采购工作流程.doc

采购工作流程1、总流程编制采购计划询价、议价、比价核准审核请购验货催交订购签批编制合同核准签批审核付款入库2、请购流程分管副总审核采购副总核定仓库复审编制请购单请购人转入总经理（常务副总）审批2.1常备材料请购2.1.1请购人：仓储部门2.1.2编制请购单：仓储部门依据公司规定的库存管理基数，参酌库存情况，及时制定周、月请购单，报仓储部门负责人进行审定。2.1.3仓储部门负责人与制单人逐类逐项的进行审定，在确保公司规避风险的前提下，避免超库存基数采购。审定后签字上报分管副总审核。2.1.4审核：分管仓储部门的副总审核签字后，由仓储部门呈报采购副总。2.1.5核准确认：采购副总接到请购单后，对请购的材料名称、规格、型号、数量、时间与仓储部逐一核准确认后接收，对不确定项协商确认。2.1.6审批：总经理对请购计划进行审批。2.1.7转入：采购部接到审批后的请购计划后，尽快的转入到询、议、比价工作项。2.2 订单生产用材料（含主、辅料）请购：2.2.1请购人：生产部门负责玻璃管、真空管订单生产用主、辅材料的请购。热水器事业部负责热水器订单生产用主、辅材料的请购。2.2.2编制请购单：A生产技术部接到玻璃管、真空管订单后，应认真的核算各种主、辅料使用的数量及其他要求，编制请购单。B 热水器事业部接到热水器订单后，应认真的核算各种主、辅料使用的数量及其他要求，编制请购单。2.2.3审核：生产副总接到生产部门的请购单后，综合分析，核算各种订单用料，核准无误后签字审核。2.2.4复审、核定：仓储部门参照库存情况对请购的材料规格、数量复审后报送采购副总核定。2.2.5审批：总经理对请购计划进行审批。2.1.7转入：采购部接到审批后的请购计划后，尽快的转入到询、议、比价工作项。2.3设备及设备配件和工装请购2.3.1请购人设备管理部门2.3.2编制请购单A组织设备请购时：设备管理部门根据公司的愿景规划要求，应和生产、技术、质量等部门商讨后，编制请购单实施请购。（重要设备（窑炉）需重建更新报告或新建报告。B组织配件请购时，必须与仓储部门核对库存数量，共同确定请购数量。C组织工装请购时，必须与生产部门和维修车间（加工能力）商讨确定采购成品或自加工及是否外协加工（如外协加工转入外协加工程序）。D编制请购单请购。2.3.3审核：设备分管副总接到请购单后，进行审核签字。2.3.4复审：仓储部门参照库存情况对请购的设备（配件）、工装规格、数量复审后报送采购副总核定。2.3.5审批：总经理对请购计划进行审批。2.3.6转入：采购部接到审批后的请购计划后，尽快的转入到询、议、比价工作项。2.4劳动保护用品请购2.4.1请购人：办公室2.4.2编制请购计划：办公室每月底及时编制劳保用品请购计划。2.4.3审核：办公室分管副总接到请购单后，进行审核签字。2.4.4复审：仓储部门参照库存情况对请购的用品规格、数量复审后报送采购副总核定。2.4.5审批：总经理对请购计划进行审批。2.4.6转入：采购部接到审批后的请购计划后，尽快的转入到询、议、比价工作项。2.5办公用品（易耗品）、电脑等采购2.5.1请购人：办公室2.5.2制作请购单：办公室根据办公需求，定期不定期的制作办公用品的请购计划。2.5.3审核：办公室分管副总接到请购单后，进行审核签字。2.5.4审批：总经理对请购计划进行审批。2.5.5转入：采购部接到审批后的请购计划后，尽快的转入到询、议、比价工作项。2.6各种表卡（合同文本）印购请购流程办公室复审分管副总审核请购表卡设计请购人转入总经理批准常务副总核定2.6.1请购人：各使用单位2.6.2表卡设计A表卡由实际使用单位根据工作需求自行设计表卡样式。B表卡样板设计后必须与办公室企划管理体系人员进行对接，使其符合ISO9000等三个管理体系和3C认证相对应。C各种合同文本编写后，必须经法律顾问修订，否则，禁止印刷或使用。2.6.3请购使用单在完成后设计更改后，编制请购（印刷）计划（并附样板）报使用部门分管副总审核。2.6.4复审：办公室参照库存情况对请购的表卡品类、数量复审后报送常务副总核定。2.6.5审批：总经理对请购计划进行审批。2.6.6转入：办公室接到审批后的请购计划后，尽快的转入到询、议、比价工作项。2.7工程用料请购仓库复审分管副总审核论证报告审批请购请购人转入总经理批准采购组织考察论证采购副总核定2.7.1请购人：窑炉、基建类承办单位、热水器工程部2.7.2编制论证报告：承办单位根据公司发展需要，编制工程实施论证报告，提交总经理办公会讨论批准。2.7.3编制请购计划工程类用料由承办单位编制请购单。 2.7.4审核： 工程承办单位分管副总审核请购单。2.7.5复审：仓储部门参照库存情况对请购的材料规格、数量复审后报送采购部。2.7.6论证、核定： 采购部组织生产、技术部门考察论证后，将论证报告提报采购分管副总核定。2.2.7审批：总经理对请购计划进行审批。2.1.8转入：采购部接到审批后的请购计划后，尽快的转入到询、议、比价工作项。2.8促销物品的采购2.8.1请购人：市场部2.8.2订单请购市场部依据促销方案，严格核算请购数量，与仓储部、办公室核对现有促销物品数量后编制请购计划。2.8.3审核销售副总依据促销方案逐一核对请购数量，数量无误后签字批转。2.8.4复审、核定：仓储部门参照库存情况对请购的材料规格、数量复审后报送采购副总核定。2.8.5审批：总经理对请购计划进行审批。2.8.6转入：采购部接到审批后的请购计划后，尽快的转入到询、议、比价工作项。2.9福利物品的请购流程转入拟制福利方案编制请购单审核审定请购批准2.9.1请购人：办公室2.9.2办公室拟制福利方案后进入方案审批程序2.9.3办公室依据福利方案，编制请购方案后报办公室主任进行审核。2.9.4办公室主任审核后报常务副总审定。2.9.5签批总经理按照走访接待和福利方案，审核请购物资的种类、价格，平衡后签批。2.9.6转入采购办公室接到总经理的签批报告后，立即组织转入采购程序 。2.10紧急采购 使用单位将紧急请购计划提报分管副总后，使用单位分管副总电话（短信）采购副总经理，分管采购副总经理安排采购人员直接进行采购。采购完毕，补办相关手续。2.11请购件的撤销2.11.1请购件的撤销由原请购部门通知采购部门停止采购，同时，并在请购单上加盖“撤销”印记，并注明撤销原因。2.12.2采购部门办理撤销时，应在原请购单上加盖“撤销”印记，送还原请购部门。3、询价、议价、比价呈核流程分析核实汇总请购单精选询价供应商询问、询价议价、比价制作询价单编制采购计划核准签批转入审核3.1分析核实汇总请购单：3.1.1核实的内容：请购材料的名称、规格、型号、主要技术参数、数量等。3.1.2核实材料的性质：请购材料的用途，如常规生产、试验、科研替代等。3.1.3核实材料的使用时间：核准请购材料的时间。3.1.4核实材料的资金成本预算：最低最高采购价。3.2精选询问、询价供应商3.2.1查阅资料：查阅供应商的档案、采购台账等。3.2.2查阅市场行情：请购材料市场价、实际价、上涨下跌行情等。3.2.3确定询问、询价供应商：核准的供应商或其他因素确定的供应商。精选三家以上供应商需新开辟的供应商3.2.3询问、询价询问供应商的供应能力是否能准时供货。询问价格：常规价、接受价、涨跌价位及其涨跌因素等。询问规格、型号、数量是否能满足请购需求。物流保障质量要求、质量资质、证明、验货方式、执行价格。扣、付款条件方法。交货时间、地点、办法售后服务对已核定的供应商或特殊供应商，按降成本的原则，掌控价格。广泛收集公司内部有关部门提供的价格信息，比价参考。3.2.4议价比价询价后，应确认各供应商的报价方式、报价要素、产品规格、质量要素、量值要素、采购条件等是否一致方可比价。选择两家以上供应商进行互相议、比价议、比价时应考虑的要素：A物料的品质、交期、服务。B市场价格下跌或有下跌趋势。C采购频率明显增加。D采购量大，用量增多，本次比前次量大。E由同样品质，服务更好的供应商提供更低的价格时。F公司战略策略需要降低采购成本时。G其他要素。其他特别注意的事项A专用材料或用品和项目，采购部应会同使用部门共同询价、议价、比价。（走程序留证据）B供应商提报价的物料、规格、型号你、质量、量值、时间等与请购不相符时，采购部门应送请购部门确认后方可议价、比价。（走程序留证据）C超量供应采购时，采购部门应呈报领导签批。（走签批程序）D其他因素确定的供应商，采购部门应转入特殊放行程序，按特殊放行程序进行。（走特采程序）E新开辟的供应商，应按对供应商评价的程序进行。F试用、代用材料应按特采程序进行。3.2.5制作询价单询价、议价、比价完成后，整理本次询、议、比的资料。制作询、议、比价的表卡（采购询价单）。某资料和表卡与采购计划一并上报领导审核。3.2.6编制采购计划询、议、比价完成后，编制本次采购计划报部门领导核准。3.2.7核准部门领导接到采购计划编制人呈报的采购计划，对照询、议、比资料和询价表逐一进行核准，并签字批转。3.2.8审核采购员接到部门负责人签字后，呈报分管副总审核，分管领导审核签字后，批转总经理签批。3.2.9签批总经理接到采购人员的采购计划，在严格审查的基础上签字批复。3.2.10转入采购员按总经理签批的意见转入下道程序。 总经理签批同意转入订购程序。 对总经理提出的异议或否决意见，转入到重新请购议价审定程序。4 特殊放行根据验收质检报告，对于不符合质量标准要求的货物，需特殊放行的物料，由采购部协商使用部门并提出申请，经采购副总、使用部门负责人签字确认后办理入库，仓库单独存放，单独标识，以备使用。