信息资源管理2.doc

第二章 信息资源过程管理2.1 信息采集2.1.1 采集的任务信息采集的任务是根据信息服务的需要，有计划的广泛搜集一定数量的相关的信息。2.1.2 采集的原则1.针对性2.系统性3.预见性4.科学性5.计划性6.及时性2.1.3 采集的对象在实行信息收集和加工之前，我们先弄清楚收集的对象信息源。1.记录型信息源2.实物型信息源3.智力型信息源4.零次信息源2.1.4 采集的过程信息采集的过程一般可以分为以下几个步骤：需求分析、确定采集途径和策略、采集实施、结果评价、整理数据和编写报告等。这几个步骤不是一成不变的，在实际生活中，根据实际情况可以有所取舍。1.需求分析2.确定采集途径3. 确定采集策略4.采集实施和结果评价5.整理数据和编写报告 2.2 信息组织加工所谓信息加工，是指将采集来的大量原始信息进行筛选和判别、分类和排序、计算和研究、著录和标引、编目和组织而使之成为二次信息的活动。2.2.1 信息的筛选1. 筛选步骤 (1)信息整理。(2)浏览审阅。(3)再次审核。2. 筛选类型(1)虚构信息。(2)添加信息。(3)拼凑信息。(4)变形信息。(5)偏颇信息。(6)残缺信息。(7)模糊信息。(8)走样信息。3. 筛选方法 (1)感官判断法。 (2)分析比较法。(3)集体讨论法。(4)专家裁决法。(5)数学核算法。(6)现场核实法。2.2.2 信息的分类信息分类的基本程序和方法包括：(1)确定分类方法。确定信息分类方法是实施信息分拣的基础或者前提。信息分类的主要方法有地区分类法、时间分类法、内容分类法、主题分类法以及综合分类法等。(2)实施信息分拣。根据确定信息分类方法的要求对信息资料进行分拣。(3)进行信息排序。通过信息排序可以使之成为井然有序的信息体系。2.2.3 信息的评价我们可以通过对信息源、信息准确度、信息费用三方面的评价来判断信息是否有价值，价值有多大。1. 信息源的评价 (1)直接评定法直接评定法就是按照对信息源的一般要求制定一些标准或者指标，从不同的角度和侧面对信息源的价值给予评分评定。这种方法的特点是简单易行，带有主观色彩。直接评定法一般是用下列指标。 (2)间接评定法间接评定法是通过信息用户来评价信息源。以调查表的方式调查用户对信息源的需求和利用情况，然后由信息工作者对调查所得到的数据进行统计分析和对比，对信息源的价值作出评定。这种方法的特点是需要信息用户密切配合，工作量较大，但评定结果较为可观。设信息人员将有n个项目的m张调查表收回后汇总成表2-1的形式。表2-1 信息源间接评分评定表被调查人信息源F1F2.Fj.Fn一a11a12.A1j.a1n二a21a22.A2j.a2n.iai1ai2.aij.ain.mam1am2.amj.amn总计R1R2.Rj.Rn表中aij是被调查者I对第j个信息源的评分，信息价值较高的信息源其评分相应较高。例如，如果采用10分制，价值最高的信息源用户可评10分，价值最低的信息源可评1分。为了确定被调查者对所需评定的信息源认识的重要性次序，可以采用下述四种相对重要性指标进行比较，指标较大者则较重要。.评分平均值 用被调查者（指有效地被调查人）的人数去除这些被调查者给某一信息源的评分之和，便是该信息源的评分平均值。 (2-1)式中：信息源j的平均评分；m被调查人数；aij被调查人i给信息源j的评分。.评分比重 某一信息源所得全体被调查者的评分和，在全体被调查者给所有信息源的评分总和中所占的比重，便是该信息源的评分比重。 (2-2)式中：Pj信息源j的评分比重；n信息源数；aij ，m与2-1式中的相同。.最高评分频度 全体被调查者给某一信息源的全部评分中评最高分数的人数所占的比例，称为最高评分频度。 (2-3)式中：Pmax最高评分频度；m给最高评分的被调查者数；m同前。.平均名次指标 首先将全部信息源分别就各个被调查者的评分排队，列出名次，这样每个信息源就得到与被调查者数量相同的名次数目，然后用被调查者总数去除名次的数值和，便是相应项目的平均名次，数字最低者为佳。 (2-4)式中：Mj信息源j的平均名次；Cij被调查I给信息源j的评分排队名次；M同前。上述四种指标，可单独采用，也可以同时使用其中几种，然后取名次平均值，便可确定信息源的重要性次序。下面用一个简单的实例说明上述方法的应用。设有5名被调查者对4种信息源的评价如表2-2所示（评分采用10分制）。表2-2 信息源间接评价实例被调查者情 报 源文摘(F1)快报(F2)期刊(F3)图书(F4)123452221033410610710654105417总计19333227根据2-1式，各信息源的平均评分为根据2-2式，各信息源的评分比重为根据2-3式，各信息源的最高评分频度为要计算平均名次指标，将全部信息源分别就各被调查者的评分排队，列出名次，即可将表2-2转换为表2-3。表2-3 平均名次表情 报 源被 调 查 者12345文摘(F1)快报(F2)期刊(F3)图书(F4)43214312412312344132根据2-4式和表2-5，各信息源的平均名次为：2. 信息准确度的比较评价第一种角度包括下面三种方法：(1)从不同的信息源获得同一性质，对这些信息进行比较；(2)定期的、系统的搜集信息，调查过去同种信息是否出现并和新获取的信息进行比较评价；(3)从多种信息源搜集、分析同种信息和相关信息，与切题的信息进行比较评价。第二种角度是从信息所含的六个要素处罚评价信息的准确度。任何信息都包含六个要素：内容（What），原因（Why），时间（When），地点（Where），人（Who），方法、途径、状况（How），即国外常说的“5W1H”。对信息进行比较评价时，要把信息分解成上述六个方面，其步骤大致如下：(1)把信息分成六个要素，按要素分成不同的组；(2)分析各组中有无共同点，把具有共同点的信息抽出来；(3)只有被抽出来的、具有共同点的信息要素构成信息形态；(4)把组成信息形态的要素分别同原信息进行比较；(5)根据比较结果，对被认为最有共同点的原信息做进一步调查检验，分析它与其他信息的相关程度、相关的交接点等。3. 信息的经济性评价为了经济而有效的搜集信息，可以从下述要点出发来评价信息：(1)所需信息存在率的评价： (2)所需信息适合率的评价： (3)所需信息可信性的评价： 在按照上述方法进行信息评价之后，还可以按以下六个标准对信息进行综合评价，分出等级，以便于识别；(1)从其他信息源得到确认；(2)通过检索相关信息等措施大致被认为是确切的信息；(3)从过去同种信息的可靠性来看，虽不能说绝对确切，但确切的可能性很大；(4)似乎不是错误信息，但很值得怀疑；(5)不太真实；(6)不能评价其可靠性。2.3 信息存储与检索2.3.1 信息存储1.意义和作用 信息资源存储对以后信息的开发和利用有着重要意义。其重要意义主要体现在以下几个方面：有利于增大信息资源的拥有量。有利于集中管理信息资源。有利于开发高层次的信息资源。有利于充分利用信息资源，提高管理工作效率。信息资源存储的作用也很重要，主要表现在以下四个方面：(1)方便检索。(2)利于共享。(3)延长寿命。(4)方便管理。2.原则和基本要求信息资源存储时需要遵守以下基本原则：(1)统一性。(2)便利性。(3)有序性。(4)先进性。信息资源存储时需要遵守的基本要求包括：(1)求全。(2)求新。(3)求省。(4)求好。3.信息存储的类型信息存储按载体的形式划分为以下七种类型：(1)人脑载体存储。(2)语言载体存储。(3)文字载体存储。(4)书刊载体存储。(5)电磁波载体存储。(6)计算机载体存储。(7)新材料载体存储。4.信息存储技术传统的信息资源存储技术主要是纸张印刷存储技术，现代信息资源存储技术主要包括缩微存储技术、声像存储技术、计算机存储技术以及光盘存储技术，他们具有存储容量大、密度高、成本低、存取迅速等优点，所以获得广泛应用。2.3.2 信息检索1.信息检索的含义信息检索是最重要的一种信息采集方法。信息检索根据特定用户在特定时间特定条件下的特定需求，运用某种检索工具，按照一定的检索过程、方法和技术，从各种各样的信息系统中查出所需的信息，生成用户所需要的信息资源的过程。信息检索对于个人、国家和社会都有着重要的意义。这主要表现在以下三个方面。(1)信息检索有利于充分利用信息资源，避免重复劳动(2)信息检索有利于缩短获取信息的时间，提高工作效率 (3)信息检索有利于决策者进行决策2.信息检索的基本原则信息检索主要指对信息的寻找和获取工作。信息资源检索的基本原则包括：(1)目的性(2)时间性(3)全面性 (4)准确性(5)规范性3.信息检索的类型可以依据不同的划分标准，对信息资源检索进一步细分。(1)按检索内容划分 (2)按检索方式划分4.信息检索的特征无论是哪一种检索类型，都满足如下特征：(1)信息检索的相关性 (2)信息检索的不确定性 (3)信息检索的逻辑性5.信息检索的基本程序无论哪种类型的信息检索，原理相同、基本程序大致相同。信息资源检索的基本程序主要分为确定检索的范围和深度、选择检索工具、选择检索途径、选择检索方法、实施信息查找、调取信息资料等六大步骤。(1)确定检索的范围和深度。(2)选择检索工具。(3)选择检索途径。(4)选择检索方法。(5)实施信息查找。(6)调取信息资料。6.信息检索工具信息检索工具是人们为了充分、准确、有效的利用已有的信息资源而加工编制的用来报道、揭示、存储和查找信息资源的卡片、表册、特定出版物和计算机系统等。它有利于用户从不同的角度方便快捷的查找到大量的有用的信息资源或线索。检索工具多种多样，种类繁多。但一般说来，检索工具都具有存储和检索的职能，同时还具有如下特征：(1)包含信息资源的外部特征和内部特征。(2)每条描述记录都标明有可供检索用的标识。(3)全部标识必须系统地、科学地排列，成为一个有机的整体。(4)具有多种检索手段或检索途径。2.4 信息服务信息服务是信息机构向用户按一定方式提供信息的过程。信息服务以用户为中心，与信息需求和信息提问有密切的关系。2.4.1 信息服务原则1、针对性原则2、及时性原则3、易用性原则4、成本/效益原则2.4.2 信息服务类型1、按信息服务传递、处理和提供信息客体类型分为：实物信息服务交往信息服务文献信息服务数据服务2、按信息加工深度， 信息服务分为：一次服务二次服务三次服务3、按信息的内容和所属领域，信息服务分为：科技信息服务经济信息服务技术经济信息服务法律信息服务流通信息服务军事信息服务等4、按信息服务的业务形式，信息服务分为：信息传输服务（通信服务）宣传报道服务信息发布服务新闻出版服务信息提供服务信息检索服务信息资源开发服务信息分析与预测服务信息咨询服务信息系统开发服务信息代理服务等5、按服务手段，信息服务分为：传统信息服务电子信息服务等6、按信息服务的指向范围，信息服务分为：单向信息服务（指向单一用户的服务）多向信息服务（指向众多用户的服务）7、按信息服务对象的范围，信息服务分为：内部服务（面向内部用户的服务）外部服务（面向外部用户的服务）8、按服务的主动性，信息服务有：被动信息服务（由用户先提出服务要求，然后按需组织的信息服务）主动信息服务（主动面向用户的信息服务）9、按信息服务是否收费，信息服务分为：有偿信息服务无偿信息服务对于信息服务，还有着其他一些划分方法。2.4.3 信息服务对象信息服务是以提供信息为内容的服务业务，其服务对象是对服务具有客观需求的社会主体（包括社会组织和社会成员）。在服务中，这些主体称之为用户，也称信息用户。信息用户研究的内容可分为：1、用户类型研究2、用户信息心理研究3、社会因素对用户的影响4、用户信息需求的调查分析5、用户获取信息的研究6、用户吸收信息的机理研究7、用户信息保证研究8、用户信息培训研究9、用户研究方法论2.4.4 信息服务评价信息服务评