档案检查标准

.,一、企业档案工作检查标准诠释二、企业档案管理效能评估的方法及内容,.,一、企业年检标准（一）进一步完善档案工作规章制度（8分）内容与要求：重点完善“文件材料归档办法”及“档案分类编号办法”，要求“文件材料归档办法（范围）”对单位文件材料的收集有实际指导意义，要求“档案分类编号办法”与单位档案实体分类一致检查方法：各单位应于6月底前将本单位的“文件材料归档办法（范围）”报市档案局；“档案分类编号办法”年检时现场检查检查标准：切合实际得满分，否则酌情扣分。未报送“文件材料归档办法（范围）”的此项不得分；报送晚于要求时间的此项得分不超过4分。,.,评分细则：归档办法（5分）检查之前没有交的扣5分没有按要求（6月底）及时报送的扣2分太笼统、不合理的酌情扣1-3分分类编号办法（3分）没有分类编号办法的扣2分分类编号办法与单位档案实体分类不一致的扣1分,.,（二）完成2005年度文件材料的归档整理工作（30分）1、2005年度形成的归档文件材料达到齐全完整的要求（20分）检查方法：根据各单位报送的“文件材料归档范围”抽查10项内容的档案检查标准：齐全完整得满分，否则按比例扣分评分细则：在各门类中分别抽查。会计类中检查工资单，文书、科档各一半，按一份材料2分计算实际得分。,.,2、档案整理符合青岛市归档文件整理规程（文件级）要求（10分）检查方法：抽查2005年度形成的归档文件，抽查范围涉及各类，且总抽查率不低于已归档文件的5%。检查标准：符合要求得满分，否则按比例扣分检查要求：材料整理、编目等符合有关要求,.,（三）开展重点项目档案管理工作（5分）内容与要求：按照青档字200291号的要求，做好相关重点项目的监督、指导和服务工作检查方法：听取情况介绍并检查对相关重点项目监督、指导和服务证明材料检查标准：符合要求得满分，否则按比例扣分。无重点项目则该项自然得分评分细则：涉及到重点项目的单位（青钢、机场、海尔、港务局、海信、澳柯玛、国信实业等）反馈重点项目档案资料管理情况登记表的得2分；有材料证明对下属单位进行监督指导的得3分。,.,（四）建立全宗卷（5分）内容与要求：根据档案工作指南要求建立档案全宗卷检查方法：按照有关要求检查企业档案全宗卷检查标准：全宗卷应由七部分组成，每缺少1部分扣0.7分，缺材料酌情扣分，没有全宗卷则不得分。,.,全宗卷有以下7部分组成：收集环节：至少要有档案交接登记表整理环节：要有分类方案、档案整理加工登记表鉴定环节：至少要有档案保管期限表保管环节：至少要有档案检查记录统计环节：至少要有档案利用情况统计表、本单位的档案登记表利用环节：至少要有全宗指南、档案利用效果登记表新技术应用环节：应有计算机辅助管理等情况的文字说明材料全宗卷内材料的整理、编号、装具按上次培训的要求执行,.,（五）加强对下属单位的监督指导（14分）1、8月底前完成对下属企业的年度检查并制发检查情况通报（6分，要求检查通报8月底前报市档案局备案）检查方法：检查各单位对下属企业年度检查情况的通报，并抽查个单位以确认检查情况检查标准：有通报且符合事实得满分；有通报但与实际情况有出入酌情扣分；虽检查但无通报得2分；没检查不得分,.,2、做好3年内对所有下属企业档案管理效能评估一次的计划，并按计划逐年实施，每年评估结果、评估报告应于当年8月底前报市档案局备案（7分，未按要求备案的，既使进行了评估也不得分）检查方法：市档案局将参与各单位对一个下属企业的评估工作（各单位6月底前报邀请市档案局参与评估的下属单位名单，市档案局参与的评估工作截至8月底）检查标准：制定了对所有下属企业档案管理效能评估计划的得1分；按照青岛市企业档案管理效能评估办法，对下属企业（市档案局参与的）效能评估的等级将折算为市直企业的得分级、级6分、级分、级分。,.,3、负责组织对下属企业的档案登记工作并收集本系统所属单位的登记报表（1分）检查方法：检查所属单位的登记报表检查标准：登记表数据准确得满分，否则按比例扣分,.,（六）加强照片档案管理（8分）1、照片整理符合青岛市照片归档与管理规范要求（3分）检查方法：按照青岛市照片归档与管理规范检查归档照片检查标准：没有归档照片或归档照片无保存价值的不得分；归档照片20张以上并符合要求得满分，未完成的酌情扣分,.,2、各单位应于年检前将本单位重要照片档案的复制件移交进市档案馆（5分）检查方法：检查各单位报送照片复制件的时间和照片内容（检查之前准备好，检查时交给检查组）检查标准：符合进馆要求得满分，否则不得分检查要求：将本单位历史以来重要照片档案的复制件刻录光盘，可以多年度的刻录在一个光盘上。没有“光盘划分”功能的，应按青档字200514号要求，手工建立说明文件和数码照片子目录文件夹，然后进行刻录。,.,（七）档案信息化建设（30分）1、完成全部档案案卷级目录数据库的建设（5分）检查方法：检查企业案卷级目录数据库检查标准：完成全部档案案卷级目录数据库建设的得满分，未完成的按比例扣分,.,2、完成全部档案文件级目录数据库的建设（10分）检查方法：检查企业文件级目录数据库检查标准：完成上一年度形成的归档文件材料文件级目录数据库建设的得5分，未完成的按比例扣分；完成其它所有年度形成的归档文件材料文件级目录数据库建设的得5分，未完成的按比例扣分,.,3、全文数据库建设（15分）（1）检查近三年管理类档案全文数据库建设情况（10分）检查标准：完成对近三年本单位制发的公文和接收的电子公文及维护职工权益等重要的管理类档案进行数字化处理的得10分，未完成的按比例扣分检查方法：抽查10份，根据实际情况按比例计算得分。维护职工权益的档案：如涉及计划生育奖励费的明细表、住房补贴表、介绍信及存根、工资转移证、劳动人事方面（招聘、用工、大中专生报到证等）,.,（2）检查特色全文数据库建设情况（加分项，5分）检查标准：对利用频繁、利用价值大的档案进行数字化（具体范围由各单位根据各自的实际情况及单位工作需要确定），根据各单位数字化成效（数字化工作量的大小、现实及潜在的利用效果等）确定加分情况，加分不超过5分例如：产品图纸专题档案数字化等,.,（八）各单位应做的准备工作1、各单位应对照检查标准（市直企业按以上标准；市属企业按照主管单位制定的检查标准进行，如果主管单位没有制定，市档案局将按照以上标准对二级单位进行检查）进行自查，做好迎检准备。2、将检查各条目所对应的印证材料准备好。比如：分类编号办法、监督指导重点项目的证明材料、监督指导下属单位的印证材料、对下属企业效能评估计划等等。3、各单位8月底之前交2份材料：对下属单位检查通报和评估结果（含报告）；现场检查之前准备好刻录的光盘（要求移交进馆的照片）和对下属单位的评估计划，检查的时候交给检查组,.,二、档案管理效能评估（一）评估小组的组成：由市档案局、市直主管部门及业界资深人士3至5名联合组成，依据青岛市企业档案管理效能评估办法（青档字200523号）组织实施。,.,（二）评估内容档案管理效能评估的内容为档案的归档率、档案检索效率和档案安全保管状况。1、档案的归档率（评估方式：实地检查）（1）管理类档案（5分）抽查不少于10份的文件材料，根据抽查数量，按比例计算该类实际得分。,.,（2）产品类档案（5分）抽查3套档案，根据文件材料归档情况，确定该类得分。（3）科研类档案（5分）抽查2套档案，根据文件材料归档情况，确定该类得分。,.,（4）基建类档案（5分）抽查2套（不同规模）档案，根据文件材料归档情况，确定该类得分（两个基建项目的评估得分比值为6：4）。（5）设备类档案抽查2套自制设备和2套外购设备的文件材料，无自制设备则抽查4套外购设备文件，根据文件材料归档情况，确定该类得分。,.,（6）产权类档案（10分）抽查不少于10份文件材料，根据抽查数量，按比例计算该类实际得分。（7）人事类档案（5分）随机抽查10个一线工作人员的档案，按比例计算该类实际得分。说明：人事档案只检查有无，不检查具体内容和整理情况。,.,（8）实物类档案（5分）根据企业的荣誉和资质，抽查5件实物，根据实际情况，确定得分。（9）声像类档案（5分）随机抽查反映本企业重大活动、重大事件的10套声像材料，根据实际情况，确定得分。,.,2、档案检索效率（评估方式：模拟利用测评）限时30分钟，调阅库房中存放的10卷（件）档案。根据30分钟内调出而且调对的份数，按比例计算得分。（此项共30分）,.,3、档案安全保管状况（评估方式：实地检查）（1）防火（3分）要求有防火的设备，如灭火器（必须有效）（2）防盗（3分）要求有相应的防盗措施（有防盗门窗或监控设备都可以）（3）防有害生物（3分）要求有防虫、防鼠设施,.,（4）防潮（3分）要求