《当代集团印章证照使用管理制度》

当代集团印章、证照使用管理制度当代集团印章、证照使用管理制度 1总则 1.1 集团印章及各种证照是集团、各集团公司及其子公司在经营管理活动 中行使职权，明确各种权利义务关系的重要凭证和工具； 1.2 印章、证照管理是集团经营管理活动开展的基础，为维护公司利益， 加强集团、各集团公司及其子公司印章、介绍信管理的规范化、制度 化，特制订本制度； 1.3 集团、各集团公司及其子公司应当严格遵守和执行。 2印章、证照的管理 2.1 集团、各集团公司及其子公司的印章、证照包括集团、各集团公司及 其子公司公章、合同专用章、财务章、法人名章、营业执照正副本、 法人代码证、公司章程、企业资质、证照等； 2.2 集团公章、合同专用章及各种证照管理工作，由集团总裁授权集团信 息管理中心总监全权负责，并监督印章、证照的管理和使用（以下简 称集团印信管理部门） ； 2.3 集团的财务公章、法人名章的管理工作，由集团总裁授权集团计划财 务中心总监全面负责，并监督财务公章、法人名章的管理和使用，集 团信息管理中心根据本制度定期监约检查； 2.4 各集团公司及其子公司公章、合同专用章及各种证照管理工作，由集 团总裁授权各集团公司总经理全面负责，并由集团信息管理中心监督 公章、合同章及各种证照的管理和使用； 2.5 各集团公司及其子公司的财务章、法人名章、由集团计划财务中心总 监授权各集团公司计划财务部经理全面负责，并监督财务章、法人名 章管理和使用； 3印章、证照的保管 3.1 集团公司印章、证照由集团信息管理中心总监指派专人负责保管；各 集团公司公章、合同专用章及各种证照管理工作应由集团信息管理中 心统一负责，如因经营需要，确需本公司管理的，应报书面请示，由 印信管理部门签字报本集团公司总经理、信息管理中心、集团总裁批 示后，由本公司印信管理部门管理。 3.2 集团公司财务章、法人名章由集团计划财务中心总监指派专人负责保 管； 3.3 各集团公司及其子公司的公章、合同专用章、证照由各集团公司总经 理指派本公司信息管理部专人负责保管（以下简称各集团公司印信主 管部门） ； 3.4 各集团公司及其子公司的公章、合同专用章、证照由各集团公司印信 管理部统一管理，如因经营需要，确需本公司管理的，应报书面请示， 由印信管理部门签字报本公司总经理、集团公司总经理、信息管理中 心、集团总裁批示后，由本公司印信管理部门管理。 3.5 各集团公司及其子公司合同专用章由各集团公司总经理授权销售部门 专人负责保管； 3.6 各集团公司财务章、法人名章由集团计划财务中心总监授权各集团公 司计划财务部经理指派专人保管； 3.7 集团、各集团公司及其子公司印章、证照必须由各公司保管负责人妥 善保管，不得转借他人； 3.8 集团、各集团公司及其子公司应建立印章使用管理登记薄（见附件 1）及证照使用登记薄（见附件 2） ，保管人在各项手续齐全时，使用 本公司公章、证照必须严格登记； 3.9 集团、各集团公司及其子公司印章、证照保管负责人因工作原因更换 岗位时，必须办理印章、证照的移交手续。 4印章、证照的使用 4.1 集团、各集团公司及其子公司经办部门在使用本公司印章时，由经办 人填写本公司用印审批表（见附件 3） ，并与所需用印的文件一并交本 中心总监或部门经理审核； 4.2 集团用印审批程序 4.2.1 集团经办部门需加盖印章的文件为一般文件（无密级） ，由经办 部门将本中心总监审核完毕后的用印审批单与用印文件报集团总 裁批示后，经办人方可使用集团印章。印章保管负责人留存用印 文件的复印件及用印审批单，并登记印章、证照使用管理登记薄； 4.2.2 集团经办部门需加盖印章的文件为机密文件，则由经办部门将本 中心总监审核完毕的用印审批单与用印文件直接报集团总裁审批 确认后，经办人方可使用集团印章，印章保管负责人只留存用印 审批单，并登记印章、证照使用管理登记薄； 4.3 各集团公司及其子公司用印审批程序 4.3.1 各集团公司经办部门需加盖印章的文件，依据职责授权书为总经 理授权范围之内的文件（可公开） ，则由经办部门经理审核完毕 后，报本公司总经理签字后，即可使用本公司印章，印章保管负 责人留存用印文件的复印件及用印审批单，并登记印章使用管理 登记薄； 4.3.2 各集团公司经办部门需加盖印章的文件，依据职责授权书为总经 理授权范围之外的文件，则经办部门在本公司总经理审批确认后， 报集团总裁审批，集团总裁审批确认后，经办人方可使用本公司 印章，印章保管负责人留存用印文件的复印件及用印审批单，并 登记印章使用管理登记薄。 4.4 集团各中心需使用各集团公司及其子公司印章、证照时，经办人应将 证照、用印审批表与需加盖印章的文件报各集团公司及其子公司总经 理审批，报集团总裁签字后，经办人方可使用各集团公司及其子公司 的印章； 4.5 各集团公司及其子公司经办部门在使用集团印章及集团管理的印章时， 经办人须使用集团用印审批表（见附件 3） ，必须由各集团公司及其子 公司总经理审批，并将证照审批表与需加盖印章的文件报集团相关职 能中心及信息管理中心审核，呈报总裁审批签字确认后，经办人方可 使用集团印章； 4.6 集团及各集团公司公章的使用 4.6.1 集团、各集团公司及其子公司公章的使用只限用于公司行文，办 理委托书、证明书、介绍信、授权书、银行开户等日常公务时使 用； 4.6.2 集团、各集团公司及其子公司公章使用的审批程序，一律按照上 述集团用印审批程序、各集团公司及其子公司用印审批程序办理 使用手续； 4.6.3 集团、各集团公司及其子公司印章保管负责人在用印审批手续齐 全后，履行用印手续，并留存用印审批单及需加盖公章文件的复 印件，登记用印使用登记薄，印章保管负责人不得在内容填写不 全的文本上用印； 4.6.4 集团、各集团公司及其公司经办部门非公文用公章时，如经办人 需开据介绍信、证明书、授权书等证件时，按照上述集团、各集 团公司及其子公司用印审批规定办理，手续齐全，方可由印章保 管负责人办理用印手续。 4.7 集团、各集团公司及其子公司合同专用章的使用 4.7.1 集团、各集团公司及其子公司合同专用章的使用只限于公司与外 部机构签订合同、协议及意向书等时使用，如工程类的合同； 4.7.2 集团、各集团公司及其子公司合同专用章使用的审批程序，一律 按照上述集团用印审批程序、各集团公司及其子公司用印审批程 序来办理使用手续； 4.7.3 各集团公司及其子公司合同专用章保管负责人在用印审批手续齐 全后，对已签定的合同文本加盖合同专用章，对所有合同和协议 超过一页的文件应加盖骑缝章，并对合同内容有修改的地方盖章 确认，留存用印审批单及合同文本复印件，登记用印使用登记薄； 4.7.4 各集团公司及其子公司合同专用章保管负责人不得在内容填写不 全的文本上用印； 4.8 各集团公司及其子公司合同专用章（1）的使用： 4.8.1 各集团公司合同专用章（1）的使用只限销售部门与购房者签订 购房合同或协议文件时使用，用印审批的程序按照上述 4.3.1 规 定办理使用手续； 4.8.2 各集团公司及其子公司合同专用章（1）保管负责人在用印审批 手续齐全后，对已签定的合同文本加盖合同专用章（1） ，同时留 存用印审批单，并将已盖章生效的一份合同文本交本公司客户服 务部归档； 4.8.3 各集团公司及其子公司合同专用章（1）保管负责人不得在内容 填写不全的文本上用印。 4.9 集团、各集团公司及其子公司介绍信、证明书、授权书的使用 4.9.1 集团、各集团公司及其子公司在开具介绍信、证明书（见附件 4）时，印信使用部门应详细说明经办人所办事由、证明事项， 并按照集团用印审批程序、各集团公司及其子公司用印审批程序 办理介绍信、证明书的用印手续； 4.9.2 集团、各集团公司及其子公司在开具授权书（见附件 5）时，印 信使用部门应详细列明授权人与被授权人的相关资料，并按照集 团用印审批程序、各集团公司及其子公司用印审批程序办理介绍 信、证明书的用印手续； 4.9.3 集团、各集团公司及其子公司印信管理部门在开具介绍信时，应 严格核实使用者的内容与事由，防止伪造和冒用； 4.9.4 集团、各集团公司及其子公司印信管理部门在开具介绍信时，应 保证内容与存根联的一致性，在每年三月份以前将上一年的介绍 信存根和剩余介绍信归档； 4.9.5 集团、各集团公司及其子公司印信管理部门不得在空白纸张上盖 章，不得开具空白介绍信； 4.9.6 集团、各集团公司及其子公司经办部门在介绍信（见附件 6）开 出后未用，应交回集团、各集团公司及其子公司印信管理部门， 并由印信、证照保管负责人附在存根上备查； 4.9.7 集团、各集团公司及其子公司经办部门介绍信持有人如将介绍信 遗失，应及时报告，涉及重要事项，还应通知前往办事的单位， 以防发生以外。 4.10 集团、各集团公司及其子公司证照的使用 4.10.1 集团、各集团公司及其子公司证照包括营业执照正本、副本、 组织机构代码证正本、副本； 4.10.2 集团各中心在使用集团各种证照时，一律按照集团用印审批程 序办理使用手续； 4.10.3 各集团公司及其子公司经办部门在使用本公司各种证照时，一 律按照各集团公司及其子公司用印审批程序办理使用手续； 4.10.4 集团、各集团公司及其子公司经办部门在使用集团、各集团公 司及其子公司各种证照时，一律按照上述 4.4、4.5 两条规定来 办理使用手续； 4.10.5 集团、各集团公司及其子公司证照保管负责人在用印审批手续 齐全后，履行证照使用手续，并登记证照使用登记薄； 4.10.6 集团信息管理中心、各集团公司及其子公司信息管理部的印信 管理人员应按工商管理部门的要求，按期组织营业执照的年检。 4.11 集团、各集团公司及其子公司印章、证照保管负责人对本公司经办人 持有的用印审批表及所需用印的文件认真审核，审批表所填写内容必 须与所盖章的文件内容相符，手续合格，则履行用印手续，手续不合 格，则坚决不履行； 4.12 集团总裁、各集团公司总经理对本公司公司所有印章、证照的使用拥 有决定权； 4.13 集团、各集团公司及其子公司印章、证照保管负责人在行使印章使用 权后，应留存证照、用印审批表以及加盖印章文件的复印件，并定期 整理归档； 4.14 集团、各集团公司及其子公司印章、证照原则上不许带出公司，如本 公司经办部门确需将印章、证照带出使用，应填写用印、证照审批表， 载明事项，按上述集团用印审批程序、各集团公司用印审批程序办理 手续，经审批同意后，由公章保管人及经办人等两人以上共同前往方 可携带使用。 5印章、证照的管理责任 5.1 集团、各集团公司及其子公司印章、证照保管负责人必须妥善保管印 章，不得遗失，如遗失，必须立即向集团信息管理中心或各集团公司 信息管理部报告； 5.2 集团及各集团公司及其子公司印章、证照保管负责人必须严格按照本 制度使用印章，未经本制度规定的程序，不得擅自使用； 5.3 集团、各集团公司及其子公司印章、证照保管负责人如违反本制度的 规定，给公司造成损失的，由集团人力资源委员会依据集团相关制度 进行予以处理； 5.4 集团信息管理中心每季度对各集团公司及其子公司印信、证照使用进 行全面监约。 6附则 6.1 本制度适用于集团各中心、各集团公司及其子公司； 6.2 本制度自 2004 年 9 月 1 日起试运行三个月，2004 年 12 月 1 日正式实 行，本制度自试运行之日起生效； 6.3 本制度属第三级制度，即只有本业务领域职员对其必须了解，其他职 员只做一般了解或不必了解； 6.4 本制度解释权属于集团信息管理中心。 印章使用管理登记薄印章使用管理登记薄 序序 号号 日期日期印章名称印章名称事事 由由使用人使用人备备 注注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 25 26 附件 1： 证照名称： 序序 号号 用用 途途借用日期借用日期 使用人使用人 签字签字 归还日期归还日期 使用人使用人 签字签字 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 21 22 23 证照使用登记表证照使用登记表 附件 2： 用印、证照使用审批表用印、证照使用审批表 单位: 年 月 日 印章名称 事 由 盖章数量共 处 使用人 (签字) 证照名称 原件 复印件 部门经理 （签字） 中心总监/ 公司总经理 （签字） 总 裁 (签字) 信息管理中心 审核 备 注 附件 3： 附