商务信函的翻译课件

Chapter6,BusinessLetters商务信函,英语1511曾红2015105135,Knowledgeaims：1.Toknowaboutthecharacteristicsofbusinesslettersinwritingstyle,formatandstylisticfeatures.了解商务信函的行文方式、格式和文体特点。2.Tomasterthetranslationskillsortechniquesofbusinessletters.掌握商务信函的常用翻译技巧。Abilityaims：1.Tobeabletotranslatebusinessletterscorrectlybyusingvocabularyandsentencepatterns.能够正确翻译商务信函常用词汇和句型。2.Tobeabletotranslateallkindsofbusinessletters.skillfully.能够熟练地翻译各类商务信函。,BusinessLetters,Outline,Section1IntroductionSection2TypesofbusinesslettersSection3ComponentsofBusinessLettersSection4LinguisticFeaturesSection5StylisticFeaturesSection6TranslationRequirementsSection7UsefulTermsSection8Quiz,BusinessLetters,Definifition:Abusinessletterisusuallyaletterfromonecompanytoanother,orbetweensuchorganizationsandtheircustomers,clientsandotherexternalparties.Theoverallstyleofletterdependsontherelationshipbetweenthepartiesconcerned.,Typesofbusinessletters,1、建立贸易关系(Establishmentofbusinessrelations)2、询盘(一般的或具体的)(Enquiry(generalandspecific)受盘(acceptance)3、报盘(实盘或虚盘)(Offer(firmorwithoutengagement)还盘Counter-offer4、贸易磋商(Businessnegotiations)5、有关成交(Conclusionofbusiness)6、有关销售合同或销售确认书(Salescontractorconfirmation)即期汇票（draftatsight）7、有关购货合同或购货确认书(Purchasecontractorconfirmation)8、促销信(Salespromotion)9、订货和执行(Orderandthefulfillment)10、有关信用证(LetterofCredit),11.催证(UrgingtheestablishmentofL/C)12、改正(L/Camendment);13、信用证展期(ExtensionofL/C).14、有关装运(Shipment)15、催运(Urgingshipment)16、装运通知(Shippingadvice)17、续订(Repeatorder)18、保险(Insurance)19、索赔(Claim)合同订立(placingorders20、提出索赔(tolodgeaclaim),21理赔(tosettleaclaim)22、寻找代理(Askforanagent)24、加工贸易(Processingtrade)25、补偿贸易(Compensationtrade)26、建立合资企业(Establishingajointventure,Whattypesofbusinesslettersarethey?,建立业务关系涵Establishmentofbusinessrelations,points,KeysentencestructuresP163-164Keywordsandphrases,Enquiry询盘涵,Keypoints,KeysentencestructuresKeyP165-166Keywordsandphrases,OfferandCounter-offer报盘和还盘涵,Keypoints,KeysentencestructuresP168Keywordsandphrases,议价还盘涵（Businessnegotiations贸易磋商）,Keypoints,KeysentencestructuresP171Keywordsandphrases,establishmentofL/C开立信用证涵,Keypoints,KeysentencestructuresP173Keywordsandphrases,ClaimforCompensation索赔涵,Keypoints,KeysentencestructuresP175-176Keywordsandphrases,CompositionsofBusinessLetters,（一）Essentialelements基本部分，包括：（a）信头(LetterHead)（b）日期(Date)（c）封内地址(InsideAddress)（d）称呼(SalutationorGreeting)（e）信的正文(BodyoftheLetter)（f）结束语(ComplimentaryClose)（g）签名(Signature)（二）Optionalelements其他部分，包括：（a）附件(Enclosure)，简写Enc（b）附言(Postscript)，简写P.S（c）经办人姓名(AttentionLine)（d）事由(SubjectorHeading)（e）参考编号(ReferenceNo.)（f）抄送(CarbonCopyNotation)，简写C.C.P160,LinguisticFeatures,商务信函属于比较拘谨正式的公文体，行文端正、用字洗练，一般遵守商务英语的写作原则，即七“C”原则：正确（correctness）、简练（conciseness）、清楚（clearness）、完整（completeness）、具体（concreteness）、礼貌（courtesy）、体谅（consideration）。具体来讲，有以下几方面内容。,7CPrinciples,1.Correctness-准确原则商务书信要表达准确,不能言过其实;要用正确的语言把信息传递给对方。2.Conciseness-简洁原则避免使用冗长的表达，用语尽量简洁。3.Clearness-清楚原则选用简明易懂的词语，避免模糊和歧义；信函内容条理清楚，逻辑性强4.Completeness-完整原则为达成交易，写信人应提供给对方所需的完整信息。5.Concreteness-具体原则为使阅信人留下明确具体的印象，应避免使用抽象或笼统概念的词语。6.Courtesy-礼貌原则彬彬有礼的书信可博取对方好感，使对方乐意与你合作。7.Consideration-体谅原则写信时多为对方着想，多从对方角度看问题，可缩短彼此距离，使对方认真考虑信中所言。,TranslationRequirements,1.简洁(conciseness)（一）避免使用陈旧的商业术语陈旧的与传统的商业术语（Commercialjargon）对信的内容没有什么作用，应该避免使用。Eg1：Wordy:WewishtoacknowledgereceiptofyourletterofNovember14withthecheckforStg.10enclosedandwishtothankyouforsame.Concise:WeappreciateyourletterofNovember14andthecheckforStg.10yousentwithit.,Avoidwordy,(二)要长话短说，避免罗嗦通常商业人士每天需要阅读大量的书信，对开门见山，长话短说，直接切题的信特别欢迎。例如：不要写Pleaseseethatanenquiryisconductedtodeterminethereason.应写作Pleasefindoutthereason.不要写Weexpressourregretatbeingunabletofulfillyourorderonthisoccasion.,Payattentiontothelengthofsentences,(三)要注意每句句子的长短例如：“Wewouldliketoknowwhetheryouwouldallowustoextendthetimeofshipmentfortwentydays,andifyouwouldbesokindastoallowustodoso,kindlygiveusyourreplybycablewithoutdelay.”这句话过分“客气”，使句子过长而不清楚。内容要求对方同意延期交货20天，一般情况下，应尽可能提出延期到那一天的具体日期。这句话可压缩为：PleasereplybytelegramimmediatelyifyouwillallowustodelaytheshipmentuntilApril21.,2.具体(concreteness)3.正确(correctness)商业书信必须写得正确，因为它涉及到买卖双方的权利，义务，厉害关系，是各种商业单据（如合同）的根据。广义的说，商业书信的正确性表现在：（一）运用正确的语言（二）叙述得正确（三）数字要正确（四）正确理解和运用商业术语（五）合适的写作技巧或方法，以及正确运用其他的六个。,叙述得正确：商业书信的内容要叙述得正确，既不要说得不够(Understatement)，更不要说得过头(Overstatement)。Eg:Thisstoveisabsolutelythebest(or:theverybest)onthemarket.(这种炉子是市场上绝对最好的炉子。)这句话是用来介绍商品的，但没有具体介绍商品的性能，而是抽象地断定这种炉子是“市场上最好的”。这样介绍商品，不但不能达到推销的目的，反而使人对写信人有“卖狗皮膏药”的感觉。,RevisionOurmodelA195isdesignedonmodernlines,withoutanyincreaseinfuelconsumption,25%moreheatthantheoldermodels.Soyouwillagreethatitistheoutstandingstoveforeconomyoffuel.(我们的型炉子是按近代样式设计的，在不增加燃料消耗的情况下，比其他各种旧式炉子温度高。所以，你会同意，这是优良的节约燃料的炉子。),数字要正确,数字要正确：做对外贸易离不开数字。对商业书信中的数字的正确性要特别加以注意，有时“失之毫厘，差之千里”。甚至引起不同的理解。（a）“以上”，“以下”，“以前”，“以后”，“从.到.”等的表达法（b）二美元和二美元以上$2or(and)$2above(over)不少于罗的定单50grossor(and)up(upward,upwards),正确理解和运用商业术语,理解和运用商业术语：一般常用的商业用语用字简洁，意义明确，使用得好，工作进行得顺利，使用得不好，就会引起混乱，误解，甚至产生不必要的纠纷.如：Youaskveryshortdeliveryforyourorder.写信的人原意是说“你们要求赶快交你们的定货。”,可是shortdelivery不是快点交货的意思，而是“短交”的意思，这就用错了商业术语。因此，应该说：Yourrequirequick(prompt)deliveryofyourorder.（五）正确运用其他的六个。,清晰(clarity),（一）避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词例一AstothesteamerssailingfromHongkongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.(从香港到旧金山有直达船，)但是bimonthly究竟是一个月两次即半月一次呢，还是两个月一次？不明确。因此，最好清楚明白说明一个月两次还是两个月一次”,（a）WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongkongtoSanFrancisco.（每月两次直达船）（b）WehavesemimonthlydirectsailingfromHongkongtoSanFrancisco.（每半月一次直达船）（c）WehaveadirectsailingfromHongkongtoSanFranciscoeverytwomonth.（每两个月一次直达船）,（二）注意修饰词的位置，有时修饰词的位置不同，会导致不同的含意.如：a)Pleaseletusknowwhatyouwishustodoaboutthismatterassoonaspossible;b)Pleaseletusknowassoonaspossiblewhatyouwishustodoaboutthismatter.以上两句中的“assoonaspossible”修饰的内容不同：a)请告诉我们你们要求我们尽快做些什么。b)请尽快告诉我们，你们要我们为此事做些什么”。,（三）注意指代名词，关系代词和先行词的关系按照英语习惯，句子中的代名词和关系代词一般是指离得最近的名词，因此要特别注意，以免引起误解或不清楚。例句：不好：TheyinformedMessrs.JohnAsyouareacertifiedpublicaccountant,Iamsureyoucanhelpus.,仔细和恰当地分段落,商业书信要写得使人一读就明白，因此必须按照内容仔细和恰当的分段落，一般的分段落原则是一个段落一个意思（Aparagraphforeachpointisagoodgeneralrule.）.现举例说明：,DearSirs,ItisreportedinadomesticnewspaperthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirbusinessofopeninganewletterofcreditasfromthe3rdMayforfinancialreasonofforeigncurrency./Althoughitissaidthatthisarrangementwouldbeatemporaryoneandwithestablishmentofnewimportpolicythisemergencyarrangementwouldbelifted,wearemuchconcernedabouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimporttoIranandshallbeobligedifyouwillkindlykeepuswelladvisedofdevelopmentofthisnewarrangementespeciallyinconnectionwithimportfromFrance.Yoursfaithfully,以上这封信只有一段，供两句。第一句39字，第二句66句。读后虽然能基本了解其内容，但读起来很舒服。信的内容大体有三点：伊朗中央银行因外汇原因，通知个商业银行从五月三日起停止开立信用证；这临时措施，新的进口政策一订，这个措施可能取消；.希望对方随时告之有关情况。,按照这三点，适当地分段，把信重新改写，读起来比原来的清楚易懂：,DearSirs,ItisreportedinavernacularnewspaperthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirissuingnewLettersofCreditasfromthe3rdMaybecauseofitsdecreasingforeigncurrencyfunds.Furthermore,itissaidthatthesuspensionseemsatemporaryoneandwillbereleasedwithestablishmentifanewimportpolicy.Wearemuchconcerned,however,abouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimporttoIran.We,therefore,shallbeobligedifyouwillkeepuswellinformedofdevelopmentofthisnewstateofaffairs,especiallyinconnectionwithimportsfromFrance.Yoursfaithfully,体谅(consideration)礼貌(courtesy),COURTESY译成“礼貌”。但是根据西方国家函电书籍作者普遍的看法，所谓COURTESY是“客气而又体谅人”的意思。这样的形式很多，现在提供一些常见的供参考：（一）把命令变成请求的常用形式：Please,Willyou.,Will/Wouldyouplease.,如：a)Willyougiveusmoredetailedinformationonyourrequirement?b)Willyouplease(kindly)letushearfromyouonthesetwopoints?,（二）虚拟式（SubjunctiveFrom）如：a)Wouldyoucompareoursamplewiththegoodsofotherfirms?b)Wewouldaskyoutoshipthegoodsbythefirstavailablevessel.c)Wewishyouwouldletushaveyourreplysoon.d)Thiswouldseemtoconfirmouropinion.e)Weshouldbegratefulifyouwouldhelpuswithyoursuggestion.f)Wemightbeofsomeservicetoyouinasimilarcase.以上的b,也可用will,shall,may,但是用SubjunctiveForm则表示更客气和婉转些。,礼貌(courtesy),（三）缓和用法（Mitigation）为了缓和过分强调或刺激对方，常用:Weareafraid,wewouldsay,wemay(or,might)say,we(would)think,itseems(orwouldseem)tous,we(would)suggest,asyouare(or:maybe)aware,asweneedhardlypointout等等表达法来缓和语气，如：a)Itwasunwiseofyoutohavedonethat.Wewouldsaythatitwasunwiseofyoutohavedonethat.b)Yououghttohavedoneit.Itseemstousthatyououghttohavedoneit.c)Wecannotcomplywithyourrequest.Weareafraidwecannotcomplywithyourrequest.d)Ourproductsaretheverybestonthemarket.Wemightsaythatourproductsaretheverybestonthemarket.,StylisticFeatures文体特点及其翻译,商务信函的文体特点11词汇使用特点111用词规范正式112表意准确、专业性强113用语朴素、淡于修饰12语法使用特点121句子类型122句式结构（1）复合句与简单句结合，以复合句为主（2）常用并列结构（3）状语位置独特123虚拟语气的运用,StylisticFeatures,11词汇使用特点111用词规范正式（1）商务英语信函经常以意义相同或相近的书面词语代替基本词汇和口语词汇，如以inform或advise代替tell，以duplicate代替copy，以dispatch代替send，以otherwise代替or；以介词短语代替简单的介词，如以asfor，inrespectto，inconnectionwith和withregardingto等代替about等。例如：WearepleasedtoadviseyouthatyourorderNO.105hasbeendispatchedinaccordancewithyourinstruction.我们很高兴地通知你们：第105号订单货物已遵照你方指示运出。,111用词规范正式,Wewillmeetyouhalfwaybyofferingadiscountof5%inviewofourlongpleasantrelations.鉴于我们之间长期愉快的业务关系，本公司将酌情考虑给予5%的折扣。（2）商务信函中还经常使用here/there+介词构成的复合词，如hereafter，hereby，hereunder，hereto，hereinafter，herewith，thereafter，therein，therefrom等。例如：Alloffersandsalesaresubjecttothetermsandconditionsprintedonthereversesidehereof.所有报盘和销售均应遵守本报价单背面所印的条款。Insuchacase,SellerisboundtoreimburseBuyerforanylossordamagesustainedtherefrom.在次情况下，卖方负责偿还买方由此所遭受的损失。,112表意准确、专业性强,商务信函用词表意准确、专业性强，主要表现在使用大量的专业术语、行话、外来词、缩略语以及一般词语在商务英语语境中的特殊用法。（1）专业术语类：Trimmingcharges平仓费insurancepolicy保险单coverage保险项目establishment开证counter-suggestion反还盘surcharges附加费,proformainvoice形式发票premium保险费clearancesale清仓削价销售underwriter保险人L/C信用证CIF到岸价格FOB离岸价格bid递盘C.B.D.付现提货counter-offer还盘irrevocableletterofcredit不可撤消信用证,112表意准确、专业性强,例如：WeshallcoverTPNDonyourorder.我们将为你方的货物投保盗窃和提货不着险。ItwouldbeappreciatedifyouwouldletusknowbyreturningyourlowestpossiblepriceforthefollowinggoodsonFOBLondon.请报下列商品伦敦船上交货之最低价。（2）外来词类：拉丁语的statusquo（现状），意大利语的delcredere（保付货价的），汉语中的litchi（荔枝），tungoil（桐油），mango（芒果）等。（3）行话：长期的函电交往使人们在使用术语上形成共识，本来意义差异很大的词汇在特定的语境中所表达的内涵和外延却非常相似。Offer,quotation表示“报价，发盘”Pamphlet,brochure,booklet,salesliterature表示商家用于宣传介绍自己公司或产品的“说明材料”Shipment和consignment表示“所发出的货物”Financialstanding/reputation/condition/position用于表示公司的“资信财务情况”Fulfill/complete/executeanorder用于表示“执行订单”Adraftcontract或aspecimencontract表示“合同样本”,112表意准确、专业性强,（4）商务信函准确性主要体现在数量词的大量运用。商务信函中的时间，价格，数量，金额，规格等问题贯穿商贸活动始终，数字的表达应言之确凿，避免摸棱两可。例如：ThevendershalldeliverthegoodstothevendeebyJune15.卖方须于6月15日或之前将货物交给买方。Themarkethereforthisproductisactive,andthebestpricewecanofferisUS$150oroverperlongton.该产品在本地的销售看好，我方出价可达每长吨150美元或以上。,113用语朴素、淡于修饰,商贸信函的主要功能是传递信息，使收、发信函双方发生贸易往来、达成交易，因此除了必须使用专业术语等手段准确传达自己的信息意图外，还要求信函语言明白易懂，朴实平易。例如：DearSirs,Thankyouforyourinterestinourfireworks.InreplytoyourenquiryofNovember15,wearereallysorrytosaythatwecannotdivulgeanyofoursalesinformation.Wehopethiswillnotbringyoutoomuchinvonvenience.Yourstruly,敬启者：承蒙贵方对我们的烟花感兴趣，十分感谢。兹复贵方11月15日询价函，我们非常抱歉地奉告，我们不泄我方任何销售情况。我们希望这不会给贵方带来很多不便。敬上,12语法使用特点,121句子类型英语句子按使用目的可以分为四类：陈述句（DeclarativeSentences）疑问句（InterrogativeSentences）祈使句（ImperativeSentences）感叹句（ExclamatorySentences）（1）商务信函主要使用陈述句。例如：DearSirs,Wethankyouforyourpromptnessindeliveringthecoffeeweorderedon20th,July.Thenumberofbagsdeliveredbyyourcarrierthismorningwas,however,160whereasourorderwasforonly120.Unfortunately,ourpresentneedsarecompletelycoveredandaswecannotmakeuseofthe40bagsinexcessoforder,wehaveputtheminourwarehousetobeheldforyouuntilwereceiveyourinstructions.YoursTruly,121句子类型,敬启者：收到我方7月20日订购的咖啡，并对你方迅速交货表示感谢。但是，你方承运人上午交来160袋，而我们只订购120袋。遗憾的是，我方需求已满，无法接受你方多交的40袋。我们已将此货入库保存，等候你方指示。敬上（2）祈使句表示请求、劝告、命令等，用祈使句可避免生硬刻板，比陈述句更有礼貌。Pleaselookintothematteratonceandletushaveyourdefinitereplybycablewithoutanyfurtherdelay.请立即坚持此事，并尽快电告确切答复。（3）疑问句也可用来表达写信人的观点或向对方提议，疑问句给对方留有更大的余地，更有礼貌，它的使用频率比祈使句相对要多。Wouldyoupleasesendusacopyofyourcatalogue?能否向我公司邮寄一份贵公司的产品目录？（4）感叹句虽然可以渲染气氛，增强语势，但与函电英语讲求客观、严谨的文体不符，因此感叹句在函电英语中极少使用。,122句式结构,从结构看，英文句子可以分成三种类型：简单句（SimpleSentences），并列句（CompoundSentences），复合句（ComplexSentences）,函电英语采用大量的并列句和复合句。（1）复合句与简单句结合，以复合句为主：为了保证考究的句式和严密的逻辑性，函电英语往往需要将连续的短句结合成一个独立的主从复合句或并列句。复杂句TheCreditcouldcover85%ofthelocalexpensesiftheyaremadeundertheresponsibilityoftheBritishContractorandwithinthelimitofthedownpaymentspaidontheContract,i.e.,15%asamaximum.此项贷款可支付当地费用的85%。但此项费用必须是英国承包商直接负责支付的，并必须在合同付款的幅度以内，即最高不得超过合同金额的15%。该句是主从复合句，由从属连词if引导的状语从句包含了两个前提条件，使主句的行为范围受到严格限制，从而使全句逻辑严密。复合句结构复杂，表达完备周密；简单句则结构简单，简洁明快。函电英语对严谨和简洁都有要求，目的在于追求准确严谨的语言风格，因此复合句的使用虽普遍，但不排斥简单句的使用。,122句式结构,（2）常用并列结构用and连接并列结构，使表达更精确。Eg：Thiscontractismadebyandbetweenthetwoparties.双方签定本合同。用or引导的选择性并列结构，是内容更严谨全面。Eg：Anydisputearisingfromtheexecutionof,orinconnectionwiththeagreement,shallbesettledthroughfriendlyconsultationsbetweenthetwoparties.在本合同执行中引起的或与本合同有关的争议应有双方通过友好协商解决。函电英语中常用的连用同义词还有：amendmentsto/oralterationsof修改forceandeffect效力fulfillandprovide履行furnishandprovide提供obligationsandresponsibilities义务makeandenterinto达成,122句式结构,（3）状语位置独特商务函电中，较长的状语经常出现在主谓语之间，一般文体的主谓语间不放长状语。Eg：TheContractorshall,ifcalleduponsotodo,enterintoandexecutetheContract,tobepreparedandcompletedatthecostoftheemployer,intheformannexedtotheseconditionswithsuchmodificationasmaybenecessary.在被邀签约时，承包人应同意签订并履行合同，该合同是由业主按照本合同条件所附格式拟定，如有必要可对其进行修改。该合同的拟定和签订费用由业主承担。商务函电的状语从句中，if，when，incase等连词与从句的主体之间可放谓语，一般文体的状语从句中则不可。Eg：If,after30daysfromthecommencementofsuchinformalconsultations,thepartiesfailtoresolveamicablyacontractdispute,eitherpartyheretomayrequirethatthedisputebesubmittedtoarbitrationforresolution.在非正式协商开始30天后，如果双方仍不能友好地解决合同争端，任何一方都可以要求将争端提交仲裁解决。,123虚拟语气的运用,英语中共有三种语气：陈述语气（theIndicativeMood），祈使语气（theImperativeMood），虚拟语气（theSubjunctiveMood）。虚拟语气可表主观愿望和假想虚拟的情况，并可使语气委婉，谓语有should，would，could，might加动词原形构成。DearMr.Smith,Thanksforyourpromptnessinsendingusthecreditinformationwerequested.Wearegladtoreportthatallofyourcreditreferencesspokefavorablyofyouasabusinessman.ThenewstorewhichyouareopeninginBroadwayshouldeventuallyprosper,sinceyoursisathrivingcommunity.Butitslocationwithin20milesofNewYorkforcesyoutocompetewiththelargerstocksandlowerpricesofthemetropolitandepartmentstores,soreadilyaccessibletocommutefromBroadwayandsimilarcommunications.Becauseyourresourcesdonotindicatethatyoucanmeetsuchcompetitionbystaringwithalargeindebtedness,wemustrefuseyourcreditapplication.,123虚拟语气的运用,Wecouldsuggest,therefore,thatyoucutyourordertohalfandpaycashforit.Thiswillentitleyoutoour2percentcashdiscount,asavingwhichyoumaypassontoyourcustomers.Byorderingfrequentlyinsmallquantities,youcanbestmeetthecompetitionoftheNewYorkstoresthroughkeepingup-to-dateonasoundbasisthatwillentitleyoutoanexcellentcreditreputation.Theenclosedduplicateofyourorderwillassistyouinmakingyourselection.Justchecktheitemsyouwishandsigntheorder.YourmerchandisewillarriveC.O.D.withintwodaysafterourreceiptoftheorder