《EXCEL实用教程》PPT课件

EXCEL实用教程,作者：xxx邮箱：xxxxf,目录,基础篇中级篇,认识EXCEL工作界面操作EXCEL工作表实用小技巧汇萃公式与函数图表制作与美化数据透视,认识EXCEL工作界面，了解EXCEL术语,工作表标签,单元格,区域,编辑栏,工具栏,与EXCEL合作多年，它们的名字叫得上来吗？,目录,基础篇中级篇,认识EXCEL工作界面操作EXCEL工作表实用小技巧汇萃公式与函数图表制作与美化数据透视,分页预览设置及调整可轻松调整每页打印内容,有了分页预览，你的页面你做主我们是不是经常会有这样的苦恼：1、打印的EXCEL时，一页打不下，两页阅读时又不方便2、打印时，空白行或列也打印了，浪费纸啊,页面设置让打印出来的文件更加美观,对它进行设置，你再也不用为打印清单时，次页无标题行而苦恼了。,排序功能可以将数据信息按指定列进行排序,排序功能最多可以实现三个条件的排序，现在想知道谁第一是不是太容易了,自动筛选把你想要的项目选出来,面对几千条数据清单，想找到自已想要的，自动筛选可以帮你搞定。如果还有更高的要求，想在自动筛选的下拉框中一次选多项条件，还可以使用高级筛选,下拉框,目录,基础篇中级篇,认识EXCEL工作界面操作EXCEL工作表实用小技巧汇萃公式与函数图表制作与美化数据透视,条件格式可以让我们单元格自动变色,跟踪KPI考核指标时，我们经常会用颜色把机构指标不同的状态用颜色标出来，有了条件格式就可以轻松搞定，而且一劳永逸,保护工作表，他人无法修改你的工作表,对于重要的工作表，防止他人修改或自已无意操作导致工作表修改，可以设置工作表保护。,保护工作表还可以有一部分区域免于保护,我们经常设计一个表格让机构填报，希望机构在指定的地方填写，而其它部分希望机构不要调整，通过取消单元格格式保护锁定可以实现,利用数据有效性，做个下拉框就这么简单,只要你喜欢，可以选右边任一一种方法做下拉框，只是第一种方法，需要手工输入，第二方法可以利用现成的数据，但下拉框的内容也随数据的改变而改变,利用自定义工具栏，将常用工具放在工具栏上,自定义工具栏,操作实例：在工具栏上添加粘贴格式工具,按住鼠标左键移至工具栏,实例：将单元格合并及粘贴加入工具栏,选择性粘贴,粘贴格式,性粘数值,合并及居中,撤消合并单元格,跨行合并,格式,编辑,移动或复制工作表，其实很简单,选择编辑区时，千万记住SHIFT与CTRL的妙用,鼠标左键单击A4单元格，然后按下Shift键，再用鼠标左键单击D11单元格。,再试试快速定位的CTRL哦！,1、工作簿的“批处理”打开多个工作簿：在“文件”菜单中选择“打开文件”，按住“Shift”键或“Ctrl”键并配以鼠标操作，在弹出的对话框文件列表中选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿，然后按“确定”按钮，就可以一次打开多个工作簿。关闭所有打开工作簿而不退出Excel：按下“Shift”键并在“文件”菜单中选择“关闭所有文件”，如无修改则工作簿被立即关闭；如果有未保存的修改，系统询问是否要保存修改。,砍柴累了，来磨磨刀，看看批处理（1/5）,在Windows操作系统中，按住Shift键可以选择多个彼此相邻的选项，按住Ctrl键可以选择彼此不相邻的选项。,常识,2、工作表的“批处理”按住“Shift”键或“Ctrl”键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，然后就可以对其实行多方面的批量处理，仅举几例进行说明。在选中的工作表标签上按右键弹出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表的操作。在“文件”菜单中选择“页面设置”，将选中的多个工作表设成相同的页面模式。通过“编辑”菜单中的有关选项，在多个工作表范围内进行查找、替换、定位操作。通过“格式”菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、列、单元格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作。在“工具”菜单中选择“选项”，在弹出的菜单中选择“视窗”和“编辑”按钮，将选中的工作表设成相同的视窗样式和单元格编辑属性。选中上述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完成我们所需要的表格，则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格。,砍柴累了，来磨磨刀，看看批处理（2/5）,3、单元格的“批处理”“批量”调整列宽或行高。对于相邻的多列，在其列标号处用鼠标选中整列，并将鼠标移至选中区域内，单击右键弹出快捷菜单，进行多列的插入与删除操作；将鼠标移至选中区域内任何一列的列标号处，当鼠标变成十字形时，按下左键并拖动，则将选中所有列的宽度调成相同的尺寸。此时双击左键，则将选中的所有列的宽度调成最合适的尺寸，以和每列中输入最多内容的单元格相匹配。行的操作与上述列的操作基本相同。对于不相邻的多列，先按下“Ctrl”键并配合鼠标左键单点或按下左键并拖动的操作，选中整列，并将鼠标移至选中的区域内任何一列的列标号处，当鼠标变成十字形时，按下左键并拖动，则将选中所有列的宽度调成相同尺寸，而此时双击左键，则将选中的所有列的宽度调成最合适的尺寸。行的操作与上述列的操作基本相同。,砍柴累了，来磨磨刀，看看批处理（3/5）,4、“批量”设定格式通过按下“Ctrl”键并配合鼠标左键单击或按下左键并拖动的操作选择不连续单元格，或者通过按下鼠标左键并拖动选择连续单元格，将鼠标移至选中的任何区域内，单击右键弹出快捷菜单，选择其中的“单元格格式”一项进行“批量”设定单元格格式，或者利用“格式”工具条上的图标进行格式设定。,砍柴累了，来磨磨刀，看看批处理（4/5）,5、“批量”求和在Excel上工作时，对数字求和是经常遇到的操作，除传统的输入求和公式并复制外，对于连续区域求和可以采取如下方法：假定求和的连续区域为mn的矩阵型，并且此区域的右边一列和下面一行为空白，用鼠标将此区域选中并包含其右边一列或下面一行，也可以同时两者均选中，单击“常用”工具条上的“”图标，则在选中区域的右边一列或下面一行自动生成了求和公式，并且系统能自动识别选中区域中的非数值型单元格，求和公式不会产生错误。,砍柴累了，来磨磨刀，看看批处理（5/5）,长号码录入-保单号码的输入,问题：有时我们在向单元格中输入保单号或比较长的数字时，单元格有时会自动的把数字按科学计数法表示，如1.23457E+15。解决方法主要是将数字转为文本解决方法一：在输入数字时在数字前加一个单引号，如：1234567890123，Excel会把前面加单引号的数字串按文本方式来处理。解决方法二：先将单元格设为文本格式，然后再略多输入数字。解决方法三：使用函数TEXT(value,format_text),value要转化为文本的单元格或数字，format_text为转化为文本的格式如：”0000000”。,目录,基础篇中级篇,认识EXCEL工作界面操作EXCEL工作表实用小技巧汇萃公式与函数图表制作与美化数据透视,有钱能使鬼推磨，给“$”的就不动了,当把一个含有单元格地址的公式拷贝到一个新的位置，公式中的单元格地址会随着改变。如让你的EXCEL中单元格地址按你的需要改变或不改变？,你可以在列号或行号前添加符号“$”来冻结单元格地址，使之在拷贝时保持固定不变。,哈哈！高手是这样的！,能看懂公式的帮助，就又是一种境界了,查看公式提示的方法：在输入公式时按下工具栏上的“=”按钮。office2003在手工书写公式时,会自动显示公式,其它所需的函数请使用EXCEL的帮助,其实看帮助没有我们想象的那么难，还有实例呢,VLOOKUP的帮助，有没有晕掉，但它最实用,用途：在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。当比较值位于数据表首行时，可以使用函数HLOOKUP代替函数VLOOKUP。语法：VLOOKUP(lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup)参数：Lookup_value为需要在数据表第一列中查找的数值，它可以是数值、引用或文字串。Table_array为需要在其中查找数据的数据表，可以使用对区域或区域名称的引用。Col_index_num为table_array中待返回的匹配值的列序号。Col_index_num为1时，返回table_array第一列中的数值；col_index_num为2，返回table_array第二列中的数值，以此类推。Range_lookup为一逻辑值，指明函数VLOOKUP返回时是精确匹配还是近似匹配。如果为TRUE或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于lookup_value的最大数值；如果range_value为FALSE，函数VLOOKUP将返回精确匹配值。如果找不到，则返回错误值#N/A。实例：如果A1=23、A2=45、A3=50、A4=65，则公式“=VLOOKUP(23，A1:A4，3，TRUE)”返回50。,MATCH无论你在哪，我都能找到你的位置,用途：返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置。如果需要找出匹配元素的位置而不是匹配元素本身，则应该使用MATCH函数。语法：MATCH(lookup_value，lookup_array，match_type)。参数：Lookup_value为需要在数据表中查找的数值，它可以是数值(或数字、文本或逻辑值)、对数字、文本或逻辑值的单元格引用。Lookup_array是可能包含所要查找的数值的连续单元格区域，Lookup_array可以是数组或数组引用；Match_type为数字-1、0或1，它说明Excel如何在lookup_array中查找lookup_value。如果match_type为1，函数MATCH查找小于或等于lookup_value的最大数值。如果match_type为0，函数MATCH查找等于lookup_value的第一个数值。如果match_type为-1，函数MATCH查找大于或等于lookup_value的最小数值。注意：MATCH函数返回lookup_array中目标值的位置，而不是数值本身。如果match_type为0且lookup_value为文本，lookup_value可以包含通配符(“*”和“?”)。星号可以匹配任何字符序列，问号可以匹配单个字符。实例：如果A1=“1月“，A2=“2月“，A3=“3月“，A4=“4月“，则公式=MATCH(”3月“，A1:A5，0)返回3。,IF让你更加逻辑，更加牛气,用途：执行逻辑判断，它可以根据逻辑表达式的真假，返回不同的结果，从而执行数值或公式的条件检测任务。语法：IF(logical_test，value_if_true，value_if_false)。参数：Logical_test计算结果为TRUE或FALSE的任何数值或表达式；Value_if_true是Logical_test为TRUE时函数的返回值，Value_if_false是Logical_test为FALSE时函数的返回值。Value_if_true、Value_if_false也可以是一个表达式。实例：判断应收率的状态=IF(C2=0.06，“优秀”，IF(C2=0.08，“健康”，IF(C2=0.10，”异常“，”危险“)”，其中第二个IF语句同时也是第一个IF语句的参数。同样，第三个IF语句是第二个IF语句的参数，以此类推。结果是：若应收率小于等于6%时，为优秀；应收率小于等于8%而在大于6%时，结果为健康；若应收率小于等于10%而大于8%时，结果为异常；若应收率大于10%，结果为危险。,RANK电脑排名，错不了,用途：返回一个数值在一组数值中的排位。数值的排位是与数据清单中其他数值的相对大小语法：RANK(number,ref,order)Number为需要找到排位的数字。Ref为包含一组数字的数组或引用。Ref中的非数值型参数将被忽略。Order为一数字，指明排位的方式。如果order为0或省略，按降序排列的数据清单进行排位。如果order不为零，按升序排列的数据清单进行排位。说明：函数RANK对重复数的排位相同。但重复数的存在将影响后续数值的排位。例如，在一列整数里，如果整数10出现两次，其排位为5，则11的排位为7（没有排位为6的数值）。示例：如果A1:A5中分别含有数字7、3.5、3.5、1和2，则：RANK(A2,A1:A5,1)等于3RANK(A1,A1:A5,1)等于5,SUMIF的掌握，说明你已经高了一个层级,用途：根据指定条件对若干单元格、区域或引用求和。语法：SUMIF(range，criteria，sum_range)参数：Range为用于条件判断的单元格区域，Criteria是由数字、逻辑表达式等组成的判定条件，Sum_range为需要求和的单元格、区域或引用。,实例：统计应收清单中“B02出口运输险”应收保费折合人民币的总数。,条件判断的区域,YEAR、MONTH、TODAY现转年月日,用途：返回以系列数表示的日期中的月份。月份是介于1（一月）和12（十二月）之间的整数。语法：MONTH(serial_number)Serial_number表示一个日期值，其中包含着要查找的月份。示示例：=MONTH(“2004/04/01”)返回4=MONTH(“2004/04”)返回4这个函数在我们计算保费计划时间进度达成率时很有用。,LEFTRIGHTMID你也用得着,用途：根据指定的字符数返回文本串中的第一个或前几个字符。此函数用于双字节字符。语法：LEFT(text，num_chars)或LEFTB(text，num_bytes)。参数：Text是包含要提取字符的文本串；Num_chars指定函数要提取的字符数，它必须大于或等于0。Num_bytes按字节数指定由LEFTB提取的字符数。实例：如果A1=电脑爱好者，则LEFT(A1，2)返回“电脑”，LEFTB(A1，2)返回“电”。RIGHT与MID与LEFT类似，RIGHT返回文本串中的最后一个或后几个字符。MID返回文本串中的中间一个或几个字符。,到用时方恨公式掌握的少（VALUE）,用途：将表示数字的文字串转换成数字。语法：VALUE(text)。参数：Text为带引号的文本，或对需要进行文本转换的单元格的引用。它可以是Excel可以识别的任意常数、日期或时间格式。如果Text不属于上述格式，则VALUE函数返回错误值#VALUE!。注意：通常不需要在公式中使用VALUE函数，Excel可以在需要时自动进行转换。VALUE函数主要用于与其他电子表格程序兼容。实例：公式“=VALUE(”￥1，000“)”返回1000；=VALUE(“2005/10/10”)-VALUE(“2005/8/10”)返回61，即两者时间间隔为61天。,到用