《教务专员培训》PPT课件

,教务专员岗位职责与技能,主讲人：杨晓伟,教务专员工作简介,什么是教务？教务即教务管理，属于行政管理层，直属上级是教学副校长。1、工作性质：教务部行政文员，负责教务部日常行政工作的安排及执行。2、工作要求：教务管理是一项需要有高度责任心的工作，关键要有认真负责、踏实肯干、细致周密的态度。,教务专员主要工作职责,教育顾问教务专员班主任学科教师,接单、排课提前预约,1、教育顾问在签单当日发出排课申请2、教务专员根据学科组长建议进行排课。3、教务专员把排课情况通知TR、CR及CC4、CC通知学员第1次来中心上课的具体时间。,参加人员,项目及时间要求,操作细节,新签学员排课流程,如何有效排课？,一、信息的及时了解与更新,跨部门沟通与协作的体现,如何有效排课？,1、当几位学科组长回复排课申请为同一时间段时，教务专员要与各组组长分别沟通，根据教讨会反馈的情况，安排出合理的时间段。2、寒暑假密集上课期间，有可能学生的上课时间段不固定，这时让CC先通知学生按学生所要求的时间上完第一次课，课后由CR找学生沟通时间段的问题。3、如果遇见学科组长休假，学生又着急上课的情况，可由CC给组长打电话告知学生情况，让组长安排任课老师；如果组长无法及时回复排课申请，只要在电话中敲定任课老师，教务专员可以和签单的CC商量，按学生要求把课排进UPC系统中。,二、排课中经常会遇见的问题,如何有效排课？,4.寒暑假课程开始时，要停止排合同中的常规课，先排寒暑假合同，在排课过程中一定要看清楚合同类型，避免选错合同。5.只要常规课没有结束，赠送课时就不能确认。这时应先告知班主任该情况，随后在UPC中把所有赠送课时的排课删除；等班主任更改好合同后重新排课，以确保课时票第一时间被确认。6.日常排课（全日制学员除外）以月为频率，一次排一个月，在月底（最后一周）的时候进行统一排查，需要续排的及时续排到系统中，确保老师的讲义制作以及正常授课。,二、排课中经常会遇见的问题,学员调课制度与流程,调课：本周内学员因故不能上课，本周内补上。流程：一)常规调课1、调课申请由班主任提出，确定出补课时间段，确报该时间段可以调课。以邮件形式发送调课申请表（见附表）给教务专员，抄送教学副校长（课前一天时间24小时）。2、教务专员在收到调课申请后进行审核，确认调课课时段无误后，2小时之内在upc上处理，同时告知相应班主任主任、任课教师。二)特殊情况新学员排课影响到老学员上课段。老学员仍需要由相应班主任提出调课申请。按常规调课流程提出调课申请。,学员调课,惩处：教务专员没有调课申请就调课、未及时排课或未能及时告知学科教师影响上课，第一次书面警告，第二次书面警告。注：如教务专员休息，教学副校长负责教务专员排课工作。,学员加课制度与流程,加课：除常规课，调课及请假补课之外的上课。加课流程：(1)加课申请必须由班主任提出，提出申请前与学员家长达成一致意见。学科教师与学员做好加课沟通的，也要由班主任提出加课申请。(2)班主任确定好加课课时间段，确保该时间段可以上课。以邮件形式发送加课课申请表给教务专员，抄送教学副校长（加课前一天时间24小时）。(3)教务专员在收到加课申请后进行审核，确认加课时段无误后，2小时之内在upc上处理（课程类型为加课），告知（以邮件和飞信）相应任课教师。,学员加课,惩处：(1)班主任未按加课流程操作，第一次口头警示，第二次口头警告，第三次书面警告。(2)学科教师及cc未经班主任申请，私自进行加课操作，教务专员有权拒绝，并告知dos及sd。第一次口头警示，第二次口头警告，第三次书面警告。(3)教务专员未及时排课，未及时告知相应学科教师，第一次口头警告，第二次书面警告。注：如教务专员休息，教学副校长负责教务专员排课工作。,学员请假,请假：学员应以正当理由，且经过家长同意，才能提出请假申请.请假流程：(1)学员请假申请必须在课前24小时之前提出，课前24之内由相关cr、crs当面向dos和sd同时申请。请假同时班主任确定好补假时间段。(2)学员请假需由班主任向校区提交学员请假单（见附表），班主任在课前24小时以邮件形式发送学员请假单至副校长处审批。,学员请假,(3)教学副校长审核，2小时内回复相应班主任。如果批准，发送邮件给教务专员，教务专员确认补假时间段，在upc上处理请假，并在处理后1小时内以邮件及短信告知相应学科教师（紧急情况需电话通知）。理由不充分，教学副校长有权不予批准。(4)教务专员在下一周审核请假学员的补课情况，若未按请假单补课时间完成，将对于相应cr进行惩处。(5)若有特殊原因学员请假不能按此流程进行，需cr当面向dos和sd同时沟通。,学员请假,惩处：(1)学员请假班主任未能在24小时之前提出，第一次口头警示，第二次口头警告，第三次书面警告。(2)第二周未能按请假单完成请假课时生产，第一次口头警告，第二次书面警告。(3)若因教务专员未及时修改课表，未及时通知学科教师影响课时生产及产生学员及家长不满，引起投诉。第一次口头警告，第二次书面警告。,学科教师排班,A班(8:00-14:50)B班(10:10-17:00)C班(12:50-19:30)D班(15:00-21:40)通A(8:00-19:30)通B(10:10-21:40)休息灵活班,08:00-10:0010:10-12:1012:50-14:5015:00-17:0017:30-19:3019:40-21:40,课表时段,学科教师班次,学科教师排班,原则：每位教师一周上班40个小时7天之中，2天休息，2天通班（通班A或通班B），其余A、B、C、D班正常班中尽量以C班为主，方便安排陪读老师。国家法定节假日排成灵活班、寒暑假安排学科教师灵活班，视各中心情况可按正常班安排,学科教师排班,原则:UPC上显示的班次一般不予更改，以下2种情况除外：1.学生临时加课教务专员可根据老师的上课时间给予更改并及时通知老师。2.老师个人特殊情况由学科组长提出更改要求，教务专员处理。,陪读安排,关于陪读安排：(1)根据学科教师的排班表及课程安排，各个学科组之间轮流陪读；(2)尽量避免额外陪读，保证老师们的休息时间；(3)视各校区具体情况而定,学科教师薪资计算,原则：学科教师薪资计算专兼职教师分开,统计日期：上上月26日至上月25日统计数据：课时费、陪读费,学科教师薪资计算,兼职教师薪资计算,绩效的发放前提：每次大考后（期中、期末）家长认可进步或保持，无投诉，否则不予发放或学员正常结课,统计日期：上月26日至本月25日,液晶课表制作,学员面授管理课表查询选择条件日期、排序按学科教师点“查询”导出进行EXCEL中按学科教师为首要关键字，时段为次要关键字排序，然后将每个老师所带的学员剪切到液晶课表上相应教室。,液晶课表模板,授课陪读时段巡查,课时単每日核对,调休时间统计,UPC系统操作讲解,UPC系统功能介绍,常用工具,中心所有学员资料,常用工具,重点常用工具:排课、加课、调课、陪读,常用工具,常用工具,提供毕业班学员库存课时跟进表数据,教务专员工作手册,合理安排工作时间，提高工作效率,周一周二至周五,主管会周报、周报汇总,新学员排课、调课、加课；液晶课表制作；周末教师陪读安排及其张贴；巡课表的制作,合理安排工作时间，提高