某公司应用控制程序5.doc

北京思优特科技发展有限公司质量体系程序Q/SYT.JN CX 0502 文件和资料归档管理程序北京思优特科技发展有限公司北京思优特科技发展有限公司质量体系程序文件和资料归档管理程序Q/SYT.JN CX 0502 共3页第1页1 目的对归档的与质量有关的文件和资料的收集、标识、编目、借阅、存贮、保管和处理进行控制，确保文件和资料能够及时、完整、准确的归档。2 适用范围适用于本企业所有与质量体系有关的文件和资料的档案管理。3 职责3.1 各部门负责文件和资料收集、标识、整理及移交。3.2 档案室负责文件和资料编目、借阅、存贮、保管和处理的管理工作。4 工作程序4.1 文件和资料的收集4.1.1 各部门设置一名专职（或兼职）文件管理员负责本部门文件和资料的收集、整理、移交及本部门文件和资料的管理工作。4.1.2 科研项目论证、产品定型、科研成果鉴定等项目的文件和资料不齐全、不完整、不准确，不能归档。4.1.3 购置设备仪器的验收工作，由有关部门文件管理员参加，并及时作好文件和资料的验收归档工作。4.1.4 档案室对各部门的各种文件和资料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。4.2 文件和资料的归档范围档案室根据文件和资料的分类和有关规定确定归档范围：2006年1月1日 发布 2006年1月1日 实施 Q/SYT.JN CX 0502 共3页第2页 a） 质量手册、程序文件等；b） 技术性文件：如设计图样、技术规范、采购文件、检验和试验文件、工艺文件、设备文件等（包括外来文件）；c） 管理性文件：培训文件、各项管理规定、管理作业指导书等；d） 质量记录归档范按质量记录控制程序的有关规定执行。4.3 归档时间4.3.1 产品试制、课题研究或其它技术项目的文件和资料，在验收（鉴定）前半月移交给档案室审查是否齐全、完整、准确。验收（鉴定）中形成的文件和资料鉴定之日后半月内移交档案室。4.3.2 质量手册、程序文件、管理性文件、技术文件在文件颁布时，同时发放给档案室归档，并编制移交清册，双方签字备查。4.4 各类文件和资料一般归档一式一份，重要的或利用频繁的文件和资料适当增加归档份数。4.5 文件和资料编目档案室档案员按GB/T13959-1992文件格式分类与代码编制方法进行编目。4.6 文件和资料借阅和查阅4.6.1 凡本企业职工借阅档案者，需经所在单位负责人审批，方可办理借阅手续；合同要求时，在商定期内文件可以提供给使用方或其代表评价时查阅，但要办理审批手续。4.6.2 借阅档案时必须填写“文件和资料借阅登记簿”，借阅人员应保证所借档案的完整、安全，不得转借、拆借、涂改、抽换、撕页、损坏和丢失。4.6.3 借阅档案归还时，档案员、借阅者应逐卷校对是否同借前一样，无误后当面办理归还手续，发现损坏应及时修复，有缺少者应追回或采取应急补救措施。并根据后果严重程度提出处理意见报总公司领导给予适当处理。4.7 文件和资料贮存及保管4.7.1 各类档案应装订成册或装入档案盒内，分类放在橱具内并有专用档案库房存放。 Q/SYT.JN CX 0502 共3页第3页 4.7.2 档案库房必须做好“七防” （防盗、防尘、防火、防虫、防潮湿、防鼠、防高温）措施，保证使用寿命周期 。 4.7.3 档案保管期一般分为永久、长期（16-50年）、短期（15年内）三种。划分原则是：对企业有长远利用价值的档案，应为永久保存；对企业在一定时期内有利用价值的档案为长期或短期；凡是介于两种保管期限之间的档案，一律从长。4.8 文件和资料的处理（鉴定、销毁）4.8.1 保管期限已到的档案都要进行鉴定。4.8.2 档案鉴定工作每5年进行一次，由档案员填写保留作废/销毁文件审批单。4.8.3 企业档案鉴定工作有鉴定委员会进行，鉴定委员会主任为分管档案工作的总工程师，副主任为质管部负责人，委员由有关部门领导及档案员和熟悉相关专业的人员组成。4.8.4 鉴定对到期的档案保存价值、密级作出评述，确定销毁或保留作废文件、解密、降密。4.8.5 鉴定委员会要对档案进行鉴定后，写出“鉴定报告”。4.8.6 鉴定后经总经理批准后方可销毁，指派销毁人员和监销人员，到指定地点销毁，当事人应签字，保留作废/销毁文件审批单存档。4.8.7 需作资料保留的作废文件，经文件管理部门负责人批准后，由档案员加盖“保留”印章方可。5 相关文件GB/T 13959-1992 文件格式分类与代码编制方法6 质量记录文件和资料的借阅登记簿文件和资料移交清单保留作废/销毁文件审批单文件和资料的鉴定报告文件和资料借阅登记簿案卷/文件题名单位姓名借阅日期利用目的文件审查归还时间完整性涂 改抽 换损 坏丢