会议管理培训课件

会议管理培训,1,会议管理培训,前言,在许多人看来，开会是一件不愿做而又不得不做之事。我们常有这样的看法：“哦不，不要再开会了！开会浪费时间”开会没有结果不理想，或没有结果。一个企业固定的会议有哪些？,2,会议管理培训,第一章开会的重要性,一、为什么要开会？1、解决问题最有效的方式2、交流信息的最佳方式3、激发创造性4、波纹效应开会能直接影响群体成员的归属感影响他们对决策的参与程度影响他们的团队工作效果和个人工作成绩,3,会议管理培训,第一章开会的重要性,结论1、群体的整体力量总是大于其各个部分力量2、一个群体能够集体开发出成员个人所不能得到的问题解决方案。,4,会议管理培训,第一章开会的重要性,二、开会对我们的影响1、心理上的原因：群体感和团队感的需要信任感和归属感的需要摆脱孤独、减轻压力和增强责任感的需要甚至是推卸责任的需要2、开会可以使他人参与问题解决和决策要让某人接受和支持一个问题解决方案，让他参与该方案的开发和选择过程是最有效的方法。结论：社会生活的相互依存性的结果,5,会议管理培训,第一章开会的重要性,三、判断会议成功的方法1、看会议的结果是否达到预期目的、完成了什么任务、解决了什么问题、作出什么决策、方案或决策有无创新、会议的结果直接影响着组织或群体的动作影响着组织或群体实现任务目标的能力2、看会议的过程问题是怎么样解决的、决策是如何做出的、开会愉快有意思嘛、是集思广益还是一言堂、你得到激励或鞭策了嘛、人们对会议的感觉如何、大家是机会均等地参与会议还是某个人操纵会议、,6,会议管理培训,第二章开会的误区,一、多头怪物综合症现象：大家同时都朝各自的方向用力，各说各话，各行其是。案例：在某个城市，一个家长教师联谊会会议正在举行。联谊会主席首先发言：晚上好！校长今天给我打电话，说因为脱不开身，不能参加今晚的会议了，但他要求我们提一提本校存在哪些问题，并列成一单子，谁先提？布朗夫人提出一个问题：楼道打架问题。埃略特夫人接话：我想要解决这个问题就要增加监管老师。琼斯先生嘲讽地说：去年他们就试过这种方法，没有用。埃略特夫人生气地说：我想这个做法可行，他们试的时间太短。布朗夫人又提出一个问题：校园里有人吸毒。弗兰克夫人突然插入：就在上个星期，我儿子约翰回家时满鼻子都是血。.,7,会议管理培训,第二章开会的误区,避免的方法：1、一个时间只谈一件事2、区分“什么”与“如何”“什么”是内容，问题、话题、议项“如何”是过程，方式、方法、程序列举、评价和解决是过程列举的问题、做出的评价和解决的方案是内容结论：开会时，组织必须在共同内容和共同过程上取得一致，否则就会受到多头怪物综合症的侵扰。,8,会议管理培训,第二章开会的误区,二、群体攻击综合症现象：1、“交通拥挤”2、提出的建议受到他人的攻击避免方法：会议需要“交通警”：多于四到五人的会议需要会议的引导者，由他来维护一个开放而平衡的会场环境，保护每个人及其言论不受人身攻击,9,会议管理培训,第二章开会的误区,三、不明确自己的角色现象：“是你作决定还是我们表决？”、“你是专家我还要提意见嘛？”、“会议议题引导者是谁？”、“怎么突然变主题了，不是应该先解决那件事嘛？”四、其它开会问题的现象信息超载：一时间脑子里要记的东西太多，记不住，过后就忘记了。车轱辘话一再重复：说过的东西一遍又一遍的再说。目的与期望不分：为什么开会？会上大家应该作什么？权力问题悬而未决：我们有权力作这项决定吗？回避问题：一切都很好、这儿没什么问题态度消极：没有办法能行，试有什么用？沟通障碍：不听或听不懂别人在说什么，或作错误推测人际冲突：缺乏坦诚和信任，关系紧张、种族歧视和性别歧视。,10,会议管理培训,第二章开会的误区,总结：现在为止，我们建立起了成功会议的五条基本原则：必须有一个共同的内容注意点必须有一个共同的过程注意点必须有人负责维持一个开放而平衡的会议环境必须有人负责保护与会人员不受人身攻击一般情况下，开会时每个人的角色必须分配明确，责任必须划分清楚，并认真遵守。,11,会议管理培训,第三章会议角色与职责,一、主持人是会议的司机，是会场上的服务员。主持人要保持中立，不对会议内容或他人议论发表评论，只负责确保与会者用最有效的方式在最经济的时间内完成会议任务。作用：1、组织角色与决策角色分开；2、保持会场秩序以及整体会议程序上的一致性：与会人员同一时间针对同一问题向同一方向用力；3、保证会议的公平性、全员性；4、与会者和经理要监督主持人；,12,会议管理培训,第三章会议角色与职责,5、主持人不是调解人：不介入问题内容，仅对问题解决方式提出建议。调解人像外交家，在争执双方之间来回奔走，就如何解决问题提出建议。仲裁人则像法官，听完双方意见后做出最后裁决。主持人职责：1、会前：整理会议内容、整理相应文件和数据；2、提前做好会议申请、通知确认等会前工作；3、负责整个会议流程，控制会议时间；,13,会议管理培训,第三章会议角色与职责,二、记录人也是一个会场中立的会场服务人员，其职责是记录会议议题和大家发言的要点。记录人必须记录发言者的原话，不能随意更改或曲解。记录的目的不是把每句话都照录下来，而是记录发言中的要点，以备不时之需。,14,会议管理培训,第三章会议角色与职责,三、与会者是会议的积极参与者。职责：1、会前准备好会议主题的相关资料、数据、方案；2、会议进行时，严格按照会议流程提供个人意见或方案，其原则：征求意见时，积极提供意见，知无不言；决策后，没有借口，不折不扣，坚决执行；3、与会者要监督主持人和记录人始终保持中立。,15,会议管理培训,第三章会议角色与职责,四、经理/主度经理作为决策者，全力参与会议，提出个人观点，设置组织规定，履行应有的权力和责任。他拥有其他权力和职责：1、作最后决策，给会议提出有关要求或规定2、若对会议进展不满可收回对会议的主导权3、要设定会议议程4、要为自己的观点辩护5、要督促与会人员接受任务和要求等等,16,会议管理培训,第四章会议管理制度,本文件是保障会议内容及议项有效落实，进一步做好上情下达、下情上报工作，实现公司信息资源在各部门之间快速有效传递，并通过合理的分配使用，建立有序的会议规范，结合公司实际编制。条规第一条公司召开的员工大会、团队活动等大型会议，及各项公司、部门召开的会议室会议，均属本文件管控范围；第二条凡公司召开的大型会议，总经办后勤管理办须提前进行会场落实，备好茶水、奖品、纪念品等会前工作，参会全体员工，须穿指定工装参加会议，并提前10分钟达到会议场地签到，按照指定位置入座；第三条原则上公司召开的大型会议，司各部员工须全员参加，极特殊情况不能参加或延时参加的员工，在下发通知之日起，向本部门主管提出申请，统报人力资源部审批，大会开始前24小时内不授理任何申请；第四条本文件管控范围内会议，参会人员须遵守会场纪律，严禁窃窃私语、萎靡瞌睡等影响听会质量及影响他人的个人行为；第五条本文件管控范围内会议，会议期间召开期间，手机调整静音或关闭手机，会议期间参会人员须保持会议进行秩序，未经会议主持人许可，严禁擅自离席；第六条公司外派参加培训、交访等会议的人员，须时刻维护公司形象，严格遵守会议日程及出席时间，并认真出席参加会议、学习课程内容；第七条大型会议涉及公司内部信息等内容，禁止在公司以外范围宣讲，会议室会议涉及保密内容，参会人员须严格保守会议秘密，禁止在参会人员以外范围泄露会议内容；第八条部级会议由组织者负责组织、主持；司级会议设立专职主持人，一般经理不作为主持人人选；第九条专职主持人要保持中立，不对会议内容或他人议论发表评论，只负责确保与会者用最有效的方式在最经济的时间内完成会议任务；第十条会议室是各项常务会议的会务场所，使用会议室需在OA办公系统中申请，并递交至会议室管理员审批，申请时须说明使用时间、参会人员名单、议题内容，由管理员审核批准；第十一条会议室会议，参会人员须提前5分钟到会议室，如特殊情况不能出席，需与会议组织人提前申请，经批准后，他人代席或其它方式转达会议内容；第十二条会议室的使用时间发生抵触时，由管理员负责调配，调配降次排序为：部级会议、总经理办公室临时会议、司级会议、，同时原则上临时会议应避让常规会议，特殊情况可经管理员审批后使用；第十三条会议室使用期间，参会人员须保护室内设施，并保持室内卫生环境，会议室使用结束，须关闭电源、空调及会议室办公设备，并通知会议管理员检查会议室使用情况，锁好门窗，会议主持人有监督职责；第十四条自2011年2月中旬，各部门重新按照公司要求设立早晚例会，并且每日必须进行，各部门负责人每日负责记录日常会议记录，公司副总、人力资源部主管不定期到各部门检查相关会议开展情况，检查结果作为年底优秀部门评比条件之一；第十五条司级会议，召集人需提前准备议程表，并发送给与会人员，明确会议主题，与会人员根据会议主题准备相应文件、方案等各类数据；第十六条会议主持人须提前整理会议内容及整理相应文件、数据，并提前做好会议申请、通知确认等会前工作，避免