技专校院校务基本资料库填表说明会

國立勤益科技大學技專校院校務基本資料庫填表說明會,中華民國96年09月05日,2,提醒事項,校務基本資料庫所填報之資料將做為未來教育部訪視及評鑑之參考資料，請各單位填報資料時務必注意資料之正確性，所填報之每筆資料皆需準備佐證資料，以便未來查核使用。請各單位組成內部檢核小組，建議小組成員為15人，檢核小組需於資料送出前確實核對資料之正確性。,3,提醒事項,為確實掌握資料之正確性，承辦單位將依時程規劃時間關閉系統填表功能，若於系統填表功能關閉後單位發現需修改某一表冊資料請填寫校務基本資料庫修改申請單送交電算中心系統管理者曹祥彬技正。,4,提醒事項,若於雲科大將系統關閉後發現表冊有誤，則學校必須正式行文至教育部要求開放系統權限。每一次行文要求開放權限皆會被記點(含行文次數及請求開放表單數)，教育部會列錯誤率排行榜，為求資料之正確性，避免行文要求開放修正，請各單位務必詳實填報資料，並確實落實檢核作業。,5,提醒事項,單位所提出申請修改表單要求，將於填報結束後統算次數，並將相關資料彙整後陳報校長。亦將送交單位主管列為年度考評之參考。各單位若需其他單位協助提供資料，請於說明會結束後35日內將所設計好之表格資料檔案mail給相關單位，並請副本給秘書室文玲存檔。若使用excel來設計表格，請盡量活用活頁簿功能，將不同表冊設計於同一檔案之不同活頁簿，以減少檔案量。請將該表填報之欄位定義及資料填報準則、格式等說明清楚，以避免各單位誤解或不明其義，導致各單位資料填報原則不一致之情形發生。,6,提醒事項,【續上頁】為節省作業時間，請表冊負責單位製作調查表時將表冊相關填表說明置放於調查表格下方，以利資料提供單位明確詳知填表須知。請盡量以單位為主共同彙整調查表，如各表冊為不同承辦人，建議調查表設計出後委由某一專人負責彙整齊全後一次mail給相關單位，避免各單位不斷收到調查表產生混淆。若為相關表冊分屬不同單位(如：教務相關表冊)，建議三部整合後再給檢核單位，以避免檢核單位進行複核作業時檢核錯誤。,7,提醒事項,建議各單位於表冊填報完成後將相關檔案下載(匯出)備份。文化事業發展系、研發科技研究為本年度新設立之教學單位，請務求所填資料之正確性。本年度更名之教學單位，請將更名核定文影本乙份擲交秘書室。請推廣部提供本年度產碩專班核定文，以利傳真至雲科大校務基本資料庫小組進行新增名稱作業。,8,登入系統,校務基本資料庫網址：6/tvedb/index/index.asp登入後請選擇技專校院輸入連線密碼輸入單位帳號密碼。請注意，連線密碼為單位共用，若同一單位有多人上線填報，請將連線時間錯開，以免先進入系統者被後進入系統者強制登出，並請養成隨做隨存的習慣。,9,登入系統畫面,10,填報時間表,11,表冊填報分工,教務處、進修部、進修學院：表2-1、2-1-1、2-2、2-2-1、2-3、2-3-1、2-4、4-2、3-1、3-2、3-2-2、3-2-3、3-3、3-5、4-1、4-2、4-4-1、4-6人事室：表1-1、1-2-1、1-2-2、1-4、1-5、1-6、1-14研發處：表4-7、4-7-1、4-8、4-8-1、6-2-1、6-3學務處：表4-9-1、4-9-2、7-1-1、7-3、8-3校友聯絡中心：表4-10總務處：表8-1、8-2、11-1、11-2圖書館：表5-1、5-2-1推廣部：表6-1秘書室：表7-4諮商輔導中心：7-2,12,各表冊填報資料定義統一訂定說明,主要授課語言認定：依主要授課語言填報(中文/英語/日語)全程使用外語上課：上課比率使用外語高於70%即認定為全程使用外語上課課程資料依學分計畫表為主填報第一次上課日期：統一為開學日，進修學院則為開學週之周六討論代課教師(全學期代課者)之問題如何解決?請討論,13,表冊內容異動,表1-1教師基本資料表-新增最早到校任職日,14,表冊內容異動,刪除表1-3教師授課資料表及表3-2實際開課結構統計表新增表3-5實際開課結構統計表,15,表冊內容異動,表3-1新生入學畢業學分結構統計表-欄位異動,16,表冊功能異動,本期新增匯入功能之表冊為：表2-2新生身分資料表表4-7校外實習學生人數資料表表4-7-1學生校外實習總時數調查表表4-8-1學生參與競賽資料表表7-4學校辦理各項社會關切教育之主題執行情況表表3-5實際開課結構統計表,17,表冊功能異動師資表冊匯入方式說明,18,本校檢核作業,行政單位負責填報之表冊，由教學單位進行檢核作業；教學單位負責填報之表冊，由行政單位進行檢核作業。為求資料填報之正確性，請檢核單位於檢核時填報檢核填報錯誤率統計表。每次填報作業結束後將進行填報錯誤率統計作業，錯誤率最高前三名之單位將告知單位主管，連續二次錯誤率高居前三名之單位將於行政會議中公告，若因而影響本校評鑑或訪視成績者將提報相關委員會建請懲處。,19,雲科大對資料的輔助檢核,開始填表後，將自10月1日起，以二週為週期，定期進行資料的輔助檢核，並將輔助檢核的結果，以電子郵件或電話聯絡的方式通知業務行政主管與系統管理者。輔助檢核的目的是希望能提供學校更好的服務，其結果僅供學校參考，學校可依真實狀況決定是否修改，而學校於填表期間因輔助檢核之提醒所做之修改，將不會登錄於修正記錄中。,20,雲科大對資料的輔助檢核,主要針對以下幾種狀況進行檢核：未填報資料：以確認狀況為漏填、尚未填報或確實無資料。資料數值異常：例如資料數值過大或過小的異常檢核。表格間交叉比對：例如表4-1畢業生人數與表4-10畢業生出路人數的交叉比對。由於交叉比對應待表格填報完成後才可進行作業，故其檢核僅將於關表前一週進行。,21,本系統與評鑑相關性,每年接受評鑑學校之評鑑基本資料表及評鑑統計分析表皆由系統產生。受評學校需將評鑑基本資料表自系統列印後直接寄交相關單位(台評會)表冊由系統管理者至列印區透過列印報表程式直接產生當年未受評單位不開放該列印與瀏覽權限除系統管理者外其餘人員無法瀏覽與列印評鑑相關表冊評鑑表冊格式可參考評鑑資訊網.tw/評鑑基本資料表每年9/1開放受評學校瀏覽檢視評鑑統計分析表每年10/15開放受評學校瀏覽檢視,22,本校校務基本資料庫承辦單位連絡方式,承辦人：秘書室張文玲分機2115(.tw)系統管理者：電算中心曹祥彬技正分機2238(.tw)人事室：林俊懷分機2137研發處：賴貞忠分機2622教務處：許錦燕分機2201,23,雲科大校務基本資料庫連絡方式,校務基本資料庫資訊小組之連絡方式：線上問答：連結至系統後點選線上問答連絡電話：(05)534-2601分機：#3111#3118#5394#5395臨時分機：#5880#5881傳真電話：(05)5334179雲科大校務基本資料庫小組E-Mail：.tw,24,相關表冊連絡方式,表冊後續應用單位之聯絡電話：評鑑專案小組：(05)534-2601轉3113增調所系科班專案小組：(02)2771-2171轉4003產學合作資訊網專案小組：(02)8209-3211轉3220,25,問題解決模式,先至系統之線上問答區查詢是否有其他學校詢問過相同的問題並已獲得解決方式請承辦單位(秘書室)代為詢問雲科大自行詢問雲科大，依連絡管道分為三種模式：線上問答、電子郵件：小組將固定於上午十點整與下午三點整瀏覽並回覆問題。較單純的問題，將立刻解答；較複雜的問題，則依問題複雜程度以及洽詢表冊應用單位並待其回覆所需之時間，立即回覆處理方式與預計工作天數，並於確定解決方案後，再次回覆。,26,問題解決模式,【續上頁】自行詢問雲科大，依連絡管道分為三種模式：電話洽詢：較能即時處理，如遇忙線中，請稍後再撥，或依循其他管道(線上問答、電子郵件)記錄問題，小組將以上述方式處理。以電話洽詢所提出之問題，及其處理人員、處理方式、處理結果，小組均會加以記錄以利後續追蹤。傳真洽詢,27,歷史資料檢視與修正作業,28,歷史資料檢視與修正作業,發出調查表(96/9/5)；收回調查表(預計96/10/31)清查時間近二個月是否足夠?統計後將統計表mail給各單位檢視是否有缺漏統計作業期約3天；檢視作業約2天行文至教育部請求開放權限公文往返約1週歷史表單權限開放修正作業預計二個月(96/1297/1)，填報時間是否足夠?,29,歷史資料檢視與修正作業提醒,目前已發現歷史資料之問題人事室：代課教師未填入(整學期代課者)聘任單位錯誤教師學經歷資料錯誤共聘未註記職級輸入錯誤研發處：共同發表重覆計算(作者不同單位)不能列入之資料亦填入(ex:發表於雜誌能否列入?)校友聯絡中心9394年表4-10畢業生岀路人數表4-1畢業人數共計36筆,30,歷史資料檢視與修正作業提醒,目前已發現歷史資料之問題教務單位：論文、專題學分/時數計算定義不明確各單位計算