第6章 报表设计

第6章报表,6.1认识报表6.2创建报表6.3报表的页面设置与打印输出,报表是Access的对象之一，是以打印的格式表现用户数据的一种有效的方式。建立“报表”的目的是为了以纸张的形式保存或输出信息。,6.1认识报表,6.1.1报表的类型6.1.2报表的结构,6.1.1报表的类型,Access的报表主要分为纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表4种类型。1.纵栏式报表纵栏式报表也称为窗体报表，其格式是在报表的一页上以垂直方式显示，在报表的“主体节”区显示数据表的字段名与字段内容。2.表格式报表表格式报表的格式类似于数据表的格式，是以行、列的形式输出数据，因此可以在报表的一页上输出多条记录内容，此类报表格式属于最常见的报表格式。3.图表报表图表报表是指报表中的数据以图表格式显示，类似电子表格软件Excel中的图表，图表可直观地展示数据之间的关系。4.标签报表标签报表是一种特殊的报表格式，其输出格式类似制作的各个标签。,6.1.2报表的结构,报表的结构类似于窗体的结构，也是有多个节构成。每个节在页面上和报表中具有特定的目的。不同要求的报表所包含的节的数量可以不同。在报表的设计视图中，节表现为带区形式，并且报表包含的每个节只出现一次。1.报表页眉2.页面页眉3.组页眉4.主体5.组页脚6.页面页脚7.报表页脚,6.2创建报表,6.2.1使用“自动创建报表”功能创建报表6.2.2使用“报表向导”创建报表6.2.3使用“设计视图”创建和修改报表6.2.4报表的排序、分组和计算6.2.5使用“图表向导”创建图表报表6.2.6使用“标签向导”创建标签报表,6.2.1使用“自动创建报表”功能创建报表,利用“自动创建报表”方法可以快速创建纵栏式和表格式两种报表。利用该方法创建的报表包含了一个数据源中的所有字段。【例6.1】在“教学管理”数据库中，创建查询“学生情况详细浏览”的纵栏式报表，并命名为“输出学生信息”。【例6.2】在“教学管理”数据库中，创建查询“专业设置浏览”的表格式报表，并命名为“输出专业设置”。,6.2.2使用“报表向导”创建报表,利用“报表向导”方法创建报表，数据源可以是（多个）表和查询，选取字段的多少由用户自己决定，而且还可添加分组功能、排序功能、汇总计算功能等，是创建报表方法中用途最广、效率最高的一种方法。【例6.3】在“教学管理”数据库中，使用“报表向导”方法，创建查询“教学计划详细浏览”的输出报表，并为报表命名为“按专业分学期输出教学计划”。要求：按字段“专业名称”进行一级分组显示，再按照字段“开课学期”进行二级分组显示。【例6.4】在“教学管理”数据库中，使用“报表向导”方法，创建查询“学生成绩详细浏览”的输出报表，并为报表命名为“按专业和学号输出学生成绩”。要求：按字段“专业名称”进行一级分组显示，再按照字段“学号”进行二级分组显示，并按照“学期”和“课程代码”进行升序排列。,6.2.3使用“设计视图”创建和修改报表,报表的“设计视图”是用来编辑报表视图的。在“设计视图”中可以创建新的报表，也可以修改已有报表的设计。虽然利用“自动创建报表”或者“报表向导”方法创建报表简便、快捷，建立的报表能够满足基本要求，但确实存在着不少需要修改和完善的地方，这种修改与完善操作即可在“设计视图”中进行。【例6.5】在报表的“设计视图”中修改例题6.3创建的报表“按专业分学期输出教学计划”。参照图6.26进行修改，运行结果如图6.27所示。,6.2.4报表的排序、分组和计算,在使用“报表向导”方法创建前面例题6.3和例题6.4中报表的过程中，是在向导指引下完成分组与排序设置的。假如用户要修改向导创建的分组或排序设置，或者用户自己将添加分组和排序字段，以及要增加汇总、统计计算功能等，这类操作都可以在报表的“设计视图”中完成。【例6.6】在例题6.5的报表“按专业分学期输出教学计划”中添加“学院名称页脚”节，并在该节中显示统计结果：显示每个专业的课程门数统计结果和每个专业的学分累计结果。,6.2.5使用“图表向导”创建图表报表,报表中常常需要使用图表来直观地描述数据。Access提供了“图表向导”方法，可以引领用户创建图表报表。图表报表通过图表的形式，输出数据源中两组数据间的关系。【例6.7】在“教学管理”数据库中，使用“图表向导”方法，创建查询“学生成绩详细浏览”的图表报表，并为报表命名为“部分学生的学分汇总图表”。要求创建以字段“姓名”为横坐标、“学分”汇总值作为纵坐标的图表报表。,6.2.6使用“标签向导”创建标签报表,标签是一种常用的报表，如信封和卡片等都是不同形式的标签。Access提供了功能完备的标签向导，可以很容易地利用基本表或查询中的数据建立各种类型的标签。【例6.