1 订单操作流程.doc

名称: 订单操作流程日期:2009-12-15流程目的: 规范订单的操作相关部门: 进出口, 生产部, 技术部，财务部相关文件: 订单评审表，形式发票，产品指令, Purchase order process in Epicor, Purchase order entry in Epicor, Order summary, Invoice summary, 样品寄送记录单，发票，箱单，合同，提货/送货通知，出货通知，物品出门证，Set up selling price，注意事项。引用流程：产地证注册程序，Epicor开发票流程，Epicor Dates Control流程详细:1. 接收顾客订单流程要求时间：1个工作日。通过邮件或传真接收客户订单并识别顾客的产品要求，包括产品数量（符合MOQ和MPQ），价格，交付日期和包装要求等。注：国内订单就是Geoff的邮件确认。2.订单评审流程要求时间：2个工作日。1) 常规订单, 当收到客户的常规定单（或订单查询）后, 把订单的数量, 交期, 货号等信息发给工厂（生产部计划）, 由工厂确认完成订单数量和交期。(注意: 不能将我们给客户的价格, 客户地址等信息误发给工厂)如果交期小于60天，或交期不能满足CRSD时，和Charles确认。如果订单价格小于售价单（JX Price List）中的价格，和Charles确认。2) 新品订单, 当收到的是客户新品订单的话, A) 填写“订单评审表”，让相关部门签署B) 跟PM(项目经理)确认具体交期，由PM确认项目进度（含包装）。如果需要做商检，则需要和当地商检局联系，准备商检测试报告，注意，只有商检测试通过以后才能出口。一般需要一个月时间。如果需要做产地证，遵守“5 产地证注册程序”。C) 从客户/Sales拿卖价，自制品从PM取得成本，外购品从Sourcing确认买价，等卖价和买价拿到后给Charles确认是否接单。如果接单的话，将产品加入“JX Price List”：订单评审后，把相关信息确认给客户, 等待客户确认订单注：国内订单是肯定要接单的，除了不需要和客户确认之外，其他一样。3.订单确认流程要求时间：3个工作日。1） 以上信息确认后, 将订单确认给客户, 等待客户一个正式订单；2） 制作形式发票给顾客，顾客回签形式发票，合同确认（有些客户通过回签客户订单来确认合同）；3） 下发产品指令给计划；4） 将订单加到“order summary”和“invoice summary”。流程要求时间：1个工作日。A) Z:CharlesOrder by Customer supplier-JX；B) serverteamSCCeciliaDirect Summaryweekly update listinvoice summary；注：注意开票时间所对应的月份，选择对应Sheet，如果是UK付款给耐思，选择“Jan 10 UK”，如果是客户付款给耐思，选择“Jan 10 JX”。C) 每个跟单员自己的Summary。注：对国内订单，Geoff的邮件就已经是确认了，所以不需要签PI/PO确认，也不需要加入“invoice summary”。5） 系统操作:A) Epicor直接订单：不需要国内订单：需要在Epicor中下采购单；B) ERP直接/国内订单都需要输入受订单（采购单）；客户订单确认后, 填写“受订单采购单输入申请表”，通知单证员将信息输入ERP “受订单”, 下正式订单给工厂；单证员应该在1日内输入受订单，如果是自制产品，单证员随后邮件通知计划和生产。如果是外购产品，单证员将“受订单”导出至“采购单”，签章后由跟单员将“采购单”发给供应商确认后签字返回。单证员同时做进货。4.订单进程1)确认交期，输入Epicor的采购单中；A) 如果是耐思工厂，跟单员以邮件通知生产计划，要求提供交期；B）如果是其他工厂， 跟单员要求供应商回签采购单确认交期。注意: 我方下”采购单”给供应商, 就不需要签供应商的销售合同。2) 安排寄金样；A) 需要第三方验货, 要安排金样给客户 (如果金样确认完后, 任何一点产品的变化先跟客户确认, 同意后更新金样);B) 不需要第三方验货, 要安排金样给英国PM.寄送金样后, 填写”样品寄送记录单”.3)如果需要第三方验货根据交期, 至少提前10天发验货申请；产品完成后，经质量部检验，如发现不合格，则由生产安排返工。如果在交期紧急的情况下，且导致产品不合格的问题不影响安全和基本功能的情况下，由进出口部同顾客协商是否可作让步。如果顾客同意接收，则继续下一步出货；反之，则必须安排返工，并同顾客协商适当延迟交期。验货时间一般为23工作日（包括1天和客户确认时间）。4)订单变更；在订单进程中，可能会发生订单变更：A) 工厂不能按期交货；需要把新的交期和客户沟通，取得客户谅解。如果产生罚款、空运等，要求工厂承担（如果是耐思，由部门经理取得总经理批准）。B) 客户要求更改。I） 如果客户要求提前交期；要求工厂抓紧，和工厂重新确认交期， 然后和客户沟通确认。II） 如果客户要求延迟交期；和工厂重新确认交期，如果影响较大，则要求客户承担损失（利息、仓储等）。III） 如果客户要求增加订单数量；遵守新订单流程。IV） 如果客户要求减少订单数量。和客户沟通了解原因，是否必须要减少。和工厂确认生产/库存情况，要求客户承担损失5) 订单跟催。A) 在大货生产完成的10天前, 再跟工厂/生产部确认下进度, 以确保如期完成；B) 无论何种情况下，如果供应商的交期不能符合CRSD或要延迟交期，需要Escalate。6) 系统操作更新交期：参考“2 Epicor Dates Control”。5. 出货和核销;1) 确认出货信息之后, 提前两周发BOOKING 给货代订舱,并且跟货代确认开船日/截关日期；2) 安排商检；确认所出货物是否需要做商检, 如果需要，则要做好商检资料去当地商检局报检. 报检资料包括:发票,箱单,合同,包装性能结果单,工厂检验报告,出境货物换证凭单等。商检通过,会拿到一张商检换证凭条,是报关资料的组成部分；商检如果没通过,要及时跟代理以及商检局老师联系,确认问题以及原因, 沟通与解决。注意：提前7天安排商检。3) 报关资料通常要在截关日的前两天寄出给货代。报关资料包括:发票,箱单,合同,商检凭条,报关单,核销单；4) 同时要通知仓库以及车队安排货物送舱,尽量让货物在白天送到货代仓库.以免意外的发生。相关文件如下： 5) 货物走后要做清关文件给货代, 不同客户有不同格式要求；一般来说包括：发票、箱单和产地证。6) 请款。A） 向UK MP请款模板如下：B） 向直接客户请款具体客户的要求有所不同，一般来讲：发票、箱单、IC（检验证书）、产地证和提单（正本）。另外还要帮外购工厂（向耐思）请款，工厂一发货就让工厂开票过来，马上请款，具体参考“注意事项-请款单”7) 系统操作A) Epicor直接订单需要开发票：货物进仓后, 要在进仓的当日在Epicor上开发票；参考“7 Epicor开发票流程”。国内订单只需要Receive & Transfer。B) ERP仓库做调拨；SC做出货单；仓库做销货。6. 出货