ERP导入的个案研究

一、公司簡介公司名稱上暐電動車科技股份有限公司SWAPSWAP是SHANGWEIAIRPRESERVER的縮寫,是上暐空氣護衛者的意思SWAP在英,日,德,法等二十餘國家註冊商標是上暐公司在國外的代名詞創立日期民國84年11月18日公司所在總公司高雄市前鎮區擴建路1號佔地906坪管理部,業務部,研發部工廠高雄縣仁武鄉鳳仁路15號佔地900坪生產部登記資本額參億陸仟捌佰玖拾萬元整。已於88年6月間辦理公開發行股票。產業別製造業員工人數公司部份約五十人工廠部份約200人左右主要產品電動機車及其相關零組件英國專業機車雜誌比較上暐SWAP與義大利ATALALEPTONZEV及法國標緻電動機車，上暐SWAP被評為速度最好，加速性最好，續航力最高等，而予以相當高的評價。EEC92/61認證之電動機車環保署最高額度33,000元之購車補助。全世界唯一通過TUV之EEC歐盟安全規格獲經濟部工業局核准貨物稅由85降至55。負責人龔文雄董事長聯絡人龔紀綱總經理受訪者龔紀綱總經理公司組織圖競爭優勢為全球電動機車之第一品牌為國內電動機車之市場領導者市佔率五成以上研發實力堅強產品高品質，多樣化內銷部分政府將電動機車列為政策性產品，正全力推廣中；外銷方面由於歐美日等國家環保意識濃厚，消費能力也較高，對我們的產品接受度高。董事會股東會董事長總經理副總經理監察人董事長室研發部生產部管理部業務部品保課生技課倉管課組裝課生管課總務課財會課採購課資料課客服課業務課國貿課未來展望近程目標建立新廠與辦公大樓，整合廠辦人事與生產效率順利取得ISO9000認證已輔導中91年公司股票上市進入資本市場中程目標進入資本市場後，資金充裕，得以全力再加強研發人力與設備，市場開發等，並健全財務結構垂直整合上下游關係企業與衛星廠商，成為一國際性專業電動車輛製造商遠程目標成功導入電動機車成為主力交通工具，成為此產業之領導者，並負起社會責任，繼續推動環保工作二、電腦化的發展沿革、電腦化起始時間上暐電動車股份有限公司電腦化的起始時間為民國84設立之初即有電腦化，至今的民國八十九有五年的時間，而對於公司電腦化的工作是不斷的進行，希望能用電腦化將公司整體效率優校的提昇。現今企業競爭愈來愈激烈，企業規模健大，以往依賴的優勢如創辦的技術、業務或財務等能力，不復存在。當人的因素運用到極致，在繼續努力，效果畢竟有限時，現在為一的機會是在組織結構方面下手，改以全新的企業程序來創造新的競爭優勢，而電腦化就是促成企業重生、轉型，改變的最佳選擇。電腦化的目的以往是以電腦為提升作業效率的工具，現在則以電腦化為管理革新的手段，也可協助處理大量的資訊，使人員可以更便利地工作與做決策，不僅在建立一個電腦系統，更強調電腦系統在管理上的應用。電腦化是公司內部管理的最佳工具。電腦化可概分為四階段十步驟進行，說明如下第一階段規劃與準備期步驟一電腦化目標、範圍與策略之研擬步驟二成立電腦化專案推動組織步驟三電腦化先期共識教育第二階段選購、準備期步驟四軟、硬體選購與人員召募第三階段系統開發修改與管理調適期步驟五軟體開發試用修改步驟六擬定系統上線教育訓練步驟七管理運作與程序、表格之調適第四階段系統上線期步驟八擬定系統上線計劃與分工步驟九基本資料之整理與驗證步驟十系統上線、追蹤與績效評估【上述各步驟間，並非全部依序進行，有些可能是並行處理，有些是依系統分別處理。例如教育訓練工作，應必要持續不斷進行。而系統開發與上線，則可依系統區分階段，並行進行，且各步驟亦可重疊進行。】在選購合適的電腦硬體設備方面電腦硬體不一定要使用最新型的機種，但是最好選用聲譽良好的產品，以確保產品的品質及售後服務。可以到具有口碑的電腦加盟店，或是具有品牌信譽的硬體原廠選購。您也可以委託軟體廠商代為購置有品牌的硬體設備，以利於應用軟體的搭配使用。在選購硬體設備時，除了考量您的需求及預算外，其他重要的考量因素分述如下穩定性最好選擇有品牌的硬體設備，除了品質較為穩定外信譽良好的廠商所提供的服務、零件庫存也會較為完整。相容性使用與軟體及其他機器相容性高的硬體設備，在選購軟體以及電腦週邊設備時，才不會產生種種限制，而且能夠與其他單位的資料進行整合。除此之外，未來您想替電腦升級時，也不會產生機器難以相容的問題。擴充性為了確保日後擴充硬體設備的自主性，硬體擴充的彈性相當重要。您必須特別注意的重點包括硬碟容量、執行速度、擴充槽的數量、磁碟機的種類與數量，以及的升級等等，都是必須慎重評估考量的。功能性硬體必須要有快速處理資料的能力，特別是輸出與輸入的速度。符合人體工學的設計符合人體工學的硬體設備，在使用上才能得心應手。例如鍵盤是否敲打順手，螢幕的色調是否柔和等等。目前電腦已經發展出各種不同的人機介面工具，雖大為便利電腦的操作方式，但仍必須能夠與您的應用軟體相互配合，以免發生空有滑鼠設備卻無法在環境下操作的遺憾。完善的售後服務最好選擇能夠提供建置服務以及教育訓練的電腦廠商，在您遇到使用上的問題時，才能夠提供諮詢的管道，並且給予迅速適當的援助，以避免造成嚴重的損失。目前硬體廠商都會提供一年的保固服務，不過您必須確認售後服務的期間、範圍、內容等細則問題，才不會造成日後買賣雙方的糾紛。、電腦化所投入的軟硬體之經額公司對於企業本體的電腦化花費的金額一班有下表的項目電腦化的成本電腦化時發生的成本完成後發生的成本電腦軟硬體的費用電腦軟體、作業系統及輔助軟體的費用網路設備的費用資訊人員費用員工的教育訓練費系統維護費自行開發新功能的費用不正常當機所造成的商業損失資訊人員費用電腦化的過程基本上可分為三部分第一部份內部電腦化（內部網路INTRANET以及管銷存軟體）第二部份INTERNET公司網頁第三部份工程軟體第一部份內部電腦化有內部網路INTRANET以及管銷存軟體。內部網路公司於民國八十四年設立之初及有內部網路，隨著使用人數增加，連上INTRANET的電腦也越來越多，目前公司內部INTRANET連結的電腦有大約十五台，以及各式印表機四台，軟體為NOVELL。管銷存軟體為”科展軟體”，同步處理會計、存貨、出貨，另外有車籍資料庫、成車資料庫、客戶資料庫、廠商資料庫、人力資源資料庫等等等。總經費約為兩百萬。【工廠與公司之間另有與中華電信承租之專線連結各資料庫。受限於人力精簡的原則，目前資訊部門只有五人，另外其他工程師輔助，技術問題由各負責廠商負責，各資料庫則由各部門使用者使用維護】第二部分公司網頁為INTERNET公司網頁部份。網址為WWWSHANGWEICOM第一版於民國87年底由龔紀綱先生所撰寫第二版由安際網際網路公司設計第三版（計劃改版）註冊INTERNIC網址總經費約四萬元加每年一萬元第三部份為研發工程軟體約三百萬元研發部門需要電腦輔助軟體進行研發，目前最主要的軟體為PROE，主要是用來生產與製造電動機車電腦輔助軟體。本軟體目前只要註冊兩機使用，軟體本身約為三百萬元，且有計劃繼續擴大至約六百萬元。、公司電腦化所投入之人力、物力對於公司電腦化所要投入的人力、物力是相當可觀的。公司各部的主管勢必要參與，而各部底下的員工則依職務所需再分配給適當的工作並且由總經理指示各主管確實監督員工加強配合。、本次受訪者鞏紀綱先生公司總經理兼生產部高級工程師，美國紐約佩斯大學財管碩士、堪薩斯威契塔州大航太工程學士。、現有軟硬體設備軟體設備硬體設備NOVELL、MSDOS、WINDOW95有十五台電腦是PENTIUMII400管銷存軟體”科展軟體”有10台電腦是PENTIUM166工程電腦輔助軟體“PROE”。印表機EPSON1台、點陣式印表機3台、資訊部門的最高主管、組織圖、人數、主要工作內容資訊部門的組織圖如下人數及主要工作內容本公司資訊課一共五人課長一人、員工五人。員工主要工作就是處理電腦硬體的維護、網路的管理、軟體的更新和系統維護。還要協助使用者操作上的方法等課長員工資訊課、電腦化過程的主要困難點（1）軟體使用上手不易在一套新軟體購入時，最大的困難點應該是如果讓公司的所有人熟悉這套新的系統，且用起來不會覺得困難重重，然而可以由我們公司花了那麼多年的時間去推行電腦化就知道電腦化的成功確實不容易，它的確是需要花費很多的人力、財力及物力的。要教導員工如何使用以及問題協助是非常費時的一見事，盡量使用GUI及中文軟體可以改善效率。（2）員工電腦知識不足雖然員工會使用電腦，如IE、WORD等。但再詳細的就一無所知，可能今天印表機不能印就叫資訊課來處理，結果可能只是墨水沒了或排線線鬆掉而已。這些小事往往會使資訊人員厭煩。、有無預期效果在電腦化之後確實是有許多的效益產生公司內部電腦化的效益有形效益無形效益增加營業收入與利潤降低人工成本降低物料成本改善產品品質降低管理費用提升生產力資訊收集的正確性與完整性資訊回饋的即時性與有效性企業流程與作業的整合性促進部門間溝通與組織扁平化即時管理決策資訊的提供雖然如今公司的電腦化已漸上軌道但仍有很多部份有需要再加強，尤其在研發部門方面，希望可以找到更好的軟體及工程師來進行更完整的研發工作，但我想可能還要再花一點時間。對於我們的電腦化是否覺得有達到預期的效果，從上表的效益來看到目前為止是滿意的。但是光是內部電腦化已經不能滿足現在商業的趨勢，所以對公司而言，導入ERP是必要的，電腦化只是ERP的開始而已。三、對ERP的認知與使用績效評估、導入ERP的起始時間於八十八年初由資訊部門提出建議，交由高層階級決定是否導入為提升公司營運效率，高階主管一直在評估是否要導入企業資源規劃系統。經過半年多的討論，董事會要求組成決策規劃小組，任務是提出各種重要的考慮因素，讓高階主管仔細地思考公司是否導入企業資源規劃系統，以及導入過程中對公司可能造成的影響。在評估是否導入企業資源規劃系統的決策過程中，需要考慮哪些重要因素資訊科技導入企業營運管理系統是現在時代的潮流，有很多企業在千禧年之前就開始更新資訊系統，一方面解決千禧蟲的問題，另一方面更新舊系統。由於企業資源規劃系統導入後要一段期間才能顯現出預期效益，並且需要投入很多資金和人力，所以在投資決策評估階段要仔細考慮如果導入後對企業的各方面影響。就這些所需考慮的種種因素，大致上分為四個方面（一）企業文化，（二）資訊需求，（三）財務能力，（四）預期效益。由以上的四各方面深入探討、評估後。由八十九年八月正式導入。、導入ERP的方式導入方式漸進式的方式使用軟體SMOOTHERP軟體公司遠綠科技有限公司導入方面會計方面（以銷貨收款、採購付款為主）銷貨收款循環創造良好的客戶互動關係、確認訂單之有效性、擰定交貨日期、查詢庫存、完成出貨程序、自動開立統一發票、處理銷貨折讓與退回作業。銷貨行為確定後，直接產生應收帳款，並協助有效管理應收帳款及應收票據之收款作業。如有涉及國外交易，另有出口管理來協助企業管理信用狀與押匯、電匯等程序。採購付款循環協助企業管理完整的採購程序，從採購單的申請與主管的審核到進貨後貨品的檢驗不合格品的再檢驗到最後應付帳款的自動產生。銷貨收款的功能客戶管理SMOOTHPLAN客戶管理系統協助企業記錄並管理所需客戶資料，並以創造良好的客戶互動關係為目的。訂單管理遠綠資訊科技SMOOTHPLAN訂單管理系統包括訂單輸入及變更、交期確認。EX訂單輸入管理系統經由此系統，業務部門可將客戶的訂購資訊，傳輸至倉管、生管、製造等相關部門。而正確快速的訂單資訊可幫助生產部門準確的預估所需的物料與產能。EX訂單審核系統銷貨管理SMOOTHPLAN銷貨管理系統管理出貨給客戶之作業程序，並與生產管理系統下製造、倉儲部門相互連結，可有效監控、獲取正確與快速的製造進度與出貨情況，確保在交期內完成出貨。EX出貨審核管理系統發票作業自動產生統一發票。SMOOTHPLAN銷貨收款循的發票管理維護及報表程式可以讓使用者輕鬆的準備結算並產生發票與客戶帳號管理作連接。銷貨折讓與退回協助企業業務部門給予顧客的折讓金額與客戶辦理退貨的管理。應收帳款及票據管遠綠資訊科技SMOOTHPLAN應收帳款及票據管理系統是協助企業管理與客戶之間的應收帳款及票據的所有情況，並隨時提供相關分析報表。EX應收票據查詢系統。採購付款的功能廠商管理SMOOTHERP廠商管理系統協助企業記錄並管理所需廠商資料，並支援多聯絡人多地址的需求協助創造良好的供應鏈互動關係為目的。採購驗收遠綠科技SMOOTHERP採購驗收系統包括採購單輸入及變更、交期確認EX採購單輸入管理系統。此系統並與銷貨、生產循環結合，提供即時性的相關單據串聯與查詢。消弭業務、生產、採購部門之間的溝通障礙。EX採購單審核系統EX訂單生產/採購查詢進料檢驗、折讓與退回建立進料檢驗的標準值，以協助進貨驗收作業時的判斷。如有不合格品，更進一步做折讓或退回的判斷，協助企業管理因不良品所產生的折讓金額與退貨的管理。EX進料檢驗作業發票作業進項統一發票的產生SMOOTHERP採購付款循的發票管理維護程式可以讓使用者輕鬆的準備結算並與做沖帳的作業。應付帳款及票據管理遠綠科技SMOOTHERP應付帳款及票據管理系統是協助企業管理與廠商之間的應付帳款及票據的所有情況，並隨時提供相關分析報表。EX應付票據日報表、當ERP導入公司時公司是否要有什麼的配合動作企業文化企業文化的重要性最高，因為任何新方法導入成功的關鍵要素在於組織內的人員能接受和配合。因此要先瞭解是否公司內的高階主管都支持企業資源規劃系統的導入計畫，以及明白企業未來發展目標是否朝向運用資訊科技來提升經營效率。另外需要觀察公司現有員工對電腦應用的熟悉程度，和對新方法適應能力，並且要瞭解標準作業程序在公司的推動成效。如果高階主管對新計畫不支持或沒概念，再加上員工平常不習慣於遵守標準作業流程而喜歡依自己的方式來執行任務，如此一來新計畫成功的機率就不高。資訊需求決定需要哪些資訊設備和應用軟體，也就是擬出可能的資訊需求。當預期的資訊需求明確列示後，再仔細地評估現有的資訊設備和軟體是否仍有可採用之處，才不會造成資源浪費的現象。如果既有的設備仍然可用，就未必需要淘汰更新。財務能力當電腦設備與應用軟體的需求確定後，就可以估計出導入新系統所需花費的硬體與軟體預算，再加上導入過程的顧問費與員工教育訓練費，即可計算出新計畫執行所需的整體概略預算，然後依各項採購的購買時間和金額，規劃出資金需求預算。為避免公司因要執行此重大計劃而陷入財務危機，要請財務主管做未來五年現金收支預算表，以確認公司的實際資金周轉情況。預期效益由於企業資源規劃系統的投資是金額高且執行時間長，所以對新投資案的預期效益需要仔細評估。一般廠商會以成本節省數為主要效益，經常以降低人工成本為例來說明；其實真正的重點應該在企業價值的提升，不能只看成本節省數。因此，需要預估新計畫會帶來的實質利潤和實現時間，並且要清楚地估計預期效益，千萬不能只是相信供應廠商的推銷說詞而沒去實際評估真正效益。、所導入的軟硬體設備之經費軟硬體之設備資料庫系統SQLDB資料庫使用者前端的個人電腦（WINDOWS）依公司情形決定其需求數量應用系統程式SERVER主機NT目前一部或兩部（隨著系統工作量的需求逐漸增加其數目）資料庫系統主機（NT）一部目前導入的設備經費（包括顧問費及教育訓練費）為約一百萬元【由於尚瑋公司及遠綠公司的主管為朋友關係,因此他們兩間公司是以”簽約”的漸進方式來進行導入,一百萬元是一開始所付的訂金,尚瑋公司將於導入的一年後（決定是否繼續使用ERP此系統）再與遠綠公司結算軟硬體設備、顧問費及技術教育費等費用】、導入前與導入後公司企業流程績效的比較導入前後績效比較導入前導入後採購時間人力成本浪費節省工作效率請款編制工作流程慢快雖上暐公司才剛導入沒幾個月，可經過這幾個月使用情形，發現到導入前和導入後，有明顯的提高工作效率，節省成本等的好結果，以採購方面來講的話，往往要採買任何原料時，都要經過多方評估庫存原料剩餘多少，庫存成品剩餘多少，購買數量為何購買成本又為何，都需仔細切實的做，庫存太多或太少都不行，畢竟為了讓資金更為流通，而非停滯，況且要採買的流程也需上級主管答應覺得真的需要買才買，從想買到付款都需經過層層關卡的人員傳送才可能完成採購作業，然在這段時間裡，就不知浪費了多少時間和金錢，所以當的導入，採購流程便可以透明化管理從請購、詢價、報價、採購至完成驗收，流程透明化管理。請購單自動轉入詢價作業與採購單，並自動執行簽核作業。採購預算與會計方面的資料完全整合，資料可互轉控管。、導入過程中主要的困難點導入過程主要困難在於員工使用情形事先的教育訓練員工不熟悉軟體如何操作使用，為了讓所有員工都熟悉如何操作，公司需提出一鼓勵方案來使員工都能參加教育訓練，以達到導入所應有的效能。員工不願使用新系統當員工使用新系統是遇到困難，便會捨新系統轉而回到舊系統或流程使用，故公司應捨舊系統，而讓使用者能全心學習新系統，並提供專人來替使用者解決使用上遇到的問題。系統安全管控需給每位使用者帳號及密碼，然密碼不可以生日、姓名等為密碼，並應設置定時簽出之機制，並依職能等級不同給予於不同的存取權限，以保護資料庫安全；安全控管避免病毒侵入破壞系統，造成不必要的損失。、成功或失敗主要原因為何成功的關鍵在於人的推動方面的建置過程中，牽涉到企業流程的改變，因此人便影響整個是否能順利完成的重要關鍵。在導入時，需有一強而有力的領導者及由上而下的充分授權，再加上選擇一好的專業公司，帶領全體員工不分部門，發揮整體戰力，充分利用資源，才能達到成功。針對企業組織方面須針對企業組織所提供要達到的目標及核心策略、現有組織功能上不足之處，以便能導入真正適合公司的，而非隨意任一套都可以使用在上暐公司的系統，那達到的績效不僅有限，也浪費資金。然在導入後，公司也應調整企業流程以符合系統功能，以在剛導入時，提供一鼓勵方案，以達到每位使用者都能明確地使用新系統。、有無達到預期效果因上暐公司導入的時間才幾個月，故現不能輕易斷言有無達到預期效果，但至少在導入的這幾個月裡已慢慢達到預期效果。然為了要使系統能順利發揮功效，需要有效且完整的流程改造執行控管表，如此領導者才能隨時控管再造工程的進度與成果，故設立目標績效的評定指標，然指標包括1設定可評量的指標或數標訂定可量化的關鍵指標以判定整體效能使否提升。2制定對企業整體營收的目標預期制定一預期導入後對企業帶來的整體影響與經濟層面利益的目標。3定檢核清單，評斷投資報酬設計一份包含軟體、硬體、導入流程、人員訓練，維修諮詢與相關費用的檢核清單，以評斷投資是否值得。4評估導入效益，檢視導入歷程評量導入的整體效益與投資報酬率，同時建立一套架構呈現整個專案的導入歷程。總之，所扮演的角色便是將各部門連貫起來，讓所有資訊在線上揭露，藉由資訊的透明化、即時化，企業更有條件透過網路與系統的有效結合達到立即反應、整體規劃的目標。雖無法見到立即的效益，但對企業永續經營的能力提升甚多，更是公司無形資產。甚至目前國外大廠來台下單，將公司是否擁有系統，成為評量的標準之一；因此，資訊廠商未來的勝算關鍵之一，將取決於誰可快速建立並有效運作此系統。四、對未來電子化企業的認知與企業策略規劃、對E世代的資訊需求與未來公司運用資訊科技的做法他們公司對資訊的需求是希望可以朝著因應未來的企業整合及延伸企業間的合作方面來實現。1企業整合在企業內部的整合方面希望可以結合內部人力、作業流程、系統規劃和最新科技，規劃與企業遠景、策略及價值觀相符之經營目標，使得資訊能在正確的時間、正確的地方被獲取，並使用適當的資源來獲得最大的效益。所以企業整合是整個企業都在活動，不僅運用資訊技術整合企業流程以使設備、財務、人力資源達到綜效，同時資訊流通要及時正確、生產的程序要順暢，更重要的是在這樣的組織架構中，必須提供一個環境能激發員工的潛能，以建置符合21世紀具彈性及快速反應的組織架構。2延伸的企業合作而在這方面就要看企業內部整合的情況而定，假如企業內部整合工作順利的話，則必須將公司上下游的廠商納入整合之列，也就是供應鏈的管理。當中包括企業間交易資訊與產品資訊流通的介面以及企業內的資源管理等都必須能互相結合，以減少產品生產週期、提升企業組織的效率和競爭力建立跨組織的虛擬企業合作模式，以達到分享技術、共同研發，降低風險、分擔成本、擴大產能與企業規模、分享或獲得市場商機，來提升成企業間核心競爭力。、對電子商務的看法我們訪問的鞏先生他認為說在現在電子商務的市場他認為B2B的電子商務還是可行的因為B2B的建立的確會讓企業在前端客戶的商品訂購及後端倉庫管理商品管理方面的效率加快而且資料的完整性也會較為足夠,較不易產生錯誤,因此對於企業在B2B的建立方面還是需要且可行的。但是再B2C方面呢他就認為現在雖然已經有很多的企業都極力的推廣網上購物的方便及好處,甚至推出很多網上購物的優惠方案但是他認為在消費者的心態上,網上購物對消費者而言,消費者仍未對網上購物建立起足夠的信心,因此他覺得就他所了解,現在在網上購物的消費者仍然還是佔少部份,而且在網上購物的金額又以小額佔大多數所以他覺得以他的評估在未來的10年內B2C的發展應該還是維持現狀,甚至有許多的網路商店還有倒閉的可能性所以他對於B2C是不看好的。、有無導入電子商務的計劃目前而言他們公司是完全沒有引進電子商務的想法。第一、因為資金不足，因為他們才剛引進ERP的系統已經在那上面花費了很多的金錢，因此並沒有籌備多餘的金錢去引進電子商務的想法。第二、就像他之前所說的，對於電子商務評估下他覺得並沒有引進的必要因為他對於B2C是全然沒有信心的，而且他們公司所銷售的產品又算是高價位的電動機車，一般人基本上是不可能會在網路上訂購如此高價位的東西且又是目前在台灣並不普遍的產品，大家本身就已經對於電動機車沒有很大的信心了若是要他們在網上訂購這樣的產品根本就是不可能的事，所以他們應該是不可能去建立一個網路商店的。而至於B2B呢因為他們的評估下覺得還算是可以引進的，所以若是在未來有足夠的經費的情況下應該還是有引進的可能性的。、對於全球供應鏈的看法他認為在現在資訊科技的發展以及企業規模不斷地擴增，個別企業已很難以滿足現代