公文写作知识培训参考资料

文件管理,公文写作,1,主要内容,公文规范公文写作,2,3,正式公文的种类（15种）：,（1）决定；（2）命令（令）；（3）公告；（4）通告；（5）意见；（6）通知；（7）通报；（8）报告；（9）请示；（10）批复；（11）函；（12）议案；（13）会议纪要。,4,发文代号，不加第字不编虚号，中六角括号,2号小标宋体，红色分隔线下空两行,印章顶端位置居正文或附件说明一行距离,版记位置应置与最后一面最后一行，公文归口管理单位加印发日期组成，左右各空一字，过长自行缩减,公文篇内层次为：分别为：一、（一）1.（）,5,成文日期右空四字，用阿拉伯数字标注,上行文应加附注:写明联系人及联系电话，标注位置成立下空一行，左空两字，加小括号）,签发人三字用宋体，冒号后用楷体,发文代号，不加第字不编虚号，中六角括号,引文，应先引标题再引文号,印章顶端位置居正文或附件说明一行距离,版记位置应置与最后一面最后一行，公文归口管理单位加印发日期组成，左右各空一字，过长自行缩减,2012版国标格式，上行文不需要再留80mm天头,6,一级标题三号黑体,回行错误，应保持词意完整,前后不致，一级标题三号黑体,公文篇内层次为：分别为：一、（一）1.（）,截止与截至用法区别，应为截至,7,一、公文规范,8,公文格式中18个要素标识版头部分：公文份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人主体部分：公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、印发机关、成文时间、印章、附注、附件版记部分：抄送、印发机关和印发时间、页码,9,000001,中国能源建设集团有限公司文件,中葛集团办200888号,中国能源建设集团有限公司关于加强公文处理工作的通知,集团公司所属单位，各部门、事业部：,为贯彻集团公司关于进一步加强XXX工作若干意见（中葛集团办201248号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。,附件：1.意见2.的通知,2012年7月26日,（附注）,抄送：，。,中国能源建设集团有限公司办公厅,2012年7月20日制发,版头,主体,版记,机密1年,特急,1.传达行文意图；2.表明文件的生效时间和法律凭据；3.表明行文关系和主送范围等。,1.确定复本送达范围；2.提供公文印制责任者、时间等。,1.表明文件的法定权威和信息源；2.确定文件的处理缓急和安全要求；3.为文件的科学管理提供分类标识和检索途径。,10,000001,中国能源建设集团有限公司文件,中能建厅发201288号,眉首,机密1年,特急,目的是为了便于统计、登记和回收；领导机关大批下发公文时使用，绝密、机密公文应标明。,便于公文查阅、处理、统计。由发文机关代字、年份和序号组成。联合发文时只标注主办机关发文字号,传递和办理的时间限度，平件不必标注。公文分特急、急件；电报分特提、特急、加急、平急,同时在信封上标明。,发文机关全称或规范化简称加“文件”，红色标识，居中，庄严显示文件的法定性和权威性,文件内容涉及国家秘密的，应表明密级和保密期限；分秘密、机密、绝密。,年份用全称，用六角括号,不加“第”不编虚号,11,中国能源建设集团有限公司关于加强公文处理工作的通知,集团公司所属单位，各部门、事业部：,为贯彻集团公司关于进一步加强集团公司档案工作若干意见（中能建厅发201288号）文件精神，加强集团公司公文处理工作，。,附件：1.意见2.的通知,2012年7月26日,（附注）,是附属或说明正文的文件材料，是文件的重要组成部分；应标明附件顺序和名称，附件后无标点符号，应与正文一起装订。,应使用全称、规范化简称或通称；主送过多导致首页无法显示正文，可置于抄送之上。,主体,文件生效标识有加盖印章和签署两种形式。,数字、年份不能回行,应准确简要地概括公文的主要内容并标明文种。结构要完整，一般包括发文机关、主要内容、文种。,需要说明的其它事项加括号标注。请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,12,附件：1、意见2、的通知,2012年7月26日,（附注）,抄送：，。,中国能源建设集团有限公司办公厅,2012年7月26日印发,。,不能容下印章和成立日期采用调整行距、字距解决,不得标注此页无正文,落款处署发文机关名称。,成文日期右空四字,13,中国能源建设集团有限公司文件,中能建厅发201288号,中国能源建设集团有限公司关于加强公文处理工作的通知,抄送：档案局,中国能源建设集团有限公司办公厅,2012年7月26日印发,版记,应使用全称、规范化简称或通称。,以公文付印时间为准。,14,1.版头部分常见问题,多集中在发文机关标识、发文字号上详见具体案例分析,15,1.年份括号不应为中括号；2.文件字号不规范，应不用虚号，不加0。,16,1.年份括号不应为中括号；2.不应加字，不用虚号，不加0。,缺少主送单位,1.年份应为六角括号；2.不应加字。,17,发文机关标识下空两行,每排排两人,18,1.应空一行；2.应按规范排列：即附件：1.XXXXXXXX2.XXXXXXXX,19,公文生效标识（印章、签署）常见问题,1.空白页用印，应该通过调整行距或字距方式解决;2.无页码；3.附件下空超过一行；4.报告与请示混用,1.印章覆盖文字，不能编排，应该通过调整行距或字距方式解决;2.附件说明下空一行；3.版记未放在最后一面,20,公文生效标识（印章、签署）常见问题,用印随意，不严肃，应用下套方式用印。,印章上边缘距正文或附件说明一行距离,21,公文生效标识（印章、签署）常见问题,空白页用印，应该通过调整行距或字距方式解决,22,党政机关公文格式,式样,23,引文、日期引用公文先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体年、月、日。一般不用今年、上月、昨天等词来表达。,24,名称，再引文号，正确为：关于做好2013年度预算编制工作的通知（中能建厅发资财2012270号,名称，再引文号，正确为：关于做好厂办大集体改革初步方案的通知（中能建厅发战略201229号,25,结构层次的序数符号原则上不超过四层。其符号为：第一层“一、”（3号黑体，作为小标题时句尾无标点）；第二层“（一）”（3号楷体，括号后不接标点，作为小标题时句尾标点可有可无）；第三层“1.”（3号仿宋，无论是否作为小标题，要有标点）；第四层“（1）”（3号仿宋，括号后不接标点，句末必须有标点）。,26,第一层次，一、黑体第二层次，（一）楷体,截止与截至区别，应该为截至,27,除意见及规章类等公文序数可跨层次使用外，结构层次序数一般不跨层次使用；结构层次序数使用汉字时后面标顿号，使用阿拉伯数字时后面标下圆点，汉字及阿拉伯数字加圆括号时后面不标标点符号；正文内的标题单独成行时，后面不标标点符号。,28,版记部分常见问题,标注位置不对；数字使用有误；,29,版记部分常见问题,版记应至于公文最后一面,最后一行,为偶数页上,30,版记部分常见问题,版记应至于公文最后一面,最后一行,为偶数页上,31,版记部分常见问题,1.附件说明标注错误，下空一行，左空两字，标注：附件：1.XXX；2.成立日期错误，应为2013年1月9日；3.印发日期错误，应该为2013年1月9日,32,版记部分常见问题,版记应至于公文最后一面,最后一行,为偶数页上;,标题一般不用标点符号,33,抄送机关除主送机关之外需要执行或知晓公文内容的其他机关。不抄送本单位，不标“存档”一般不指名道姓抄送领导人个人遵守行文规则规定的抄送条件,34,特别提示,重要下行文应同时抄送直接上级机关；向受双重领导的机关行文，一个主送，另外一个列入抄送；下级机关因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上级机关；上级机关越级向下级机关行文时，可以抄送受文机关的直接上级机关；公文内容涉及有关机关职权范围需其予以配合应抄送；除主送机关外，需要执行或知晓公文的其他机关，应抄送；,35,特别提示：请示不得抄送其下级机关；接受抄送公文的机关不必再向其他机关转抄、转送；凡与公文办理无关的单位一律不予抄送。,36,党政机关公文特定格式上行文,式样,37,党政机关公文特定格式上行文,式样,38,党政机关公文特定格式平行文,式样,39,党政机关公文式样-联合发文格式,式样,40,党政机关公文式样-信函格式,底部增加“红色双线”,式样,41,党政机关公文式样-信函格式,空2行,首页不要页码,版记不加印发机关和印发日期、分隔线,式样,42,空2行,左空2个字，职务居中排布,右空4个字,空1行,党政机关公文特定格式-命令（令）格式,式样,43,版记应置于公文最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行,4号半角阿拉伯数字，数字左右各放一条一字线，单页码居右空一字，双页码左空一字，公文的附件与正式一装订时，页码应当连续编排,一级标题三号黑体,2号小标宋体，红色分隔线下空两行,引文，应先引标题再引文号,附件说明回行时应该与冒号后首字对齐,44,年份括号不应为中括号,位置错误，版心左上角,不是电报,没有平急,报告为阅件，不应带有请求性内容,4号仿宋字，印发机关左空一字，印发日期右空一字,发文机关署名、成文日期和印章位置，印章顶端居正文或附件说明一行距离,版记应置于公文最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行,应先引用文件名称，再引文号，正确为：关于做好2013年度预算编制工作的通知（中能建厅发资财2012270号,45,附件说明回行时应该与冒号后首字对齐,成文日期右空四字，用阿拉伯数字标注,首页页底标间隔线，不标页码,应该顶格标注：附件,一级标题三号黑体,4号半角阿拉伯数字，数字左右各放一条一字线，单页码居右空一字，双页码左空一字，公文的附件与正式一装订时，页码应当连续编排,上行文应加附注:写明联系人及联系电话,上行文,一般不用便函式文头,应标注签发人,46,二、如何写出好公文,47,48,49,准确规范结构层次规范结构层次的第一层，其层次编号用“一”、“二”、“三”来表示；结构层次的第二层，其层次编号用“（一）”、“（二）”、“（三）”来表示；结构层次的第三层，其层次编号可以用阿拉伯数字来表示；结构层次的第四层，其层次编号可以用“（1）”、“（2）”、“（3）”来表示。结构层次最好不要多于四级，不要越级使用各个层次的编号（意见、办法除外）；不用第一、第二；不用其一、其二、其次等,掌握公文写作技巧,50,通知（一）通知1.通知的适用范围。通知是适用范围最为广泛的一种公文，在日常的工作中，既有给下级发的通知，即所谓“下行文”；也有给上级发的通知，即所谓“上行文”；另外，给同属于一个系统的，但不相关也不相隶属的单位（即平级关系）也可以发通知，即所谓的“平行文”。2.通知的适应性。通知在主体方面的适应性。通知的适用性也是相当广泛的，企业单位、事业单位、党政机关，甚至学校都可以发通知。,熟练掌握几种常用公文,51,通知4.通知的写作格式标题。包括发文机关、事由以及文种。送与对象。一般只有一个主送单位，抄送单位可以有多个。正文。主要由撰写通知的理由、事情的经过以及具体的要求等内容构成。署名。通知的署名包括发文机构和日期即可。附件。批准性的通知，相关内容作为附件与通知一同下发。,熟练掌握几种常用公文,52,报告2.报告的写作格式格式基本与通知一样，但以下几点需要特别注意：报告的名称同样可以包含三个部分，但其中的发文机关可以省略；报告的开头应该首先写“关于事情现做如下报告”；报告的内容中有一些套话必须的，例如在报告的结尾应该说“以上报告请审阅”或者“报告如无不妥，请批转执行”等与开头相互呼应。,熟练掌握几种常用公文,53,请示权限不足以做相应的决定，需要进行请示。请示在政府机关、私营企业以及外企也是广泛地被予以应用。1.请示的特点事前行文。事后行文叫报告，事前行文即为请示；也就是说，请示并不是先斩后奏的行为。一事一请。即一个事情做一个请示，不要把不同的请示内容放在同一个请示文书之中；否则，上级领导一方面容易遗漏其中的某一项内容，另一方面也难以做部分的批准。需要批复。即强调请示都是需要批复的。,熟练掌握几种常用公文,54,请示2.请示的写作格式请示的格式基本与前两种公文一样，但在最后结尾的时候需要注意：加上“妥否，请批示”；加上“以上如认为可行，请批准有关单位执行”；在署名和时间部分必须要加盖印章。,熟练掌握几种常用公文,55,批复批复是上级答复下级的请示的一种下行文。1.批复的特点。批复具有以下的特点：指令性强。与主动发出的命令不同，批复是基于下级的请示而做出的被动的指示；因此，在做答复的过程中，实际上也就表明了上级机关的态度。针对性强。正如前文所分析的，请示是一事一请的；因此，相应的批复也是根据所请示的事情而做出的一个指示。态度鲜明。批复一定是态度鲜明的，不是同意就是不同意，不可能出现模棱两可的情况。政策性强。上级在批复中所做出的不同意或者同意的决定，一定是非常正式的依据的，例如国家的某号条文。,熟练掌握几种常用公文,56,批复2.批复的写作格式。批复还有一些专有的要求：在批复的正文中含有隐语，即是针对某一个请示而予以的批复；因此，正文中应该包括“号文收悉”或者“某年某月某日关于事项的请示收悉”；给出答复意见应该写“经研究答复如下”或者“特此批复”；与请示一样，批复也必须要有公章。,熟练掌握几种常用公文,57,函函作为一种公文，与私人信件有所不同。公文函，亦称公函，谈的是公务，主要内容常用标题揭示。而一般私函，谈的是个人私事，无标题。这是公函与一般私函的本质区别。使用范围。函“适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准”等。就行文关系而言，函是平行文。虽然上级向下级询问工作情况或某一具体问题，下级向上级及业务指导机关询问有关方针政策和界限不明确的问题等，也可用函行文，但多数用于不相隶属机关之间。,熟练掌握几种常用公文,58,函分为三种：1商洽函。不相隶属机关之间商量洽谈办理某一问题，如联系参观、学习，商洽干部调动，请求帮助支持等。2问答函。主要用于向对方询问或答复某一事项。问答函包括询问函和复函两种类型。复函的对象，一般是不相隶属机关，属平行；批复的对象是下级机关，属下行文；答复性报告的对象是上级机关，属上行文。3请批函。用于向有关主管部门请求批准某一事项。请批函与请示都有“请求批准”的意愿，但二者适用对象不同。请示的对象是有隶属关系的直接上级，属上行文；请批函的对象是无隶属关系的主管部门，属平行文。所谓有关主管部门，指对请批的事项有决定权和批准权的部门。主管部门多是职能部门。,熟练掌握几种常用公文,59,函事项