秘书实务第五章信息工作

第五章信息工作,上次回顾,1、简述行文关系和行文制度2、发文处理主要有哪些环节？3、交拟、草拟、签发、印制、校对和传递公文有哪些注意事项和要求？4、阅文、筛选、传阅、拟办、批办、承办和催办公文有哪些方法和要求？,本章目标,1.了解信息与信息工作的含义2.明确信息工作的意义、特点和要求3.掌握秘书机构获取、加工、提供、存储和活化信息的内容及方法4.提高信息处理能力,导入案例：优质服务与工作差距,1、信息与信息工作广义的信息，是指对各种事物运动特征和变化的客观描述；狭义的信息，是指通过一定的物质载体反映出来的新的有用知识。,第一节信息工作概述,信息的特征：A客观性B无限性C时效性D共享性E可传输性F可加工性G可扩散性,信息工作，特指秘书获取、加工、传递、储存和利用信息的一系列活动。,2、信息工作的作用a辅助领导者正确决策b协助领导者科学管理c开阔领导者与秘书的思路d提高秘书工作效率,3、信息工作的特点A服务性B综合性C针对性D适时性,4、信息工作的要求敏锐信息意识主要体现在两个方面：一是对信息工作的热爱和执着；二是养成信息工作的职业习惯。,准确首先，要收集真实信息，报送真实信息其次，要注意信息内容的核实其三，提供信息要有严肃的态度和负责的精神其四，要把信息和调研结合起来,及时为了及时报送紧急信息，秘书部门的同志应注意以下几点：第一，一定要克服掩饰紧急信息的侥幸心理第二，要增强信息触角的灵敏度第三，紧急信息一发生就要立即上报第四，要取得领导者对报送紧急信息的支持,全面全面，就是要坚持“两点论”，有喜报喜，有忧报忧。为了纠正报喜不报忧现象，需要做到：首先，要提高思想认识其次，各级秘书部门的领导人要支持、鼓励秘书人员报忧其三，要加大对报忧的督促检查力度,经济经济，就是用较低廉的费用和较简单的手段获取必要的、较多的信息。,适用适用，就是对信息的收集、加工和报送要有明确的目的，适应领导者工作的需要。需要注意以下几点：首先，要了解需求，适应需求其次，要区分对象，决定取舍,5、信息工作的主要制度信息专报制度信息报送数量定额制度紧急信息报送制度信息稿件送审制度信息采用通报制度信息专题分析制度信息业务培训制度信息工作奖惩制度,信息工作程序图,1、信息获取的范围信息获取，是指秘书利用各种渠道和方法获得领导工作所需要的信息。主要包括：a上级信息b内部信息c社会信息d同业信息e历史信息f国际信息,第二节信息的获取,秘书为领导者收集信息，应抓住四大特点：一是政策性特点二是思想性特点三是超前性特点四是动态性特点,2、信息获取的渠道信息网络渠道文书渠道书刊渠道调查渠道会议渠道信访渠道科研渠道档案渠道,3、信息获取的方法网络查询法文字阅读法收看收听法会议记录法相互交流法专题调查法随时观察法索取求购法,信息加工，是指将获取的原始信息进行鉴别、筛选、综合、分析和编制，使之成为完整、有用的信息资料，以便提供利用。信息加工既是一种工作过程，更是一种创造性思维活动，加工的成果是科学方法与智力劳动的结晶，具有比原始信息更大的使用价值。,第三节信息的加工,1、信息加工的方法归纳法浓缩法纵深法扩充法对比法转换法图表法剪接法,2、信息简报的编写,简报不是正式的公文，但是简报一方面有不同单位各自的独特格式；一方面也有在长期实践中约定俗成的相对固定格式。一般简报有报头、正文和报尾三部分。,具体内容如下,秘书做“简报”工作的要求,编写简报的要求,标题醒目主题集中内容新鲜结构简单篇幅简短语言简洁,3、信息的深加工信息的深加工，是指对信息进行初加工的基础上，深入进行研究，开发出高层次、高质量的信息，在加工中使信息增值，更好地为领导决策服务。高层次信息应当符合下列要求：a要有高度b要抓重点c要找规律d要提对策,1、信息提供的对象信息提供，是指秘书机构将加工之后的信息提供给使用对象，以实现信息的价值。秘书机构信息提供的对象具有多元性：首先，是为本级领导机关提供信息其次，是为上级领导机关提供信息再次，是为下级机关和基层单位提供信息,第四节信息的提供,2、信息提供的要求针对性多样性适时性保密性,3、信息提供的方式简报递送电报递送传真递送网络传送电话报送音像制品递送,1、信息存储的意义信息存储，是指秘书机构和秘书人员将有查考使用价值的信息资料经过整理后，以一定的方式保存起来，便于以后利用。,第五节信息的存储,意义：a有利于充分利用信息资源b有利于开发深层次的信息c有利于提高秘书工作效率,2、信息存储的要求认真筛选科学分类系统完整坚持不懈便于检索,3、信息存储的方式计算机存储信息简报存储多媒体存储信息资料存储,1、高层次信息的特点和作用高层次信息，是指全面反映事物概貌、揭示事物本质及其规律的深度信息，以及对原始信息进行综合处理后提出对策建议所形成的信息。高层次信息必须具备三个要素，即有情况、有分析、有建议，同时还要求情况的明晰性、典型性；分析的深刻性、明确性；建议的创见性、可行性。,第六节高层次信息的开发,高层次信息的特点：a宏观性b完整性c典型性d深刻性e预测性,高层次信息的作用a有助于领导层作出全面性较强的决策b有助于作出严密性较强的决策c有助于领导作出导向性决策d有助于领导作出准确度较高的决策e有助于领导作出超前性较强的决策,2、高层次信息开发的途径对初级信息进行重点调研对零散信息进行综合归纳对积累资料进行升华突破,3、开发高层次信息的方法中心跟踪法热点扫描法难点突破法光点放大法超前预测法拓展延伸法,信息资料工作,秘书的信息资料工作就是将信息工作融于平时的办文工作中，或者说是在办文工作中留意将大量的初级信息加工为高层次信息，为领导的管理与决策服务。,（一）秘书的信息资料工作,秘书是为领导“辅助管理，综合服务”的，秘书的资料，就是围绕有关为领导提供全面服务的原则进行搜集、摘取、留存、剪贴的。因为秘书的工作范围广泛，内容繁杂，所以秘书资料的来源也广。,（二）资料剪贴,资料剪贴的方法资料剪贴主要是文字资料的提纯留存。传统的“剪贴”是真正意义的“剪”，现在秘书通常是将所要留存内容划定复印。剪贴复制的过程,1,2,资料保存,3,（三）摘要卡,摘要卡也称“文献摘要卡”或“文件摘要卡”。文献就是有历史价值或留存价值的文字资料。秘书在不可能全部保存文献或不能准确确定文献价值时，常常采取做摘要卡保存信息的方式。摘要卡一般用卡片盒（箱）保存。,卡片盒,在摘要卡中，主要包括以下六项内容,摘要卡的优点是方便灵活，便于查找，但秘书的办公环境有限，卡片的存放量不可能太大，所以，用摘要卡的形式留存信息，就有一个不断筛选、精简、提纯问题。,（四）名片,名片是现代经济社会中人与人之间、单位工作人员之间交际交往中相互认识的一种工具。对秘书来说，名片上可以有直接的和间接的信息。名片作为信息载体，在秘书工作中，也有从收集到加工整理、从保存到提供使用、到信息反馈的过程。,具体过程如下,名片的使用过程,名片的收集,名片的保存,名片的加工整理,名片的利用,要加以分类留存,要一新片换替旧片或针对某张名片添注新信息,（五）秘书案头的“信息库”,所谓“信息库”就是秘书要在自己有限的办公桌、抽屉、柜架上，准备随手就可以取来的应答信息。这些东西有的人称为“案头必备”，有的书上称之为“必须经常放置于身旁的东西”。,一般来说，秘书案头应具备的“信息库”包括如下内容,（六）以计算机为核心的信息处理技术,秘书的信息工作现代化，首要的是秘书的思想观念。其次是计算机的网络系统问题。网络的信息大大拓展了秘书对信息的获取渠道。但是面对大量的、纷至沓来的各种信息，如何经过分析、综合、归纳和判断，向领导提供最精华部分，这是秘书比较艰难的任务。以计算机为核心的信息处理技术，可以将秘书的整个信息工作网络化、磁盘化、多媒体化，这是秘书信