生命密码19解读完正版制约数字档案信息长期保存的五个“瓶颈”问题

生命密码19解读完正版制约数字档案信息长期保存的五个“瓶颈”问题 1 数字档案信息标准问题 这是制约数字档案信息长期保存的首要“瓶颈”。数字档案信息的长期保存主要涉及两个方面，一是防止数字档案信息被非法变更与破坏，另一个是维护数字档案信息的长期真实可读性。前者，IT界极为重视，国内外已开发了不少技术产品来防范非法变更与破坏数字档案信息，只要技术措施与管理手段科学地融合，就有可能在一定程度上解决问题。然而，对于维护数字档案信息长期有效读出，全球范围都在研究与努力，但至今，仍在探索完美的解决方案。因为，它涉及的问题太多，其中，最重要的是标准问题。标准是缓解技术更新与数字档案信息读出矛盾的一剂“良方”，但在这方面存在一些问题，一是某些标准，特别是行业标准严重滞后。二是完全按照标准操作，目前，还有难度。制定标准应当广泛地征求相关技术人员的意见，但现在有些行业标准的制定，仅仅是少数人在撰写，有些甚至是“闭门造车”，使指导与规范大家行为的标准严重滞后于国际发展水平。三是现实工作中存在标准兼容与选择的问题，如A软件与B软件都是符合标准的，但A与B又各有特点，这个特点就不在标准范围之内了，这为我们提出了一个棘手的问题，我们应当以哪个软件为主。如果以A软件为主，则B软件形成的非标准数据，或另类标准特色信息就要向A软件形成的平台上迁移。因此，作为被保存的数字档案信息应当采用最稳定的技术与通用的标准归档，与行业标准及国际标准相互兼容，这也是我们首先应考虑解决的问题。令人遗憾的是，至今，尚未形成一套全球公认的数字档案信息长期保存的国际标准。 2 数字档案信息安全问题 随着数字档案信息的日益增多，数字档案信息较易受到干扰和攻击，给数字档案信息长期保存带来严峻的安全“瓶颈”。那么，如何解决数字档案信息的安全问题呢？笔者认为，具体实施数字档案信息安全管理可从以下五个方面着手：一是采用社会法律、法规手段，建立数字档案信息安全管理标准和规则。二是加强档案信息用户认证。档案信息用户认证在数字档案信息的安全中属于技术措施的第一道大门，主要目的是提供访问控制和不可抵赖的作用。档案信息用户认证方法按其层次不同，可以根据档案信息用户持有的证件、档案信息用户密码、档案信息用户特有的生物特征三种因素提供认证。三是授权。这主要为特许档案信息用户提供合适的访问权限，并监控档案信息用户的活动，使其不越权使用。四是加密。加密是档案信息安全应用中最早开展的有效手段之一，数据通过加密，可以保证在存取与传送的过程中不被非法查看、篡改、窃取等。五是审计、监控和数据备份。保证数字档案信息的安全，重要的是，国家或部门应当制定一个备份机制与规范，对记录的备份规范时间要求、格式要求与份数要求予以规范，并给予财力的支持。备份规范也要考虑不同的工作环境，对于数字档案记录保存部门，应规定定期备份。 3 数字档案信息管理问题 在数字档案信息资源长期保存中，管理是从整体上进行宏观规划、组织和控制，是数字档案信息资源长期保存的基础与保障。但现今，在管理上缺乏统一规划、统筹兼顾，“各自为是”的现象较严重。数字档案信息管理的主要内容包括：保存政策、责任体系及合作机制、知识产权等。保存政策是有效实施数字档案信息资源长期保存的管理上的保证，内容应该涉及技术、组织、人文、法律、权益管理等方面，还应该包括国际国内合作、商业运作、相关者培训、质量管理和审计策略等内容。对于保存目标，许多专家认为，基本的选择标准是首先保存那些容易丢失的、与未来有关联的、有重要价值的数字档案信息资源，保存重要的科学数据，特别是“原始数据”。数字档案信息资源长期保存不仅仅是档案馆的职责，内容创造者也应当承担相应的责任。为了有效实施对数字档案信息的长期保存，需要数字档案信息对象生产者（如机关、团体、企事业单位）、提供者（如档案馆）、传播者（网站）等之间相互合作，需要档案馆之间相互合作，需要国家、国际层面上的合作。另外，数字档案信息资源长期保存中还面临一些法律问题，在制定数字档案信息资源长期保存策略时，不仅要考虑版权法，而且，还要考虑相应软件版权保护问题。目前，数字档案信息资源所有者主要通过许可方式授权合法档案信息用户使用数字档案信息资源。如果我们希望长期保存这些数字档案信息资源，就在协议中增加“永久保存”条款。进行数字档案信息资源的长期保存，如果未获得者的许可，也没有法律“合理使用”、“法定许可”等条款的支持，就很容易触犯知识产权法。如何有效地解决这些问题，还有待于进一步研究。 4 数字档案信息存储介质的选择问题 数字媒介的高创新性使信息技术日新月异，各种大容量的存储介质不断涌现。这使得数字档案信息存储的热点将不再是技术本身，而是如何选择存储介质高效地对存储资源进行管理。存储媒体的好坏是影响数字档案信息长期存取的一大因素。因此，要保证数字档案信息的长期存取，就必须涉及存储媒体的选择问题。我国国家标准电子文件归档与电子档案管理规范对长期归档保存的档案媒体选择进行了推荐，“本标准推荐采用的媒体，按优先顺序分别是：只读式光盘、一次写入光盘、硬磁盘、可擦式光盘等。禁正使用软盘作为归档电子文件长期保存的媒体”。选择数字档案信息存储媒体时，需要考虑多种因素，如相关的国际、国家标准或推荐意见、数字档案信息的生命周期（产生、利用、归档、删除或永久性归档保存）、存储媒体的自身因素（媒体寿命、存储容量、系统独立性、成本）、部门的具体情况（如保存目的、效益、经济承受能力）。笔者认为，媒体选择标准不是绝对的，机构在选择存储介质时，既要考虑到符合标准的档案信息数据保存要求，也要权衡自身的经济承受能力。基于以上考虑因素，提出如下参考选择方案。 其一，数字档案信息直接存储器介质。它是档案信息数据产生后直接进行记录的介质。这类介质极多，应视档案信息数据重要程度的不同加以选用。