WORD的自动多级编号功能.doc

WORD的自动多级编号功能1、新建一个文档，在页面需要插入编号的位置右击鼠标，选择“项目符号和编号（N）”，再点击“多级符号（U）”标签，出现如下窗口。需要说明的是，我的软件已经做过相应的设置，所以你在电脑上看到的具体内容与本文贴图不会完全一致。从图中可见，Word 可以设置七种不同的自动编号样式。2、随便选择一个样式框，点击“自定义（T）”按钮，出现“自定多级符号列表”窗口，再点击“高级（L）”按钮，出现下图。这里就是我们设置多级编号样式的的操作界面。3、现在重点解释一下设置第一级别自动编号的方法，即按“一、二、三、”的序列编号，其他级别自动编号的设置方法是大致相同的。（1）在“级别（V）”下方有9个数字，表示word可以编制九级自动编号。现在是要设置的是第一级，点击“1”。（2）在“编号样式（N）”中，选择需要的编号序列形式。本文是按“一、二、三、”序列编号，选择“一,二,三(简)”一栏。注意，这个位置还有一个不带“（简）”的“一,二,三”序列，不要选错。否则编号到两位数后会有不同，比如13会表达成“一三”而不是“十三”。（3）在“编号格式（O）”中，编号样式会随着你选择的样式变化，如数字1会变成“一”，并成灰底显示。在word中，灰底显示的文字都是会自动变化的，如日期、页码、自动生成的目录等，不要对此作任何改动，否则就达不到自动编号的效果了。在灰底编号后还有一个小数点，这是软件默认的分割符。没有分割符的话，容易出现编号和正文条款内容混淆的情形，所以一般都要在编号后加上分割符，以区别编号和正文。我的习惯是用全角顿号（、）作为分割符，所以删去小数点，输入一个顿号。（4）其他栏目的设置参考上图。特别需要注意的一个设置是“编号之后（W）”，强烈建议要选择“不特别标注”，尤其不要选择“制表符”，否则正文条款多的话，编号后的文字很难对齐。至于“对齐位置”和“缩进位置”，是和英文的排版格式有关，与中文的排版格式不同，设为零就行。在上图中，还有一个选项是“将级别链接到样式（K）”，如果你对WORD的“样式”有认识，还可以把相应级别的文字直接链接到设定好的样式中，这对软件自动生成文档目录、减化格式设定等有极大帮助。有时间再写一篇关于样式的文章，本文就不多说了。（5）至于第二级别之后的设置，先在“级别（V）”中选择相应的级别，再选择相应的“编号样式”即可，其他的设置与第一级是一样的。需要特别注意的是，word内置的默认编号第一级是“1”，第二级是“1.1”，第三级是“ 1.1.1”，如此类推。因此，与第一级别不同，从第二级开始，在“编号格式（O）”中就会出现不只一项灰底显示的文字，保留最后一个（就是会随着你在“编号样式”中选择的样式变化的那项灰底文字），其他的文字和符号都删除，再加上你喜欢的分割符。如此重复，设置多几个级别，一般五个级别就够用了。（6）按确定返回到“项目符号和编号（N）”窗口，再按确定，页面上就会出现某一级别的编号，同时，你设置的多级编号样式就保留在所选择的样式框中，以后可以随时调用。输入正文，软件自动以段落为单位，在每一段落回车后进行自动编号。连续两个回车，则取消自动编号。如果要提高或降低某一段落的编号级别，在该段落任意位置右击鼠标，选择“减少缩进量（D）”或“增加缩进量（I）”，编号会自动调整，之后的段落的编号会保持在这一级别上，直到你作出调整。4、其他说明（1）按上面的操作，所有文字都是左对齐的，这是因为“对齐位置”设置了为零的缘故。这当然不符合中文格式要求，中文是要求每一段落的首行缩进两个字符。不要紧，先写好你的合同，再选定相应的段落，在反黑的文字上右击鼠标，选择“段落（P）”，在“特殊格式（S）”中选择“首行缩进”两字符即可。（2）很多文档已经是手工输入编号的，调整起来很麻烦。选定相应的段落，再套用刚才设定好的自动编号样式看看，是不是已经转换为自动编号了？不过软件一般不能全部转换，还需要对照原级别结构用“减少缩进量”或“增加缩进量”的方式调整，有些原文的编号还要删除，当然这时的工作量已经少很多了，最重要的是，出