采购管理控制程序

采购管理控制程序Purchasing management control procedure文件名称程序文件文件编号文件版号文件页次6/61.0目的对本公司生产所需物资的采购进行控制，以保证所采购的物料符合规定要求。2.0适用范围本程序适用于组织自购物料的采购作业管理及对生产用物料、辅料供应商的选择和评审过程,及办公用品的申购等。3.0定义3.1协力厂商：在公司产品实现的过程中，根据公司要求为公司提供稳定可靠的物料来源的厂商。3.2采购资料:明确采购物料所要求的资料。包括采购订单、图纸、规格书、检验项目明细，以及申请购买部门提出的要求。3.3报价单：采购寻价过程时，协力厂商提供产品价格的正式凭证。主要应包括：产品名称、规格、型号、税率、价格、付款方式、公司名称、盖章。4.0职责4.1采购部：负责具体实施采购作业与开发、管理协力厂商，建立采购资料档案。主导协力厂商的评审。4.2品质部：负责采购物料品质的检验、监控与跟踪处理；文控中心负责发布对外资料。参与协力厂商的评审与管理。 4.3 PMC部：负责对物料的管控，提出物料需求的部门，并对协力厂商的准时交货率进行统计与监督。参与协力厂商的管理。4.4工程部或开发部：负责提供所需的BOM表、技术规格书并对协力厂商样品进行鉴定。参与协力厂商评审。4.5生产部门:负责在办公用品需要申购时,内部联络单的填写。经财务审核,总经理或其受权人批准,人事行政部统一请购。4.6行政部:负责对生产部门内部联络单的处理和相关物料的采购和安装。5.0工作程序5.1报价5.1.1 采购询价时需从合格协力厂商名录中选择23家厂商报价，客户指定供应商和垄断行业产品除外。5.1.2 如需开发新协力厂商，采购依据协力厂商开发和考核作业规定进行。新物料采购前，如需其他部门对物料进行确认时，确认部门只负责就产品的质量和产品要求与供应商进行沟通，而采购价格的谈判由采购部负责且需2人同时在场。5.1.3 针对半年以上未交易的产品，再次交易时应找协力厂商重新报价。5.1.4 针对有一定采购量且采购频繁的物料应要定期降价或是重新比价，在对产品进行比价时，采购员应给出比价建议。5.1.5 采购员整理报价单并附供应商比价表经采购主管审核后，呈总经理或其授权人核准。依据协力厂商开发和考核作业规定开发的新协力厂商，则必须附上协力厂商现场调查评审表。 5.1.6报价单经总经理或其授权人核准后，原件由采购部保管，复印交PMC录入ERP系统后，由财务部保管。5.1.7如为新协力厂商或新物料，采购应依据样品管理作业规定对物料进行打样确定。5.2协力厂商的评价、选择5.2.1协力厂商的资格认定与新的协力厂商开始合作前，应依据协力厂商开发和考核作业规定进行评价，并认定其协力厂商资格。5.2.2协力厂商的登录采购部将选择认定合格的协力厂商登入合格协力厂商名录。5.3协力厂商的定期考核采购部应依据协力厂商开发和考核作业规定对合格协力厂商名录，每三个月由采购部主导定期考核一次。考核参与部门：品质部，PMC部，采购部。考核内容包括：采购物料的品质状况、交期、价格及配合度。5.4采购部在下单前，应与协力厂商签订采购合同或相关协议并由采购员将协力厂商基本资料输入ERP系统。5.5 采购需求的提出 致 5.5.1 PMC部依据销售计划在ERP系统拟定物料需求表经主管审核后，提供给采购部。5.5.2 辅料申请由各使用部门提出，填写物料请购单经部门主管审核，总经理或其授权人批准。原件由请购单位保存，副本分发采购和PMC。原则上每月请购2次。5.5.2.1 采购部负责采购的辅料有： A生产用辅助材料如：洗板水、天那水、锡膏、热熔胶等； B、专用表单如：日常用量大的印刷类表单； C、生产用工具及各种仪器设备如：剪钳、测试架用探针等； D、办公类大件物品如：电脑、办公桌、柜子等（文具类除外）；注：5.5.2.2电工类消耗品,由需要部门提出维修或安装申请,电工人员列出请购清单, 财务审核,总经理或其受权人批准。采购负责购买。费用公摊至相关使用部门。注：5.5.2.3办公文具由需求部门申请,财务审核,总经理或其受权人批准,人事行政部统一请购。5.6采购需求的受理5.6.1采购部门依据PMC部提出的物料需求表或生产部提出的物料请购单进行采购作业。采购订单需经部门主管审核后呈总经理或其授权人批准。5.6.2各部门表单的采购,应依据文控中心提供的表单样品进行采购。5.7采购物料的替代品与安全库存对应如所需物料可通过更换材料或品牌等方法以达到降低成本的目的应送样经开发部确认，如因厂商停止生产该物料但又需要确保一定库存时，应经市场部和开发部确认，再呈总经理或其授权人批准后，实施采购作业。5.8 采购部门应依据物料需求表在合格协力厂商名录中选择合适的厂商下单，如有需要应提供图纸，规格书等相关资料。5.9订单变更5.9.1采购订单未下给协力厂商，需变更订单交期、数量或取消订单时，PMC应书面通知采购。5.9.2如采购订单已下至协力厂商，需要取消已下订单的所有或一部分物料时，要与协力厂商达成一致，在更改订单上注明取消订单的编号，传真给厂商回签。5.10交期管理5.10.1采购部和PMC部应掌握物料的到料状况，进行到料日期的确认，督促物料的到料，确保交期，以保证生产的顺利进行。5.10.2 应每天关注生产排程，特别注意交期短的订单物料，或需提前交期物料，及时与协力厂商协调采购数量、交期。5.10.3订单物料如发生交期延期问题，采购员应与厂商交涉，并与相关部门协调。5.11采购物料的验货管理5.11.1我司到协力厂商现场验货品质部或相关部门直接到协力厂商验证BOM类物料时，应按照规格书或验证要求规定，由IQC直接验货。但应事先通知到协力厂商。5.11.2客户对我司协力厂商验货合同上如有规定，则客户或其代理人员可到厂商或业务部门验证采购物料是否符合规定要求。但进行此种验证/审厂需提前取得协力厂商同意以及总经理批准。5.12来料验收、入库5.12.1入库物料的标示方法为防止混淆、误用，采购部应要求协力厂商配合依我司标示方法标示物料。5.12.2来料的核对仓库人员应依据采购订单，确认来料是否符合订单批号、规格和数量要求。当来料的批号、规格和数量不符，仓库应马上通知相关采购员到现场处理。5.13采购物料入库检验5.13.1 BOM类物料应由品质部门依据来料检验标准进行验货并将检验记录提供给仓库。5.13.2辅料以外的采购物料应由申请部门确认来料是否与要求购买的物料一致。5.14验货完毕物料的处理5.14.1仓库应对判定合格的来料入库，然后发放给生产部门，但必须将合格物料的数据建入ERP系统。5.14.2不合格品应依据不合格品控制程序处理。5.15模具管理请参阅模具管理作业规定。5.16采购资料的管理及保存5.16.1采购资料（采购数据）的管理5.16.1.1采购资料的管理原则上由各采购员保管，但应标识清晰的保管于部门公用领域。5.16.1.2提供给协力厂商的采购资料（图纸，规格书等）应为文控中心发布的资料。5.16.1.3对于非BOM用物料（设备，检测仪器等），以协力厂商提供的彩页或型录等资料作为采购资料依据时应由申请部门主管确认后进行管理。5.16.1.4协力厂商提供的物料规格书为采购依据时，应交由文控中心依据文件控制程序进行管理。5.16.2采购记录的保存5.16.2.1认定协力厂商时的评价记录，合同或合约的相关记录应依据文件控制程序进行编号及注明保存期限。5.16.2. 2 作为交易证明的所有单据等相关资料应依据记录控制程序进行保存。6.16.2.3超过保管期限的票据等资料应根据需要进行防泄密的处理。6.0流程图6.1采购作业流程图（见附件一）7.0附件7.1 KTPU12V1.0-001 采购订单7.2 KTPU36V1.0-002 协力厂商现场调查评审表7