秘书实务第四章文书工作

第四章文书工作,上次回顾,1、文字工作的意义是什么？其特点是什么？2、文字记录的方法有哪些？3、文稿撰拟的基本要求是什么？4、简述文稿审核的三审制度。,本章目标,1.了解文书工作的含义和作用2.明确文书工作的原则和行文制度3.掌握发文处理和收文处理的程序及方法4.提高机关文书质量和办文效率,文书工作能力,本讲要点,发文处理A.交拟与拟稿B.审核与签发C.印制与校对D.用印与登记E.封发与传递,收文处理A.收文与阅文B.筛选与传阅C.拟办与批办D.承办与催办E.立卷与归档,概述A.文书与文书工作的概念B.文书工作的五大作用C.文书工作的六项原则D.行文关系与行文制度,文书与文书工作,公文,本讲主要研究,文书是指能表达某种意思，用于处理各种事务，并具有一定体式的书面文字材料。,文书工作是指通过互相联系的一系列环节，完成文书制发、传递、办理、保管的全过程（亦称文书处理或文书管理）,“公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。”国务院办公厅修订的国家行政机关公文处理办法第5章第22条,公文处理程序示意图,传递,签收,登记,分发,拟办,批办,承办,立卷归档销毁,分发,登记,用印,校对,缮印,签发,拟稿,审核,催办查办,文书工作的任务,A.基本任务:准确、及时、安全地处理各类公文，当好领导的参谋和助手，为改革开放和社会主义现代化建设服务。B.具体任务：a.发文处理；b.收文处理；c.文件管理；d.文件保密；e.文件贯彻落实情况的督促检查工作；f.领导人交办的有关文件处理的其他工作。,文书工作的作用,文书工作是一项专业性、综合性和机要性都很强的工作。做好文书工作，对于改进文风、消除“文山”，提高办公效率，具有重要的意义。五项作用：A.可以提高文书的质量；B.可以控制文书的总量；C.可以加快文书的运转；D.可以确保文书的安全；E.可以促进档案的管理和利用。,文书工作六项原则,A.准确无误；B.及时迅速；C.安全保密；D.力求精简；E.集中统一；F.党政分开。,行文关系与行文制度（1）,行文关系根据组织关系和职权范围而确定的公文授受关系。主要有两种类型的行文关系：A.有隶属关系的上下级机关之间的行文。B.无隶属关系的机关之间的行文。此类中又有两种（通常用“函”行文）：a.平行机关之间的行文；b.不相隶属的机关之间的行文。,行文关系与行文制度（2）,B.行文制度：机关行文必须共同遵守的办文规程和准则。主要有6种a.相互行文制度。b.联合行文制度。c.逐级行文制度。d.文稿代拟制度。e.一文一事制度。f.公开行文制度。,案例二则,1、某市卫生局向市委、市政府呈报了关于我市艾治病防治情况及有关问题的报告。但公文报出后其所反映的问题未能及时得到解决。从文书工作角度，您认为责任在谁？2、五一前夕，市政府向驻乌所有县级以上单位发出关于正确悬挂国旗的通知。有些自治区、兵团及中央部门所属单位认为行文有误。您看呢？,发文处理,发文处理,发文处理五环节：,交拟拟稿,审核签发,印制校对,用印登记,封发传递,各环节主要注意事项A.交拟、拟稿：交拟，是指机关领导人或部门负责人向执笔人交代文稿撰写任务的过程，也是执笔人接受写作任务的过程。包括：撰文的背景、撰文的依据、撰文的意图、撰文的要求。拟稿，是指执笔人草拟文稿的过程。包括四个步骤：收集占有材料；确定公文主题；拟定文稿提纲；动笔起草文稿。交拟时，交拟人和执笔人均必须透彻地搞清4方面内容，即拟文的背景、依据、意图、要求。,B.审核、签发：审核，是指对文稿内容、体式及行文规则的综合审查与核定，目的是为了保证发文质量。关于审核的要求主要是抓住文稿内容、体式、行文规则，进行综合审查与核定。,签发，是指机关领导人对已审核的文稿进行审批，签署表示核准发出的意见。它是文稿形成定稿的最后环节，也是保证公文质量的最后关口。因此也是制发公文的决定性环节。关于公文签发的权限。签发文书3项要求（认真；明确；规范）,C.印制、校对印制，是指对公文定稿经过打字和印刷而制成正式文本的过程。对印制工作的要求内容准确；格式规范；页面整洁；字迹清楚；美观大方，便于阅读和保管。,校对，是指以签发的文稿为基准，核对打印的清样，以校正错误的过程。校对非常重要，也最容易出差错，要求校对人员必须严肃认真、一丝不苟。校对3种方法a.对校法。b.折校法。c.读校法（两人合作）。,D.用印、登记用印，是指在印制好的公文上加盖发文机关印章。发文用印注意4点：确认有领导人签字并且适合规定；盖印份数必须与原稿上标明的相同；印章应盖在落款中央，上不压正文，下要压日期（“骑年盖月”）；盖印必须端正清晰，忌“歪、倾、斜、偏、花”。,登记，是指对准备发出的公文统一记载的过程。目的是为了便于日后对公文的清点、控制、查收和回收。一般应使用发文登记簿，一文一页登记表，其项目有：发文日期、文号、标题、发往机关、份数、秘密等级等。,E.封发、传递封发，是指将印制还得公文装封发出的工作过程。分5个步骤：a.清点；b.写封；c.填写发文回签单（也叫发文回执）d.装封；e.加封。,传递，是指将封装好的公文，通过一定的渠道和方式，送达收文机关的工作过程。根据文件密级高低和缓急时限的不同，其渠道和方式有：机要通信传递；机要交通传递；专职人员传递；文件交换站传递；电信传递（无线密码电报、有保密设施的传真机、计算机网络）。传递文件3条基本要求：迅速及时；安全保密；手续完备。,收文处理,收文处理5环节,收文处理,收文阅文,立卷归档,筛选传阅,拟办批办,承办催办,各环节操作程序与注意事项A.收文、阅文：a.收文，就是对外来文件的接收过程。包括签收、分类、登记3个流程。检查、清点无误后方可签字。,对所收文件进行正确分类。,收文分类,b.下级机关请示、平行及不相隶属机关商洽件,c.上级机关批复件及平行、不相隶属机关复函,d.内部各部门调查性及下级机关陈述性来件,e.内部刊物、工作简报等类文书,a.上级机关指令性和指导性文件,两种登记方法：分类登记法流水式登记法,b.阅文阅文，就是秘书借助视觉而获取和处理公文信息的活动。阅文是秘书办文的一个先决条件。阅文的基本要求：“四看清”性质与大体内容；制发与主送机关；缓急与时限；秘密等级与保密时限。阅文“三法”：a.泛读法；b.跳读法；c.精读法。,B.筛选、传阅a.筛选，就是秘书根据领导工作的需要，对所收公文进行选择和过滤的过程，它是办文过程中不可缺少的重要环节。经筛选，一般将文件分为三类：(a)必阅件领导者必须看到的文件，亦即秘书必须呈送的文件。(b)批办件需要领导者审阅和批示的文件。(c)参阅件仅供领导者参考的文件和材料。秘书的提炼、综合；加写“内容提要”。,b.传阅，就是秘书按照一定顺序将文件传递给领导者轮流阅读的过程。（a）传阅文件种类：凡需要领导者阅批、批办、阅知的文件。大致4种：a.上级机关的指导性文件或重要会议文件；b.上级机关下发的绝密级刊物；c.需要有多位领导人共同批办的文件；d.主要领导人在文件上有重要批示，又需要有关领导人和部门阅知的文件。,（b）传阅方式：直接送传；专人送传（特急的、机密性较强的）；集中传阅。（c）传阅注意事项：掌握传阅范围，不得随意扩大和缩小；遵循传阅方位，以秘书部门为传阅的运转轴心，采用“轮辐式”方式，严禁“横传”；掌握传阅情况，防止文件失控。为此，必须使用规范的传阅单。,C.拟办、批办a.拟办与批办的区别和联系“需要办理的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送领导人批示，或者交有关部门办理。”国家行政机关公文处理办法拟办，就是秘书部门或秘书人员对需要办理的来文提出办理的意见和建议，供领导批办时参考。,批办，则是指机关负责人根据文件内容和拟办意见，对文件的办理作出批示。它是承办的主要依据。批办属于文书处理中的决策活动，一般由机关领导人负责；有些文件的批办也可由秘书长或办公厅（室）主任负责。,讨论：拟办也是文书处理中的决策活动吗？为什么？拟办对批办起什么作用？练习：如果您是职大校长办秘书，请对人文学院关于组织游览市容的请示写一个3050字的拟办意见,b.拟办件的种类和拟办意见的几种签署形式,拟办件,本机关所属部门或下级机关主送本机关的请示性文件,上级机关主送本机关并需要落实的文件,平级机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件,拟办意见签署形式,待拟办文件,阅知件,阅示件,阅办件,建议件,分3种情况领导阅批后传达办理；部分领导研究处理；领导集体研究,分3种情况不需办理；内容重要；领导阅知，交有关部门办理即可,分3种情况提出办理意见；转部门办理；事情重要待汇报,分2种情况下级报告未要求批转但似应批转；下级报告要求批转但似不必批转,c.批办意见的内容：该文由何单位（部门）、何人负责办理；如何办理、办到何程度；对下级请示予以答复的原则性意见；重要文件和急件的办理时限；需两个以上单位（部门）或人员办理时，应批明主办单位或主办人。,D.承办、催办承办，是指根据领导者的批办意见，具体办理文件中提出的有关事项。这是办文过程中最重要的环节之一，是落实领导批示的关键一环。秘书承办公文的范围主要有5点：a.对上级机关来文的承办。3种方法：传达；转发；翻印。,b.对上级领导人批件的承办收到批件后，立即呈送本级领导人阅示，并按照本级领导人的批示意见，迅速转交有关部门、单位或人员办理。大事、急事应提出办理时限，并将办理结果报上级机关。c.对本级领导人批件的承办秘书应严格按照领导人批示的意见办理，或将批件转交、传达给有关单位。批示的办理落实情况，要及时报领导。做到件件有着落、有回音。,d.对下级机关请示件的承办根据领导的批示：或拟文批复请示单位和部门（转入公文制发程序）；或电话回复请示单位和部门（准确传达和解释领导的批示意见并做好电话记录）；或口头答复请示单位和部门（在请示件或呈批签中将口头答复情况详加注明）。对下级的请示，上级机关的秘书部门和秘书人员务必快办、快复，不得延误！,e.对其他需要回复的来文的承办。包括：上级机关布置、询问和要求办理的事项；平行或不相隶属机关之间需作出答复的公文等等。秘书部门应交由业务部门研究提出意见，经领导审阅批准后作出安排和回复。承办单位应抓紧办理，不得延误。若发现该件不属于本单位职权范围或不宜由本单位办理的，应迅速退回交办的文秘部门并说明理由。,关于催办a.催办秘书对有关单位和部门公文承办情况进行检查和督促，使公文及时得到办理的活动。催办是避免办事拖拉、防止公文积压和“公文旅行”、提高办文效率的重要措施和有力保障。,“送领导人批示或交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。对下发的公文，应及时了解和反馈执行情况。”国家行政机关公文处理办法,b.对内催办与对外催办秘书部门应重点抓好对内催办。对外催办一般由机关主管业务部门负责。c.有3类文件需要进行催办机关领导人指定必须催办的文件；有明确的时限要求、需按期办复的文件；长时间无意见反馈或处理结果回报的文件d.催办四法电话催办；发函催办；登门催办；会议催办,催办工作注意事项：机关应建立必要的定期催办制度，明确工作职责，使催办工作走向制度化、经常化、规范化。秘书人员在催办过程中要讲究说话的态度和方法，切忌“居高临下”、话大气粗、态度生硬。加强情感交流和思想沟通，注意发现承办单位遇到的困难并帮助排除。及时向主管领导汇报催办情况。,E.立卷、归档关于立卷a.立卷是指将办理完毕的文书按照一定的方式分类组合，进行保管的过程。,“公文办完后，应当根据中华人民共和国档案法和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。”国家行政机关公文处理办法,b.基本要求立卷要按照机关活动的规律，保持文件之间的历史联系；立卷要以本机关工作中形成的文件为主；立卷的文书要齐全、完整，能够真实地反映机关活动的历史面貌；立卷要便于保管、查找和利用。,C.公文立卷方法（简述）按什么来立卷？“特征、联系、保存价值”。按作者特征立卷；按问题特征立卷；按时间特征立卷；按文种特征立卷；按通讯者特征立卷；按地区特征立卷。实际工作中常采用几个特征结合运用的立卷方法。,归档，是指文书部门将立成的案卷，按