职业经理第二象限工作法.doc

第6讲 第二象限工作法【本讲重点】四象限的工作分类第二象限工作法四象限的工作分类工作的两种划分1.按工作的紧急程度划分有些工作特别紧急，需要马上处理，按照优先顺序的原则，紧急的事排在前。有些事不太紧急或不紧急，可以往后推一推，根据优先顺序原则把不太紧急或不紧急的事排在后面。【案例】某销售经理某天工作紧急程度划分：紧急不紧急紧急处理客户投诉意外事故的紧急排除客户拜访确定明天的广告接待质检人员工作总结修改工作流程处理同事的一些误解辅导下属工作安排下一步工作与同级部门间的协调销售政策的修改2.按照重要程度来划分重要的工作需要花费较多的时间和精力去做，不太重要或不重要的工作只需花费较少时间去做。显然，优先顺序原则就是重要的排在前，不重要的排在后。【举例】销售部经理的某一天工作的重要程度划分：重要工作不重要工作销售费用预算计划制定部门招聘计划拜访重要客户工作报告总结下达指示一些文件和资料的查询文件归档应付无关人员领用物品报销差旅费“四象限”的工作分类所有的工作都既有紧急程度的不同，又有重要程度的不同。根据这两个方面，可以将工作分成四类，如下图所示：图6-1 四象限的工作分类1.第象限：既紧急又重要的事项紧急是指必须马上做的事项；重要是指对公司、部门或者个人有重大影响的事项。例如销售部经理要处理客户投诉。需要职业经理临“急”不乱，能够使顾客对你的解释或处理结果接受和满意。但是，如果顾客投诉增多，每天都要处理类似事件，则要考虑产品是否出了问题？销售人员的销售或服务水平是否降低？2.第II象限：重要但是不紧急的事项例如销售经理制定下属员工奖金提成及发放规定，新聘的销售人员的培训等虽然非常重要，但可以拖一段时间。然而一旦这些重要的事项没有在限定的时间内完成，等到要上交或实施时才着急去做，就变成第一象限的工作既重要又紧急。一般情况下，重要的事项都是可以在一定的时间内完成的，一般有较充足的时间安排，但是，由于每天忙于琐碎事务，经常把重要的事搁置起来或认为还有时间，结果做了次要的事反而将重要的事拖到最后一刻，不仅时间仓促，质量和效果也不能令人满意。3.第III象限：紧急但不重要的事项销售经理解决客户投诉，上司找你了解工作等等都是紧急的事。下属请示工作、电话、会议、来访等基本上也属于这一象限。由于对时间没有计划性，没有按优先原则排序，所以经常把一些紧急的事当成重要的事来处理，颠倒了主次。4.第象限：不紧急和不重要的事项不要为既不紧急也不重要的事而花费宝贵的时间与精力。【事例】肖经理一天的工作主要是接电话、辅导下属工作、与财务经理谈销售费用的预算、与行政部门经理闲聊、向营销总监汇报工作、与人事经理谈某下属的奖金问题、撰写招聘计划等。按照优先顺序原则即四象限原理，这些工作事项应为：图6-2 “四象限”实例解析【自检】运用“四象限”分析法，对你一天时间内的工作进行排序。【本讲总结】本讲介绍如何运用“四象限”分析法对各项工作进行排序。工作分类可以按两种标准划分，一是重要性，二是紧急性。依据这两个标准，可以把工作划分为四种类型，职业经理应把重心放在第二象限的工作，也就是优先处理重要但不紧急的事项。【心得体会】_第6讲 第二象限工作法【本讲重点】四象限的工作分类第二象限工作法四象限的工作分类工作的两种划分1.按工作的紧急程度划分有些工作特别紧急，需要马上处理，按照优先顺序的原则，紧急的事排在前。有些事不太紧急或不紧急，可以往后推一推，根据优先顺序原则把不太紧急或不紧急的事排在后面。【案例】某销售经理某天工作紧急程度划分：紧急不紧急紧急处理客户投诉意外事故的紧急排除客户拜访确定明天的广告接待质检人员工作总结修改工作流程处理同事的一些误解辅导下属工作安排下一步工作与同级部门间的协调销售政策的修改2.按照重要程度来划分重要的工作需要花费较多的时间和精力去做，不太重要或不重要的工作只需花费较少时间去做。显然，优先顺序原则就是重要的排在前，不重要的排在后。【举例】销售部经理的某一天工作的重要程度划分：重要工作不重要工作销售费用预算计划制定部门招聘计划拜访重要客户工作报告总结下达指示一些文件和资料的查询文件归档应付无关人员领用物品报销差旅费“四象限”的工作分类所有的工作都既有紧急程度的不同，又有重要程度的不同。根据这两个方面，可以将工作分成四类，如下图所示：图6-1 四象限的工作分类1.第象限：既紧急又重要的事项紧急是指必须马上做的事项；重要是指对公司、部门或者个人有重大影响的事项。例如销售部经理要处理客户投诉。需要职业经理临“急”不乱，能够使顾客对你的解释或处理结果接受和满意。但是，如果顾客投诉增多，每天都要处理类似事件，则要考虑产品是否出了问题？销售人员的销售或服务水平是否降低？2.第II象限：重要但是不紧急的事项例如销售经理制定下属员工奖金提成及发放规定，新聘的销售人员的培训等虽然非常重要，但可以拖一段时间。然而一旦这些重要的事项没有在限定的时间内完成，等到要上交或实施时才着急去做，就变成第一象限的工作既重要又紧急。一般情况下，重要的事项都是可以在一定的时间内完成的，一般有较充足的时间安排，但是，由于每天忙于琐碎事务，经常把重要的事搁置起来或认为还有时间，结果做了次要的事反而将重要的事拖到最后一刻，不仅时间仓促，质量和效果也不能令人满意。3.第III象限：紧急但不重要的事项销售经理解决客户投诉，上司找你了解工作等等都是紧急的事。下属请示工作、电话、会议、来访等基本上也属于这一象限。由于对时间没有计划性，没有按优先原则排序，所以经常把一些紧急的事当成重要的事来处理，颠倒了主次。4.第象限：不紧急和不重要的事项不要为既不紧急也不重要的事而花费宝贵的时间与精力。【事例】肖经理一天的工作主要是接电话、辅导下属工作、与财务经理谈销售费用的预算、与行政部门经理闲聊、向营销总监汇报工作、与人事经理谈某下属的奖金问题、撰写招聘计划等。按照优先顺序原则即四象限原理，这些工作事项应为：图6-2 “四象限”实例解析【自检】运用“四象限”分析法，对你一天时间内的工作进行排序。【本讲总结】本讲介绍如何运用“四象限”分析法对各项工作进行排序。工作分类可以按两种标准划分，一是重要性，二是紧急性。依据这两个标准，可以把工作划分为四种类型，职业经理应把重心放在第二象限的工作，也就是优先处理重要但不紧急的事项。【心得体会】_第7讲 养成好习惯【本讲重点】不良习惯必须改变养成好习惯的四个阶段【忠告】时间管理是一种可以改变的习惯，不良的习惯是无意中形成的，良好的习惯可以在有意中形成。不良习惯必须改变1.职业化的要求现代经理人必须具备职业化的素质，有效的时间管理是职业化的一项要求。2.你的习惯会影响部门的工作效率职业经理要管理一批人，不良习惯不仅影响个人的工作效率，也会对下属产生负面的影响。养成好习惯的四个阶段1.不良习惯的无意识阶段这个阶段还没有意识到已经有某种不良的习惯，也没有意识到这个不良习惯给工作带来的危害。2.不良习惯的有意识阶段已经意识到居然有这么不好的习惯，而且这个习惯给工作带来如此大的危害，或者存在极大的隐患。有时候，不良习惯是很难发现的，可以借助一些测试手段来发现。3.良好习惯的有意识阶段这一阶段，决心改变不良习惯，开始培养好的习惯。就时间管理而言，可以按照前面讲过的第二象限法来建立高效利用时间的习惯。在进行面对面沟通时，至少要做到以下三点：在约定的时间到达。对沟通所需的时间进行预算。提出沟通的主题。可以通过其它渠道了解到的情况，沟通时就无需谈起。在与组织之外的人进行沟通时，一般都很注意上述三点。而在与内部的人沟通时，则很少有人注意到。如果你把内部的人当作客户，也就会自然而然按上述三点进行沟通了。4.良好习惯的无意识阶段正所谓“无招胜有招”，良好习惯的真正养成是在其不再被意识到的时候。在第三个阶段，对良好习惯的意识，容易受到其它事情的干扰，从而导致对习惯的放弃。要达到这个境界，可以采用的有效办法是“间隔重复”。即规定每一段时间，坚持一种做法的次数。经过多次重复，就自觉接受了这种做法，习惯成了自然。【自检】对照一下，你自己是否有以下的不良习惯：工作效率低，办事拖拉。时间观念差，工作时磨磨蹭蹭。眉毛胡子一把抓，找不到主次。经常被电话、不速之客干扰，延误工作，晚上加班干。什么事情都愿意管，认为忙才好。认为下属多请示汇报才有权威。没有目标，没有计划。不善于利用零碎时间。不会休息，不会娱乐，没有空闲。如果你有上述一些不良习惯，就要想办法消除，修正自己的习惯、性格以至于某些习以为常的观念，痛下决心加以改正，逐渐养成好的习惯。下面是一些建议：4每天花30分钟做计划。4有书面日计划、周计划和月度计划。4让下属了解你的工作习惯。4排出每周工作的优先顺序。4集中精力完成重要工作。4使授权成为一种工作风格和管理方式。4学习并运用对付干扰的方法。4明确生活和工作目标。4保证一天内有一段时间不受干扰。4有效利用零星时间。4招聘得力的秘书或充分利用电脑等现代办公设备。4文件柜或办公桌整洁、条理清楚