公文管理规范.docx

关于对事业部公文管理相关内容及审批流程进行规范的通知知字201417号通知 通报 报告 计划 纪要表 号:JL15-021B生效日期:2010.07.24会签人签字日期事业部各部门： 为加强事业部常用公文写作应用模板的规范化、标准化管理，进一步提高工作效率，现对事业部公文管理相关内容进行规范，内容如下：一、公文类别事业部公文主要包括黑头文件、红头文件及管理制度等三类文件，本通知主要对黑头文件进行规范：包括通知、通报、请示、报告、计划、方案（若需下发警示、公示或说明，应把模板中的“通知”改为警示、公示或说明，因警示、公示、说明下发的频率较低，所以不单独再设立模板）、纪要等。二、行文规范黑头文件主要由眉首、主体、版记三部分组成；眉首包括：标识、标题、文件编号、表号、生效日期；主体部分包括：主送机关和正文；版记部分包括主送、抄送、存档及批准日期和下发日期，具体行文格式如下：1、眉首部分1.1标识：公司VI，不可任意变形，过分拉长或拉高；1.2标题：隶书小二号字、加黑，字数超过10个字符时缩进90%或更多；标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；（未完转下页）特此通知批示：批准审定审核拟文年月日年月日年月日1411314113主送：各部门。抄送：。存档：。批准时间：2014年11月3日 发放时间：2014年11月3日1.3文件编号：隶书五号字，具体编号标准见附件一；1.4表号、生效日期：宋体五号字，表号记录代号JL+事业部代码+部门记录代码-记录表格标识+记录版次；生效日期即表格的发布日期，一般与对应制度生效日期相同。2、主体部分2.1主送机关：位于主体部分第一行顶格，无需空行，用小四号宋体加粗加全角冒号标识；2.2正文：小四号宋体字标识，行距22磅。3、版记部分3.1主送、抄送、存档后用全角冒号，单位或收件人之间用分隔符“，”，最后用“。”标识，收件人为经营管理团队角色的统一为“人名+职务”；3.2批准日期在前，发文日期在后。三、审批流程1.1装载机事业部内部公文审批流程：审核、会签、审定、校对、批准。如有会签意见，由“审定”节点明确处理意见、由“校对”节点对正文进行调整后提交至“批准”节点；如无会签意见，由发文单位负责删除“校对”节点；1.2公司范围内公文审批流程：审核、审定、会签、审定、校对、批准。如有会签意见，由“审定”节点明确处理意见、由“校对”节点对正文进行调整后提交至“批准”节点；如无会签意见，由发文单位负责删除“会签”节点后的“审定”节点及“校对”节点。四、审批流程相关说明1、“审核”节点：可以根据需要设置“科长、部长”两位领导审核，审批方式为“顺签”； 2、“审定”节点：原则上只能设置1位领导审定；3、“会签”节点：多人会签，审批方式根据需要设为“会签”或“会签（不允许驳回）”；4、“批准”节点：原则上只能设置1位领导批准；5、“修订”节点：原则与“起草人”为同一人。五、文件装订规范要求1、公文装订要求整齐牢固，不掉页；切口光洁，符合标准，数量准确；2、无多页、无缺页、无颠倒、无混装；3、裁切规格符合标准，误差不超过1毫米；不歪、不斜，四角成90度直角；4、清洁无脏，无折角、无刀花，无毛茬、无缺损；5、装本平整，钉距适当，无坏针、无漏钉、无重钉，胶装不掉页、不粘面，胶口不超过5毫米；6、文件页数在5页以下的，要求单面打印，左斜角45度装订；7、文件页数在5页以上（含5页）的，要求第一页单面打印，后续双面打印，左侧或上侧装订，两书钉位置位于文件左侧或上侧的三分之一处，书针距左侧或上侧外沿的距离为到装订机上内侧钉针凹槽的距离。六、管理要求1、公文起草需设置页码，其中第一页不设置，从第2页起始开始编号2、3；2、公文OA下发时，需将编号、审批记录填写完整，公文中不得出现标点符号、错误字、编号混乱等低级错误，如有出现，视情况给予50-200元的负激励。附件1：通知、通报、计划、报告、请示等发文格式通知20 号通知 通报 请示 报告 计划表号：JL15-021B生效日期：2010.07.24会签人签字日期眉首主送机关：（小四号宋体加粗加全角冒号标识）正文内容用小四号宋体字。特此通知主体（转下页）正文批示：批准审定审核拟文年月日年月日年月日版记主送： 抄送： 存档： 批准时间：20年月日发放时间：20年月附件2：会议纪要模板会议纪要纪字 号通知 通报 纪要 报告 计划表号：JL（12）01-304B生效日期：2014.5.26会签人签字日期年月日（时间），（主持人）（地点），主持召开了（会议名称）。（参会人员范围）参加了会议。会议纪要如下：（宋体、小四）一、小标题（宋体、小四、加粗）会议指出：（按需保留）1、正文内容为宋体小四号字2、会议要求：（按需保留）1、正文内容为宋体小四号字2、会议决策：（按需保留）1、正文内容为宋体小四号字2、（未完，见下页）批示：批准审定审核拟文年月日年月日年月