活动申请、报账标准流程及注意事项(修改版).doc

活动申请、报账标准流程及注意事项 （由于本学期活动申请流程以及平台是否有变动还未确定，在新通知下来之前暂且按照此规章进行活动申请以及报账工作，请各社团务必仔细阅读，以防后续工作出现问题）一、 标准流程1. 填写活动策划所需表格，如下：（金额不需要申请的项目填0）活动策划书共青团重庆大学委员会学生活动申请表(新)（必填）共青团重庆大学委员会学生活动经费与宣传品预算表（新）（必填，若经费为零的活动 金额处填零即可）共青团重庆大学虎溪校区学生课外活动教室使用申请表（申请教室时需要）重庆大学虎溪校区学生户外活动及宣传审批表（申请除教室外场地及展板海报需要，一般在办广场社团活动时常用。表格按照选项或提示逐一选择并填写，不需要内容则不选）“树声前锋”学生社团重大、重点项目申报表（申请重大重点活动时需要）2. 发送申请文件申请活动社团需于每周五晚九点之前将申请文件打包成压缩包格式，格式名为“XX社团XX活动”发送至 （注：建议日常活动提前两周申请，以免出现意外情况活动没有办法如期举行等。另本学期青协不设重大重点活动申请渠道，如有需要申请重点活动需直接向社联申请，通过后再与青协活动申请负责人直接联系说明情况）3. 初审每周六青协工作人员统一审批，如有错误发送至相关社团负责人邮箱中，故请社团负责人于周六晚7点以前及时关注邮箱并将改好文件打包发回，按规定青协人员不予修改任何活动文件，如不及时更正或因提交延迟造成的后果，社团自己承担。如有任何问题请直接联系青协活动申报负责人 4.复审活动申请通过后，由青协负责签字同学统一找团委老师及有关部门盖章签字，提前两周申请时间无误的在社团活动申请时间之前（一般会针对社团活动提前一到两天）发放，未遵照时间规定的到期无法审批成功需自行承担后果。二、 注意事项活动申请注意事项: 申请活动时请注意，青协只接受第一指导单位为校团委的普通社团活动（非重大重点）申请及报账，第一指导单位为其他单位的，需向该单位申请。例：安全服务志愿者协会的指导单位为保卫处和校团委，所以申请活动的单位应为保卫处。若单独的场地、宣传审批以及教室申请，第一指导单位为校团委的社团需按照普通活动填写活动申请表、预算表和相应申请表，其他社团组织向自己单位申请。 第一指导单位为校团委切需进行重大重点活动的社团，需填写“树声前锋”学生社团重大、重点项目申报表，预算表、重庆大学虎溪校区学生户外活动及宣传审批表以及教室申请表同普通活动相同，按上文流程提交指定邮箱，如时间紧急或有突发情况请直接联系青协活动申报同学活动各类审批表格必须使用word文档格式，不可使用wps格式，不可重命名表格名称，表格原文件内部任何东西都不能修改，需依照规定填写。 所有表格中 或填写对号 或不填，请不要采用奇怪符号。活动申请表和经费预算表表格中经办人一栏必须填写学号及电话；活动申请表填写至“活动预算一栏；活动预算表填写至”费用来源“一栏；两表活动时间要统一并涵盖所有需要申请的时间，地点要统一、确实并涵盖所有举办活动需要使用的地点即“户外活动”地点栏及教室等；预算表上的各项最好是符合宣传品、办公用品和文体用品类别。重庆大学虎溪校区学生户外活动及宣传审批表：展板选择用在表内标识，请在填表时自行勾选；活动审批表【地点】一栏的“其他”指除一食堂东、南广场之外的，需要申请别的请自行标注并写明时间（特殊地点如无法审批会在发放表时做出解释，请尊重有关部门意见）；此表按照实际需要填写申请时间及内容。教室申请表：所申请教室节次、时间请按照教室管理中心要求为准。教室申请需要连续周的并且只挂在一个活动下，请自行填写多个教室申请表（此项措施需要在活动申请表“活动内容”一栏填写具体第几周星期几第几节要用并注明用途，但是不能保证每周教室都一样）或者错开周次依次向邮箱提交此项活动，用教室提前两周申请，需要活动申请表，预算表和教室申请表。 社团报账注意事项:预算决算表问题：申请活动时，需注意各社团的自主活动经费总额，超出部分将不予审批活动财务预算表，决算表中 备注一栏 均不填写；预算表上的各项最好是符合宣传品、办公用品和文体用品类别。财务预算表决算表应仔细填写，多次核对。明细发票等都要弄好活动负责人申请表预算和决算表请保持一致，不要随意更改。发票问题：所有餐饮类、药品类、住宿费、日用品以及其他如保险等发票均不可用，重庆地区以外的发票不可用，重庆市手撕发票单张金额超过20的不可用，交通类如在城区以内的不可用，如活动在主城九区以外开展，需要填写出差审批表，交由指导老师学院签字盖章后方可外出并报销交通费用，车票为乘车区间来回票，不可缺失。发票收集好后，需按照类别（如办公用品一类，宣传品一类）填写决算表，发票需鱼鳞状横贴于半张A4纸上，不同类别分开贴在多张纸上，每张发票背面需要有负责学生签字以及与发票金额种类相符的明细。 在贴发票的白纸背面要写部门：社团名称时间：活动时间报销金额（实际支出金额，包括宣传品金额）正据：总的票据的数量负责人：活动负责人名称：活动名称贴好发票后于每周固定时间（时间暂定为每周二晚上9：30-10：30，请各位社团负责人及时关注群公告，如有变动会及时通知）在一食堂三楼1805交予青协财务人员，检查合格后方可报销。发票需要有税务局和发票单位财务的两个印章，且单张发票金额需小于五百，不可两张发票连号。 请各个社团在活动举办后两周之内及时报账，若有延期导致经费难以报销的，责任自担。1. 邮件所带附件的形式必须是所有所需文件的压缩包形式。2. 非公务出差经费不能填交通费，餐饮费等。3. 活动申请要提前两周，如意外情况请电话直接联系活动申请负责人。4. 不要更改原文件的名称和内容。5. 表格的填写格式一定要正确，要画对勾的地方一定要画对勾。青协活动申报负责人:任相玫，金鹏青协财务负责人：徐心璐，常旭各个社团报账时请注意:1、报账的决算表和发票背后的明细要与预算表保持一致，只能填写不能改原有的文字。2、报账时发票要按照正规的贴法贴好，详情见报账标准流程及注意事项3、报账的最