公文OA系统及行政管理 PPT课件

1,银联商务公文、OA系统及行政管理办公室二九年五月,2,主要内容,一、办公室职能简介二、新员工入司指南三、公文基本知识四、公司办公自动化（OA）系统简介,3,一、办公室职能,制定公司办公、行政和文件管理制度，并负责在全系统贯彻落实；起草公司领导在公司重大会议上的报告，起草以总公司名义发出的重要文函、文稿和材料，起草公司半年及年度工作总结，整理总公司各类会议的决定、决议、纪要；起草以办公室名义发出的各类文函，办理对各分/子公司请示的批复，并审核公司总部各类对外、对内发文；负责总公司日常会议（总裁办公会、月度工作例会等）的会务工作，协办董事会、监事会及股东会的会务工作；,负责行政文秘、企业形象、后勤保障的综合管理部门,4,一、办公室职能,负责总裁、副总裁日常公务活动的安排和落实；在公司授权下，代表公司处理各类日常法律事务；指导和管理公司企业宣传工作，做好与社会各界、国内外银行卡组织和服务机构的沟通联络；监督、检查、推进公司CIS形象系统的推广和执行工作；规划和管理公司总部网站和OA系统及信息更新；制定公司档案管理制度并具体实施；管理和保障公司全系统及总部的行政后勤工作；,5,办公室部门架构,办公室,机要文秘室,机要秘书岗,档案管理岗,文件传阅岗,系统维护岗,宣传法务室,宣传管理岗,法律事务岗,行政后勤室,调研秘书岗,行政后勤岗,前台秘书岗,司机岗,基建采购岗,6,二、新员工入职流程办公室,7,请问，你了解公文吗？,8,使用公文的目的,对内：提高工作效率和质量，促进公司管理的规范化、科学化、制度化；对外：提高办事效率，提升公司形象。,9,什么是公文,公文，是指公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法治司和进行商务活动的重要工具。通过公文可以发布规章制度、请示答复问题、指导布置工作、报告情况和交流经验等,10,公文处理及原则,公文处理，是指公文的办理、管理、整理（立卷）和归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理的原则：公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全和规范。,11,公文的管理归口部门,银联商务总公司办公室、分支机构办公室（综合部）是公文的归口管理部门，统一管理公文的收发、审核、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。,12,公文的种类,公司的公文种类主要有：决定、决议、通知、通报、报告、议案、请示、批复、函、会议纪要等。,13,公文主要种类,（1）报告-适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回复上级单位询问或交办事项的处理结果。（2）请示-适用于向上级单位请求指示、批准的事项。（3）批复-适用于答复下级单位或相关单位的请示事项。“批复”和“请示”是互相对应的文体。,14,公文主要种类,（4）函-适用于平级单位之间或不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；请求政府有关部门批准或答复审批事项。（5）会议纪要-适用于记载、传达会议情况和议定事项，主要包括：商务谈判；公司工作例会纪要；业务分析会纪要；专题会议纪要等,15,公文的格式,公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、附件、主题词、抄报单位、抄送单位、印发单位、和印发日期等部分组成。,16,常见错误！,17,几个常见错误,凡以分支机构名义向上级公司的请示，一律不得直接报送上级公司的职能部门，应直接报送上级公司，由上级公司的办公室（综合部）统一分办并立项督查。“请示”是请求上级单位予以批复的文种，应当一文一事，一般只写一个主送单位，同时需要其他单位研究处理的，应采用抄送形式。,18,几个常见错误,“报告”是向上级单位汇报工作、反映情况的文种，不得夹带请示事项。“报告”中提出的意见和建议，只供上级单位参考而并不要求予以批复。凡在报告中夹带请示事项，未得到及时批复，造成工作延误或损失的，由行文方负责。,19,注意事项,行文应当确有必要，注重效用。为精简公文，对可发可不发的和能用电话、面谈等方式解决问题的事项，不要行文。公文处理，要有始有终，别忘记归档备查。,20,四、银联商务办公自动化系统（OA）,如何登陆：:9001/oa,21,22,银联商务办公自动化系统（OA）,23,银联商务办公自动化系统（OA）,24,