高级项目管理师沟通管理PPT课件

.,1,沟通管理,.,2,沟通管理,项目管理师技能要求：能够编制沟通计划能够编写项目进展报告能够按沟通计划进行通报，并能及时、准确地送达利益相关人,.,3,一.沟通管理的概念P67-68,沟通是意义的传递与理解项目沟通管理就是要保证项目信息及时、正确地提取、收集、传播、存储以及最终进行处置，保证项目信息畅通。,.,4,“高级管理人员往往花费80%的时间以不同的形式进行沟通，普通管理者约花50%的时间用于传播信息”EffectiveCommunicationLudlow,R.,.,5,沟通的重要性与意义,决策和计划的基础组织和控制管理过程的依据和手段建立和改善人际关系必不可少的条件成功领导的重要手段,.,6,二.沟通过程的一般模式P68,发信者,编码,通道,译码,接信者,.,7,沟通过程的一般模式,.,8,沟通过程主要有的要下工作,发送者确定要发送的信息发送者对信息编码发送者选择信息传递渠道信息通过传递渠道传递接收者接收信息接收者对信息解码接收者理解信息接收者向发送者反馈信息,.,9,沟通的基本内容P149,事实客观存在情感我们在特定情况下诉诸感情程度的反应。观念对自己、社会、文化等的不变的看法观点我们观察事物所采取的态度和主观看法,.,10,三.沟通渠道（正式p70）,.,11,在链式沟通网络中信息自上而下或自下而上地逐级传递。在轮式沟通网络中主管人员作为信息中心和全面了解情况的人分别同其下属部门发生联系，向各下属部门发出指令，并汇集和传递来自各个部门的信息；下属各部门和基层人员之间不发生联系，只分别掌握本部门的情况，接受主管人员的指令并反馈信息。在环式沟通网络中，每个成员或组织可与其相邻的两个成员或组织进行信息沟通。在全通道式沟通网络中，每个成员之间都有一定的联系，彼此十分了解。Y式沟通网络兼具链式和轮式的特点。,.,12,五种沟通网络相比较而言，链式沟通网络传递信息的速度最快?轮式沟通网络有助于加强控制和提高工作效率；环式沟通网络有助于提高群体成员的士气；全通道式沟通网络下的民主气氛浓厚，成员之间的合作精神很强；Y式沟通网络兼有链式和轮式的优缺点。根据五种沟通网络的优缺点，在解决简单问题时，链式和轮式的效率最高，而在解决复杂问题时，则环式和全通道式最为有效。,.,13,（2）非正式沟通渠道除了正式的沟通渠道外，组织中还存在着非正式的沟通渠道，有些消息往往是通过非正式渠道传播的，例如我们常说的小道消息中的“小道”就是非正式渠道，小道消息无疑就是通过非正式渠道传播的消息。项目中小道消息的传播无疑会对项目的顺利实施带来不良影响，因此项目管理人员应注意使正式沟通渠道顺畅，从而使小道消息无立足之地。但是非正式沟通渠道也有辅助正式沟通渠道不足的作用，因此项目管理人员还应注意发挥非正式沟通渠道的积极作用。,.,14,四.沟通方式方法P71,正式沟通、非正式沟通上行沟通、下行沟通、平行沟通单向沟通、双向沟通书面沟通、口头沟通言语沟通、体语沟通,.,15,正式沟通和非正式沟通,正式沟通的优点是沟通效果好，比较严肃，约束力强，易于保密并能使信息保持权威性，组织中重要的消息、文件以及决策的传达一般都采用这种方式；缺点是沟通速度慢，比较刻板，且由于信息的传递依靠组织系统层层传递，有可能造成信息失真或扭曲。非正式沟通的优点是形式多种多样，直接明了，沟通速度快，而且由于这种沟通方式一般以口头的形式，不留证据，不负责任，使其能获得一些通过正式沟通难以获得的信息；缺点是难以控制，不确切，容易使传递的信息失真，尤其是那些与员工个人关系较密切的问题（如晋升、待遇、改组之类）容易出现“谣言”，而且它可能导致小集团、小圈子，影响组织的凝聚力和人心稳定。,.,16,（2）上行沟通、下行沟通和平行交叉沟通,上行沟通有两种形式：一种是信息层层传递，这种沟通信息传递速度慢，且易造成信息失真或有一些信息中间层不予以传递；另一种是信息越级传递，这种沟通方式有利于领导者直接向员工了解情况，可以获得因中间层徇私舞弊而不愿传递的信息。上行沟通的顺畅有助于项目经理全面掌握项目情况，做出符合实际的决策，但是这种沟通经常受到沟通环节上的主管人员的阻碍，他们把信息过滤并且不把所有信息，特别是不利的消息向上级传送。下行沟通可使团队成员明确项目目标，同时可以对团队成员的工作做必要的提醒和指导，并反馈团队的工作绩效，对团队成员进行及时的激励。层次多，耗时，易被遗漏或曲解。平行交叉沟通:顺畅可以加速信息的流动，并能促进理解，有助于减少部门之间的矛盾和冲突。,.,17,（3）单向沟通和双向沟通,单向沟通的信息传递速度快，但准确性差，有时还容易使接收者产生抗拒心理。双向沟通的信息传递准确性高，而且由于接收者可以反馈意见，使得接收者产生参与感和平等感，有助于增加接收者的责任心，有助于建立双方的感情，但双向沟通的信息传递速度较慢，而且在沟通过程中发送者会受到接收者的质询，心理压力较大。根据单向沟通和双向沟通的优缺点，如果需要迅速地传达信息，应该采用单向沟通，如果需要准确地传达信息，则应该采用双向沟通。,.,18,（4）言语沟通和非言语沟通,言语沟通是利用语言、文字、图画、表格等手段进行的信息沟通。无论是在项目沟通中，还是在人们的日常生活中，言语沟通都是使用最普遍的一种沟通形式。非言语沟通是利用言语以外的方式进行的沟通，如动作、表情、语调等。,.,19,“约75%的信息传播是由视觉来领悟的，语言只传播约20%的信息”,.,20,（5）书面沟通与口头沟通,言语沟通可以进一步分为书面沟通和口头沟通。书面沟通如通知、文件、报告、信件、备忘录等，是最为正式的一种沟通方式。优点是信息可以长期保存且信息描述周密、逻辑性强、条理清楚，缺点是耗费时间比口头沟通更多，且无法保证所发出的信息是否被接收者收到，也无法保证接收者是否能正确地理解信息的内涵。口头沟通的优点是信息传递灵活、速度快，而且如果接收者对信息有所疑问，可以将其迅速反馈给信息发送者，发送者则可以根据反馈的信息及时检查其中不够明确的地方并进行改正，但是如果沟通的过程中有太多的参加者，则由于每个人都以自己的方式解释信息，当信息传达到接收者时，信息的内容失真的可能性就会相当的大，若有太多的人参加会议进行讨论，有时也难以形成统一的意见，造成浪费。,.,21,五.项目沟通控制P84,项目信息是与项目实施有直接或间接关系的各种报表、文字、数值、图像等的总和，是项目沟通过程的重要组成部份。,.,22,项目信息的特点P84真实性等级性有价值性延迟性不完全性,.,23,项目管理信息的类型,自上而下的项目信息自下而上的项目信息横向流动的项目信息以顾问室或经理办公室等综合部门为中心的项目信息项目管理班子与环境之间进行流动的项目信息,.,24,项目信息的表现形式,书面材料个别谈话集体口头形式(工作讨论、会议)技术形式(电话、电报、电传、传真、录像、广播、电子邮件等),.,25,项目信息管理的基本知识,（1）什么是项目信息管理把项目信息作为管理对象进行管理，包括项目信息的收集、处理、储存、传递与应用。项目信息管理的目的是根据项目信息的特点，有计划的组织信息沟通，确保决策者能及时、准确获得相应的信息。,.,26,（2）项目信息的收集、传递与分析,通过专门信息人员进行收集；通过各方面的查询进行收集，包括查询图书情报部门、往来信函、报刊、杂志、国际互联网、数据库、传真等；通过向专家咨询进行收集；通过参加国内外会议、国外考察以及调研来进行收集。在项目产生和实施过程中，需要收集大量的信息资料，项目团队要善于在项目的不同阶段运用各种信息收集方式及时收集有用的信息。,.,27,项目信息的传递,项目信息的传递就是通过一定的方式将项目信息及时地传递到信息需求者手中。项目信息的传递方式主要有：通过专人负责的方式传递信息，这种方式一般用于传递项目组织各部门、各科室之间的日常资料等；通过信函、电话、电报、电传等通讯方式传递信息；通过会议方式传递信息，包括关键会议、例会、特别会议，一般在项目的关键时刻要召开关键会议，在项目全过程中可以每个月召开一次例会，还可以在必要时不定期地召开一些特别会议。,.,28,项目信息的分析项目信息的分析是对收集到的项目信息进行整理、鉴别、分析、汇总、归类，做出推测、判断、决策，并注意剔除一些无关的信息，避免信息量过大，使得信息接收者厌烦，导致重要的信息被遗漏。,.,29,六.项目沟通计划P122,.,1)项目沟通需求的确定2)项目沟通计划编制的过程3)项目沟通管理计划涉及的主要内容,.,30,什么是沟通计划编制p122,确定项目利益相关者的信息交流和沟通的要求，即确定何人需要何种信息、何时需要、应如何将信息传送给信息需求者。涉及到对于项目全过程的沟通工作、沟通方法、沟通渠道等各个方面的计划和安排。作用.在项目实施之前就决定项目的有关信息应该发布给谁、由谁发布、用什么方法发布、什么时间发布等，以确保项目的信息能得到有效的收集、存贮、传递和使用。,.,31,沟通计划编制的依据主要包括沟通需求沟通技术约束条件和假设(特定的合同条款),.,32,沟通技术选择主要取决于下列因素信息需求的紧迫程度；项目沟通的性质；项目组成员的能力和习惯；项目本身的特点。,.,33,沟通计划编制的方法P123,进行利益相关者分析(参见团队部分)沟通计划的编制结果-沟通管理计划,.,34,项目沟通需求的确定247,项目沟通需求的确定是在信息收集和加工处理的基础上，对项目利益相关者的信息需求做出的全面决策，该项工作涉及到对确定沟通需求所需要的信息的收集、加工以及对项目的沟通需求的全面决策。,.,35,项目沟通需求的确定,（1）确定沟通需求所需信息的收集1）项目沟通内容的收集(团队内部或利益相关者的组织.管理.技术.实施的信息及公共信息)2）项目沟通的方式、方法和渠道的收集3）项目沟通的时间和频率的收集4）项目沟通信息的来源和最终用户的收集,.,36,项目沟通需求的确定,（2）确定沟通需求所需信息的加工处理所收集到的信息如果不进行加工处理，往往不能直接用于确定项目的沟通需求和编制项目沟通计划。对所收集的信息进行的加工处理工作通常包括归纳、整理、汇总和其他的必要工作。另外，在信息的加工处理中，如果发现所收集信息不全或信息之间有矛盾，则需要作进一步的信息调查和收集工作。,.,37,项目沟通需求的确定,（3）项目沟通需求的全面决策项目沟通需求的全面决策涉及项目各方面所需信息的内容、格式、类型、传递方式、更新频率、信息来源等方面的决策。,.,38,项目沟通计划编制的过程248-249,（1）项目沟通计划编制的前期准备工作(需求确认.约束条件,假设前提)（2）项目沟通计划的编制工作(沟通目标.任务确认.任务安排.资源需求)（3）项目沟通计划编制的结果输出(沟通管理计划,.,39,项目沟通管理计划涉及的主要内容,（1）信息收集的方式和渠道信息收集的方式和渠道用以说明信息应该用何种方法从何处收集。（2）信息收集的归档格式信息的归档格式用以说明应该采用何种方法存贮不同类型的信息。（3）信息发布的方式和渠道信息发布的方式和渠道用以说明各种信息将流向何人以及采用何种方法传送各种类型的信息。,.,40,项目沟通管理计划涉及的主要内容,（4）信息的发布与使用权限信息的发布与使用权限用以说明各种信息的发布权限以及最终用户的使用权限。（5）准备发布信息的详细说明对准备发布信息的详细说明包括对信息的内容、格式、详细程度、信息的来源等方面的说明。项目沟通管理计划要对准备发布的信息进行详细的描述。（6）信息发布的时间表信息发布的时间表用以说明何时进行何种沟通，项目沟通管理计划需要对此给出必要的说明。,.,41,项目沟通管理计划涉及的主要内容,（7）更新和修订沟通管理计划的方法为了保证项目沟通管理计划适应项目沟通的实际需要，随着项目的进展需要对沟通管理计划进行更新和修订。（8）约束条件和假设前提约束条件是限制项目团队进行沟通的各种因素，假设前提是那些被认定是实际存在的、确定的、并作为制定计划依据的前提条件。约束条件和假设前提是项目沟通管理计划编制的重要依据，沟通管理计划需要对此加以说明，以便在这些条件发生变化时对沟通管理计划进行修订。,.,42,七.项目沟通控制方法P319,1)项目进展报告的编写2)信息发布,.,43,1)项目进展报告的编写,（1）什么是项目进展报告P153用于描述项目进展情况和取得的成果，传递项目执行绩效的汇总报告。通过项目进展报告，可以明确项目按照进度计划已经到达的阶段，项目已按时完成的活动和未按时完成的活动，已完成的项目活动对项目资源的使用情况，原定的项目目标是否已经达到等。,.,44,1)项目进展报告的编写,（2）项目进展报告的类别P153项目报告按照大类可以分为口头报告和书面报告两种，项目进展报告一般有日常报告、例外报告和特别分析报告三种。p319,.,45,1)项目进展报告的编写,（3）项目进展报告涉及的主要内容项目进展报告的内容主要包括本期项目的进展情况、本期项目实现过程中存在的问题以及解决情况、计划采取的措施、项目的变更、下一期的项目进展预期目标等。,.,46,1)项目进展报告的编写321,（1）项目进展报告的编写依据1）项目计划2）工作结果3）其他项目记录,.,47,1)项目进展报告的编写p321,（2）项目进展报告的编写方法1）进度报告方法进度报告方法就是利用多种方法报告进度信息的方法，最常用的是横道图、里程碑表、关键路线图和“香蕉”曲线图。,.,48,（2）项目进展报告的编写方法,2）费用报告方法最常用的费用报告方法是费用报告表和S曲线。,.,49,（2）项目进展报告的编写方法,3）综合报告方法将费用和进度两方面都在同一个报告内反映，以便能够完整地描述项目状况。最常见的是挣值法。,.,50,项目执行状态报告,.,51,项目管理报告,.,52,2)信息发布P322,（1）什么是信息发布信息发布就是以有用的格式及时地向项目利益相关者提供其所需要的信息。信息发布一方面需要满足沟通管理计划的要求，另一方面也需要对未列入沟通管理计划的临时信息需求做出应对。,.,53,2)信息发布,（2）信息发布的依据1）沟通管理计划2）项目计划3）项目计划的工作结果,.,54,2)信息发布,（3）信息发布的工具和技术1.沟通技能2.信息查询系统3.信息发布系统4.信息发布的结果,.,55,沟通中信息发送的方法,沟通中信息发送时最普遍使用的沟通方法有口头沟通书面沟通体语沟通电子媒介沟通四种。,.,56,八.项目常用沟通方式P150,常用的项目沟通方式包括：会议报告电话网络传真个人交谈演讲等,.,57,项目会议,项目会议的作用有：帮助定义主要的团队成员提供了修改、更新和增加团队所拥有的知识积蓄的机会帮助团队成员致力于项目的进展并保持致力于项目的发展提供了一个集体的机会把项目的所有信息综合起来,.,58,项目会议的类型P151,项目沟通中常用的项目会议有项目启动会议项目情况评审会议项目问题解决会议项目技术评审会议等。,.,59,项目报告,项目报告是项目沟通中传递项目信息使用最多的方式项目报告按照大类可以分为口头报告和书面报告两种,.,60,项目报告,项目口头报告可分为：汇报性口头报告说服性口头报告决策性口头报告,.,61,项目报告,项目书面报告按其用途划可以分为项目进展报告工作总结报告项目总结报告,.,62,项目报告,项目报告在准备时应考虑的原则包括：简洁明了重点突出要注重语言及格式图文并茂,.,63,现代的沟通方式,电话会议电子邮件电子公告牌群件,.,64,常用沟通方式的比较151,报告:为项目提供连续的记录;为项目交流提供连续的、最新的资料;但是,信息一经发布就难以收回或取消;当传递的信息是消极的时候，容易引起团队队员的误解和猜疑会议:便于团队成员提出问题，各抒己见;便于详细讨论和解决项目中的各种问题;便于项目信息的发布;但是,信息一经发布就难以收回或取消，当项目会议发布的是错误信息时，需要付出较大的努力才能纠正;当传递的信息是消极的时候，容易引起团队队员的误解和猜疑;当参加会议的人数较多时，有时可能对某些项目问题很难形成统一的意见，从而造成大量时间和费用的耗费,.,65,沟通场合,会见演讲会议谈判调查,.,66,演讲技巧,（1）演讲前的准备（2）演讲中应该把握的要点1）时间的控制2）展开顺序（3）听众参与（4）回答问题,.,67,九.有效沟通的前提和要求p155,1）有效沟通的前提2）有效沟通的要求要获得有效的沟通，必须注意沟通的准确性、及时性、完整性和可理解性。,.,68,沟通中信息接收的方法,1）目光接触：2）拉近距离：3）提问：4）复述：5）不时对对方所说的话做出反应：6）多听少说：7）排除偏见：8）避免含有分心含义的举动：9）避免随便打断对方：10）注意听弦外之音：11）在听者和说者的角色间适时转换：,.,69,十.沟通的障碍P174,语义上的障碍知识经验水平的限制知觉的选择性心理因素的影响组织结构的影响沟通渠道的选择信息量过大环境混乱无反馈,.,70,如何克服沟通的障碍p174,克服沟通障碍的一些有效方法。（1）充分运用反馈（2）选择合适的语言与文字（3）积极主动地倾听（4）抑制不良情绪（5）积极使用非言语性沟通（6）选择适当的时间和场合（7）通过多种沟通渠道沟通（8）重视双向沟通,.,71,沟通管理P376,高级项目管理师技能要求：1、能够制定发布信息的标准和准则2、能够组织建立项目管理信息系统3、能够协调项目内外重要关系4、能够指导建立项目管理信息系统5、能够保证多项目之间的信息共享,避免信息的冲突,并有效地进行传输6、能够监督沟通管理计划的实施,.,72,2、项目信息沟通,（1）信息共享1)多项目信息共享多项目信息共享就是根据不同项目信息的特点,有计划地组织项目间的信息沟通,以保证收集到的信息及时而有效地传递到信息需要者手中。可见,多项目信息共享是信息沟通所期望的理想结果,即信息需求者都能及时地获得有效信息。合理的信息共享模式将会提高信息价值,降低信息传递成本。,.,73,（1）信息共享,2)多项目信息共享的方法.书面形式共享信息。书面报告可以有效地选择措辞,将误解降至最低,书面报告还可以提供共享信息的历史记录,与成员广泛分享相同的信息。书面报告不能确认信息接收者是否接受信息并按照发送者期望的方式解释信息,不能抓住反映信息接收者对信息反应的非语言信号,不能让信息接收者询问问题以澄清对所接收信息的误解,发送者无法知道接收者是否阅读了所发出的报告。,.,74,（1）信息共享,提高人们阅读并理解书面报告的措施:以标准格式准备定期报告,有利于信息接收者了解在何处能找到特定种类的信息；针对不同主题准备几份简短报告,少用技术术语及缩写词；利用书面报告来共享事实信息,并安排一名特定人员来接受其他人的咨询,以便澄清或深入讨论报告中包括的任何信息；,.,75,（1）信息共享,在报告所提供的信息的基础上,清楚描述发送者希望人们采取的任何行动;利用特殊方法来突出重要信息,比如以不同颜色或在彩色纸张上打印关键部分,或是在封面备忘录中提及特别相关的或重要的部分；在送出报告后,就报告中提到的一个或两个关键点与接收报告的人进行讨论;将报告控制在一页以内,或在报告开头加上一份简短摘要。,.,76,（1）信息共享,通过项目会议共享信息会议可以为信息共享者探究信息的含义提供论坛,但人们常常忽视会议的重要性,认为会议是当今商业界最大的时间浪费,进而使得会议没有让适当的人员参加,没有及时召开,没有会议议程,甚至无法产生行动方案等。为了改善多项目会议质量,使其真正发挥其应有的功能,会前、会中和会后都要进行管理。注重组织会议的技巧。,.,77,（2）信息冲突,信息冲突是沟通障碍导致的结果,是信息沟通不能有效进行的结果。例如信息发布者故意操纵信息,不将客观情况如实告之接收者,或者提供模棱两可的消息,使信息显得对某自己更为有利,这种行为将严重影响沟通的有效性。在沟通不能有效进行的情况下会产生信息冲突,例如项目成员在进行信息沟通时,如果不注意彼此的教育程度、文化背景、说话方式和修辞习惯的差异会不可避免地导致沟通障碍,引起许多信息冲突问题。,.,78,（2）信息冲突,信息冲突与沟通障碍有密切的关系,导致沟通障碍的因素也是导致信息冲突的因素,如语义的、知觉选择的、知识和经验的、心理的等方面的因素都会导致信息冲突。要避免信息冲突,必须克服沟通障碍,保证信息沟通的有效进行,因此克服沟通障碍的方法和有效进行沟通的方法将有助于避免信息冲突。,.,79,（3）多项目管理中的信息发布,一个企业在同一时间内可能会有很多项目需要完成,如何经济、有效地同时管理好众多的项目是企业项目管理的核心问题。为了经济原因和最有效地使用资源,企业项目管理中常常采用多项目管理的方法。多项目管理是企业项目管理中常用的一种新型管理方法,是指在组织中协调所有项目的选择、评估、计划和控制等各项工作。多项目管理中的信息发布就是以有用的形式及时地向多个项目的利益相关者提供其所需要的信息。,.,80,（3）多项目管理中的信息发布,多项目管理中的信息发布与单项目管理中的信息发布具有相似之处,其输入主要涉及到多个项目的沟通管理计划、项目计划以及项目计划的工作结果等,其输出主要涉及到多个项目的项目记录、项目报告和项目介绍等,其采用的工具和技术主要涉及到沟通技能、信息查询系统以及信息发布系统等。,.,81,（3）多项目管理中的信息发布,由于多项目管理中的信息发布涉及到多个项目,与单项目管理的信息发布相比,其过程在信息共享和信息冲突方面将表现出更复杂的情况,项目经理及其项目组必须根据多项目管理的特点确定何人在何时需要何种信息,并确定传递信息的最佳方式,以保证多项目管理的信息发布取得最佳的效果。,.,82,3、项目沟通计划,（1）项目沟通需求的确定（2）项目沟通计划编制的过程（3）项目沟通管理计划涉及的主要内容（4）项目管理信息系统的建立（5）项目管理信息系统的维护（6）项目管理信息系统的二次开发,.,83,（4）项目管理信息系统的建立,1)建立项目管理信息系统的必要条件其一：要有一定的科学管理基础,比如要有完善的规章制度,要有可以提供准确完整的原始数据的经济核算体系,能够采用科学有效的管理方法,使管理工作程序化,报表文件统一化等。,.,84,（4）项目管理信息系统的建立,其二：要有创新精神和足够的信心。建立项目管理信息系统,需要投入大量的人力和时间,还会改变许多不合理的管理习惯,其整个过程将是困难重重,如果没有创新精神和坚定的信心,很难获得预期的结果。,.,85,（4）项目管理信息系统的建立,其三：必须创造使用计算机的条件,包括配备机器以及硬、软件人员,以便使项目管理信息系统能够在计算机上运行,建立现代的项目管理信息系统,实现信息管理工作的科学化和高效化。,.,86,（4）项目管理信息系统的建立,2)项目管理信息系统的总体规划项目管理信息系统总体规划以整个系统为分析对象,确定该系统的总目标和主要功能,提出实施方案,并研究论证方案的可行性,给今后系统分析、系统设计和系统实施打下了好的基础。,.,87,（4）项目管理信息系统的建立,总体规划主要包括：按照项目的具体要求,进行初步调查、分析以确定系统的目标;制定出实施的策略与具体方案;进行系统的可行性研究并编写可行性研究报告。,.,88,（4）项目管理信息系统的建立,3)项目管理信息系统的设计开发设计开发项目管理信息系统的工作包括系统分析、系统设计和系统实施三个方面。系统分析。通过系统分析,可以确定项目管理信息系统的目标,掌握整个系统的内容。,.,89,（4）项目管理信息系统的建立,系统分析应先对系统的现状进行调查,判断建立项目管理信息系统的可行性;然后调查系统的信息流和信息量,确定各部门需要保存的文件、输出和传递的数据的格式;还要分析用户的要求,确定管理信息系统中可以由计算机处理的内容以及由人工计算的内容;最后确定计算机的技术要求,包括对计算机软硬件的要求。,.,90,（4）项目管理信息系统的建立,系统设计。运用系统分析的结果建立系统流程图,提出程序设计的详细技术资料,为程序设计做准备。,.,91,（4）项目管理信息系统的建立,系统设计分为两个阶段,即概要设计阶段和详细设计阶段。概要设计阶段的主要工作是输入、输出文件格式的设计、代码设计、信息分类、子系统模块和文件设计,确定系统流程图。详细设计阶段的主要工作是将前一阶段的成果具体化,包括输入、输出格式的详细设计,系统流程图的详细设计和程序说明书的详细设计等。,.,92,（4）项目管理信息系统的建立,系统实施。系统实施的内容主要包括程序设计与调试,以及系统转换、运行和维护。,.,93,（4）项目管理信息系统的建立,程序设计与调试应先根据系统设计的成果明确程序设计的要求,编写程序,检查并写出操作说明书,然后对单个程序进行语法和逻辑检查,以便消除程序错误,同时还要对各个模块进行调试,确保各个模块的正确性,最后将主程序和功能模块联结起来调试,以检查系统中是否存在逻辑错误和缺陷。在新系统建成后,需要将旧系统转换为新系统并运行新系统。在新系统运行过程中,需要对其进行维护,以便使程序和数据能够适应环境和业务的变化。,.,94,（5）项目管理信息系统的维护,项目管理信息系统可能因各种原因而出现故障,也可能因环境和业务的变化而变得不能满足用户的要求,所以必须对系统进行周期性的维护。,.,95,（5）项目管理信息系统的维护,1)针对处理项目管理信息系统故障和存在的缺陷、错误的紧急维护。这种维护是急迫的,通常需要在发现问题后立即进行。系统分析员和程序员必须确定故障是来自于程序还是因为系统输入的问题。对故障的快速诊断和纠正对项目的意义是非常重大的。,.,96,（5）项目管理信息系统的维护,2)为了确保项目管理信息系统的各项功能能正确反映和表达项目的业务流程的日常维护。它的内容包括重新制定系统操作手册、组织定期技术培训、修改报表格式和内容,以及定义新的程序处理逻辑等。,.,97,（5）项目管理信息系统的维护,3)项目管理信息系统的改进。为了适应用户的需求变化,需要对项目管理信息系统进行改进性维护。用户需通过书面申请进行系统维护。对各类系统维护的需求应按照维护的优先级来处理,维护的优先级别取决于维护需求的长远利益、时间和资源限制等。必须对每年的以及短期的维护制定计划和预算。所有已完成的维护工作必须详细记录在案，并对设计文档进行相应的修订。,.,98,（6）项目管理信息系统的二次开发,项目管理信息系统的二次开发是在其初次开发的基础之上,从客户的实际需要出发,为适应客户业务发展与管理模式的变化和发展,对初次开发出的项目管理信息系统进行修补和改善。,.,99,（6）项目管