电脑文档管理.ppt

怎样拯救我们的“脑”,为何要做如何去做怎样改进,为什么要管好电脑文件？,工欲善其事必先利其器,这些悲催的情况有没有？,老板站在你面前让你提交文件，你发现它不见了！,这些悲催的情况有没有？,应聘人来了，收到的面试简历在茫茫的文件中分不清！,这些悲催的情况有没有？,电话的一端客户要的资料怎么也找不到？,电脑文件最容易乱的地方在哪里？,系统中用户的文件夹X:DocumentsandSettings我的文档MyDocument桌面Desktop个人下载目录X:Downloads,文件管理的真谛,在于文件方便、快速提取科学地分类和规范化命名是文件管理的精髓所在,电子文件存找三要素,文件存放路径,文件保存属性,电子文件分类,如果把电脑比作一片森林硬盘一棵树分区大的枝桠文件夹分枝内嵌文件夹小枝桠文件树叶,要素之一：文件存放路径,同样如果把它当城市硬盘街道分区马路文件夹小区内嵌文件夹单元文件房间,要素之一：文件存放路径,某一个文件所在的地方：分区文件夹子文件夹文件名路径就是包含了这一些元素，找文件和安装软件都离不开这个路径这个文件所在地地址就是由分区，文件夹，子文件夹，文件名组成,要素之一：文件存放路径,要素之二：文件保存属性,存档能看的，能改的只读只能看，不能改，防修改隐藏一般你看不到，设置了才能看，可防错误删除,要素之三：文件分类：常见电子文件格式1,要素之三：文件分类：常见电子文件格式2,要素之三：文件分类：常见电子文件格式3,如何去做,怎样改进,为什么做,电脑文件的“5S”管理,整理(Seiri)整顿(Seiton)清扫(Seiso)清洁(Seiketsu)素养(Shitsuke),把需要的文件定位、定量以便用最快的速度取得所需。整理三要点：盘符固定化结构科学化存放目视化,举例：电脑硬盘中有C:D:E:F:四个盘符，我们可以将它们标准规划为：,D:应用软件盘F:私人文件盘,C:操作系统盘E:工作文件盘,适合的文件夹(科学地分类)适中的层级数(结构的深度)控制文件夹与文件的数目,规范化地命名文件夹和文件名称要简短贴切方便查找。,先把有用与无用的文件分类，再对无用的文件进行处理。,有用文件进行整顿无用文件果断删除,定期归档文件桌面上下载的各种文件要处理并定期归档将电脑保持在无垃圾文件、桌面整洁的状态,定期清扫垃圾安装目录programfilestencentQQad这里面是QQ广告安装目录programfilestencentQQflashshow这是你的QQ好友的QQ秀文件夹，可以放心删除安装目录programfilestencentQQflashshow2这是你的QQ好友的QQ秀文件夹，可以放心删除安装目录programfilestencentQQQQMusicMhirlCache这里面的空间音乐的临时文件夹这里面的文件会占很大的空间，所以尽快删除掉吧！,经过三个环节之后，怎样保持电脑文件井然有序？建立完善的文件结构规范化地命名文件夹周期性地将文件归档,结构,归档,命名,下载软件-把软件存放在规划好的位置安装软件-安装软件要安装在合适的位置，并且记住这个位置。-卸载软件后要到软件安装的地方将目录彻底删除。,培养每天清洁的良好习惯,下载资料-下载的各种资料放在临时文件夹归档资料-对资料要及时看阅，有用的要整理到分类文件夹中（注意区分已完成和未完成的）没有用的果断删除。,培养每天清洁的良好习惯,电脑的空间因整理变大！生活的空间因清理变宽！思想的空间因总结变扩！,素养,清洁,整理,整顿,清扫,小结：电脑文件管理的”5S”,文件架构建,定期归档归,每日整理整,区别文件分,效果不错推,如何去做,怎样改进,为什么做,“我的文档”能方便地在桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中找到，有利于我们方便而快捷地打开、保存文件。,利用“我的文档”中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的文件存储在这里。,如果我们经常要快速访问文件或文件夹，那可以右击选择“创建快捷方式”，再将生成的快捷方式放置到你经常停留的地方,当然，当文件和文件夹不再需要经常访问时，你需要及时将快捷方式删除，以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了你的注意力。,当你看到一些PPT达人的分享时，可下载到一个临时“temp”文件夹待有空时，仔细阅看“temp”中的PPT，对于值得收藏的作品，可以按人名或分类地存放在文件夹中及时地处理过期文件，存放该保留的，删除不需要的，是一个好习惯,科学的电脑文件管理带来什么,避免失误良好状态高效工作优秀业绩树立个人品牌