 更换执照 停水 停电 迁址等 均可用通告行文 这类通告主要起晓谕 知照的作用 不具有强制性和惩处意义 如 1 宏远公司关于迁址的通告2 重庆市国土局关于发布国有土地使用权出让公示地点的通告3 西南大学关于停电的通告 三 通告的写法 一 标题1 发文机关 事由 文种 二 正文通告缘由通告正文通告事项通告结语通告的原因1 通告缘由通告的目的通告的依据政策依据法律依据 2 通告事项这是正文的主体部分 要具体确切地写明告知的周知 或应遵守的事项 内容单一的周知性通告可以采用独段成文 规定性通告的事项较多 则应采用条列式结构 分条列项地表明规定的事项 4 24 2020 公文文种写作通告 57 3 通告结语执行要求通告结语可对通告事项补充说明专用结语这一部分的写法 可以单独成段 也可作为通告事项的最后一个条款 三 落款印章署名成文日期例文见P81 六 写作通告的注意事项1 正确选用文种2 行文合法有据3 事项明确具体4 用语简明易懂 通知的写作一 通知的适用范围 条例 规定 通知适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项 批转 转发公文 二 通知的分类颁转性通知指示性通知周知性通知 1 颁转性通知 发文通知 批转性通知分类转发性通知发布性通知 2 指示性通知向下级机关或有关单位布置工作任务 安排活动 或就某一事项 问题作出指示 如 国务院办公厅关于确保居民生活用电和正常发用电秩序的紧急通知国务院关于严格规范城乡建设用地增减挂钩试点切实做好农村土地整治工作的通知 3 周知性通知这类通知适用于告知某些事项 如召开会议 变更机关名称 设置或撤并机构 启用或作废印章等事项 如 重庆市人民政府办公厅关于市领导分工的通知重庆市人民政府办公厅关于废止有关文件的通知 三 通知的写法通知的结构 标题 主送机关 正文 落款 标题1 通知的标题宜用完全式 会议通知标题的事由通常由 召开 会议 构成如 天地公司关于召开销售工作会议的通知重庆市人民政府关于召开加强安全生产工作会议的通知 正文 指示 周知 性通知的正文通知缘由正文通知事项结束语 通知缘由 通知的根据 原因 目的或其他方式 通常以一个自然段表达 过渡用语 现将有关事项通知如下现作如下通知特通知如下也可以不用过渡用语 直接顺接通知事项部分 通知事项 对指示的内容作具体阐述 如布置任务 阐明工作原则 拟订方法措施 交代注意事项等 常采用分条列项的方式表达 提出号召 希望 结束语提出具体的执行要求专用结语 3 会议通知正文的写法开头 开会的目的 依据 谁决定召开 和会议名称 过渡用语 现将有关事项通知如下 通知事项 分条列项交代开会的相关事项 通常包括会议内容或议题开会时间 期限 开会地点与会者会议要求 参会需作的有关准备会议其他事项等 结语 专门结语 通报的写作一 通报的适用范围 条例 规定 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和告知重要情况 二 通报的主要特点1 典型性2 政策性3 教育性 三 通报的种类通报按表达的内容 可以分为表彰性通报 批评性通报 情况通报 1 表彰性通报表彰性通报适用于在一定范围内表彰先进人物 先进单位和宣传推广先进经验 2 批评性通报批评错误或处理事故的通报 3 情况通报情况通报用于传达重要精神或者交流重要情况 四 通报的写作 一 通报的结构标题 主送机关 正文 落款 二 通报的写法1 标题 1 发文机关 通报事由 文种 主送机关通报的主送机关是选择项 标识主送机关 常用统称表示 普发性通报则可以不标识主送机关 不能写为 全市人民 全体职工同志们 等 正文基本情况或基本事实分析评价作出决定或处理意见提出希望或发出号召 请示的写作一 请示的适用范围 条例 规定 请示适用于向上级机关请求指示 批准 二 请示的分类请示请求指示的请示请求批准的请示 三 请示的写法 标题请示标题的事由不能有 请求 要求 等表示祈请的词语 否则就和文种中 请 的意思重复了 如 重庆市人民政府关于设立江北国际机场海关的请示 主送机关 条例 规定 向上级机关行文 原则上主送一个上级机关 正文请示的正文由请示缘由 请示事项 结语构成 1 请示缘由缘由应表达出请示事项的重要性 必要性和可行性 2 请示事项请示事项表达应明确具体 3 请示的结语一般以期请性惯用语作结 如 以上请示妥否 请指示 以上请示当否 请批复 落款落款应表达出署名 印章 成文日期 附注为了方便上级机关及时联系 应在成文日期的下一行 用圆括号注明联系人的姓名和电话 函的写作一 函的适用范围 条例 规定 函适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 函主要属于平行文 二 函的分类 按行文方向分去函 发函 来函 收函 复函 按内容分1 商洽函商洽联系相关事宜 2 询问函询问相关事宜 3 请批函请求批准事项 4 答复函答复商洽询问请批事项 三 函的写法1 标题三要素式 发文机关 事由 文种 3 正文正文由缘由 事项和结语构成 1 发函缘由去函 简要说明发函原因 目的 或说明工作中的困难和需要 或概述事情的原委 复函 引述对方来函的标题和发文字号 表达为 你 贵 公司 厂等 关于 的函 函 2013 号 收悉 经研究 现函复如下 2 事项去函应将商洽 询问 告知或者请求批准的事项予以具体 简洁的表述 用语应庄重有礼 复函须针对来函予以具体答复 3 结语去函 专此函达 请予函复 特此函达 恳请函复 复函 专此函复特此函告四 写作函应注意的事项1 正确选用文种2 必须一函一事3 行文语气谦和 第四章事务文书写作调查报告1 调查报告的涵义调查报告是对某一现象 某一事件或某一问题进行深入细致的调查 并进而对调查所得材料进行认真分析研究之后写成的反映调查研究成果的文书 2 调查报告的种类详见教材 简报的写作一 简报的概念简报是对一定情况或问题进行简明报道的信息文书 它也是各级各类社会组织编发的刊载这种信息报道体文书的内部刊物的名称 作为刊物的简报常被赋以多种不同名称 如 信息 通讯等 二 简报的特点详见教材 三 简报的种类1 工作简报2 会议简报 四 简报的格式简报由报头 报身和报尾三部分组成 1 报头报头的格式项目主要有简报名称 期数 编发单位和编印日期 2 报身报身又叫报核 位于报头和报尾之间 即单独成篇的报道文章 报身结构大多由标题 导语 正文 结尾组成 某些重要的工作简报 情况简报和转发文章的简报 常在标题之上加按语 1 标题 发文机关 事由 用概括 简明的语言概述简报的主要内容 2 正文简报的正文包括导语 主体 结尾三部分 导语 时间 地点 人物 事件 主体 事件的具体化 结尾 可有可无 四 简报写作注意事项1 篇幅简短简报的字数一般应限制在一千以内 最长不超过两千字 2 内容真实 准确 典型 3 有较强的针对性 指导性 4 一文一事不能将多件事放在一份简报中报道 如反映的内容较多 应分成几期连续报道 计划的写作一 计划的涵义计划是机关 团体 企事业单位人民群众对未来一定时期的工作 学习等预先作出安排而制作的文书 二 计划的特点明确的目的性科学的预见性执行的约束性实施的可调性 规划 纲要 是较全面 较长远的具有战略性意义的计划 带有全局性 长远性和方向性的特点 其中 纲要更原则 更概括 方案 指专项工作的 专业性比较强的 比较周密的具体的计划 要点 指一种粗线条式 提纲式的计划 常用于领导机关 安排 短期性的一般工作计划 五 计划的写法 1 标题 1 单位名称 关于 时限 事由 文种 如 宏远公司2013年销售计划 2 单位名称 事由 文种 如 宏远公司关于货币分房的方案 3 时间 事由 文种 如 2013年教学计划 2 正文 前言 主体 结语 1 前言 全文的导语 简明交代有关情况 写明任务依据 提出总的要求等 根据 为 现就 工作 特制定如下计划 主体 任务目标 措施和步骤 三要素 应分条列项写作 一 任务目标 二 措施和步骤 结尾 提希望 发号召 或者表决心 落款六 写作计划的注意事项 内容完整 目标具体 措施切实可行 总结的写作一 总结的概念总结是社会组织或个人等对前一段的工作进行回顾评价和分析研究 找出经验与教训 形成规律性的认识 以指导今后工作的事务文书 总结的主要特点是回顾性 评价性 理论性 二 总结的类型总结可以分成多种类型 1 按性质分 有综合性总结 全面总结 专题性总结两种 2 按内容分 有工作总结 学习总结 会议总结 思想总结 生产总结等 3 按范围分 有个人总结 集体总结等 4 按时间分 有年度总结 季度总结 月份总结等 总结的写作总结的结构为 标题 正文 落款1 标题 1 公文式标题发文机关 关于 时间 事由 文种宏远公司关于2012年销售工作总结 2 新闻式标题 2 正文正文的结构由前言 主体 结尾三部分构成 前言 根据式 目的式开头 根据 为 过渡语 现将工作总结如下 主体 一 基本情况二 主要经验三 问题与教训四 今后的打算或者 一 思想方面二 学习方面三 工作方面 3 落款署名 印章和日期 如果标题和题注已标明的 也可省略落款 四 写作总结的注意事项1 定准基调 恰当选材2 准确提炼 创新理论3 结构明晰 语言简洁 述职报告1 述职报告的涵义所谓述职 即专题汇报自己的工作职责 它是党政机关 企事业单位审议 考核干部 管理者等人员时 被考核者采用的一种禀陈自身职责和绩效的形式 述职报告就是用于述职的应用文 可定义为 述职报告是各种社会组织的管理人员 专业技术人员接受有关考核 向有关方面陈述自己在一定时期内履行岗位职责的情况及绩效的文书 会议讲话稿1 会议讲话稿的涵义会议讲话稿是各级各类社会组织的领导人作会议讲话的底本性文书 2 会议讲话稿的种类 报告式 致辞式即开幕词 闭幕词之类的讲话稿 感谢信的写作1 感谢信的涵义感谢信是社会组织或个人向给对自己有过关心 帮助和支援的单位或人员表示感谢而写的专用书信 感谢信既具有表示感谢的作用 还具有一定的表扬作用 感谢信既可以直接寄给感谢对象 也可以在报社 电台 电视台等大众传媒上发表以起到宣传和弘扬的作用 2 感谢信的写法1 标题2 称谓3 正文 感谢缘由即写明因何事向对方表示感谢 颂扬称谢热情赞扬对方的难能可贵之处以及所产生的影响 并表示向对方学习的态度和决心 4 结尾5 署名和日期 三 感谢信写作注意事项1 叙事简洁 评价恰当2 抒情求真 诚挚自然 贺信1 贺信的涵义与作用贺信是对有关组织和人员的胜利 成功 庆典 会议 寿辰等喜庆之事表示祝贺的专用书信 当有关组织或个人在工作中取得显著成绩 或重要会议召开 工程竣工 科研项目完成 公司开业 华诞庆典等重要活动 都可以使用贺信的形式表示祝贺 贺信有祝贺作用 表彰作用 教育作用 慰问信的写作1 慰问信的涵义慰问信是以组织或个人的名义向对方表示慰问 鼓励的专用书信 2 慰问信的种类向取得成绩 做出贡献的集体或个人表示慰问 向遇到巨大困难 遭到重大损失的群众表示慰问 节日对相关人员的慰问 3 慰问信的写法 1 标题在第一行正中写上 慰问信 或 致 的慰问信 2 称谓 3 正文正文一般包括三方面内容 慰问缘由简要叙述因何事向对方写慰问信 详陈事由详细叙述对方取得的成绩或所遭受的困难 表达慰问提出希望 号召或对慰问对象予以鼓励 4 结尾 5 署名和日期 4 慰问信写作注意事项 1 注意区别相近文种 2 根据行文方向确定语气 启事1 启事的涵义启事是单位或个人就某项具体事宜告知公众 希望人们关心帮助或参与的事务文书 2 启事的种类 征招类启事 声明类启事 寻找类启事 第五章专用文书写作合同的写作1 合同的涵义 1 合同的本义为 合起来相同的意思 2 中华人民共和国合同法 第二条规定 合同是平等主体