办公室档案综合管理实施细则.doc

办公室档案综合管理实施细则为逐步实现档案工作规范化，不断提高科学管理水平，更好地为城区建设工作服务，根据中华人民共和国档案法（以下简称档案法）、中华人民共和国档案法实施办法和广州市档案管理规定的规定，结合本所实际情况，制定本细则。一、总 则第一条 档案是在工作活动中直接形成的有保存价值的各种文、图表、声像等反映本所历史面貌的真实记录。其构成以党政工团档案为主体，包括基建、设备、会计、已故人员、声像、业务、荣誉档案等。第二条 档案工作是我所工作的组成部分，是反映和维护我所历史面貌的一项重要工作。第三条 坚持集中统一管理的原则，对我所形成的各种门类载体的档案实行综合管理，确保档案的完整与安全。二、机 构第四条 根据档案法规定，设立综合档案室。由一名所领导分管，日常工作由办公室负责。所配备专职档案员一名，负责综合档案室的工作；各业务部门的内勤资料员为兼职档案员，负责本部门的档案立卷工作。本所综合档案室接受上级档案所的业务指导和监督。第五条 设立档案鉴定小组，由分管领导、办公室主任、档案员和有关科室兼职档案员组成，负责对档案的鉴定和销毁工作。三、综合档案室的基本任务第六条 本所综合档案室的基本任务：（一）贯彻实施档案法和上级有关档案工作的方针、政策及规定；（二）拟定本所档案工作计划和规章制度，定期总结工作，向上级反馈本所档案的管理工作情况；（三）统一收集、整理、归档、鉴定、保管、统计本所档案，并积极有效地提供利用和开展编研工作；（四）督促和指导各科室做好档案材料收集、立卷、归档工作；（五）不断改进档案工作，提高档案管理水平，做到档案整理系统化、库房管理科学化、立卷质量标准化、查找利用现代化、调查统计制度化。四、归档范围、时间和要求第七条 凡是本所在工作活动中形成的已办理完毕的具有保存价值的文件材料和上级机关针对本级机关工作下发的有关文件材料均应归档，具体归档范围和时间、要求按本所档案立卷归档制度执行。第八条 各类档案材料的书写要符合国家档案管理规定，统一使用不脱色的炭素墨水或“蓝黑” 墨水、注明“DA”（即档案）的圆珠笔芯；复写文件，一律使用黑色复写纸；不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水起草和签发文件。书写文件和修改文件时书写字体要清晰，并使用标准简化字。五、档案管理第九条 档案综合管理的范围：本所在各项工作活动中形成的档案，包括党政工团、工程、基建、设备、会计、已故人员、声像、荣誉、业务档案等。（一）本所党、行政、工会、共青团组织在工作活动中形成的文书档案；（二）本所立项、主管的工程项目，从立项开始至竣工过程形成的文字、图表材料；（三）设备档案。本所所有申请购买设备（如复印机、电脑、空调机等价值为伍仟元以上）的依据，说明书、合格证、装箱单、保修卡等材料；（四）会计档案。本所财务统计报表、账簿、凭证、工资表；（五）已故人员档案。本系统已故干部、职工的人事档案；（六）声像档案。本所在一切业务活动中形成的照片计算机磁盘等；（七）荣誉档案。本单位各类荣誉证书、奖品及纪念品等；（八）业务档案。本所管辖的城市建设、市政工程项目、工程审批项目等，从施工至竣工过程形成的文字、图表等材料。第十条 综合档案室要不断完善各项档案管理制度，做好督促检查工作。根据上级有关规定，制订本所各种门类档案保管期限表。档案保管期限分为永久、长期、短期三种。第十一条 各门类档案要科学管理存放，分类编号。按年度、类别、案卷号、档号的顺序由左至右。由上至下入柜保管，并在柜门右上角标明档案的起止号、类别、期限，根据需要编制档案检索工具，便于保管和提供利用。第十二条 档案保管要求：（一）接收档案时必须认真检查验收，并办理交接手续。（二）存放档案必须有专用铁柜（架），排架方法要科学和便于查找。（三）每年对室藏档案进行一次查核工作，并做好记录，做到帐、物相符，对破损或载本变质的档案，要及时进行修补和复制。六、档案利用第十三条 凡利用档案，必须办理手续并及时反映利用效果，外单位人员借阅档案，必须凭单位介绍信，经有关领导审批后方可借阅，具体的借阅手续、期限和要求按所档案借阅利用制度执行。第十四条 档案利用人员必须爱护档案，不能拆卸、抽取、涂改、勾划、污损档案材料，归还时，档案员要及时详细检查、核对，以明确责任。七、库房管理第十五条 保存档案必须有防雷、防盗、防光、防火、防潮、防尘、防虫、防高温等设施，并根据需要，不断完善库房环境，更新管理设备，逐步实现档案管理现代化。八、档案的鉴定和统计第十六条 档案鉴定小组要根据档案保管期限规定定期鉴定档案的价值，确定其保管期限，对已超过保管期限、无保存价值的档案提出销毁报告和列出清单，经分管领导批准后，指定两人监销完毕，在销毁清册上签名。档案销毁目录应报送主管部门备案。第十七条 档案管理人员要做好档案的收集、整理、接收、保管、鉴定、销毁及统计工作并及时向上级主管部门汇报。第十八条 档案工作人员变更时，应及时办好交接手续。第十九条 应用电子计算机管理档案，把档案管理的现代化作为机关办公自动化的一个组成部分，不断提高档案科学管理水平，提高管理自动化的程度。九、档案制度建设第二十条 建立机关档案综合管理实施细则，内容包括档案管理体制、机构、职责和对各门类、载体档案管理的规定。第二十一条 建立立卷归档制度，内容包括归档范围、归档份数、归档要求和归档手续。第二十二条 建立档案保管制度，内容包括档案的安全保护、库房管理规定。第二十三条 建立档案保密制度，内容包括档案的保密措施和对档案人员保密要求的规定。第二十四条 建立档案借阅、利用制度，包括利用范围、方式、要求、审批手续、效果登记