01文件资料控制程序(萨帕斯)..doc

精品文档1 目的1.1 对公司内部文件的管理做出规定，确保各有关场所能得到适宜的文件并确保文件的有效性，防止过期文件的非预期性使用。2 范围2.1 适用于公司内部文件的控制与管理；2.2 记录的控制参见记录管理程序。3 职责与权限3.1 文件编写人员3.1.1 负责文件的编写与修改的具体工作。3.1.2 在文件得到适当的审查批准后交文管中心保存和发放。3.2 文管中心3.2.1 只接收按照统一格式要求编写的文件；3.2.2 对文件进行格式上的确认，需要的情况下进行细微的修改；3.2.3 负责文件的编号、发放、回收和销毁等工作；3.2.4 负责受控文件原稿的保存。3.3 部门经理3.3.1 审阅新的或修改过的文件；3.3.2 定期审阅本部门文件的有效性，检查文件的实施情况。3.4 管理者代表3.4.1 组织编写质量手册；3.4.2 确保ISO9001质量体系的有关文件得到建立和运行。4 定义4.1 文件：信息及其承载媒体，如工程规范、程序文件、图样、报告、标准等。5 一般原则5.1 文件必须得到适当的批准，所有文件的版次、修订状态必须清晰。顾客的工程规范与工程更改应得到及时评审，限于两个工作周内完成。顾客工程规范与工程更改在生产中实施日期的记录应保持；5.2 文管中心是文件的归口管理部门，负责所有受控文件的发放、销毁、保存等工作，并确保各有关场所使用文件的有效性；5.3 对于新发行的文件其文件版次为A0，修订一次后版次号变为A1。依次类推，当文件修改次数达到五次或文件内容修改幅度较大时，文件版次升为B0。外来文件、工程图纸等原则上以批准日期作为版次状态的标识；5.4 文管中心只接收已得到适当的审核批准与/或签字确认的文件，对状态不清的文件一律被视为无效文件，退还文件送交人员或部门；5.5 各类文件的保存期限参照受控文件清单。6 文件编号6.1 文管中心负责文件编号的给定，文件的编号具有唯一性；6.2 编写人员在需要对文件进行编号时，应到文管中心进行取号登记，由文管中心给定文件号并在文件取号登记表中予以登记6.3 手册的编号为：SPS-M-流水号SPS公司名称体系类别代号（Q：质量）；M手册流水号从01至996.4 程序文件与三阶文件的编号6.4.1 程序文件的编号为: SPS-P-X.X.X-XX为体系类别代号（Q：质量）；P程序文件代号；X.X.XISO9001对应条款号；XX文件流水号（从01至99）；6.4.2 三阶文件的编号为：SPS-部门代号-XX部门代码：部门代号部门代号总经理GM管理部MD销售部SD工程部ED采购部PU仓库WH生产部MN研发部RD品管部QC财务部FNXX文件流水号（从01至99）；6.5 表格的编号格式为：文件编号-XX文件号引用表单之文件的编号；XX从01至99；6.6 版本及版次6.6.1 版本：第一次出版，版本号为“A”，二版为“B”，依次类推；6.6.2 版次的修改状态号，用0至9的阿拉伯数字表示。6.7 外来文件的编号6.7.1 外来文件的编号为:O-类别-XXO外来文件；XX外来文件流水号。6.7.2 外来文件的类别缩写：TN-技术标准类；AM-行政管理类；CM-客户资料类；OT-其他类资料。6.7.3 入库年月日作为外来文件的文件版号。6.7.4 各类外来文件的流水号为各自独立的流水系列6.8 传真、会议记录等编号6.8.1 编号格式为： SPS/-部门代码-YY/MM/DD-XXSPS公司英文缩写；文件格式（FAX-传真文件； MTR-会议记录）；XX流水号以当天为一个系列号。6.9 设计文件、工艺文件、图纸的编号见技术文件编号规则。6.10 文件分发编号为：-X6.10.1 其中为文件接收部门的代码，X为分发至该部门相同文件的流水号。7 文件管理7.1 文件的编写与审批文件种类编制审核批准原稿存放发放部门手册品管部管理者代表总经理文管中心各部门程序文件各部门经理管理者代表总经理文管中心各部门三阶文件各部门各部门经理管理者代表文管中心相关使用部门7.2 文件的发放与管理7.2.1 所有文件在送交文管中心时，如需要分发给相关部门与人员，由送交人提供文件的分发范围与份数（分发范围与份数需要得到文件审核部门主管的批准）。文管中心负责文件原稿的保存，并在受控文件清单上予以登记；7.2.2 文管中心需要根据文件的分发份数控制文件的复印量，文管中心发放的文件需要在文件上加盖受控章。对于没有加盖原始受控章的文件一律被视为无效文件；7.2.3 文管中心文件管理员把受控文件分发到各文件使用部门，接收人在受控文件收发记录表上签收。如受控文件需换发，各部门文件管理员负责旧版文件的回收并上交文管中心，文管中心负责将最新版次的文件下发到相关部门。采购部分发给供应商的文件由采购部统一管理。7.2.4 对于文件分发范围外或文件丢失的部门与人员需要使用文件时，必须填写文件领用申请表由该文件批准人员（或其代理人）批准后方可到文管中心领取。禁止任何部门人员私自复印外借受控文件；7.2.5 对电子媒体的文件（如公司内部局域网共享的文件）需要做好使用与修改的权限，必需做好必要的备份等保护措施；7.2.6 文管中心须将所有文件的发放、更改状态等信息记录在受控文件清单中，并根据文件状态的更改及时的更新受控文件清单；7.2.7 各部门需对部门内部的文件进行管理，确保所有的工作人员易于获得相关的文件并确保文件的有效性；7.2.8 文件使用人应妥善保管相应文件，调离工作岗位或离职时，其使用的文件必须移交给接替其岗位的人员或部门负责人；7.2.9 文管中心负责每周一次检查各部门使用文件的有效性及保管状况，确保各有关场所使用文件为最新版次的文件，发现问题及时处理；7.2.10 每年的内部质量管理体系审核的同时对文件进行评审，对评审不符合或认为有必要进行修改的文件在得到适当的批准后进行相应的更改，以确保文件的有效性和符合性。7.3 文件的以旧换新7.3.1 对于使用过程中损坏的文件，文件使用人员可用损坏的旧文件在得到部门主管的批准后到文管中心换取新文件；7.3.2 以旧换新的文件，文管中心文件管理员要在受控文件收发记录表上做好登记，并注明原因，新文件的分发编号和旧文件的分发编号相同。7.4 文件的更改控制7.4.1 文件需更改时，须填写文件更改通知单（技术工艺类文件的更改另参照工程变更控制程序）说明更改原因在得到适当的批准后对文件进行更改；7.4.2 文件更改原则上由该文件的原编写人或部门实施更改，更改后文件的审查和批准同样由原审批部门或人员进行；7.4.3 更改后的文件在得到适当的审批后由文件的更改人员连同文件更改通知单一起提交文管中心。文管中心管理员按原文件受控文件收发记录表发放修改后的文件及文件更改通知单，同时回收相应的旧文件（工艺类文件可采用划改方式，划改由工程课课长实施，并注明划改人和划改日期，划改的有效期为两周，两周内需换发新文件）。7.5 外来文件的控制7.5.1 外来文件由该文件的接收使用部门主管进行审核，原则上外来文件由该文件的使用部门进行控制。但顾客的工程规范与工程更改的原稿需在文管中心保存。7.5.2 当接受到顾客的工程规范与工程更改的文件时,销售部填写基本信息连同顾客文件复印件,交给相关的单位进行检讨(责任单位的判定,参考质量手册中权责表要求).7.5.3 检讨单位接到通知后应在两个工作周内逐条对顾客文件之要求进行差异分析,填写对应栏位.针对有差异的项目,应产出应措施的采取.文件检讨完成,应得到检讨部门部经理的核准.7.5.4 销售部应针对差异分析表中行动事项进行跟催验证,确保各项措施都有得到及时完成.各部门与生产现场不得直接使用顾客的工程规范.文管中心保存以及分发给各部门检讨的顾客文件,必须加盖“外来文件”印章以与内部文件区分。7.5.5 对于国家、行业标准以及法律法规等方面的外来文件文管中心应留存一份备案，此类文件延用文件原有的编号；7.5.6 为保持外来文件的有效性，各部门课长应保持与外部各方的联系，并在每年的管理评审前，由管理者代表组织各部门课长对外部文件的有效性进行审查。7.6 发外文件的控制7.6.1 提供给认证机构或顾客的文件需得到管理者代表的批准，由文管中心作好发放记录,但文件不作受控与更改控制；7.6.2 提供给供应商或顾客的图纸、技术规范，提供部门应做好发放登记（填写文件外发记录表）及更改、作废的控制。7.7 文件的贮存防护7.7.1 文管中心需对文件进行分类、定置存放并定期检查文件资料的状态。对电子版本的文件需定期进行杀毒处理，必要时由网络管理员协助文管中心维护电子媒体的文件；7.7.2 对电子媒体的文件文管中心需设置文件使用与修改的权限（如设置使用或修改的权限密 码），并注意电子媒体文件的贮存环境；7.7.3 保存的文件需保持清晰、整洁、完整，贮存的文件应做好防火、防潮、防蛀等防护措施并定期保好文件的可识别性检查；7.7.4 当文件因某种原因已无法识别时，由文管中心提出申请，请文件的原编写或提供部门人员对文件进行识别修复或提供新的文件。在文件修复或得到新的文件后，文管中心需将文件交该文件的原审批人员或单位进行审核，以确认新文件与原有文件的符合性。7.8 文件的作废7.8.1 对过期或已无利用价值需要作废的文件由文管中心填写文件销毁清单。交管理者代表批准后实施销毁。过期文件如需作为参考资料保留的，由文管中心在文件上加盖“作废保留”印章后予以保留。8 参考文件8.1 记录管理程序9 表格和附件9.1 SPS-QP-4.2.3-01-01：文件取号登记表9.2 SPS-QP-4.2.3-01-02：受控文件清单9.3 SPS-QP-4.2.3-01-03：受控文件收发记录表9.4 SPS-QP-4.2.3-01-04：文件领用申请表9.5 SPS-QP-4.2.3-01-05：文件更改通知单9.6 SPS-QP-4.