企业行政概述培训ppt课件

企业行政概述培训课程 斐讯南宁 梁羽 2015 4 目录 一 行政工作概述二 行政工作的两大核心三 做好行政工作的核心能力四 行政人员的核心素养 一 行政工作概述 1 广义的企业行政为了企业的生存与发展而依靠一定的法律 制度 原则及方法对企业进行职能性管理的总和 企业行政系统 包括上至最高层管理者 涵盖企业各个部门管理人员及专业行政部门的管理体系 2 狭义的企业行政行政办公事务管理及人力资源管理的统称 现代企业中一般称为办公室 行政人事部或者单设行政部 人力资源部 行政部门具体包括制度制定 执行和推动 日常办公事务管理 办公物资管理 档案文书管理 会务管理 涉外事务管理 宿舍 食堂 车辆 安全卫生管理等 二 行政工作的两大核心 1 1 服务 之 后勤职能 1 后勤 满足日常工作需求 为办公环境及各部门物资需求保驾护航 总部行政平台 后勤保障部 物业部 后勤工作模块主要内容 1 办公用品管理 低值易耗品管理 日常工作重点在于确保库存 满足需求 1 1 服务 之 后勤职能 1 2 物资管理 办公家具 设备管理 包括采购 使用 维修维护 日常工作重点在于物资安全 完整 无遗失 可查 及设备故障处理 3 车辆管理 用车调度 油耗管理 车辆保养维护 车辆保险年审 日常工作重点在于保证车辆合理 正常使用 满足工作用车需求 1 1 服务 之 后勤职能 2 4 办公环境管理 环境绿化美化 环境保洁 5 安全消防管理6 员工宿舍管理7 员工食堂管理后勤是行政的最基础部分 其显著特征是事务琐碎烦杂 几乎涵盖日常办公最基本需求的方方面面 最需要条理及耐心 借助各类表格协助管理是十分有必要的 1 2 服务 之 文书 印信 档案职能 行政文书体系管理 包括各类公文的草拟 审核 颁发流程 文书即包括对内也包括对外 文书拟写及使用的规范及合理 是企业管理水平及企业形象的重要体现之一 行政文书涉及公文的拟写规范及语言组织能力 通常设立专门文秘岗位人员 印信管理指企业各类印章及授信文件的管理体系 管控重点在于确保企业各类授信安全 不被盗用或滥用 印信的使用通常需经过审核登记 1 2 服务 之 文书 印信 档案职能 行政档案管理体系是保证企业各类重要文件资料得到妥善分类保管的专门体系 企业关键文件的及时归档及档案的安全 可查是确保企业各项业务正常开展的重要前提 行政档案涉及档案归档及检索的系统管理 需设置专岗甚至专门部门进行管理 防止人员更迭管理不善导致丢失或者损毁 档案管理专员或者档案部 企业行政的文书及档案管理 是行政工作中的专业工作模块 有其必须遵循的管理模式 1 3 服务 之 制度管理职能 行政制度职能 是指行政管理部门为规范公司各方面管理而制定一系列管理规章 工作流程及工作表格 并监督执行的工作职能 这一职能包括2个部分 制定 监督执行 重 制度的制订必须经过充分的调查了解及沟通过程 制度配套流程及表格文件必须完善 最后制度必须经过严格审核确认流程后方能颁布 制度的制订和执行过程是一个动态过程 并非一朝颁发就永不变动 需要在把握大方向的前提下不断调整以适应实用 1 4 服务 之 会务活动 办会 是行政部门重要职能之一 小到日常的工作例会 大到公司年会 周年庆 工作表彰会等等 行政部是主要承办部门或者主要协办部门 业务性会议 1 4 服务 之 会务活动 一般性的会务活动 行政部门的工作主要包括 1 会议通知的拟写和发放 2 会议的组织 记录及会议纪要的整理及下发 3 会议议定事项的跟踪监督及执行反馈 4 会议文字影音资料的收集 整理 大型会务的组织 需要极强的综合能力 是最能考验行政管理部门工作能力 策划水平 工作效率和应变能力的专项工作 也是作为优秀的行政人员必须具备的综合能力之一 除 办会 外 主办 或协办 各类公司内部员工活动及公司与外单位的联谊活动 也是行政部与人力资源部门重要工作之一 1 5 服务 之 外联 1 外联 职能范围较广 即包含对外的大小来访 接待 文书往来 也包括企业对外的宣传报道及政府部门事务 非业务类外单位事务联系等等 从小处说 外联模块最为日常的工作是访客接待及外来客户的食宿安排 这涉及到协议酒店 饭店等等一系列协议单位的管理 政府事务中包含的日常事务之一是公司各类经营证照的管理 包括证照的年度报告 变更办理等等 如果公司与政府部门往来密切的 还包括与政府部门的信息收发与处理等 1 5 服务 之 外联 2 处理外联事务的原则之一 是牢牢记住 公司形象 四个字 永远记住你代表的是公司而非个人 你体现出来的风貌既是公司的形象 因此 在对外事务中 务必保持专业 规范的态度 不可随意任性 对外文书是企业对外公布信息的严肃渠道 除得到授权外必须经公司审核签发流程 严禁私自 随意发送 2牢固树立 成本 意识 行政部门是一个 花钱 的部门 与业务部门的费用支出不同 行政部门的支出不产生任何利润 因此 对行政工作而言 节流 效益 合理控制办公成本 是行政工作的要务 行政工作人员必须有清晰的成本节约意识 2 1 成本 之 预算决算 预算管理是现代企业管理的实用工具 行政部门作为费用开支的主要部门 通过合理的预算 为公司决策提供参考 同时也为费用的控制提供依据预算建立在计划之上 因此预算的前提是做好工作计划 根据年度 半年度或者季度的工作计划 执行相应的预算 预算作为费用的参考 必须有费用的决算与之对应 通过决算检验预算的准确度 并且通过决算 检查费用开支的规律性 通过决算 发现费用开支的异常并及时查漏补缺 比如 规律性费用如月度通讯费或者水电费出现大幅度波动时 可通过预算与决算的对比及决算环比 估算是否出现使用异常 从而实现办公成本的有效控制 2 2 成本 之 控制 1 成本节约必定伴随着合理的控制 对资源使用的控制 对物资需求的控制 对办公行为的控制 行政管理中所谓的 管理 既是对其所涉及工作对象的合理控制 行政工作核心的 服务 职能既指服务于具体的员工 更指服务于企业主体 而 控制 更多的针对具体的员工及员工行为 控制的本质不是限制 而是杜绝不必要的支出和杜绝不合理的浪费 2 2 成本 之 控制 2 行政成本的大宗 通常在于房屋 物业 水电及车辆费用 因此 成本的控制通常需要针对这些大项进行 房屋物业 在办理办公居所的时候就开始做成本考虑 选择适合的物业 如果物业的选择不在行政部门进行 需做好与物业相关款项的事项管理 包括装修 办公布局 设备的设置及采购等 水电 节能节水管理 杜绝不必要的水电浪费 如空调管控 照明管理 办工座位电脑及电源使用管控等 2 2 成本 之 控制 3 车辆费用 严格车辆管理 杜绝公车私用 合理派车 保证车辆使用效率最大化 车辆油卡及油耗管理 保证油卡安全杜绝随意加油 提高司机节油意识采购控制 作为最主要的成本开支部门 大宗采购务必做好供应商的选定 并且做到货比三家 询价议价 做好采购的性价比选择 与采购密切相关的是库存管理 保证物品库存合理的同时避免库存积压 也是成本管理的关键 办公行为控制 比如杜绝消耗性物料 如办公用品 浪费 纸张双面打印 物料领用及回收管控等 2 3 成本 之 资源调配 对于资源的使用来说 避免出现资源闲置并且实现应用的最大化 既是资源使用上的成本节约 在现实运用中 打印设备的共享是最常见的资源配置 即通过合理共享减少闲置的设备的概率 使设备使用最大化 行政部门作为日常办公设施设备的具体管理部门 能够从总体上掌控公司的设施设备资源 充分实现跨部门调度 比如使A部门的闲置设备调用到有使用需求的B部门 避免重复采购 三 做好行政工作的核心能力1 沟通表达 行政与销售都是与人打交道的工种 大家面对的都是客户 不同的是销售面对的是给公司带来直接利润的外部客户 而行政面对的是公司的内部客户 每一位同事 都是我们的客户 因此 沟通及表达 能力 是行政工作最基础的能力 如何实现有效沟通 是行政人员的核心能力之一 有效沟通的关键 同理心 需求的有效提出 聆听 及时的跟踪反馈 表达的关键 简介 归纳 思路清晰 重点突出 三 做好行政工作的核心能力2 良好的计划性 行政工作很大程度上是细琐 烦杂 重复的 如果都是等着工作找上门 结果往往就会变成专业打杂或者消防队员 优秀的行政需要将很多工作做在前面 比如设备管理 设定例行检查检修时间 避免突然的故障 比如办公用品管理 设定固定的需求收集及领用时间 比如会务的执行 设定固定的启动及执行程序 通过对时点 规则 流程的控制 实现有序的运行 行政人员必须善于为自己的工作制订计划 通过计划控制避免自己陷入胡混瞎忙低效率的工作状态 三 做好行政工作的核心能力3 基础能力 OFFICE软件应用能力 需要与各种文件各种表格各种统计打交道 公文 文书拟写能力 公司公文的主要行文及发文部门 各种会议的主要记录整理部门 各种总结 计划 方案的拟写部门 规章制度的草拟及主要整理部门 交际礼仪 内外接待的形象部门 四 行政人员核心素养 1 原则性 首要素养 何为原则性 既对制度的遵守 对成本的管控 对物资的廉洁监管 比如说节水节电资源节约 比如说车辆管理 只要制订了制度则需监管执行 而不能徇私人情 否则就是监管失职 比如说作为物资及库存的管理者 更不能监守自盗 这是最基本的职业操守 细心和耐心 行政工作的琐碎烦杂决定了行政人员必须具有非常的耐心 行政工作是磨人的 跟有直观销售业绩的销售部门不同 行政做好了没人在意 做差做偏了却很容易被记住 常常是只有苦劳没有功劳 我跟大家分享一个我从事行政工作10年来的个人心得 行政工作是不求