秘书调研与信息工作

秘书调研与信息工作,学习目标,主要内容,思考练习,本章小结,通过阐述调查研究在管理工作中的重要作用，理解秘书搞好调查研究工作的重要性并了解调查研究的特点和内容，掌握调查研究的基本方法及统计分析的基本能力；了解信息在管理工作中的重要作用，理解秘书提供信息的特点，掌握秘书收集信息和加工处理信息的程序和步骤。,第一节调查研究概述,第二节秘书调查研究的特点和内容,第三节调查研究准备工作和方法,第四节秘书调查研究报告与实务,第五节秘书信息处理工作,第一节调查研究概述,本节要点,一、调查研究的含义,二、秘书调查研究的意义,三、调查研究在秘书工作中的地位和作用,调查研究是人们了解情况、认识事物、掌握政策的基本方法，是实行科学管理的前提。秘书要有效地辅助管理，就必须对不断变化的实际情况进行全面、真实的了解和准确、透彻的分析，这样，参谋才能有质量和成效，要达此目的，就必须深入调查研究。,一、调查研究的含义,（一）调查研究：是指人们在社会实践中，对客观的实际情况进行了解和分析研究，以认识其本质和发展规律的一种自觉的行动。,（二）调查与研究的关系,调查：是指运用各种科学的方法和手段，对客观世界进行了解、考查、查核、统计来获取并掌握确凿的材料和情况的一种感性认识活动。研究：是指对已了解的情况和已掌握的材料运用辩证唯物主义和历史唯物主义的立场、观点和方法进行科学的比较、分析、综合和概括，以求得认识客观事物的本质及其发展规律的一种理性认识活动。,调查研究作为秘书的工作内容之一，是指秘书为领导决策和指导工作提供真实信息和准确依据的工作。调查研究作为工作过程，是两个既相互联系又相互区别的工作环节（见图6-4）。,图6-4调查和研究的工作过程,研究是秘书对已经掌握的信息情况，运用科学的理论、知识和方法进行综合分析和推断，以探究研究对象的本质及事物发展规律,调查是秘书运用各种方法、手段对调查对象进行了解核查，掌握确凿的实际情况的过程,调查是研究的基础和前提,研究是调查的深化和发展,为领导和上级机关所贯彻的各项政策方针提供反馈信息，保证下一步工作的开展,二、秘书做调查研究工作的意义,秘书做调查研究工作的意义包括以下五点（见图6-5）。,图6-5秘书做调查研究工作的意义,为领导在某方面决策和管理工作提供准确的信息和第一手材料，保证领导正确地决策和指导工作,秘书做调查研究，可以全面了解和掌握基层情况,秘书做调查研究可以及时了解和掌握市场动向，为领导提供市场信息,听取收集并综合处理基层各方面的意见，为领导“拾遗补阙”,三、调查研究在秘书工作中的地位和作用,（一）调查研究是秘书和秘书部门的重要职责领导工作繁忙，不可能事事躬亲，因此秘书和职能部门须代劳。领导调研受干扰多，秘书及秘书部门则不受此干扰；职能部门的调研往往会带有倾向性，秘书和秘书部门可以比较全面地反映情况，因此，这样的调研对领导的帮助最大。,（二）调查研究是秘书和秘书部门做好各项工作的基础调查研究贯穿于秘书工作的全过程和各个环节。离开了调查研究，秘书工作将寸步难行。秘书只有深入实际，到第一线去调查研究，了解和掌握真实情况，并对情况进行实事求是的分析和论证，采取相应的对策和办法，才能避免走弯路和减少失误。提高工作效率的质量，更好地为领导和领导工作服务。因此，调查研究是秘书和秘书部门的一项经常性工作，是秘书和秘书部门做好各项工作的基础。,（三）调查研究是秘书和秘书部门辅助领导科学决策的首要前提任何决策都离不开调查研究，离不开在调查研究的基础上的科学预测，通过调查研究，掌握大量的第一手材料，对这些材料进行分析研究，探求其本质及发展趋势，这既是科学决策的客观基础，也是科学决策的客观依据和客观要求。“调查就像十月怀胎，解决问题就像一朝分娩”决策后其调查研究仍没结束，执行过程中还需要调查研究。,（四）调查研究是秘书获得信息的重要途径为领导宏观决策提供的内部性很强、参考色彩很浓的信息，有情况、有分析、有建议、能开拓思路，启迪思维。因而也最有价值，对领导科学决策最有用处。秘书和秘书部门要获得真实、可靠、有价值的信息，都离不开调查研究。离开了调查研究，信息就失去了来源，数量和质量都难以得到保证。,（五）调查研究是锻炼、提高秘书工作能力的必由之路通过调查研究，向社会学习、向领导学习，提高思想政策水平，改进工作作风，工作能力就可得到不断的提高。通过调查研究，还可提高秘书的观察能力、思维能力、交际能力、分辨能力、分析能力、概括能力、表达能力和自我完善的能力等。,第二节秘书调查研究的特点和内容,本节要点,一、调查研究的特点,二、秘书调查研究的内容,三、秘书调查研究的形式,秘书的调查研究具有针对性、多样性、突击性和科学性等特点；秘书调查研究的内容有政治性、政策性、专业性及热点问题等；秘书调查研究的形式丰富多样，因此，秘书可灵活运用。,一、秘书调查研究的特点,（一）很强的针对性秘书工作服从领导、围绕中心、把握全局、服务决策。任何工作都有其特殊性，所以调查研究也有其特殊性，针对不同性质的问题进行内容、方法上有所区别的调查研究，才能达到调查研究的目的，如有长远的政策性能课题、或当前急需解决的课题、或有关全局的战略性课题、或有关局部的战术性课题、或特定时期倾向性课题、或热点问题的课题，都带有很强的针对性。,（二）内容和方法的多样性内容有政治、经济、科技、文化、群众生活等，不同的内容，其调查的方法要不同；方法有跟工人、农民、知识分子、干部、私营企业家、以及国外有关人士等各色人等调查，不同的对象，其调查方式方法也各不相同。,（三）一定的突击性秘书工作往往会碰到在计划之外的事情，这些工作带有突发性、临时性的性质，需要在短时间内拿出解决问题的方案，因此，需要快速组织人员深入实地调查研究，了解情况并提出解决问题的相应措施，故秘书调查研究的工作又具有突击性的性质。,（四）严格的科学性,调查研究的任务是探求客观事物的本质和规律，也就是要对事物全面的、完整的、辨证的、内在联系的、符合客观实际的认识，从而达到有效地指导人们的实践，并通过实践加以检验和印证。故要求：首先，要有科学的头脑，坚持马克思列宁主义的立场、观点和方法，坚持唯物辨证法，坚持实事求是的科学精神；其次，调查研究的态度要科学化，要有“三老”、“四严”的作风；再次，调查研究的手段要科学化，使用现代化的设备和系统论、信息论、控制论及概率论、模糊数学、数理统计等理论的应用。,二、秘书调查研究的内容,秘书调查研究的内容是多方面的，不同行业岗位的秘书，调查研究的内容就有所不同。一般情况下，秘书的调查研究内容大体分为以下五类，如表6-2所示。,表6-2秘书调查研究的内容,续表,三、秘书调查研究的主要形式,对调查研究形式的介绍很多，又各有各的说法。下面按照不同的标准分别进行简单介绍（见图6-6）。,图6-6秘书调查研究的主要形式,调查研究的主要形式,从调查研究对象范围的选择上分,从调查研究的内容上分,从调查研究采取的主要研究形式分,普查,抽样调查,典型调查,专题调查,综合调查,对比调查,抽样调查,民意调查,专家调查,统计调查,从调查研究对象范围的选择上分：普查形式全面，真实性强，但是秘书不容易有充足的人力、物力、财力投入；典型调查深入、深刻，但是偏难盖全；二者折中的科学方法是抽样，抽样的关键是取样的科学性问题。从调查研究内容上分：专项调查内容单一，调查工作灵活，但不利于秘书统观客观事物的全貌；综合调查对调查对象考察全面，但面上的东西多了，反而容易忽略点上的问题。,从调查研究采取的主要研究形式分：对比调查有利于在对比中进行鉴别，但要防止研究思想只局限在对比范围之内；民意调查也叫民意测验，它的调查研究结果真实充分，但关键要把握表格问卷的科学设计；专家调查有相当的权威性。像所谓“特尔斐法”、“头脑风暴法”和“反头脑风暴法”，实质上都是专家调查的形式。统计调查是数字数据体现的真实，但要注重引进现代研究技术和方法。这些形式是被专家和研究者条分缕析、分门别类地写出来的，而在实践中，它们常常是混合使用的，采用哪几种形式，是依秘书调查研究的具体内容而定。,第三节秘书调查研究的方法和程序,本节要点,一、秘书调查研究的方法,二、秘书调查研究的程序和要求,秘书的调查的方法多种多样，如文献调查法、实地观察法、访谈调查法、问卷调查法、实验调查法等；秘书研究的方法也丰富多样，如度量研究、分类比较、综合分析、系统研究方法等。秘书须全面掌握，灵活运用，才能获得高质量的调查研究结果。,一、秘书调查研究的方法,调查的一般方法调查的一般方法，如表6-3所示。,表6-3调查的一般方法,1,续表,秘书的调查研究工作是秘书繁重复杂的多方面工作之一，所以秘书很少有专门的时间单一地做调查工作，常常是在其他各方面工作开展的同时，获取调查信息。所以，秘书开展调查工作所采取的方法，既要和调查目的紧密结合，又要兼顾综合开展各项工作的方便。,研究的方法在实际研究中，人们发明并实践着各种研究方法。下面主要介绍秘书在研究中常用的主要方法。度量研究方法这种方法是着重研究事物规定性的定性研究与着重研究事物规模、范围、数目等数量关系的定量研究两种方法的综合。度量研究方法就是通过对调查材料的分析，从质的界限到数量关系的情况及其变化，对调研对象做出本质的结论。,2,1,系统研究方法这种方法是按照系统分析的原则和要求，将调研对象作为一个整体加以研究，探究其结构、功能、层次等要素及其相互关系和变化规律。这种研究方法，不仅考虑到将调研对象作为一个系统，还要将其放到一个更大的背景中，把它视为一个更大系统中的子系统，在事物及其各方面的互相影响与制约关系中认识分析调研对象的性质和作用。这样，研究结果更真实。,2,动态研究方法这是通过研究调研对象的发展变化过程来探究其本质和发展变化规律的方法（见图6-7）。,图6-7动态研究方法与静态研究方法,3,比较研究方法这是对调查研究对象进行区分和比较，通过认识其差异，进一步认识其本质和特点的研究方法。比较研究是认识事物最基本的方法，关键是要找准可比性比较分析。,4,它包括以下两方面内容（见图6-8）。,图6-8比较研究的两方面内容,比较研究,对比比较,综合比较,是一种简单的比较，可以采取主要以时间为线索的纵向比较，也可以采取主要以空间为线索的横向比较,是简单比较的汇总，是更系统化的比较研究,除了以上四种研究方法外，实践中还有统计分析研究方法、历史研究方法、情景探讨方法、概率分析研究方法等等。针对某一次调查研究工作，选取正确的分析研究方法，是获取准确高层次信息的重要保证。,二、秘书调查研究的过程和要求,无论党政机关还是公司企业单位的秘书部门，都会有大量的调查研究工作。下面着重从秘书普遍进行的调查研究工作来介绍其过程和要求，并在具体环节中举例说明各自不同的特点。一般来说，可以把调查研究的程序按逻辑分成准备阶段、调查实施阶段、研究分析阶段和结论报告阶段。,准备阶段在准备阶段，秘书大体要操作和组织好七个环节。明确调研题目（或称课题、专题）秘书的调研题目，有领导明确指示的，也有秘书确定的并经领导确认的，还可能有有关部门委托秘书部门组织实施的题目。题目并不是调研的“结论”，结论只能产生在调研工作之后。,1,1,下面三则，是实际调研工作中调研题目和调研结论的对比：近年来北京市挂历市场的冷热现象公款互赠挂历何时了北京市城区新建居民小区管理状况的调查新建居民小区的社区管理工作亟待完善北京市工薪阶层目前的消费状况北京市工薪阶层目前生活远未及小康以上三则很明显，前者是题目，是秘书要考察了解的现象；后者是结论，是经过调研的结果。,选择调研对象调研对象应当是人、物、事三个方面，如调研地域、调研要深入的具体单位和组织、调查的范围以及具体的被调查人员、现场现象和事物的发展过程等等。在上面介绍过的“近年来北京市挂历市场的冷热现象”的调研工作中，有关秘书部门在选择调研对象时做出了如下划定：,2,组织和人出版发行单位出版署、出版局各个出版单位出版社印刷厂职员和工人经销单位新华书店总店各个分店店员展销市场书摊经销商购买单位各个购买挂历的单位购买的个人使用挂历的单位单位的职员,物主要是各种材质的、不同价位的挂历；挂历的图案；挂历的包装；有关挂历的文字资料信息等。事主要是挂历的审批和出版程序、发行程序、销售渠道；挂历的设计、挂历的文化内涵、挂历的制版和印刷程序；挂历的用途。,选配调研人员调研工作可以由秘书自己做；也可由秘书主临时从各个有关部门抽调专门调研员来做。必要时，对选调的调研员要先期组织专业培训，结合调研内容强化提高。比如我国进行的几次人口普查，都在调查工作之前对调研员做系统正规的培训。,3,准备相关信息资料这一环节主要包括查阅有关资料；了解与调研内容有关的理论、政策、法律和必要的调研方面知识以及技术参考信息等等。仍以有关挂历市场的调研为例：秘书首先要掌握国家及北京市新闻出版管理部门对挂历出版发行和销售工作的政策和规定。比如什么单位才有权出版、发行或经销挂历？挂历的价格是如何确定的？哪个管理部门对挂历的印制有什么法规？,4,另外，还要为实施调查做具体准备。要准备或者定制专门的文件袋、笔记本、名片、空白卡片等。准备必要的介绍信、证明函、调查员的胸卡、临时证件等。必要时还要准备给被调查者的小礼物、礼品或酬谢。,文件袋,编制确认调研计划在实际工作中，有时是一次计划，直接报经领导审批；有时是先做提纲，经领导确认后再细化为计划。,5,无论提纲还是计划，主要内容包括如下八项（见图6-9）。,图6-9调研计划内容,调研计划内容,调研的目的和要求,调研的项目,调研所采取的方法,调研的组织分工,具体实施步骤,必要的表格与问卷,调研要求与注意事项,调研的对象,调研计划要制定得既严密周全，又切实可行。从整个调研工作看，调查是研究的基础；从调查这个环节看，计划是实施调查的基础。所以必须重视调研计划的质量。,设计必要的调查问卷和表格问卷和表格，是调研工作最大限度取得具有普遍意义的数字和情况的最好方法，也是由普遍发现典型的最好契机。问卷设计的主要步骤是，如表6-4所示。,表6-4问卷设计的主要步骤,6,续表,问卷和表格是准备在调查时由被调查人员回答填写的。秘书一定要明确，只有把问卷和表格设计得明朗、简洁、易答，被调查者才好配合；只有把问卷和表格设计得逻辑性强、选项分明，才便于秘书对其统计分析，才好对调查内容下结论。,设计要求如下（见图6-10）。,图6-10设计问卷和表格的要求,设计问卷时问题项要精练，不宜过多。最好要求被调查者做“是”或“否”的选择回答，或者是在几项中选择做答。这是封闭或半封闭式的问题。最好不采取要被调查者组织语言的提问，这是开放式的问题，不便于问卷的统计归纳。表格的填写项目内容要有公认称法或约定俗成的称法。表格内容要精当，预留的填写格空间要合适，位置恰当,设计问卷和表格的要求,下面是一份秘书设计的调查问卷，供参考。某汽车驾驶学校拟对学校的教学管理和服务工作进行考评，决定在学员中做一次广泛的调查研究。调查工作主要是以问卷的形式进行的。校长助理为此设计了这份问卷。例文1学员情况调查表尊敬的学员：恳请您协助填写我们最关心的下列内容，帮助我们进一步提高教学服务质量。学校诚挚地感谢您的合作。姓名：_学车时间：自_年_月_日上车学车方式：大/小型车目前训练内容：初级综合计时/普通练桩考前,富康车考核通过的时间：_年_月_日1.您对所遇到的教练总体感觉：满意/基本满意/不满意2.您遇到的教练，感觉最好的是_号_师傅（姓或姓名）。3.您每次在场练车时间与实际操作时间比是：80%以上/60%左右/不足50%。4.您认为驾校后勤工作水平高低依次是（请您标顺序号）餐厅手续大厅窗口班车计算机大厅窗口教练员教练长等中层干部欢迎您有好的批评建议另予赐教。,调查实施阶段这一阶段与下一阶段研究分析的共同特点是其在推进中不完全像我们表述过程中的逻辑性和程序性那么强。调查实施阶段主要有三大步：联系确认调查对象与被调查者和与调查对象有关的人员取得并建立联系；确认调查对象与调查方式的选择是否准确；必要时要向对方详细说明调查内容、目的、时间、步骤和方式，商量互相配合的方法。,2,1,实施调查在具体实施中，一要注意点面结合；二要科学安排穿插调查时间，力争节省开支。调查中有一个从面到点、再从点到面的过程。在时间安排上，点、面可以有先后，也可以由大家分工同时进行。在调查范围上，点（如个别访问、个例调查等）也可以和面（如发放问卷、召开座谈会等）结合，交叉进行。,2,阶段性小结并复查验证调查结果阶段性小结可以随时保存调查人员在调查中产生的每一点感觉、感受、和体会，也可以通过进一步的分析思考，复查验证前期的调查情况，以保证调查结果的真实、有意义。,3,如果调研计划周密，实施过程就是按图索骥。在整个调查阶段要注意以下两点（见图6-11）。,图6-11调查阶段要注意的事项,遵守有关法律、法规和制度,严守有关保密纪律,调查阶段要注意的内容,研究分析阶段研究分析阶段是调查研究工作的重要环节，是我们对调查所获得的大量情况资料信息进行分析、归纳、概括或联系、比较、推断，从中找出问题的实质和规律，找出对调查对象的分析结果。,3,研究分析阶段主要包括四个工作环节（见图6-12）。,图6-12研究分析阶段的四个工作环节,结论报告阶段结论报告阶段，主要包括组织撰写调研报告工作和调查研究的总结善后工作两项。调研报告真实的信息材料、细致的分析与科学的论证，是调研报告的关键。调研报告的写作是应用文写作，是秘书必须掌握的重要写作技能之一。调研报告既讲究以人们认识问题的一般思路为逻辑结构，又提倡写作特色明显，形式多样，不拘一格。,4,1,调查研究的总结调查研究的总结善后工作是秘书对所组织的调研工作的行政事务总结善后，也是秘书做任何工作必有的一个环节。,2,第四节秘书调查研究报告与实务,本节要点,一、秘书调查研究报告的撰写,二、秘书调查研究实务,调查报告是对整个调查研究结果的客观而又具体的反映，是对调查材料的深入分析研究的总结，因此，熟练掌握调查报告的撰写方法，是秘书必须具备的基本功。,一、调研报告的基本格式,（一）标题：有两种形式,调研报告标题,正标题是全文的主要内容或中心观点的概括与说明。,副标题补充交代调查对象或调查内容，并标明文种,正标题,加副标题,（二）前言,也称导语，起着总领或引出全文的作用。主要概括介绍调查的意义和目的、调查对象和范围、调查采取的方法及其过程等。前言要开门见山，言简意赅，明快朴实，紧扣主题形式有：概述式：用叙述的方法，概括地写出调研报告的基本情况、问题、目的、方法及其重要意义；结论式：先写调查结论，然后分别叙述调查的内容；说明式：先简要说明所述对象的基本情况，背景情况，再叙述主题和其他有关材料；提问式：开头首先提出问题，给人设下悬念，然后引出下文。,（三）主体,主体是表现调研报告主题的重要部分。它详细叙述调查的内容，其中包括事实材料、中心思想及调查者的分析和评价等。主体有如下几种结构：横式结构：即把调查研究的事实和形成的观点，按其内在逻辑联系，分成几个部分，并列排放，分别叙述，从不同的方面共同说明调研报告的主题。纵式结构：即按照事件发展过程的先后次序和历史顺序来叙述事实，阐明观点。,综合式结构：也称纵横式结构。即纵式结构和横式结构结合使用，通常是按时间顺序介绍经验产生的前因后果，然后再将经验并列为几个部分加以说明。逐点式结构：即围绕一个主题，调查了若干个对象，每个对象提供的情况或经验教训各有其特点，为了充分反映调查结果，可以分几个相对独立的部分来写，逐一说明调查所得各种情况。撰写调研报告的方法：先叙后议：即先摆事实，着力叙述事物的前因后果，来龙去脉，再扼要地归纳认识，得出结论；夹叙夹议：即一边叙述交待调查的事实情况，一边进行必要的议论，观点与材料渗透在一起；印证说明：即先提出观点和方法，再摆事实加以印证。,(四)结尾,调研报告的结尾，从形式上看，一般有：无结束语；有简短的结束语；有较长的结束语。从内容上看，主要有：概括主题，深化主题；总结经验，形成结论；指出问题，提出建议；展望未来，说明意义四种类型。,（五）附录,是调查研究的附加部分。调研报告的正文包容不了，或者是没有说到而又需要附带说明的问题和情况，在全文结束时，可将这些问题或情况写出来附于调研报告的正文之后。附录的内容一般是有关材料的出处，参考的资料和书籍，调查统计图表的注释和说明，以及旁证材料等。,二、调研报告的写作,主题的确定,（一）主题的确定,主题是调研报告的灵魂，是说明事物、阐明道理所表现出来的基本思想和观点。主题必须明确、集中、深刻、新颖。确定主题的过程，是认识主要矛盾、揭示事物本质的过程，调研报告的主题，有的是领导机关确定的，有的是自己研究得出来的，有的是在设计阶段已经提出雏形，还有的是在调查阶段逐步酝酿形成的。,（二）材料的取舍,材料的取舍要围绕着已定的主题来决定，去掉与主题无关的、次要的、非本质的、琐碎的、尤其的虚假的、不可靠的材料，选用那些能够真正反映客观事物本质和主流的材料，才能更好地论证主题，表现主题，使写出来的调研报告更加有声有色。,（三）提纲的拟定,结构是调研报告的骨架，骨架要安排的妥贴严谨合理，在动笔前拟制好写作提纲是关键。写作提纲分为条目提纲和观点提纲条目提纲就是从层次上列出调研报告的章节目。观点提纲是在此基础上列出各章节目所要叙述的观点。,（四）语言的使用,调研报告是一种以叙事为主的说明性文体。其语言要求是准确、简洁、通俗。准确：就是要实事求是，陈述事实要真实可靠，议论要把握分寸，不能任意拔高或贬低；引用数据要正确无误。简洁：就是要用尽可能少的语句，表达尽可能多的内容；对事实的叙述，不要作过多的描绘；对观点的阐释，不要作烦琐的论证；对可有可无的段落、字句要统统删去。通俗：就是要有朴素、明白、平易近人的语言以叙述和议论为主不要抒情和渲染的描写，不要使用深僻的专业术语和华而不实的词藻，不随便运用夸张和奇特的比喻。,三、调查研究实务,这是某大学秘书专业设计的，由秘书专业学生对以往十届毕业生的追踪调研。学生的工作主要是调查，研究分析及调研报告由专业教师形成，所以，材料有典型的教学操作特色。计划和安排,1,例文2秘书专业19971998学年对以往十届毕业生调查研究计划本次调查研究由秘书专业统一组织，专业主任总负责。具体安排如下：一、调查研究实践目的对秘书专业19871997年十届毕业生做问卷式追踪调查，为专业的教学工作提供反馈信息。认识社会，学习与人的工作交往，学会处理交际事务。认识秘书工作，初步尝试社会调查的方式。,二、调研步骤1.活动自1998年1月13日至2月12日止。2.专业为学生提供有关文字资料，包括：专业给各位毕业生的问候函、对毕业生的问卷调查表、学校给毕业生供职单位的函、各届毕业生的部分联系方法3.专业为每位学生指定调查对象，并要求在13日后一周内与调查对象取得联系，发放问卷，问卷由毕业生填写。4.1998年2月12日（注册日）学生交回调查结果，包括：回收的对毕业生的问卷调查表、毕业生单位的回函、关于毕业生供职单位的介绍材料、学生在问询调查中对调查对象的书面印象报告、调查对象的名片。,三、调查实践要求1.这是一次对以往十年的秘书专业毕业生的调查，其成果将对秘书专业的发展完善有极其重要的意义，请学生视为己任。2.十年寒暑，寻找将会有艰难，请拿出我们的顽强和执著；十度春秋，调查也许有出乎意料的收获，请关注他们的每一份耕耘，写入报告；也请把学校的今天告诉他们。3.书面报告的标题统一为对届秘书专业毕业生（毕业生姓名）的调查汇报，结构分四部分：调查对象的基本情况；调查对象工作、生活和接受继续教育的情况；调查对象的反应；归纳和总结。4.本次实践将以调查结果、书面汇报和完成时间等评定成绩。,介绍函和调查提纲例文3大学介绍函_（单位）：贵单位职工_是我校秘书专业_届毕业生。我校为进一步研究高等秘书教育工作，对该专业1987年至1997年十届毕业生追踪调查，全面了解毕业生的工作状态、就职心理、目前职业水平和领导评价，请拨冗协助为盼。,2,附：调查问题：1.该职工在贵单位的工作时间（以年度计）_年。2.该职工在现在岗位上，其能力水A.较强B.一般C.不能胜任工作3.在晋升提薪问题上，贵单位对该职工是否有明确的继续学习要求：A.有B.没有C.是一般号召的4.对职工在职接受继续教育，贵单位规定A.资助学费B.提供时间方便C.晋升提薪考虑成绩优异者。谢谢合作!大学一九九八年一月,问卷例文4大学秘书专业对毕业生情况的追踪调查问卷1.届别_（以毕业年号为准）姓名_男女2.现工作单位_3.现任职务_职称_学历_政治面貌_4.限制你晋升提薪的主要原因是:A.能力B.文凭C.人际人缘D.制度5.你认为对秘书最重要的职业要求是：A.容人B.廉洁C.忠诚D.其他,3,6.我们认为外语、计算机技术、驾驶技术对秘书很重要：A.是B.对有的秘书如此C.不是7.你做的是否是秘书工作：A.是B.曾经做过C.一直未做8.你认为现在单位领导对你的工作：A.满意B.一般C.不满意D.不知道,对问卷的统计例文5大学秘书专业对毕业生情况的追踪调查问卷统计1.届别19871996共10届（以毕业年号为准）2.现工作单位范围（即主要就业去向）_3.现任最高职务：副处长，最高职称：中级，最高学历：硕士学位4.限制你晋升提薪的主要原因是A.能力14.5B.文凭26.5C.人际人缘11.2D.制度47.85.你认为对秘书最重要的职业要求是:A.容人31B.廉洁6.8C.忠诚32.5D.其他29.7,4,6.我们认为外语、计算机技术、驾驶技术对秘书很重要：A.是72.5B.对有的秘书如此24.9C.不是2.67.你做的是否是秘书工作：A.是29.8B.曾经做过38.9C.一直未做31.38.认为现在单位领导对你的工作：A.满意76.7B.一般20.4C.不满意0D.不知道2.9,第五节秘书信息工作,本节要点,二、简报工作,一、秘书信息工作,三、信息资料工作,当今是信息时代，信息、能源与材料已成为人类社会的三大资源。信息工作是秘书做好“辅助管理”的一项重要工作。各机构作出任何决策都离不开信息。本节着重阐述信息在发展经济管理社会事务过程中的作用、秘书信息的内容、经济信息的搜集方法及处理原则等。,一、信息在外向型经济工作的重要作用,当前，国际贸易内容和形式发生变化：除了商品贸易外，还有利用外资、引进技术和劳务合作等。当前，国际市场竞争也发生变化：从单纯商品数量、质量和价格的竞争转向主要依靠技术、信息、管理和优质服务等手段的竞争。在竞争之中，对他国经济、政治、科技、法律及文化、思想等信息不掌握，必败。故可说信息已成为当今世界决定生产力、竞争力和经济成就的关键因素。,（一）信息是企业制定计划与决策的依据,信息、商品生产与商品推销三者构成对外经营的“三要素”。缺一不可。营销学观念：成交一笔对外贸易，90%是依靠信息，仅10%的靠推销的“自觉努力”。产品的生产以信息为依据，产品的成功销售是对信息的检验。因此，捕捉信息，掌握国际市场行情，是涉外企业决策者和领导者进行决策和计划的基本条件。,企业决策者和领导者所需要的信息：,需要信息,企业内部信息：本国重大的有关方针政策，进出口国别、地区政策，商品货源情况如生产情况、数量与质量、现货与期货、仓储与运输、推销计划与销售意图，其他各种历史资料等。,企业外部信息：对象国的政治经济、社会习俗、贸易法规和特殊规定，市场情况如供求关系、销售渠道、淡旺季节，爱好，科技，金融货币及价格，客户和竞争对手情况等。,综合信息：即对各种信息进行综合分析加工后的信息。对内部信息进行分析有助了解本企业所处位置，对外部信息进行分析的有助了解外部情况对本企业是机会还是威胁。,现代管理认为：管理是由计划、执行和控制三个基本环节组成。而每个环节的活动，都有离不开信息。根据信息反馈，及时调整经营管理策略，才能保证企业在变化中求得生存和发展。,（二）信息是企业对日常业务活动有效控制的基础,信息是一种潜在的生产力，能转换为现实的生产力。及时对信息进行加工和利用，不仅可节约物资与能源，而且能使企业起死回生，从衰弱转向繁荣。当世界以技术密集型产品为主的生产时代，我国出口仍以劳动密集型为主的产品，其原因有：发达国家劳动密集型产业在衰退；亚洲“四小龙”也向技术密集型产业转换；劳动密集型的初级产品仍有很大市场；土特产及高精尖的工艺品是技术密集型产品所不可替代的,（三）信息是企业实现出口商品战略转移的手段,二、外向型经济信息的内容,经济信息内容：世界经济动态趋势、各国和各地区经济概况、国际商品市场、金融外汇市场、运输保险和海关等各个领域，还有投资信托、技术引进等到方面的情报资料，还包括各国和各地区的经济贸易政策法令、条例，以及它们的风俗、习惯和爱好等情况资料。,（一）世界商品市场信息,出口商品信息：1、商品本身的特点：如商品的自然属于性、品种、规格、用途、经济价值；2、商品的生产、消费、国际贸易近况和特点：包括世界生产总是和主要生产国的生产量变动情况，生产集中和垄断情况，季节变动情况，科技进步和国家垄断机制对生产的影响；世界部消费量和主要消费国消费量的变动，消费习惯和季节性变动情况；世界贸易量和主要出口国的进出口量，进出口的品种和地区构成，季节变动情况以及有关贸易政策等；3、商品供求的变化特点和规律，以及影响供求关系变动的因素。,商品价格信息：价格是商品价值的货币表现。价格对商品销售量及盈利大小有着直接的影响，因此，掌握出品商品的价格情况，对于涉外企业制定适度的价格策略有重要作用，其信息内容包括：1、出口商品生产成本，影响国外市场价格变化的因素；2、国外市场商品价格动态，以及各种不同的价格政策对商品销售量的影响；3、出口商品中替换产吕价格的大小，及其新产品的定价策略；4、出品生命周期不同阶段的定价原则；5、不同国家、不同市场价格差异政策等。,国外顾客消费需求信息：顾客的需求是企业一切活动的中心和出发点。其信息内容有：1、国外市场社会购买力情况，及国外顾客消费需求构成和购买投身情况；2、现有国外顾客数量及其分布情况，包括国外顾客的身份、地位情况，对商品的购买习惯和购买数量，对商品的购买原因和购买动机，对商品的特殊爱好，对商品的信赖程度、需求的时间和原因；3、国外顾客对本企业生产的商品的设计、性能、包装的改进意见和具体要求，以及对本企业的商品（包括服务在内）的满意程度；4、国外顾客的经济来源和经济收入情况；5、国外潜在顾客以及商品普及率的情况等。,国外市场竞争情况：竞争的存在，对于企业制订国外市场营销决策有重要的影响，故须认真分析和研究国外竞争对手可能作出的种种反应，并时刻注意竞争对手的各种动向。1、对国外市场中竞争者的商品的设计、性能、包装、售前售后优点缺点的分析；2、对国外市场竞争者商品价格和定价政策分析；3、对国外市场竞争者的广告监视、广告费用和广告政策的分析；4、对国外市场竞争者分配渠道使用情况的分析；5、对国外市场未来竞争情况的分析与估计，以及对竞争者服务方式的情况分析。,国外市场经营效果情况：对经营效果的分析，有利于制定保存或发展的策略方针，这方面信息内容有：1、多种国外市场推销手段的效果；2、国外市场广告效果；3、国外市场经营效果变化原因；4、通过本企业国外市场网点销售与委托代销的效果；5、国外市场销售服务方式等。,（二）国别（地区）市场信息,国别（地区）市场信息是国际市场信息主体。它主要是通过对贸易对象国家（地区）经济环境（包括宏观的一般经济行情、中观的具体部门经济即商品市场和微观的经济措施），社会文化环境，政治法律环境等方面全面、综合性的分析和研究，来制订本企业相应的地区战略和市场细分战略。,政治法律环境资料：1、政府的形式和性质：政体（是君主立宪还是联邦或共和）；中央与地方政府的职责；政治气候（执政党、在野党、工会的势力与力量、政局是否稳定、是人治还是法治）经济和社会政策。2、对外关系：政治关系（有无政治与军事结盟）；经济关系（是否经济贸易集团成员，在该集团中的地位如何）；在国际经济组织中的地位与作用（这些国际机构包括国际货币基金、世界银行和关税与贸易总协定）；该国对世界重大经济问题的态度（如对南南、南北东西经济关系上的态度。,3、经济发展政策：这些国家执行了哪些经济发展政策。发达国家的经济政策有的倾向于供应学派；有的倾向于货币学派；有的倾向于凯恩斯主义（刺激需求）；有的是综合式的政策。4、国家法律：即指各种经济立法，如专利法、商标法、广告法、竞争法、海关税收法，以及保护消费者的种种法令。,经济环境方面的资料：国别市场的经济环境，直接关系到市场容量的大小和市场状况。其资料收集有：1、总人口和人口的自然增长率：总人口与市场大小（尤其是某些消费品）成正比；人口自然增长率超过国民收入的增长率，会使消费下降。2、国民生产总值及国民收入的分配：国民生产总值及国民收入总值会影响需求商品的构成。而国民收入分配情况（集中或平均）亦直接影响市场购买力。,3、基础设施：包括该国运输方式的构成，海运、陆运、空运所占的比例及经营状况。海洋运输L主要港口及设施、吞吐量、码头、泊位；该国航运对我国有无专门的泊位及服务设施。空运：国际与国内机场的数目与设施，年货运量及对我国的空运设施。铁路：主要干线、里数、货运及与我国有无铁路联运。通信设施：通讯卫星的使用，电话、电视数量及效率，计算机联网情况等。4、财政金融状况：包括银行系统、货币管理、货币发行量、汇率的制定、货币币值的变化、外汇市场、证券市场情况及通货膨胀情况。,社会文化环境方面的资料,产品的销售与社会文化环境的关系十分密切，不同的风俗习惯、教育水平、语言文字、宗教信仰、价值观念、艺术与美学观念等都会影响商品的销售。,社会文化环境资料收集范围,教育水平,客户方面信息：客户信息是指熟悉并掌握国外客户的政治和资信的具体情况。它是决定我涉外单位正确选择和使用交易对象，对其采取什么政策和做法的重要依据。客户信息内容有：1、客户的政治背景：主要指企业的政治背景、与政界的联系、企业负责人参加的党派及对我国的政治态度。,2、客户信用情况的三要素（品格、能力、资本）：经营作风（品格）：是指客户的商业道德和经纪人品质是否诚实可靠，合同履约率和信誉；经营范围和经营能力：有活动能力（经营业务的种类和成交契约种类），推销能力（经营商品的品种和地区范围），经营性质（实用户或中间商、专业商、兼营商），法律地位（合伙公司或上市公司、不上市公司、有限公司）销售渠道和贸易关系（公司在国内外分支机构、销售地区、商品推销员数、管理体制），与客户的历史、经营、生产、销售、盈亏、财务情况和企业发展计划；资本：资产（注册资本、实际资本、公债、其他财产、资产负债表）和食用能力（供贷信用、银行信用、信用担保）,3、客户信用的鉴定和分类：把通过银行、工商团体、专业咨询机构、驻外机构、报刊资料、公司资产负债表、活动报告、简介、手册或到国外考察和贸易接触等途径搜集到的客户信用资料，进行综合分析、研究，把客户分成四类。,一般往来户,普通联系户,不与往来户,基本往来户,三、外向型经济信息的搜集方法,信息收集方法,四、经济信息收集处理的基本原则,注重信息的时效性,五、简报工作,在实践中，信息交流是非常重要的，组织或系统上下左右的沟通不可能总是靠会议或会面通报，内部的简报就是最得力的信息交流的方法。,（一）简报及简报工作,“简报”是我国党政机关、企事业单位、人民团体等组织内部的一种文书形式，是以反映情况、交流经验、传递信息为主要内容的简要报告或报道。简报工作是秘书围绕简报所做的信息收集、简报编制、发送等诸多工作中的一项常规信息工作。,（二）简报的作用,作为一种简要的动态性报告或报道，简报主要有三项作用（见图6-13）。,图6-13简报的作用,（三）简报的特点,秘书做简报工作，不仅要动笔，更重要的是要动手动脑，要充分了解情况，才能分析综合。简报的特点可以用三个字简约地概括（见图6-14）。,图6-14简报的特点,（四）简报工作的基本程序,按照信息工作的程序，“简报”工作也不外乎是：收集加工传输利用反馈。只是每一个环节，都体现简报工作的特色。收集：收集环节秘书着重要明确收集什么、到哪儿去收集、如何收集的问题。简报既要信息量大，也要顾及每期简报的报道中心。要善于利用一切可以承载信息的手段，收集一切有利于领导和基层耳聪目明的信息；加工：加工环节就是秘书对简报的编制，编制工作要严格遵循秘书文字编辑工作的原则。,传输：传输是指简报的发送，有经验的秘书重视建立和完善简报的发送网络，重视报送领导、传送相关单位和发送下级部门的区别。利用