最新最新年市水务局项目法人培训班-精选ppt课件

.,1,2014年市水务局项目法人培训班,水利工程档案管理实务讲座,李桂玲2014年6月30日,.,2,概述,档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的,依法归档的,具有保存价值的文件与材料。档案是一种历史活动的原始记录，是保存备查的历史文件。档案也是一种信息资源。,.,3,水利工程建设严格执行项目法人责任制，建设监理、招标承包制和合同管理制。项目法人要对工程建设、工程管理、运营、债务偿还和资产保值全过程负责。项目法人要对工程建设中形成的工程档案负总责,概述,.,4,一、工程档案法规制度介绍二、工程档案基本知识三、工程档案质量检查与控制要点,主要内容,.,5,第一部分工程档案依据的法律法规,.,6,国家颁布的档案工作法律法规1、中华人民共和国档案法2、档案法实施办法3、归档文件整理规定4、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范5、科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T1182-2008）,档案法规制度,.,7,档案法规制度,水利部的制定的规定、办法1、水利工程建设项目档案管理规定（水办2005480号）2、水利工程建设项目档案验收管理办法（水办2008366号）3、水利科学技术档案管理规定（水办201080号）,.,8,档案法规制度,4、关于加强水利工程档案工作的通知（水办2009164号）5、关于加强水利科研档案工作的通知（水办2010432号）6、水利行业重大活动与建设项目音像档案资料管理暂行办法（水办【2003】586号）等等,.,9,档案法规制度,天津市水务局制定的规定天津市水利工程建设项目档案管理规定（津水基200723号）,.,10,第二部分工程档案的基本知识（一）基本概念（二）工程档案的具体内容,.,11,1、什么是档案？档案是国家机关、社会组织和个人在社会实践活动中直接形成的、有一定保存价值的、各种形式的历史记录。这是档案法规定的。具体地说，每一个具有独立法人资格的单位或部门在工作活动中形成的具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录。,档案基本概念,.,12,档案基本概念,2、什么是应归档文件材料？应归档文件材料，是每个立档单位将在其工作活动中直接形成并已办理完毕的零散的文件材料。经过挑选，把那些具有查考、保存和利用价值的部分，依据其内在的联系，按照档案的要求和方法进行整理，分门别类的组成一个个案卷并归档。文件材料以归档为界，归档前是文件材料，归档后是档案。,.,13,归档文件材料有三个来源：指各立档单位在其职能活动中形成的文件材料；指各立档单位其工作联系过程中形成的文件材料；指职工个人在从事与其职务或专业有关的活动中形成的文件材料,档案基本概念,.,14,3、归档文件材料的特点（1）具有直接性，即原始性记录。它包括：立档单位有文号的收发文件，没有文号的文件材料，如合同、协议、情况报告、大事记、会议文件材料、会议记录、重要的电话记录、统计材料、成果材料等等，这些原始记录都属归档文件范畴。（2）具有保存和利用价值。把那些具有凭证和参考利用价值的归档文件保存起来，对国家、对社会、对单位、对个人都具有极其重要的作用。,档案基本概念,.,15,档案基本概念,（3）具有多样性。从归档文件的载体上分，有纸质、声像、电子文件材料等。归档文件的多样性，决定了其管理和利用上的多样性。4、什么是水利工程档案？水利工程档案是水利科技档案其中的一个类别。水利工程档案是指工程建设项目从前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。,.,16,即一个工程建设项目从提出立项、审批、勘察设计、到生产准备、施工、监理、质量监督、再到各阶段验收、到竣工验收，全过程形成的，具有保存利用价值的文字、表格、声像（包括图片、照片、录音、录像、多媒体）、图纸等各种载体文件材料的综和（含电子版文件和图纸）。按照水利部480号文和366号文要求，可以划分为三个部分理解：第一部分，前期工作文件材料。包括工程建设前期文件和工程建设管理文件。,档案基本概念,.,17,第二部分，实施过程文件材料。包括施工、监理、质量监督、试运行(投入使用)等过程文件材料。第三部分，竣工验收文件材料。包括专项验收、技术预验收、专项验收（含档案专项验收、水土保持、环境保护专项验收）文件材料。以上三大部分中形成的，具有保存价值和利用价值的文字、图表、声像（含图片、照片、录音、录像、制作的多媒体）等不同载体的原始记录，都应归档。,档案基本概念,.,18,5、工程档案工作及任务工程档案工作，是指以完整地保存和科学地管理工程档案，充分发挥工程档案的作用为目的的诸项管理活动的总称。其基本任务是：在档案工作基本原则指导下，建立健全工程档案工作的法规制度，科学的管理档案，积极地开发工程档案信息资源，及时、有效地提供利用。,档案基本概念,.,19,6、工程文件材料工程文件材料是指工程建设过程中直接形成的、处于使用和运行过程中的各种文件材料。工程档案与工程文件材料是同一个事物的两个不同发展阶段。两者的关系：工程文件材料是工程档案的源泉，工程档案是工程文件材料的归宿，两者紧密联系，互为依存。两者的区别：使命不同、原始属性不同、服务对象不同、归属流向不同、保管要求不同。,档案基本概念,.,20,（二）应了解的几个问题1、为什么要建立工程档案2、水利工程档案谁来负总责3、谁负责文件材料的收集、整编和归档4、谁来把好工程档案质量关和审核关5、工程档案验收,.,21,水利工程档案,1、为什么要建立工程档案工程档案工作是工程建设、工程管理的基础性工作，是检验工程质量和效益的依据。也是水利部和水务局的共同要求。如果一个工程，没有建立相应的工程档案工作，工程建设过程中产生的文件材料必然会处于分散的、无人管理的状态，其结果必然会影响工程建设、工程管理和整个工程的验收一份详实可靠的档案资料。,.,22,为做好这项工作，首先，各级建设管理部门应加强领导，对工程档案工作给与足够的重视，明确分管档案工作的领导，落实领导责责任制；其次，要将档案工作纳入水利工程建设与管理工作中去，明确档案部门、明确专（兼）职档案人员和岗位职责；第三，建立健全工程档案制度，确保水利工程档案有章可循，有法可依；第四，统筹安排档案工作经费,确保水利工程档案工作的正常开展。第五，档案业务主管部门要认真履行职责，加强对文件材料的形成、积累、整理工作进行监督、指导与检查。,档案基本概念,.,23,2、工程档案谁来负总责一句话“项目法人对工程项目档案工作负总责”。工程档案工作是工程建设与管理工作的重要组成部分。项目法人不是只管工程建设，必须同时将档案工作纳入水利工程建设与管理工作中，贯穿于工程建设程序的各个阶段。把握工程档案的质量检查与控制节点，保证工程档案的完整、准确、系统、有效。如何做到“同步管理”？,水利工程档案,.,24,水利工程档案,从水利工程建设前期就进行文件材料的收集和整理工作；在签订有关合同、协议时，要对水利工程档案的收集、整理、移交提出明确要求；检查水利工程进度与施工质量时，要同时检查水利工程档案的收集、整理情况；进行单元与分布工程质量等级评定和工程验收时，要同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量，并在验收后及时归档。整个工程项目档案的归档工作，应在竣工验收后3个月内完成，并移交主管单位档案部门。,.,25,3、谁负责文件材料的收集、整编和归档（1）项目法人。项目法人要认真做好自身（内设各职能部门），产生档案的收集、整理和保管工作，同时要加强对各参建单位归档工作的监督和检查。（2）工程建设的专业技术人员和管理人员。你们是归档工作的直接责任人，应该按要求将其工作中形成的应归档文件材料，在日常工作中就要注意收集和整理，定期交给档案人员集中统一保管归档。如遇工作变动,应先交清原岗位的文件材料，再办理变动手续，,水利工程档案,.,26,（3）各参建单位，包括勘察、设计、监理、施工等单位。你们也要明确本单位相关部门和人员的档案管理责任，按照各自分工，切实做好职责范围内工程档案的收集、整理、归档达到集中统一管理的要求；属于向项目法人移交的应归档文件材料，在完成收集、整理、监理审核工作后，及时提交项目法人。项目法人的档案部门或档案人员应认真做好档案的检查接收工作。,水利工程档案,.,27,4、谁来把好工程档案质量关和审核关水利工程档案的质量是衡量各参建单位工作质量的重要依据，应将其纳入日常工程质量管理程序，把好质量关和审核关。质量管理部门应认真把好质量监督检查关。监理单位在对施工单位实施监理工作过程中应负起对工程档案进行审核的责任。凡参建单位未按规定要求提交工程档案的，不得通过验收或进行质量等级评定。工程档案达不到规定要求的，项目法人不得返还其工程质量保证金。,水利工程档案,.,28,监理工程师应该做到：（1）对质量检验资料的审核，要求必须如实反映情况，不得擅自修改、伪造和事后补做；（2）对质量评价资料、中间验收记录（包括隐蔽工程）及施工记录的审核，要求各种试验、验收、质量评价等资料必须齐全、完整；（3）对竣工图的审核，要求如实记录并反映各种地下、地上建筑物的详细情况，特别是要能反映出设计变更后的真实情况；,水利工程档案,.,29,水利工程档案,5、工程档案验收工程档案验收是对工程档案过程进行全面检查，目的是促进和保证工程档案管理过程的规范和有序，从而保证工程档案的齐全、完整、准确、系统。参见水利部水利工程建设项目档案验收管理办法（水办2008366号）文。,.,30,档案验收可分为初步验收和正式验收。初步验收可由工程竣工验收主持单位委托相关单位组织进行；正式验收由工程竣工验收主持单位的档案业务主管部门负责。档案验收，要满足一定条件才可以提出验收申请。项目法人应组织工程各参建单位对工程档案的收集、整理、保管与归档情况开展自查，在确认工程档案的内容与质量已达到要求后，完成自查报告；,水利工程档案,.,31,水利工程档案,监理单位也要完成对施工单位工程档案的内容与质量检查，确认档案的内容与质量已达到要求后，完成监理专项审核报告。,.,32,第三部分工程档案质量控制及要求,.,33,工程档案质量控制及要求,一、工程档案资料归档范围与具体要求（一）工程档案资料归档的范围工程档案资料归档的范围应符合市水务局天津市水利工程建设项目档案管理规定（津水基200723号）附件3“水利工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表”。这个归档范围与保管期限表详细列出了包括：前期工作、设计、施工、监理、工艺设备、财务、竣工验收归档范围以及项目法人、运行管理单位的保管期限。,.,34,（二）具体要求：每一个工程都应该建立档案分类方案，档案分类方案应包含这个工程建设项目的全部档案内容。1、对组卷的要求（1）组卷时按照分类，并遵循文件材料形成的规律和从属关系，将所有文件材料都能归入相应的类别中。要注意成套的特点，按照水利基本建设项目立项、设计、施工、竣工验收4个阶段分类组卷。,工程档案质量控制及要求,.,35,（2）注意成套性。整理工程档案资料，应注意“单位工程”的成套性，要在“分部工程”的基础上，认真做好“单位工程”的立卷归档工作。要保留它不可分割的整体和自然形成的规律。（3）整理应符合科学技术档案案卷构成的一般要求。（4）归档文件材料的内容与形式均应满足内容完整、准确、系统；字迹清楚；图样清晰、图表整洁；竣工图及音像材料标注的内容清楚、签字（章）手续完备，归档图纸一律折叠成A4纸大小标准图幅。297210,工程档案质量控制及要求,.,36,2、对变更通知单的要求工程变更通知单是指对原设计进行变更的依据性文件材料。整理时一般应按“单位工程”进行整理，同一“单位工程”的变更通知单要放在一起，然后再按“通知单”产生的时间（或编号）顺序排列、组成一卷或数卷。,工程档案质量控制及要求,.,37,3、对工程监理文件的要求工程监理文件是工程建设档案的重要内容，必须按规定进行整理归档。组卷时先按文种、再按时间顺序排列。,工程档案质量控制及要求,.,38,4、对声像档案的要求（包括图片、照片、录音、录像和电子文件）声像材料是工程档案的重要补充，应随时做好收集、整理工作。要将不同种类（是图片、照片或录像）的声像或电子文件材料分别立卷。每张图片或照片都应以简洁明了的文字说明时间、地点、事由及的人物、拍摄者等内容。工程建设重要阶段、重大事件、事故，必须有完整的录像材料归档。,工程档案质量控制及要求,.,39,5、对竣工图的要求竣工图应如实反映工程竣工后实际状况，每一张竣工图都必须做到图物相符。全套竣工图应完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。所有竣工图都必须由施工单位在图标上方空白处逐张加盖“竣工图章”，并签字和日期。每套竣工图应附有编制说明及目录。凡变更的地方必须用炭素笔标注清楚，并注明变更依据（变更通知的字号）。,工程档案质量控制及要求,.,40,凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更超过1/3的，要重新绘制竣工图。重新绘制的竣工图应按原图编号，将重新绘制的原因或有关变更依据，绘制到新竣工图的说明栏内。在图标栏内注明“竣工阶段”和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署“竣工图确认章”。竣工图：以单位工程或专业单独组卷，按专业、图号排列（有图样目录的成套图，按目录排列；没有图样目录的，按图样上的序图号排列）。,工程档案质量控制及要求,.,41,二、保管期限与归档份数1、水利工程档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。2、归档份数。项目法人可根据实际需要，在与参建单位签订合同、协议时应明确文件材料的归档份数，可掌握以下原则：（1）项目法人与运行管理单位应各保存1套较完整的工程建设项目档案材料（当二者为一个单位时，应异地保存1套）。,工程档案质量控制及要求,.,42,（2）工程涉及多家运行管理单位时，各运行管理单位只保存与本单位管理范围有关的那部分档案材料。（3）当有关文件材料需由若干单位保存时，原件应由项目产权单位保存，其他单位保存复制件。,工程档案质量控制及要求,.,43,三、工程档案整理要求工程文件材料的收集、整理应符合科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T1182-2008），要遵循工程文件材料自然形成的规律和成套性特点，科学分类。组卷要保持文件材料之间的有机联系，系统排列，整理的案卷能够反映出历史本来面目，要保证卷内所反映的问题的文件材料齐全、完整、系统，字迹清楚，图表整洁，签字手续完备，卷内文件不重份。,工程档案质量控制及要求,.,44,文件材料过多，可分成若干卷，每卷厚度为2公分左右为宜，排列在一起，确定保管期限，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求：纸张，不能有热敏纸、复写纸；书写材料不能有铅笔、圆珠笔等。,工程档案质量控制及要求,.,45,工程档案质量控制及要求,综合管理性文件：可按问题、按文件重要程度、时间或依据性、基础性、项目竣工验收排列。卷内文件排序时同一份文件材料，正文在前，附件在后；正本在前，定稿（稿签）在后；批复在前，请示在后；办理有关文件的依据性材料要放在该份文件的定稿之后；转发文件在前，被转发文件在后；文字性材料在前，图纸在后；会议性文件可按时间顺序或文件重要程度排序。,.,46,施工文件：可按标段单位工程分部工程单元工程组卷排列；设计变更文件、工程联系单可按文种组卷、按编号或单位工程排列；原材料试验，按单位工程或单项工程组卷排列；设备文件按专业、台件组卷；竣工图按专业、图号排列。监理文件应按文种整理，按时间顺序排列；,工程档案质量控制及要求,.,47,1、编写案卷封面案卷封面由接收档案的单位按国家标准统一制发，案卷封面的所有项目均可打印，也可用碳素墨水书写，字迹要清晰、工整。档号：由接收该工程项目档案的单位档案部门给定的编号。案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件材料的主要内容。由立卷人填写。,工程档案质量控制及要求,.,48,立卷单位：负责组卷的部门或单位。起止日期：案卷内文件材料形成的最早到最晚的日期。保管期限：按该项目分类方案中划定的保管期限填写。密级：依据保密规定填写卷内文件材料最高密级。,工程档案质量控制及要求,.,49,2、编写文件页号同一卷内的文件材料，有文字或表格的页面都要编制页号，从001起逐张编号，单页面在右下角，双页面的正面在右下角、背面在左下角打号，图样在右下角，不得漏号或重号。凡胶装自成一卷并有正式页号的文件材料（包括图纸），不需要再重新编写页号，但要加盖档号章并填写其内容。录像带、照片、光盘、实物档案等应在装具上逐件编号，不漏号或重号，粘贴存档标签，填写相关内容及互见号。卷内目录、卷内备考表不编页号。,工程档案质量控制及要求,.,50,3、编写卷内目录卷内目录是登录案卷内文件题名及其特征，固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件首页。序号：用阿拉伯数字从“1”起依次标注卷内文件材料件数的顺序。文件编号：填写文件的文号、图纸图号、设备代号、合同号等。责任者：填写文件材料形成部门或主要责任者。文件材料题名：文件材料标题，不可简写或缩写。,工程档案质量控制及要求,.,51,日期：文件形成日期，用8位阿拉伯数字表示。页号：填写每份文件材料首号，最后一份文件要填写首尾号。填写后的卷内目录一式三份。（一份随案卷装订、一份同档案移交项目法人、一份由本单位自存）,工程档案质量控制及要求,.,52,4