(验厂专用)采购控制程序

程 序 文 件编 号：XXX/OP 7.4-XXX版 本：E文件名称：采购控制程序第 6 页 共 6 页 1 目的为查证原材料供应商及加工商的资格，以确保其具有满足指定要求的能力，及监察其表现，以便提供客观标准以进行采购时作出选择；为采购原材料及服务时所用的文件提供审批和控制的指引，确保采购文件中的资料准确和充足。 2 适用范围适用于本公司原材料、辅料、外协件、外购件及服务之采购；适用于一切对品质有影响的原材料供应商及加工商。3 职责3.1 业务部负责提供订单资料及出货计划，客供件供应。3.2 生产部负责提供详细生产计划及计划变更相应资料，负责提前20天提供生产任务单（ERP系统），提供每日仓库的物料欠料信息。3.3 工程部负责提供订单BOM表资料；负责供应商技术及产能评估，负责对新物料样品确认工作。3.4 品保部负责对采购产品的验证及对供应商体系评估，协助对新物料样品确认工作，负责旧物料新供应商样板确认工作。3.5 采购部负责收集供应商资料，主导开发供应商，并维护供应链，根据ERP系统制定采购计划，实施采购，负责外购、外协物料及原材料质量异常的处理。3.6 副总经理负责采购订单核准及质量异常处理的审批。4 程序内容4.1 采购物资的分类4.1.1 重要物料-直接影响最终产品使用或安全的性能，可能导致顾客投诉的物料。4.1.2 一般物料-不影响使用性能或即使稍有影响但可采取措施予以弥补的包装材料及在生产中起辅助作用的物料，其它低值易耗品等。4.1.3 设备及配件。4.2 供应商的选择与评审4.2.1 资料收集a) 采购部根据产品开发及生产需要，广泛收集供应商资料。b) 除特殊情况外，采购部应于正式开发前收集同类供应商资料不低于三家。c) 资料收集以后，采购部对供应商进行初步审核，除特殊情况外，供应商需具独立法人资格。4.2.2 采购部应根椐公司的生产需要结合收集的资料，物色现用物料及新物料的供应商。当采购新物料时，采购部通过与同类物料的质量、价格及服务等进行比较，初定供应商名单。4.2.3 打样a) 供应商初步确定后，采购员及时提供工程图与供应商，要求供应商按工程图要求进行制样；样品数量不少于6件，要能反映出供应加工之品质状况。b) 采购员负责跟催供应商及时完成并交样。c) 样品收到后及时送相关单位确认，新产品开发物料送交研发部或工程部确认，其余的交由品保部确认；送样确认时，需随附【样品评估报告】。d) 样品确认完毕，确认单位及时填写【样品评估报告】相关项目，并随样品及时回复采购部。e) 购部收到【样品评估报告】以后，及时存档并传真给供应商；确认不合格时，要求供应商重新送样；同一物料最多允许送样三次，三次送样因供应商责任不合格，则视该供应商不适合供应该物料，同时停止对该供应商的开发。4.2.4 对于提供物料的供应商，公司应对其进行评审，评审结果应记录于【供应商评估报告】相关栏目中。评审方法包括但不限于以下：a) 对于提供生产物料的供应商，必须要经过样品试用，试用合格后，安排实地考察和评审（省外供应商除外）。b) 对于提供生产辅料的供应商只需对样品进行评审。4.3 供应商开发4.3.1 采购部在供应商制样的同时就物料价格、品质、交期等进行谈判，并综合所有信息择优进一步开发。4.3.2 采购部协调品保部、研发部或工程部安排人员到供应商进行考核，研发部或工程部负责对供应商设备、制造工艺及产能进行评估，品保部对供应商就物料品质要求及质控体系、制程控制进行考核；并作好相应记录及填写【供应商评估报告】。4.3.3 通过品保部、研发部或工程部考核通过之供应商，采购人员负责将相关资料整理好并填好【供应商资料表】，决定是否授予该供应商认可资格, 若合格则呈副总经理审批后签订【采购合同】，并更新【合格供应商名册】，供应商相应资料录入ERP系统形成【采购报价单】。4.3.4 对于顾客指定的供应商直接列入【合格供应商名册】。4.3.5 对开发完成之合格供应商资料，采购将开发所有相关资料整理好并存档。4.4 采购物料4.4.1 采购需求规划、指令及核准a) 生产部依据业务订单交期提前20天使用ERP系统制作生产任务单，经生产部经理审批后，副本发放至采购部。b) 采购部根据生产任务单制定采购计划，下发【采购订单】。c) 采购订单经采购部经理审核后，列印呈副总经理核准；核准未通过之采购单需重新进行规划直至核准通过为止。d) 【采购订单】经副总经理核准之后，传真给供应商，并要求供应商签章回传。4.4.2 订单变更a) 生产计划员及时修正已展开下发未完成的【生产任务单】并知会采购部。b) 已规划订单数量增加或新增订单时，采购部及时从ERP中转出采购单补足新增物料需求。c) 已规划订单数量减少或订单取消，采购部应及时与供应商取得联系，确认未执行完订单情况，未备料生产部分立即书面通知供应商取消订单；供应商已经备料或已生产送货，后续有订单需求则安排在后续订单中消化，若无订单需求，采购部整理好相应资料知会业务部处理。4.4.3 供应商交货排程a) 采购部根据生产部生产计划安排制订供应商具体交货排程，经采购部经理审核后传真给供应商，要求供应商按交货排程交货。b) 经审核后之交货计划复制并交仓库课仓管员一份，仓库按交货排程收货，并及时将供应商到货信息反馈到采购部，供应商超量或提前送货需采购部同意后方可收货，否则超出部分退回处理。c) 采购部在跟催供应商交货过程中，发现供应商无法及时按期交货或其它原因需转单其他供应商生产时，采购部需书面传真通知原供应商订单取消，同时在ERP系统中对取消之采购单进行强行结案处理；另外及时规划采购单于第二家供应商生产。4.4.4 生产计划变更a) 因生产实际进度需要及业务出货要求，生产计划需要调整时，生产部计划要及时根据实际需要拟定变更方案并知会采购核查物料状况。b) 采购部根据生产部拟定方案尽快确认物料是否可满足变更要求，并书面回复生产部计划；计划根据采购回复情况与相关单位再次协商拟定最终变更方案并及时将计划正稿书面资料下发到相关单位。c) 采购部收到新生产计划后，及时调整变更供应商交货计划，并确保供应商按调整后交货计划及时交货。4.4.5 收料程序a) 采购部根据供应商交货排程跟催供应商及时交货，并跟踪来料品质状况；b) 供应商来料经IQC检验合格后，由仓库收货并制单，仓库人员通知采购员及时在ERP系统中查看【采购收货单】相关物料到货情况；c) 供应商来料经IQC判定为不合格时，采购员及时将IQC检验结果传真供应商，并要求供应商回复原因及改善措施，另根据IQC检验结果及现场物料需求实际情况判定是否需要办理特采使用；d) 若物料属生产急需且符合特采条件，采购员及时办理特采手续，经相关单位签核后，录入ERP系统中。e) 若不属生产急需或供应商能及时换货供生产使用以及符合特采条件而未能通过特采申请程序之物料，采购员要及时通知供应商退回并及时补料，在ERP系统制作【采购退货单】；f) 因来料品质不良无法满足生产需要时，采购部要及时将相关信息知会生产部计划员，并积极与计划协调好生产；g) 因供应品质不良经特采使用之物料，生产单位处理完毕后及时将全检或返工所产生工时及相应费用经生产部签核后转采购部签核；采购部及时将签好之单据传真供应商并交财务部扣款处理；h) 因供应商品质不良导致公司造成其它损失的，采购员及时将相应书面资料传真供应商，并协调供应商就公司损失作出相应赔偿；协调好后将相关资料转交财务扣款处理；4.5 采购验证一般情况下，本公司采购物料的验证按照监视和测量控制程序执行。需要在供应商货源处对采购物料进行验证时，应在采购单中说明验证事项，由采购部负责统筹相关事宜。4.6 月结对账及付款计划，完成ERP系统中【采购发票】4.6.1 采购员负责跟催供应商每月3日前完成上月交易对账单，对账单要求按公司统一格式及供应商签名签章；4.6.2 采购员必须于每月5日前完成对账单核对工作，核对无误后交财务部处理；4.6.3 若供应商未能按要求及时提供对账单或因供应商原因未在指定时间内核对清楚的延至下月处理；4.6.4 采购部每月按期及时提供应付款计划于副总经理签核；审核完毕采购部将资料转财务进行付款；采购部必须于规定时间内完成此项工作。4.7 持续评定供应商4.7.1供应商绩效：供应商绩效由及时交货率和来料品质两方面来评估：a) 及时交货率：以生产延误次数来计算，由生产部提交的生产延误单作数据统计，每一单为一次，采购部每月按生产延误单统计相应供应商的及时交货情况。b) 来料品质：品保部IQC每月将供应商品质情况反馈给采购部，采购部根据IQC提供的来料检验记录表统计分析供应商来料品质状况。4.7.2采购部根据供应商绩效作为每年【供应商业绩评估表】的依据，80-100分为优秀供应商；60-80分为合格供应商，60分以下将取消供应商资格。4.7.3当供应商绩效达不到要求，采购部发出书面通知要求其改善并要求供应商书面回复改善方案，若未能于指定时间内作出改善或改善后仍未达到要求，将撤消其合格供应商资格。若供应商供货突然出现严重品质问题（尺寸超差严重且影响生产、材质/成分不符、批量的不良），采购部视情节严重程度采取限期整改或立即撤消其资格等方式进行处理。以上对供应商处理结果交副总经理审批后采购部执行。4.8 对于公司的零星采购，采购员要货比三家择优选购。采购用于生产的原材料需试样合格后才可以投入批量采购，此类供应商不需列入【合格供应商名册】。5 记录/表格5.1 【样品评估报告】 5.2 【供应商评估报告】 5.3 【供应商资料表】 5.4 【合格供应商名册】 5.5 【采购报价单】 5.6 【采购订单】 5.7 【生产任务单】 5.8 【采购收货单】 5.9 【物料特采】 5.10 【采购退货单】 5