应用文写作-第4章1：行政公文写作

第四章行政公文写作,熟悉行政公文的特点和分类掌握行政公文的格式和行文规则熟练掌握行政公文的写作,教学目标,第一节行政公文的特点和分类,国家行政机关公文（简称行政公文），是公文中最重要的门类之一。构成要件：1、特定的使用范围仅限于各级国家行政机关。2、特定的形成过程公务活动。3、特定的拟制规范。,（一）作者的专任性：作者必须是法定作者。（职述/代拟）（二）受体的特定性（三）功能的权威性：代表国家权力和意志，传达制发机关的决策和意图。（四）程式的严密性：具有特定格式、写作层次与转述来文的方式。（五）处理的程序性：制发和收文办理的相关程序。制发：草拟审核签发复核缮印用印登记分发收文：签收登记审核拟办批办承办催办,一、行政公文的特点,二、行政公文的分类,2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发201214号）公文种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。,与原条例和原办法的不同,注重继承保留，文种数量相对减少。原条例和原办法共18个文种；最终条例确定党政机关公文主要文种15个，去掉了“指示”、“条例”、“规定”。原则上不区分党政机关文种适用对象。只有命令（令）、议案两个文种例外。格式上取消了主题词，行政机关公文也要署发文机关名称。在公文拟制方面，要求“重要公文”由主要负责人签发。在行文规则上，增加“不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”。,决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布实施重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。公报：适用于公布重要决定或者重大事项。,（一）按适用范围划分,公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项。意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。,（一）按适用范围划分,报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。请示：适用于向上级机关请求指示、批准。批复：适用于答复下级机关请示事项。议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。,（一）按适用范围分,函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。,（一）按适用范围分,党的机关公文与国家行政机关公文比较（已废除）,文种适用范围表述主要变化对照表,上行文：下级机关向上级机关行文。（报告、请示、意见、议案）下行文：上级机关向下级机关行文。（命令、决定、通知、通告、通报、批复、意见、纪要）平行文：向平级机关或不相隶属机关的行文。（公告、函、知照性通知）多行文：既可向上、又可向下，还可平行的行文。（意见、函、会议纪要）,（二）按行文方向划分,近似文种异同辨析,决议与决定：主要区别是是否经过会议集体讨论并表决通过。决定与命令：使用权限、使用和表达上有区别。公告与公报：公告多用于宣布重大消息，内容简要，公报较具体。,公告与通告：使用者、发布内容、公布范围上有区别。通知与通告：主要是适用对象有区别。通知与通报：内容的侧重点不同。意见与报告：行文方向和内容有区别。意见与请示：行为方向和内容上有区别。,近似文种异同辨析,请示与报告：对上级要求、行文时间、文种性质和行文目的不同。请示与函：行文时间、方向、功能、结果上有区别。纪要与决定：适用对象、表达等方面有区别。决定、命令（令）通报：适用范围和程度不同。,近似文种异同辨析,一、缺少文种二、使用非法定文种三、文种重叠四、生造文种五、文种作为公文标题六、文种混用七、同类公文使用不同文种八、错用文种,文种选用常见问题,主要表现在报告和请示的错用报告和请示同属上行文，但是性质截然不同的两类文种。1.行文目的不同。报告以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。2.公文内容不同。请示可围绕请求事项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹杂请示事项。,文种选用常见问题,目前，这两种文种的滥用主要表现在两个方面：a.请示、报告混用如关于请市领导出席XXXX活动的报告关于申请XXXXXXXXXXXXXXXX的请示关于上报XXXXXXXXXXXXXXXX的报告b.请示、报告并用如关于召开第XX届党代会的请示报告,文种选用常见问题,绝密级公文：涉及国家核心秘密内容的文件。机密级公文：涉及国家重要秘密内容的文件。秘密及公文：涉及国家一般秘密内容的文件。,（三）按机密程度划分,依照行政公文送达和办理的时限要求划分：特急件：特办紧急，一般需要在24小时内送达和办结的公文。急件：一般指需要在72小时内送达和办结的公文。,（四）按紧急程度划分,纸质公文：纸质材料磁介质公文：磁性材料光介质公文：感光材料,（五）按载体形态划分,公文的结构，总的来看包括以下两个部分：,公文的外部形式：格式，即国家标准规定的固定格式。公文的内部组织：内容，即公文的主体部分。,第二节行政公文的格式和行文规则,依据：1、中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发201214号）；2、中华人民共和国国家标准党政机关公文格式（GB/T9704-2012），2012年6月29日发布，2012年7月1日实施。,一、行政公文的格式,一、行政公文的格式,1、用纸格式2、印装格式3、文面格式（重点）4、特定格式,公文的字体、用纸、制版、装订、眉首、式样等各项设置均有相关规定。从2012年1月1日起，采用国际标准A4纸型，同时对文件版型作出调整。依据：中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发201214号）；党政机关公文格式（GB/T9704-2012）。,（一）公文用纸及印装格式,1.用纸:采用60g/80g/胶版纸或复印纸，纸张白度在80-90%。2.开本国际标准A4型，成品尺寸为297mm210mm，允许误差为2mm。特殊形式的公文用纸幅面根据实际需要确定。3.版心版心尺寸为225mm156mm（不含页码），每页22行，每行28个字，行间距用固定值28.8磅，版面上空约37毫米，下空约33毫米。为方便印制，每页行数可视情增加或减少1至2行。增减行数时适当调整行间距，保持版心高度不变。,（一）公文用纸及印装格式,A4型公文用纸页边及版心尺寸,4.页码用4号半角宋体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下一行，左右各放一条4号一字线。单页码居右，双页码居左。5.标点采用规范全身标点，注意符合中文排版规范。6.装订左侧装订，采用骑马订，无法用骑马订时采用平订。,（一）公文用纸及印装格式,（二）公文文面格式要素,完整的公文格式包括18项份号秘密等级和保密期限紧急程度发文机关标识发文字号签发人标题主送机关正文附件说明,发文机关署名成文日期印章附注附件抄送机关印发机关和印发日期页码,（二）公文文面格式要素,（二）公文文面格式要素,1、眉首部分2、主体部分3、版记部分,（二）公文文面格式要素,1、眉首：公文首页红色分隔线以上的部分。包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线,（二）公文文面格式要素,2、主体：首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。包括：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件,（二）公文文面格式要素,3、版记：首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。包括：版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期页码,00001,天开20053号,关于加强文书档案工作的通知,各分公司，各处、室：为贯彻瓯江市人民政府关于进一步加强企业档案工作若干意见（瓯府20052号）的精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。,附件：1、瓯江市人民政府意见2、瓯江市档案馆的通知,二五年一月二日,抄送：市档案局，市经贸委。,天开电化有限公司办公室,2005年1月印发,眉首,主体,版记,机密一年,特急,1、传达行文意图；2、表明文书的生效时间和法律凭据；3、表明行文关系和主送范围。,1、提供主题检索标识；2、确定复本送达范围；3、提供公文印制责任者、时间等。,天开电化有限公司文件,1、表明文书的法定权威和信息源；2、确定文书的处理缓急和安全要求；3、为文书的科学管理提供分类标识和检索途径。,（1）发文机关标志（版头/文头）由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为25mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm.联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。,1、眉首部分,（1）发文机关标志大版头机关全称或规范性简称文件中版头（废止）机关（文种）小版头机关全称或规范性简称首页必须显示正文。,1、眉首部分,天开20053号,平行文、下行文，至版心上边缘25mm,机密,特急,眉首,天开电化有限公司文件,宋体，高度小于2cm,机密,特急,天开电化有限公司文件,天开20051号签发人：李国强,上报的公文需标识签发人姓名,眉首,上行文至版心上边缘为80mm为领导人留出“批示域”,三号楷体,（2）份号如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字。置于版心左上角第一行。如“000015”（涉密公文）。（3）密级和保密期限如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行，两字之间看哦不过、空一字。绝密30年，机密20年，秘密10年。,1、眉首部分,（4）紧急程度一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角，密级和保密期限下方。紧急公文标注特急、加急；紧急电报分别标明特提、特急、加急、平急。（5）发文字号由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成。标注于版头下空两行，居中或左下方（上行文时居左空一字编排）。文字采用3号仿宋_GB2312，发文年度、发文顺序号用阿拉伯数字书写排印，发文年度用中文六角括号“”括起。,1、眉首部分,（6）签发人上报公文应在发文字号右侧标注签发人（居右空一字编排），“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人后面标注姓名，文字采用3号楷体字。联合上报的公文，应同时标注各联署机关的签发人。,1、眉首部分,份号：顶格标注在版心左上角第一行。密级：用3号黑体，顶格标注在版心左上角第二行（份号下方），两字之间空1个字。紧急程度：用3号黑体，标注于公文首页左上角，密级下方。发文字号：用3号仿宋_GB2312。签发人：只有上行文才需注明签发人，“签发人”用3号仿宋。发文字号居左空一字。签发人姓名使用3号楷体。,No000001秘密10年特急,x委2012x号,签发人：xxx,1、眉首部分,签发人：张三李四王五赵六,签发人：张三李四王五,No00001,眉首,机密一年,特急,份号：便于统计、登记和回收；绝密、机密公文应当标明份号。,发文字号：便于公文查阅、处理、统计；空2行；由发文机关代字、年份和序号组成；联合发文时只标注主办机关发文字号,紧急程度：是对公文送达和办理时限的要求；公文分特急、急件；电报分特提、特急、加急、平急。,发文机关标识：发文机关全称或规范化简称加“文件”二字构成；红色标识，居中，醒目整齐庄重。,秘密等级和保密期限：内容涉及国家秘密的，应表明密级和保密期限；分绝密、机密、秘密。,反映机关本质属性，避免与相近机关混淆。通常采用三种方法：1、机关代字；2、机关代字加文种代字；3、机关代字加承办部门代字。,年份用全称，用六角括号,不加“第”，不编虚号,XX市政府,x市2012x号,签发人：xxx,签发人：上行文用，3号楷体。,中金房地产公司美加房地产公司文件万科房地产公司,中金房20041号,签发人：,联合行文时，主办机关名称放在第一个，“文件”居于右侧，上下居中排布。,眉首,上报的公文需标识签发人姓名；“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,公文都必须编发文字号？,公文都必须编发文字号？1、通行文不使用2、命令决定类不使用,公文的主体，是公文最主要的部分。包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、印章和成文日期等要素。,2、主体部分,（1）标题一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成，位于红色分隔线下空二行位置。标题字体为2号小标宋体字，排列分行合理、美观、醒目。多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。,2、主体部分,梯形标题,委2012x号,签发人：xxx,（空二行）,（空一行）,（2）主送机关主要受理公文的机关。主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关统称；向下普发的公文主送机关名称应规范、稳定。主送机关名称位于正文左上方，与正文标题空一行，顶格排印，用3号仿宋_GB2312。有多个主送机关的，各机关名称之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。,2、主体部分,（3）正文公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。正文一般用3号仿宋_GB2312。转发、印发文件类的通知，用3号楷体_GB2312。,2、主体部分,主体部分,正文中的层次序数文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“（一）”、阿拉伯数字“1”、阿拉伯数字加圆括号“（1）”，不得逆向使用。层次序数：第一层“一、”（黑体）（作为小标题时句尾无标点）；第二层“（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无）；第三层“1.”（仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）；第四层“（1）”（仿宋）（必须有标点）。,2、主体部分,（4）附件说明附件说明分别与正文和发文机关署名之间空一行，字体字号用3号仿宋_GB2312。“附件：”前空2个字，后接排附件名称，名称后不加标点符号，附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐，如“附件：1.”。有两个以上附件时，应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方。,2、主体部分,（5）发文机关署名应用全称或规范化简称，字体字号用3号仿宋_GB2312，位于正文的右下方（与正文或附件说明空一行），居右排，后空2个字。两个以上机关联合发文，发文机关名称上下并排，等距撑开，长度相同。,2、主体部分,（6）成文日期一般署会议通过日期或领导同志签发日期。两位以上领导人审签，署最后一位的签发日期；联合行文，署最后签发机关领导同志的签发日期。领导同志签发后，因故不能及时发文时，成文日期可请示签发人重新确定或由发文机关秘书部门提出意见报领导确定。成文日期应写明年、月、日，位于发文机关署名右下方，字体字号用3号仿宋_GB2312，首字比发文机关首字右移2个字，如长于发文机关，居右排时后空2个字。,2、主体部分,XXXXXXXXX2012年X月X日,（7）印章除会议纪要和印有版头的向下普发的公文外，公文应加盖发文机关印章。用印页（发文机关署名页）至少应有二行正文，不能采用页首加圆括号标注“此页无正文”字样。,2、主体部分,加盖印章的公文：成文日期一般右空四字编排。单一机关行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。,2、主体部分,加盖印章的公文：联合行文时，将发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，印章下压发文机关署名。最后一个印章下压发文机关署名和成文日期。印章之间排列整齐，互不相交或相切。首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。,2、主体部分,不加盖印章的公文：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字。如成文日期长于发文机关署名，应当使用成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。,2、主体部分,（8）附注一般用于向下普发的公文，对印发、传达范围作说明，加圆括号标注于成文日期左下方。字体字号用3号仿宋_GB2312，上空1行，居左排，前空2个字，用小括号括起。如果表述中重复出现括号时，用中文六角括号套小括号。,2、主体部分,2、主体部分,附注,（9）附件附件正文部分，用3号黑体在左上角顶格注明“附件”，有序号时应加序号，序号后不再加标点符号。附件应排在版记之前。附件序号和附件标题应与附件说明表述一致，附件标题与“附件”之间空两行。被批准的下级机关公文或被转发的上级、同级机关公文，不属于公文的附件，应在批转、转发“通知”之后另页排印。,2、主体部分,0002,附注,在正文下空一行，左空两字“附件：XXXXXXXX”末尾不加标点符号,（正文略）附件：XXX（重庆市人民政府印）二OO五年一月九日（联系人：XXX电话：XXXXXX）,主题词：XXXX请示抄送：市旅游局，市财政局。市政府办公厅2005年1月10日印发,抄送：，。,办公室2012年X月X日印发,附件1XX市文件清退制度,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX,（第一行）（第二行）,天开公司关于加强文书档案工作的通知,各分瓮，各处、室：,为贯彻瓯江市人民政府关于进一步加强企业档案工作若干意见（沪府20052号）文书精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。,附件：1、意见2、的通知,二四年一月二日,（此件须在中层干部会议传达）,附件说明：在正文末、成文日期之上；空1行，前空两格，标明顺序和名称，后无标点符号,主送机关：公文的主要受理机关；空1行；应使用全称、规范化简称或通称,主体,印章：公文生效标志；不再另署发文机关名称,正文：由缘起、展开、收束三部分组成；数字、年份不能回行,标题：（完整式）发文机关事由文种（省略式）与红色横隔线空2行；2号宋体,成文日期：不同文书不尽相同；成文日期应用汉字,附注：需要说明的其它事项，如阅读范围，印发传达范围，可否登报,文尾与版记示意图,附件：1、意见2、的通知,二五年一月二日,主题词：,抄送：，。,中金房地产公司办公室,2004年1月印发,。,不得标识“此页无正文”，采取调整行距或字距的措施,骑年压月上大下小日期后空四字,落款处不署发文机关名称,包括版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等内容的规定。,3、文尾部分,3、文尾部分,（1）抄送机关指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关。抄送机关名称标注于印制版记上方，字体字号用4号仿宋_GB2312。,3、文尾部分,（2）印发机关和印发日期由公文印发机关名称、印发日期组成。一般在公文末页下部印两条横线，印发机关居左排，前空一字，印发日期居右排，后空一字，字体字号用4号仿宋_GB2312。翻印的文件，在印发机关和印发日期下标注翻印机关和翻印日期，格式相同。,3、文尾部分,（3）页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各方一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。,3、文尾部分,附件：12,2012年X月X日,（联系人：联系电话：）,抄送：，。,办公室2012年X月X日印发,。,中金20043号,关于加强文书档案工作的通知,抄送：档案局,天开公司办公室,2004年1月印发,版记,抄送机关：应使用全称、规范化简称或通称；主送过多导致首页无法显示正文，可置于抄送之上。,印发日期：以公文付印时间为准。,天开电化有限公司文件,印发机关,（三）特定格式,1、信函格式；2、命令格式；3、会议纪要格式,1、信函格式,天头：30mm,武文线,文武线,2、命令格式,天头：30mm,参见书例,3、会议纪要格式,天头：30mm,二、行政公文的行文规则,行文关系是各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。一般可分为相互隶属关系，平行关系，不相隶属关系。上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、公告、通告、通知、通报等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。,（一）行文总规则,1.行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被超过的机关。3.一般不得越级行文。越级行文的特殊情况：一