存货业务会计制度的设计.doc

存货业务会计制度的设计第一节 采购业务内部控制方法的设计一、采购业务的内容及特点要实现存货采购业务内部控制和会计制度设计的目标，首先必须了解存货采购业务的特点。 存货采购业务一般具有以下特点:1、它与生产和销售计划联系密切2、它直接导致货币资金的支出或对外负债的增加3、业务发生频繁，工作量大，运行环节多，容易产生管理漏洞二、采购业务内部控制制度设计的目标 针对存货采购业务的以上特点，其会计制度设计的目标应为：1、存货的采购与生产、销售业务的要求保持一致；2、货币资金的支付或负债的增加必须以获得品质优良存货为前提,保持货款支付或负债增加的真实性与合理性；3、合理揭示企业应享有的购货折扣与折让；4、防止采购环节中违法乱纪、侵吞企业利益等不法行为的发生；5、保证采购业务在内、外部各环节的运行通畅和高效率；6、及时、准确提供存货采购的会计信息。三、采购业务内部控制制度的设计 为实现采购业务内部控制制度设计的目标，存货采购业务的内部控制制度应包括以下几个方面：（一）职务分离制度 存货采购环节中的主要业务有提交请购单、签订采购合同、订货、收货和入账等。在这些业务中需要进行职务分离的主要有：1、在请购单中，对需要采购的物资品种、数量由生产或销售部门、保管部门根据需要量和现有库存量共同制定，然后交采购部门进行公开询价。2、采购合同应由生产或销售部门、采购部门、财务部门和法律部门会同供货单位共同签订。3、物资的采购人员不能同时负责存货的验收保管。4、物资的采购人员、保管人员、使用人员不能同时负责会计记录。5、采购人员应与负责付款审批的人员相分离。6、审核付款人员应与付款人员相分离。7、记录应付账款的人员应与出纳人员相分离。（二）存货采购的请购单控制制度 为使物资既能够满足需要，又能防止由于存货过多而造成的积压风险，在确定存货采购时，必须由物资的使用部门根据未来一定期间的需要量，以填制 “物资需求单” 的方式提前通知物资保管部门，由保管部门再根据现有存货的库存量计算出请购量后，正式提交“请购单”。经过物资保管部门主管签字的请购单还必须通过采购部门和资金管理（或财务，下同）部门的确认后方可生效。采购部门确认的目的在于两个方面：一是防止已经采购的物资又重复执行，二是咨询现行市场价格，对所需采购资金进行估算。采购部门签署同意采购的意见并将估算的资金需要、付款时间说明后交资金管理部门，由资金管理部门根据企业的经营目标、资金预算范围和企业的现有资金状况进行综合审查后批准。存货采购的请购单由资金管理部门签署同意执行的意见后，再交采购部门，由采购部门将请购单报主管领导批准后存档备案并办理招标订货手续。（三）订货控制制度 采购部门凭被批准执行的请购单办理订货手续时，首先必须向不同的多家供应商发出询价单，待获取报价单后比较供应货物的价格、质量标准、可享受折扣、付款条件、交货时间和供应商信誉等有关资料，初步确定适合的供应商并准备谈判；然后,根据谈判结果签订订货合同及订货单,并将订货单及时传送给生产、销售、保管和会计等有关部门，以备合理安排生产、销售、收货和付款。在订货控制制度中，核心点是对购货询价、签订合同和订货单的控制。（四）货物验收控制制度 企业所订购的货物到达时必须由与采购部门、使用部门和会计部门相分离的保管部门进行验收保管。所收货物的检验包括数量和质量两个方面。根据订货单和供货方发货单验收合格的货物入库后，仓库保管部门必须及时填制“收货单”一式数联，并分别传送给采购部门和会计部门。货物验收控制制度的核心是保证所购货物符合预定的品名、数量和质量标准，明确保管部门和有关人员的经济责任。（五）入账付款或应付账款控制制度 由采购请购单、订货单和收货单共同构成的收货业务完成后，会计部门就取得了供货方的发票和收货单等表示货物已经验收入库并应支付货款或应付账款已经发生的原始凭证。这些原始凭证经过审核无误后，会计部门应该及时记录存货的增加和银行存款、预付账款的减少或应付账款的增加。对存货的核算，必须根据企业的整体管理要求设置一级账户和明细账户并正确地进行记录。会计入账时应注意做到两个方面：一是记入适当的账户和适当的会计期间；二是正确地进行计量。（六）会计稽核与对账制度 它一方面要求，无论是货款的支付，还是应付账款发生的记录，对进货业务涉及的所有原始凭证、记账凭证，都必须经过稽核人员或会计主管审核后方能记账；另一方面要求，对进货业务发生的应付账款必须及时、定期地与客户对账，防止债务虚列及由此造成的业务人员舞弊行为。四、采购业务凭证流转程序的设计 企业的进货业务主要有三个环节：第一环节是询、报价；第二环节是供需双方讨价还价、签订购销合同后订货；第三环节是接收供货单位的货物并付款或形成负债。在进货业务的这三个环节中，为保证企业内部控制制度的贯彻落实和会计核算的真实、准确，必须设计相应的进货业务凭证和凭证流转程序。（一）设计采购凭证及其流转程序的原则采购凭证及其流转程序的设计必须遵循以下几个原则：1、有利于加速货物流转，提高工作效率；2、有利于明确经济责任，防止差错和损失；3、保证企业内部各环节及时取得所需的业务资料与核算资料；4、落实各项内部控制制度；5、保证及时、正确地组织会计核算。（二）采购凭证的设计 采购凭证连同后面的销货凭证设计，是企业内部会计制度设计的一个重要组成部分。企业的存货采购业务从业务环节上看，包括采购和验收入库两个基本环节。（三）凭证流转程序的设计1、送货制下的凭证流转程序。2、提货制下的凭证流转程序。3、发货制下的凭证流转程序。第二节 销货业务内部控制方法的设计一、销货业务的内容及其特点从销货业务运行的环节看，包括接受顾客订单、批准销售折扣和赊销信用、编制销货通知单、按销货通知单发货、记录销货、办理收款以及办理和记录销货退回、销货折让、处理坏账等业务。 这些销货业务具有以下几个特点：1、业务发生频繁，工作量大，运行环节多，容易产生管理漏洞；2、营业收入的确认与计量具有复杂性；3、销货业务直接导致货币资金或应收账款的增加。二、销货业务会计制度设计的目标 针对销货业务的以上这些特点，其内部控制制度的设计目标应为：1、保证营业收入的真实性、合理性、完整性；2、保证商业折扣和销售折扣的真实性与适度性；3、保证销售折让和销售退回的合理处理与揭示；4、保证应收账款记录的真实性和可收回性；5、杜绝销售业务中可能出现的低效率和一切违法乱纪和侵吞企业利益的行为。三、销货业务内部控制制度的设计（一）职务分离制度 销售业务环节需要办理的主要事项有制定商业折扣标准、接受客户订单、核准付款条件、填制销货通知、发出商品、开据发票、核准销售折扣、核定销售折让或退货条件并办理退款或接受退货、收取货款以及各环节相应的会计记录等。在这些事项中需要进行职务分离的有：1、接受客户订单的人不能同时负责核准付款条件和客户信用调查工作。2、填制销货通知的人不能同时负责发出商品工作。3、开据发票的人不能同时负责发票的审核工作。4、办理各项业务的人员不能同时负责该项业务的审核批准工作。5、记录应收账款的人员不能同时负责货款的收取和退款工作。6、会计人员不能同时负责销售业务各环节的工作。（二）订单控制制度 企业产品的销售一般是从接受客户的订单开始的，建立订单控制制度是销售业务控制的重要环节。订单控制制度包括以下几个方面：1、根据不同客户和销售形式设计多种订单格式,以满足企业内部各部门协调工作、相互制约的经营管理需要。2、规定订单在企业内部各环节的流转程序，并规定相应的授权批准程序。3、实行订单顺序编号法，对已执行的订单和尚未执行的订单分别进行管理和控制，以便随时检查订单的执行情况和每一订单的处理过程。（三）销售价格政策控制制度企业要制定一个良好的销售价格政策控制制度。这项制度至少包括以下两个方面：1、制定统一的产品销售价格目录。2、规定灵活的商业折扣、现金折扣标准，并建立相应的授权批准权限。（四）销售发票控制制度销售发票控制制度主要包括：1、指定专人负责发票的保管和使用，明确发票管理制度。2、发票使用人领用发票时应签字注明所领用发票的起迄号。3、发票使用人所开据的发票必须以发货通知单等有关凭证上载明的客户名称、日期、数量、单价、金额等为依据如实填列各项内容。4、财会部门必须指定独立于发票使用人的专人，定期或不定期地对所有使用过的发票与会计记录和有关手续凭证进行核对检查。（五）收款业务控制制度关于一手钱一手货的现款销售控制制度和应收账款控制制度已分别在货币资金和应收账款的内部控制制度中作了详细论述，这里不再重述。（六）退货业务控制制度退货业务的控制制度主要有以下几个方面：1、建立退货损失惩罚制度2、设立独立于销售部门的销货争议处理机构3、建立销售折让优先制度4、理顺销售折让和销售退回的凭证流转程序5、建立退货、索赔、销售折让审批制度6、建立退货验收制度和退款审查制度（七）售后服务控制制度企业必须根据自身商品的特点，对服务对象、服务的时间范围、服务标准、服务单位、服务业务的手续等建立相应的内部控制制度。四、销货业务凭证流转程序的设计（一）工业企业及批发企业销货业务凭证流转程序的设计 工业企业和从事批发业务的商品流通企业，其销货业务按销货地点的不同可以分为同城销货和异地销货两种。这两种销货的业务手续和凭证流转程序都与货物交接方式和货款结算方式密切相关。由于销货业务的货物交接方式与货款结算方式不同，加之企业的经营性质、规模大小和机构设置的差异，每个企业的销货凭证及其流转程序设计都不可能完全相同。但同进货业务一样，无论哪类企业都必须根据自身情况和销货业务的特点，建立一套严密的销货业务手续制度、规范的销货凭证及合理的凭证流转程序，使销货业务在业务、物价、储运、仓库和财会等部门既相互配合，又相互制约，才能收到好的效果。因此，销货凭证及其流转程序的设计也必须遵循采购业务中规定的确定业务手续和凭证传递的基本原则。1、销货凭证的设计 企业销货业务涉及的凭证主要有发货单和销货日报表两张基本凭证。2、销货业务凭证流转程序的设计 工业企业及从事批发业务的商品流通企业销货，由于商品交接方式不同，其凭证流转程序也不完全相同。（1）送货制下的凭证流转程序（2）提货制下的凭证流转程序（3）发货制下的凭证流转程序3、与客户对账的对账单的设计 只要有赊销，就会有应收账款，而且应收账款在销售企业的流动资产中往往占有相当大比重。为加强应收账款的控制，及时、定期地与客户对账就成为一种有效的坏账风险防范措施。 与客户对账是通过给客户送达对账单进行的，因此，对账单的设计是销货业务控制制度的一个重要组成部分。对账单的一般格式已在第六章介绍。（二）零售企业销货业务凭证流转程序的设计一般说来销售收款方式主要有三种：一种是货款合一，营业员在交易时一手收款，一手付货。第二种是货款分管，营业员在交易时开出售货小票，待顾客到收款台交款后，凭已收款的售货小票付货。第三种是超市的自选销售，由顾客在商场里自行选购商品，集中在出口收款处交款。第一种销售收款方式由于只由营业员一人完成，不利于付货、收款的相互牵制，发生差错后不易及时发现，分不清付货、收款及营业员之间的彼此责任，因而现在大多数零售企业都采取第二种销售收款方式。下面以第二种销货收款方式为例说明零售企业销货业务的凭证流转程序设计。1、销货凭证的设计 在货款分管销货收款方式下，每日营业终了，应由收款员填制“内部交款单”，连同销货款现金或存入银行的银行送款单回单联交给出纳部门；由营业柜组负责人根据销货小票和进货等有关凭证填制“商品进销存报告单”，并连同有关凭证交给财会部门，作为会计核算的依据。2、销货业务凭证流转程序的设计 在货款分管销货收款方式下，零售销货业务的一般凭证流转程序如书上所示。第三节 储存业务内部控制方法的设计一、储存业务会计制度设计的目标1、存货的储存业务具有的特点：（1）占压资金数量大；（2）储存量大小直接影响产品生产或商品销售；（3）容易发生积存日久变质或因市场供求关系变动而导致存货损失；（4）存货种类繁多，流动性强，进出频繁，极易产生管理疏漏，给违法犯罪行为以可乘之机；（5）实物规模较大，自然灾害或人为原因造成的损失随时可能发生。2、会计制度设计的目标：（1）对存货正确计价并保持账实相符，合理揭示存货方面的财务状况；（2）保证恰当的存货储备量,实现既能满足生产、销售的需要,又能减少资金占压,促进企业的资源优化配置；（3）保证存货的安全。二、储存业务内部控制制度的设计要点：1、落实保管责任制度2、建立严格的存货收发和计量制度3、采用永续盘存制，加强会计对存货的控制4、健全实地盘点制度5、实施存货保险制度6、建立库存存货质量管理制度7、确定恰当的存货明细分类账分户办法8、健全存货明细账设置第四节 存货业务核算方法的设计一、存货的计价1、存货数量的盘存方法2、收入存货的入账价值（1）购货价格（2）附带成本（3）税金（4）制造费用3、发出存货的计价方法4、期末存货价值的确定二、原材料的核算方法1、按实际成本计价的会计处理（1）材料购进的核算第一、结算凭证和发票等单据与材料同时到达第二、已支出货款或已开出、承兑商业汇票，但材料尚未到达或尚未验收入库第三、材料已到，但结算凭证未到，货款尚未支付第四、采用预付货款的方式采购材料（2）材料发出的核算（3）明细分类账的种类及其核算方法第一、明细分类账的种类A.材料卡片B.材料明细分类账第二、明细分类账的设置方法A.“两套账”方式 指由仓库设置和登记材料卡片，财会部门设置和登记材料明细账。B.“一套账”方式 - 指将材料卡片和材料明细分类账合并为一套账，实行账卡合一，账册平时放在仓库，由仓库负责登记数量，财会人员定期到仓库稽核收发料凭单，并在收发料凭单上标价，登记金额。2、按计划成本计价的会计处理（1）材料购进的核算结算凭证和发票等单据与材料同时到达已支付货款或已开出、承兑商业汇票，但材料尚未到达采用预付货款方式采购材料材料已到，但结算凭证未到，货款尚未支付（2）材料发出的核算（3）明细分类账的种类和设置方法材料明细分类账物资采购明细分类账材料成本差异明细分类账3、按计划成本计价的优点（1）便于考核各类或各种物资采购业务的经营成果，分析材料成本发生节约或超支变动的原因,有利于改进物资采购的经营管理工作。（2）可以剔除材料价格变动对产品成本的影响，有利于分析车间材料消耗发生节约或超支的原因,考核车间的经营成果。（3）可以加速和简化材料收发凭证的计价和材料明细分类账的登记工作。三、商品的核算方法1、数量进价金额核算法（1）数量进价金额核算法的适用范围批发一般经营大宗商品买卖，商品购销量大，企业规模相应较大，内部机构分工较细,有明确的经济责任和健全的手续制度。库存商品数量较大，储存地点可能有多处，因而要求建立一套比较严密的管理制度和核算制度。一般以生产企业和零售企业为交易对象，异地交易占较大比重。因此，商品交易一般以合同为依据，购销双方都要求填制内容比较完整的交易凭证，以利商品交接和货款结算。（2）数量进价金额核算法的主要内容 “库存商品”的总分类账户和明细分类账户，均以商品进价计价。建立一套完整的商品账体系，包括：A.建立一套完整的三级商品账，即库存商品总账、库存商品类目账、库存商品明细账。B.建立一套完整的商品明细账。（3）数量进价金额核算法的账务处理购进商品的账务处理销售商品的账务处理A.商品销售收入和销货款的收取B.结转商品销售成本与注销库存商品C.分期收款销售商品代销商品的账务处理2、售价金额核算法（1）售价金额核算法的适用范围零售零售企业以广大销费者为服务对象，交易额小，交易次数频繁，一般不需要填制销售发票。零售企业通常综合经营，商品品种和规格复杂。零售企业商品的库存量一般不大，通常以保证市场需要和商品流转能顺利进行来确定库存定额，加之多数企业商品销售和储存都由柜台直接管理，库存情况举目可见，不需要通过账目掌握商品的数量变化情况。凡购进的商品都要立即订明售价,以备上架供售,所以,零售企业在经营管理的很多方面,大都从售价出发，而不是从成本出发来考虑问题。（2）售价金额法的主要内容确定实物负责人，建立实物负责制售价记账，金额控制建立商品盘存制度，定期实地盘点商品实行明码标价制度，加强商品价格管理健全进货验收制度和销货收款制度（3）售价金额核算法的账务处理购进商品的账务处理销售商品的账务处理3、进价金额核算法（1）进价金额核算法的适用范围 适于鲜活商品的核算。（2）进价金额核算法的核算内容和账务处理商品购进后，财会部门按购进原价登记“库存商品”总分类账户，并按商品大类或柜组、门市部进行分户，只登记进价金额，不登记数量。各实物负责人可以根据经营管理需要，设置主要商品进销存数量备查簿。商品销售后,财会部门根据实际销售收入登记“主营业务收入”和“银行存款”等账户,平时不结转主营业务成本,不注销库存商品。内部调拨商品时,如果库存商品已进行明细分类核算,则应按原价作内部移库处理,否则,财会部门不作任何账务处理。商品溢价和商品调价，财会部门不作账务处理。但是，对责任事故必须及时查究。已销商品成本，于月末根据实际盘存商品进价金额倒挤，或采用批清批结方法计算出已销商品成本后，借记“主营业务成本”账户，贷记“库存商品”