采购管理程序.doc

LOGOCompany Name质量管理体系 程序文件文件编号：版 本：A.0采购管理程序生效日期：页 次：12 / 121 目的对采购过程及供应方进行控制，确保所采购的产品能够符合规定要求。2 适用范围 适用于对生产所需的原（辅）材料采购、外包加工及供方提供服务的控制；对供方进行选择、评价和控制。3 职责3.1 采购部a) 负责组织对供方进行评价，编制合格供方名录，并对供方的供货业绩定期进行评价，建立供方档案；b) 负责制定采购计划，实施采购作业，管理采购人员；c) 负责采购物品的报检工作。3.2 生产技术部负责提供采购物资技术标准，生产工艺图纸等，并对供方的生产工艺技术等进行检查指导。3.3品管部负责对采购物资和外包加工产品的进货验证，并按来料检验相关要求对供方进行品质管理指导。4 程序管理流程： 采购策划（供方选择供方评定）采购实施（采购计划制定采购资料管理）采购监控（采购品交付时间、数量和品质的监控采购价格的监控供方的监控）采购品及供方数据分析（数据收集整理和传递统计分析）分析结果处理和采购绩效改进（供应商交货业绩和管理结果的通知采购业绩的改进公司内部沟通改进事项跟踪效果评估和经验交流）4.1采购物资分类4.1.1 采购物资分为三类：a)重要物资（A类）：构成最终产品的主要部分或关键部分，直接影响最终产品使用或安全性能，可能导致顾客严重投诉的物资；b)一般物资（B类）：构成最终产品非关键部位的批量物资，它一般不影响最终产品的质量，或即使略有影响，也可采取措施予以纠正的物资；c）辅助物资（C类）：非直接用于产品本身的起辅助作用的物资。4.2 供方选择4.2.1供应商开发权责a)采购部负责供应商开发主导工作。b)开发部门负责供应商样品的确认。c）品管部、生产技术部、采购部、制造部组成厂商调查小组，负责供应商的调查评核。4.2.2供应商资讯来源新供应商资讯来源一般有下列方式：a)各种采购指南。b)新闻传播媒体，如电视、广播、报纸等。c)各种产品发表会。d)各类产品展示（销）会。e)行业协会。f)行业或政府之统计调查报告或刊物。g)同行或供应商介绍。h)公开征询。i)供应商主动联络。j)其他途径。4.2.3供应商问卷调查问卷设计a)问卷设计由采购部主导，品管、开发等单位协助。设计应注意的事项有：b)依本公司需要设计内容及格式。c)应尽可能掌握、了解供应商的资讯。d)易于填写。e)通俗易懂。f)便于整理。4.2.4供应商基本资料表应由厂商填写供应商基本资料表。该表包括下列内容：a)公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人。b)公司概况，如资本额、成立日期、占地面积、营业额、银行讯息。c)设备状况。d)人力资源状况。e)主要产品及原材料。f)主要客户。g)其他必要事项。4.2.5供应商问卷调查表供应商问卷调查表，一般包括下列内容：a)材料零件确认。b)品质验收与管制。c)采购合同。d)请款流程。e)售后服务。f)建议事项。4.2.5供应商开发流程a)寻找供应商。b)填写供应商基本资料表。c)与供应商洽谈。da)必要时作样品鉴定。e)供应商问卷调查。f)提出供应商调查评核之申请。4.2.6后续工作依供应商调查规定，由调查小组对供应商作实际调查评核，以确定其可否列入合格供应商之列。4.3 供方管理4.3.1供应商调查程序采购部实施采购前，应对拟开发之厂商组织供应商调查工作，目的是了解供应商之各项管理能力，以确定其可否列为合格供应商名列。由采购、生产技术、品管、制造人员组成供应商调查小组，对供应商实施调查评核，并填写供应商调查表。评核之结果由各单位作出建议，供总裁核定是否准予成为本公司之合格供应商。未经供应商调查认可之厂商，除总裁特准外，不可成为本公司之供应商。4.3.2供应商调查评核价格评核a)对供应商所提供之物料价格，由采购部依下列因素作评核：b)原料价格。c)加工费用。d)估价方法。e)付款方式。技术评核a)对供应商之生产技术，由生产技术部依下列因素作评核：b)技术水准。c)技术资料管理。d)设备状况。e)工艺流程与作业标准。品质评核a)对供应商之品质，由品管部依下列因素作评核：b)品管组织与体系。c)品质规范与标准。d)检验之方法与记录。e)纠正与预防措施。制造评核a)对供应商之生产管理，由生管部依下列因素作主核：b)生产计划体系。c)最短及最长之交货期限。d)进度控制方法。e)异常排除能力。4.3.2供应商复查规定a)经调查认可之合格供应商，原则上每年复查一次。b)复查流程类同首次调查评核。c)复查不合格之供应商，除经本公司总经理特准外，不可列入次年合格供应商之列。d)若供应商之交期、品质、价格或服务产生重大变异时，可于一年中，随时对供应商作必要之复查。44供方评定4.4.1 评定内容：供应商交货实绩之评鉴项目及分数比例如下（满分100分）：品质评鉴：25分。交期评鉴：20分。价格主鉴：25分。服务评鉴：20分。其他评鉴：10分。4.4.2评分办法a)品质评鉴由品管部依进料验收的批次合格率评分，每个月进行一次。计算：进料批次合格率=（检验合格批数 /总交验批数）100% 评分： 得分 = 25分进料批次合格率b)交期评鉴由计划部依订单规定的交货日期进行评分，方式如下：如期交货得分20分。延迟12日每批次扣2分。延迟34日每批次扣4分。延迟56日每批次扣6分。本项得分以0分为最低分。采购部每月将同一供应商当月各批订单交货评分进行平均，得出该月的交期评鉴得分。c)价格评鉴由采购部供应高之价格水准评分，方式如下：价格公平合理，报价迅速：25分。价格尚属公平，报价缓慢：20分。价格稍微偏高，报价迅速：15分。价格稍微偏高，报价缓慢：10分。价格甚不合理或报价十分低效：0分。d)服务评鉴抱怨处理评分 由品管部对供应商之抱怨处理予以评分，评分如下：诚意改善：8分。尚能诚意改善：5分。改善诚意不足：2分。置之不理：0分。退货交换评分由采购部对不良退货交换行动评分：按期更换 ：7分。偶尔拖延：5分。经常拖延：2分。置之不理：0分。e)其他评鉴由采购部汇总仓库、制造、财务或其他单位对供应商之评价、抱怨， 予以评分，满分10分。443评鉴办法供应商之评鉴每月进行一次。将各项得分汇入供应商评鉴表，并合计总得分。每年平均一次厂商得分，计算方式为： 每年平均得分=每月得分总和 / 评鉴月数 444评鉴分等供应商评鉴等级划分如下：平均得分90.1100分者为A等。平均得分80.190分者为B等。平均得分70.180分者为C等。平均得分60.170分者为D等。平均得分60分以下者为E等。445评鉴处理A等厂商为优秀厂商，予以付款、订单、检验之优惠奖励。B等厂商为良好厂商，由采购部提请厂商改善不足。C等厂商为合格厂商，由品管、采购等部门予以必要之辅导。D等厂商为辅导厂商，由品管、采购等部门予以辅导，三个月内未能达到C等以上予以淘汰。E等厂商为不合格厂商，予以淘汰。被淘汰厂商如欲再向本公供货，需再经过供应商调查评估。4.5 采购实施4.5.1 编制采购计划编制采购计划的主要依据为计划部下达的采购计划，计划部下达采购计划前应与采购部门确认采购计划的合理性,同时参照其它依据：a） 交货时间依据ERP中请购单中的各项要求等；b） 数量依据：产品BOM表、库存情况（包括合格的和可返工回用的）、产品合格率、资金量等；c） 供方依据：合格供方名录； d） 对可能出现的偶发性事故的考虑（包括本公司和供方）； e） 顾客后续订单及可能的订单调整。采购合同由采购工程师负责编制、核对、采购部部长审核，计划部部长签字生效，以传真的形式发放客户确认，并作为余下采购过程核帐与到货情况的核对依据。4.5.2 请购申请部门：a）生产性的物资由计划部负责申请；b）劳保用品、生产设备（包括机器维修时生产设备专用零件）工装、模具、易耗品及辅助材料等，由制造部负责申请；c）监视和测量装置由品管部负责申请；d）建筑、装潢材料、施工工具、房屋维修材料等由基建部门负责申请；e）办公设备和用品、家具、家用电器、招待用品、水电气维修零件等由行政部负责申请；f）其它物资，由使用单位的主管部门负责申请。4.5.3 请购单的填写与传递a） 申购经办人员应依据计划、用料预算、存量基准明细表及库存情况在ERP上填写录入请购单，注明采购物资的品号、品名、规格、数量、质量要求、需用日期及注意事项，按照请购管理权限逐级呈核。b)需用日期相同且属同一个供方供应的物资，申购部门可以在同一申购单上以一单多品的方式，提出采购。c) 遇需紧急采购事项时，请购部门应在申购单上注明原因及理由，并加注“急”字样，以急件处理方式呈核传递。d)申购和采购部门应参考物料的预算用量、交货所需时间、需要资金、仓库容量、变质速率及危险性等因素，选择最佳的时间发出采购合同。e)请购单传递至采购处之后，原则上其副本也应传递给相关的物料管理部门（如仓库），以便安排待收货及仓位。4.5.4 请购单的审批a） 计划内生产原材料、辅料、外协件等由计划部提出，计划部长核对，总裁或总裁授权的人员批准；b） 计划内的生产设备、器材、固定资产等请购由制造部各处长提出，计划部长核对，总裁或总裁授权的人员批准；c）计划内总务性物料、用品、办公设备由行政部内务提出，行政部部长核对，总裁或总裁授权的人员批准；d）未按管理权限完成呈核审批的请购单，采购不应安排采购，财务部门可以拒绝付款。4.5.5 请购单的撤销a) 因特殊原因，申购部门要求撤销采购申请的，应及时通知采购部门停止采购，并说明撤单原因。b) 采购部门接到撤销采购申请通知后，应马上办理撤消事宜。已执行采购的应联系供方停止生产，并取消此采购合同，同时向客户解释取消的原因，已生产好或生产进行中的采购部门应妥善处理好。采购合同还没有发出的由采购人员中止指令，在核实办妥指令结束后通知原提出部门或相关人员。c) 因ERP的原因不能撤销或指定结束的，采购人员应及时联系信息组处理。4.5.6 接单和采购安排计划部在录入ERP请购信息中时，应做到：a） 检查请购单各栏的品号信息填写是否清楚，完整;b） 核对交货时期是否按正常采购周期,急料需通知采购优先处理;c） 跟进请购信号的图纸图号是否完整,相关审批手续是否完备；采购部在核查ERP维护请购信息中时，应做到：a)常用性材料在一个工作日内回复计划交货期；b）安排采购作业，分派采购任务，急件或需用日期临近的优先安排；c）无法于需用日期办妥的采购，应及时通知相关部门修改计划或更改采购日期。4.5.7 询价、比价、议价a）采购人员接受采购任务后，应在熟悉请购物品详情的基础上，向相关供方发出书面或电话询价。同规格物品需精选至少二家以上供方询价以便进行比价或议价。b）采购人员在询价、比价过程中应仔细了解如下情况：1) 有没有其它更合适的替代品或竞品；2) 其它供方的价格是否较低；3) 供方能否按期交货和确保质量；4) 价格上涨或下跌有没有特别的因素；5）有无特殊要求的材料性能或认证要求。c）对供方的报价资料，采购人员应进行认真的整理和分析，确定议价目标，并与精选的供方进行议价。d）采购部门接到请购部门紧急采购请求时，应立即安排采购人员先行询价、议价，待接到正式请购单后，按一般采购程序优先后补办理。e）如果意向中的供方报价的规格与请购单规格略有不同或属替代品，采购人员应先将相关资料和情况向请购部门通报，获得其签注同意后再予以呈核。f)采购人员完成询价、议价后，应在采购合同上详细注明与供方议定的采购条件，然后报采购部部长批准。4.5.8 订购 a)请购单获核准以后，采购人员一般应及时以采购合同形式正式向供方订购并确定交货日期。b)金额较大，需预付定金或有附带条件的采购应签定采购合同。c)需要分批交货的，采购人员应在采购合同上加注“分批交货”字样，以便收货和财务部门仓库识别。d)订货后，采购人员应实施交货进度监控，如有异常情况，除与供方联系催交外，也应与原请购部门保持联系，拟订逾期对策。4.5.9 采购产品的验证a)对采购的产品可以有如下几种验证方式：1） 由品管部门进行进货验证；2） 由顾客在本公司现场核对实施验证；3） 由本公司检验人员到供方现场实施验证。b） 采购产品到达后，采购人员应尽快通知仓库按规定的程序验收数量，经仓库核实后通知采购员报检。c) 原材料由仓库进行初步验收后办理收货，然后通知采购员报检由品管部门进行取样检验，证明合格后，由仓库开具入库单方可办理付款或报销。d） 其它物品需经申购部门或使用单位验货，仓库清点数量无误，由仓库开具入库单或在ERP上办理入库手续后方可办理付款或报销。4.5.10 付款结算a） 原则上由采购经办人员办理申请付款结算手续，即负责将已经完成采购并办妥入库的请购单连同品质检验报告、发票等凭证收集齐备，填写请款单，经本部门负责核准后，按审批权限报批。b） 付款申请获准后，由财务部门负责办理付款结算，一般有合同的依据合同约定办理付款，没有合同的，依据采购部门呈准的付款条件付款。付款前应做到：1) 供方所开列的发票台头及内容是否相符；2) 发票金额与请购单最终核准价格是否相符；3) 有无预付款或暂支款需处理；4) 是否有需要扣除的款项；5) 付款后根据采购需求提供付款凭证。4.6 采购监控4.6.1 采购品交付时间、数量和品质的监控a)供方根据订购单要求，按时将采购产品交付到本公司指定库房后，由仓库保管员按仓库管理规定核对送货单和实物，指挥分批存放在待检区或指定地点，核对数量后通知采购人员报检，并做好相应的产品标识和检验状态标识。由采购通知品管部按监视和测量管理程序进行检验和试验，根据检验结果，办理相应的手续。b)采购部门应安排好对采购计划实施的监控，并根据各仓库上报的采购产品入库情况对采购合约进行交付并追踪。4.6.2 监控方式及适用时机根据采购产品对最终产品影响的重要程度、生产或业务需求的急迫性、供方的能力和供货业绩，可运用以下一种或多种监控方式a) 计划实施中期的查询：适用于每个采购合约。b) 实地查访：当供方有不诚信表现时。c) 派驻代表：产品重要度很高；供方管理水平不佳；此产品供不应求；采购产品的质量主要由生产过程决定、不易通过检测实现；供方制造专业水准差、需要辅导监管。4.6.3 监控结果及反应方式a) 当供方不能满足100%按要求交付采购产品时，可按下表的提示作出快速反应。结果反应方式时间提前根据目前库容和后续物资到库计划决定，嘱咐以后按计划延误可能延误马上通知计划部，同时密切监控，作好应对策略确定延误马上通知计划部，由计划部决定具体更改数量不足通知计划部，同时作好补足的措施多余退回或暂存而不入帐品质不良不良率过高预计会导致生产不足就地或退回分选，不足不良部分，并通知计划部批次不良初步确定原因决定马上补交或另行采购，通知计划部b) 当品质不良是在生产过程中发现时，按生产过程管理程序的生产异常处理要求和不合格品及环境运行不符合管理程序规定执行。c) 当品质不良和数量差异来自与仓库定期盘查时，按存储管理办法。d) 当品质不良来自与顾客投诉和售后服务中发现的属于采购品问题时，按纠正和预防措施管理程序执行。4.6.4 采购价格的监控：由财务部根据市场物资行情按相应的财务管理制度执行。4.6.5 供方的监控：采购人员根据平时与供方的接触和了解，动态掌握供方的各方面变化及趋势可能对物资供应和品质的影响，如人事变动、企业性质变化、资金周转状况、金融信誉、客户群变化、生产规模生产设备检测设备变化等，以便使相应的采购决定更加科学合理。4.7 采购物品及供方数据分析4.7.1 数据收集整理和传递路径：信息内容收集职责和报告路线使用的表格交货质量状况时间和数量仓库采购采购预计进货表品质品管采购进货检验报告不合格品月统计表采购品品质状况仓库采购入库单及其统计售后产品品质状况销售品管采购顾客信息反馈单 库存品数量和品质状况仓库品管采购库存明细表采购价格和成本财务采购、总裁顾客信息反馈单、财务报表、分析报告4.7.2 统计分析：根据采购物资对本公司生产和业务造成的影响的现实状况，根据本程序4.7.1条掌握的基本数据，可与供方就采购产品在流程管理中的各过程进行分析，明确供方存在的问题与责任，提出改进措施。 4.7.3 分析结果处理和采购绩效改进采购部门定期将供方的交货业绩、采购合同执行情况以及因此而等级调整的结果以顾客信息反