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文档简介
会议接待策划方案为确保各项会议接待工作的顺利进行,特制定会议方案如下:一、会议主题:重庆肉协 肉牛产业研讨会长博集团二、会议时间:2014年7月25日2014年7月27日三、会议地点:邀请函为准四、环境布置(一)会场涉及区域政府,茶海之心景区,长博生态产业园 五、会议内容第一板块 会 议 安 排(一)会议时间:2014年7月25日下午会议地点:现场及长博会议室会议内容:莅临凤冈重庆长博生态产业园参观并交流(二)会议时间:2014年7月26日 上午8::30-12:00会议地点:政府会议中心(暂定)会议内容:1) 主持人介绍参会来宾,致辞。2) 县政府领导致辞3) 介绍重庆长博生态产业园发展规划4) 遵义市相关单位对遵义市肉牛现状及发展做简介5)做专项研讨(三)会议时间:2014年7月26日 下午14:00-18:001)会议地点:政府会议中心(暂定)2)会议内容:专项讨论3)会议结束:致答谢辞(三)会议场地布置:1)多功能设备:电脑,投影仪设备2)会议用品:会议记录薄,笔,茶杯(4) 会后合影:时间:在会议结束前,告知大家不要急于离场,按序下楼,在指定地点合影留念。 第二板块 餐饮,住宿安排(1) 2014年7月25日 晚宴时间: 18:30住宿地点:茶海之心酒店(2) 2014年7月26日 午餐时间:12:00-14:00 晚餐时间:19:30-20:30住宿地点:茶海之心景区(三)2014年7月27日 早餐时间:8:00 午餐时间:12:001) 8:30-12:00参观茶海之心景区2) 做好部分嘉宾回程工作(3) 晚宴方式:1) 圆桌形式,10人一桌2) 菜品:热菜,凉菜,甜品第三板块 交 通 接 送1驾驶组应全力配合综合协调组1) 驾驶组负责嘉宾接送(及时对嘉宾的行程跟踪)2) 嘉宾回程安排:根据嘉宾具体实际情况安排回程事宜(及时对嘉宾的行程跟踪)3) 备用车辆准备两辆第四板 块 会 议 接 待(一)工作内容1、会议议程策划:2、编撰、印刷会议邀请函3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务;4、会议前期报名的接待、物品分发等;6、协助酒店住宿、餐食服务等工作;7、提供会议期间车辆的调配、服务工作;8、提供机(车)票的订购服务工作;9、提供专业接待人员服务工作;10、根据需要,提供其他公务活动服务工作;(二)、组织机构及职责1、综合协调组:以行政办公室为组织核心展开工作(1)负责总体接待方案的制定等文件编制工作;(2) 负责到会嘉宾信息收集、整理等对外联系(3) 工作负责对外具体联系落实与会嘉宾的初步行程、人数、往返时间。(4)负责与本次会议全面对接工作;(5)负责落实政府领导领导的接车辆安排;(6)负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作;2、接待服务组工作职责:驾驶组配合协调组 (1)负责嘉宾的接送工作。(2)负责为与会嘉宾提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察游览、等其他会议服务;(3)根据嘉宾的实际情况,具体提供接送、车(机)票安排;酒店房间安排;参加会议活动的详尽日程安排;嘉宾的其他公务活动和三餐的具体安排;会议期间车辆的调配、机(车)票的订购;接待服务人员的组织领导;(4)负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。(在接到嘉宾后,将事先准备好的房间钥匙登记名称后,交给入住嘉宾,并送嘉宾进入房间,房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等)3、会议现场保障组工作职责:(1) 负责接待服务组的有关活动安排,如:会议现场拍照、会前投影仪调试、检查会议资料是否到位、多媒体播放是否正常、速记安排、会议位置安排(2) 当地媒体邀请安排(2)负责本组工作人员的一切后
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