秘书实务会议管理课件

现代秘书实务秘书实务篇,第四章会议管理工作,1,PPT学习交流,一、会议的概念第一种：会议是人们有组织的会晤、议事的行为过程。至少有三人以上，以一定的方式聚在一起，为了某个确定的问题展开讨论，以求解决方式，如工作会议、记者招待会、产品展销订货会等。第二种：会议是一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织，如每年三月召开的全国两会、上海经济合作领导人会议等。,2,PPT学习交流,二、会议的内涵会议:人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程会见:又称接见、拜会会谈:是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见,3,PPT学习交流,二、会议的内涵会议的构成要素基本要素：目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程等其他要素：名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等,4,PPT学习交流,三、会议的主要种类按组织类型内部会议外部会议正式会议非正式会议按时间方面的规定性定期会议不定期会议按出席对象联席会内部会代表会群众会,5,PPT学习交流,按功能性质决策性讲座性执行性告知性学术性协调性报告性谈判性动员性纪念性等按议题性质专题性综合性按规模大小特大型大型中型小型按会议采用的方式手段常规会广播会电话会电视会网络会,6,PPT学习交流,四、公司常见会议的类型（内部）经理例会与特别会议员工例会股东大会和董事会议公司年会,7,PPT学习交流,四、公司常见会议的类型（外部）客户咨询会产品展销订货会业务洽谈会新产品新闻发布会,8,PPT学习交流,五、会议的意义1会议是一个集思广益的渠道,9,PPT学习交流,2显示一个组织或一个部门的存在,3会议是一种群体沟通的方式,10,PPT学习交流,六、会议的目的,开展有效的沟通传达资讯监督员工、协调矛盾达成协议与解决问题资源共享开发创意激励士气巩固主管地位,11,PPT学习交流,情景案例,波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品订货会，参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示，而公司没有放映机，租借放映机的任务交给了总经理秘书刘秘书。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘秘书打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。9日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张地做着最后的准备工作。刘秘书一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘秘书马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已陆续进场，刘秘书心急如焚,12,PPT学习交流,（一）制定会议方案的一般原则减少会议次数原则严守时间原则会议通知的明确性原则缺席迟到的事前联络原则效率性原则,13,PPT学习交流,（二）会议筹备方案的内容确定会议的主题与议题确定会议的名称确定会议的议程确定会议的时间和日期确定会议所需设备和工具,14,PPT学习交流,确定会议与会代表的组成确定会议文件的范围，做好文件的印制和发放工作确定会议经费预算确定会议住宿和餐饮安排确定会议的筹备机构,15,PPT学习交流,（三）会议筹备方案的作用确保会议的周密安排确保会议服务质量和沟通协调到位确保领导的意图得以贯彻执行,16,PPT学习交流,（四）电话会议及视频会议的知识1、电话会议是利用程控电话的“会议电话”功能召集不同地点的人员举行会议。适用于规模不大、办公地点集中的企业2、视频会议利用通信网络传递图像文字和声音信号的一种现代化会议方式。布置重要工作、宣布重大决定、商量紧急措施等,17,PPT学习交流,（五）会务机构分工的要求1、根据会议的规模和类型组织人员队伍。2、会务机构要分工明确、责任到人。3、加强协调，定期沟通。,18,PPT学习交流,可信公司技术训练专题研讨会筹备方案,会议筹备方案示例如下：,会议筹备方案的内容要尽可能全面和具体，开头要阐述会议召开的依据和目的，主体部分要条分缕析，逐条说明，使人一目了然。对于会议的经费、组织机构、会议议程和会议服务等问题要充分协调，并将具体的安排以附件的形式一起报送领导。,19,PPT学习交流,组建会议筹备委员会,分成筹备小组,形成筹备方案,领导审核方案,20,PPT学习交流,1主题会议主题是会议讨论的中心议题，例如“双代会”的主题是选出新一届学生会和团委会的干部。2.议题会议议题是会议讨论的内容，这个内容可以是若干项的，如“双代会”召开的议程中包括的内容。,（一）会议主题和议题,21,PPT学习交流,1确定会议的时间2会议议程与会议日程会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排,（二）会议时间的安排,22,PPT学习交流,安排会议议程和日程要注意的问题1）要把握会议目的，即了解会议召开的原因2）先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议，根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参加会议3）例会原则上定时召开，且时间不宜过长。4）如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。,（二）会议时间的安排,23,PPT学习交流,大中型会议的议程一般安排：开幕式、上司和来宾致辞上司做报告分组讨论大会发言参观或其他活动；会议总结，宣读决议；闭幕式。,（二）会议时间的安排,24,PPT学习交流,会议议程示例英豪公司销售团队会议议程公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。一、宣布议程。二、说明有关人员缺席情况。三、宣读并通过上次会议的记录。四、东部地区销售活动的总结。五、销售一部关于团队沟通问题的发言。六、公司销售人员的招聘和重组。七、销售二部经理的人选。八、下季度销售目标。,25,PPT学习交流,会议日程表示例：,26,PPT学习交流,会场位置必须让上司和与会者方便前往会场的大小应与会议规模相符场地要有良好的设备配置场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区选择会议地点应考虑有无停车场所场地租借的费用必须合理,（三）确定会议地点,27,PPT学习交流,（四）正确确定会人员范围（五）准备会议文件资料为上司撰写会议文稿为上司准备材料组织好发言人的文稿准备资料袋,28,PPT学习交流,（六）发送会议通知1、会议通知的作用周知作用提醒作用凭证作用,29,PPT学习交流,2、会议通知的发送为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会，均应正式打印会议通知，以示正规和郑重人数较少的非正式会议，可用多种方式进行通知。一些会议在发送通知时应按规定的会议规则行事，如股东会议附上代理委托书如有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况，应随信寄发一份,30,PPT学习交流,需要回复的会议可夹一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名对于经常参加某类会议的会员，可用计算机打印出多套邮寄标签，以免重复打印，对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新可将会中使用的票证与会议通知一并发出如果与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和反程时间，并说明到达会址的汽车、火车等交通工具线路会议通知样本要作为档案保存,31,PPT学习交流,3、会议通知的内容要有具体的会议名称日期、时间、场所要准确无误议题应尽量具体有附加资料时，应写明资料名称及页数,32,PPT学习交流,会议通知示例,会议通知尊敬的客户：为了进一步加强与贵公司的协作关系，听取客户对我公司产品和服务的意见，我公司拟于2003年8月15日上午9：00至下午5：00在燕丰宾馆召开客户咨询联谊会。敬请回复及光临。附：会议日程及路线图回执请于7月30日以前将回执寄至：北京市朝阳区天地大厦天地公司销售部孙萌小姐，邮编：100110，电话：。我公司参加此次会议，参加人数：我公司不能参加此次会议。姓名：公司：,33,PPT学习交流,（七）布置会场1会场的整体格局面门为上居中为上以远为上前排为上,34,PPT学习交流,2主席台座次的安排前排高于后排中央高于两侧国内政务会议左高右低国际会议右高左低主持人：居中设座自由择座发言人：就座位置发言国内会议主席团前面中间位置国际会议前排右前方发言,35,PPT学习交流,36,PPT学习交流,3会场的整体布局类型大中型：方形半圆形小型：圆形大小方形环形回字形马蹄形等,37,PPT学习交流,会场类型,方形,38,PPT学习交流,会场类型,半圆形,39,PPT学习交流,40,PPT学习交流,会场布置的各种必要设施横幅：一般悬挂于来宾入口、酒店大堂或是会议主席台上方，以作欢迎和明示主题之用.,41,PPT学习交流,2.指示牌：指示标志对于来宾们迅速地找到会场位置非常重要，往往周到的细节安排也会使与会者更能体会到服务的周到，指示牌也要注意统一整个会议的标识；,42,PPT学习交流,3.桌牌：在签到处和贵宾位置设备桌牌非常重要，使来宾能根据桌牌快速找到自己的签到或接待位置；,43,PPT学习交流,4.胸牌：设置统一的胸牌，可用不同的颜色及文字区分会场人员的身份，更加容易识别和协调人员.,44,PPT学习交流,5.签到处：供来宾签到或咨询以及办理手续的地方；6.签到处背景板：在签到处的后方设置签到处背景板，更能体现会议的专业性；,45,PPT学习交流,7.会场主背景板/背景墙：会议主席台后方通常会搭建起一块主题背景，上有会议主题及主办机构信息,46,PPT学习交流,（八）准备会议所需物品、设备（九）安排食宿（十）大型会议的接(送)站、报到,47,PPT学习交流,（十一）大型会议的经费预算会议资料费邮电通讯费用会议设备和用品费会议办公费会议宣传交际费会议住宿补贴费会议伙食补贴会议交通费,48,PPT学习交流,1.会议的时间成本,49,PPT学习交流,2.直接的会议成本,50,PPT学习交流,3.效率损失成本,51,PPT学习交流,（一）会务筹备情况检查的主要内容1、会议准备是否充分。2、会议期间能否排除各种干扰。3、环境条件与用品准备。4、文件材料的准备情况5、会场布置情况的检查6、会议保卫工作的检查,52,PPT学习交流,（二）会务筹备情况检查结果的形式1、书面形式2、口头形式3、协调会形式,53,PPT学习交流,（三）会务筹备情况检查的方法1、听取会议筹备人员的汇报。2、会前现场检查。,54,PPT学习交流,（四）会务筹备情况检查工作程序1、开会检查的程序。会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查，并以书面报告的形式报领导小组。领导小组确定汇报会时间地点，发出协调会通知。召开筹备检查协调会，解决相关问题。汇报会后对检查中发现的问题予以催办。,55,PPT学习交流,（四）会务筹备情况检查工作程序2、现场检查的程序。先制定现场检查的路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门。将现场检查的项目支撑检查单，以便记录和汇总。对既定项目逐一现场核对，作出明确标注。对未达到检查要求的项目提出整改意见。,56,PPT学习交流,（一）会议应急方案的内容1、会议举行过程中可能出现的问题。2、出现问题时负责解决的会议工作人员。3、处理会议突发事件的方法。,57,PPT学习交流,1、会议举行过程中可能出现的问题。人员问题。场地问题。设备问题。资料问题。健康与安全问题。行为问题。,58,PPT学习交流,2、出现问题时负责解决的会议工作人员。在会议筹备方案中，需要明确各小组成员的职责，同样的，在会议应急方案中，也应明确在会议出现各种紧急和意外情况时，负责解决问题的工作人员，并在会前协调会中落实到人。,59,PPT学习交流,3、处理会议突发事件的方法。处理人员问题。处理场地问题。处理设备问题。处理资料问题。处理健康与安全问题。处理行为问题。,60,PPT学习交流,（二）会议应急方案的工作程序,61,PPT学习交流,（二）会议应急方案的工作程序1、预测情况。会议应急方案的制定首先要根据会议的具体情况认真分析此次会议哪些地方容易出问题，并能够确切地知道筹备者可以采取哪些措施缓解问题和解决问题。,62,PPT学习交流,（二）会议应急方案的工作程序2、准备应对备选方案。提前准备应对各种问题的备选方案，考虑好备选的人员，准备好备选的场地、备用的设备和资料等。并在会议的筹备阶段不断对各种突发状况进行复查和调整。,63,PPT学习交流,（二）会议应急方案的工作程序3、讨论会议紧急情况。在会议正式召开前，要组织一次专题性的筹备检查会，重点讨论会议中可能出现的紧急情况和危机。,64,PPT学习交流,（二）会议应急方案的工作程序4、确定会议应急方案。在应急方案的制定过程中可以举行有关人员的头脑风暴会，大家把问题考虑的越全面，措施制定的越有创造性，会议的成功就越有保证。,65,PPT学习交流,经过充分的准备，会议召开了，是不是秘书的工作就大功告成了？会议中秘书人员还有哪些工作要做？会议后还有哪些收尾工作？,66,PPT学习交流,一、会中的服务工作,（一）会场中的组织服务工作1、会前检查会场2、接站报到签到3、引导就座4、分发文件5、维持会场秩序6、内外联系，传递信息7、处理临时交办事项8、做好会议记录9、收集会议资料10、编写会议简报11、其他服务工作,67,PPT学习交流,如：桌椅、电源、照明、音响等设备及安全情况。发现问题及时解决。,1、会前检查会场,68,PPT学习交流,案例分析：天一公司定于2003年2月15日在广州召开为期两天的新产品推广会，邀请了国内外十几家合作公司的管理人员、技术人员近百人参加。秘书李萌负责安排接站报到工作，但因春节后客流较大，她又缺乏一定的经验，致使部分与会者没能找到接站处，费了很大周折才找到报到地点，因而损害了企业的良好形象。,69,PPT学习交流,2、接站报到签到,1）要有统一的指挥系统，掌握到会人员的名单以及飞机、火车的班次及抵达的准确时间，掌握到会人员的联络方式。2）要备足够的车辆和接站人员。3）对自备交通工具的人员，要通过传真或电话告诉报到地点的详细路线图。4）在车站、机场设接待站。制作醒目的牌子，写上公司的名字。,70,PPT学习交流,会议报到的方式参加会议人员报到时，秘书人员要做好下的工作：1）查验证件2）填登记表3）接收与会者带来的材料4）分发会议文件、证件、文件袋等会议用品。,2、接站报到签到,71,PPT学习交流,2、接站报到签到参加会议人员在进入会场时一定要签到。会议签到是为了准确地统计到会人数，更好地安排会议工作。签到方法主要有以下几种：A小型会议由会议秘书人员、会议工作人员代为签到。B大中型会议一般采用证卡签到。C富有纪念意义的会议可采取簿式签到的方法。D座次签到方法。E电子计算机签到。,72,PPT学习交流,3、引导就座与会者第一次入场时，会议人员应做好必要的引导，以便与会人员找到座次。日常的小型会议，与会人员一般都有自己的习惯座位，但多数会议需要与会者按照会前安排好的座位就座。有些会议在桌上摆置名签，并同时印制“座次表”发给与会人员。,73,PPT学习交流,3、引导就座小窍门与会者的座位一定要事先安排好，可以以部门为单位集中就坐，也可以划分会区。大多数会议的人员并不熟悉会场，因此，会议工作人员要引导座位。为减轻会议工作人员的负担，可以采用印刷“座次表”，还可以设座位标志，摆放名签。,74,PPT学习交流,4、分发文件一般在签到时发放会议文件。5、维持会场秩序禁止无关人员入会，保证会议安全、机密、无干扰。,75,PPT学习交流,案例一会议要保密某高科技公司对新研制的产品开会鉴定。会议期间，发现竞争对手某公司的职员悄悄进了会场。公司秘书立即向经理汇报了情况，建议停会休息，并及时要求该人员离场。因处理及时，保证了公司利益未受损失。点评分析：市场经济下，谁掌握了高技术，谁就可能赢得竞争。而对公司技术的保密也显得十分重要。一些对手的渗透可谓不择手段。会议的保密工作不可小视。,76,PPT学习交流,6、内外联系，传递信息开会时一般不接寻找与会者的电话，接传紧急电话时要注意安全保密。7、处理临时交办事项会议时出现一些临时变动，应根据领导的指示，妥善解决。8、做好会议记录会议记录的形式可以多样：速记、录音、录像。,77,PPT学习交流,做好会议记录应注意的事项,了解公司的业务情况，掌握专业领域的基本术语。记录原稿要统一编号，便于装订和复制。会议主持人需向记录员明确机密事项的范围及处理的要求。记录原件要由专人负责保管。,78,PPT学习交流,会议记录示例：艺海股份有限公司董事会例会记录(2012年4月14日)宣布：2012年4月14日上午10：00艺海股份有限公司董事会例会在北京海淀高科技大厦公司总部会议室召开。主持人为高杰，有法定人数参加了会议，他们是：高杰(董事长)、刘明(副董事长)、白雪(秘书)、欧阳军(财务主管)、安慧(董事)、郭利(董事)、代理投票人有王龙董事、李忠董事、钱清董事。记录：秘书白雪宣读了2012年3月10日会议的记录，并在宣读后获得通过。,79,PPT学习交流,财务状况：财务主管欧阳军提出的一份财务报告显示，2002年3月31日公司的流动资金余额为2576.98万元。财务主管的报告在宣读后获得通过。公司其他活动报告：主管公司企划部的副总经理郭利董事报告说，公司企业策划活动的下一个项目是为北京护城河河道清淤项目捐款10万元人民币，这项公益活动将有助于提高企业的知名度。计划在“五一”期间举行捐款仪式，向北京市有关部门捐款。关于此事全部细节情况的材料将于4月21号寄发给所有成员,80,PPT学习交流,新的事项：安慧董事提出在5月14日举行的下一次董事会例会上，公司董事会应任命一人负责公司职工艺术节(将于8月初举行)，同时董事会还应在下次会议上为职工艺术节确定一个主题。此建议得到了郭利董事的附议并获一致通过。休会：已无其他问题，会议于上午11：50结束。秘书(签名)董事长(签名）,81,PPT学习交流,9、收集会议资料一些会议要求收集要讨论的信息，及时反馈给会议的主持者。10、编写会议简报会议简报是会议交流性和指导性文件，要及时编写分发。11、其他服务工作会场的茶水供应，摄影留念安排、做好会议记录、组织参观活动和娱乐活动等。,82,PPT学习交流,（二）会议场外的服务工作1、经费：会前做好经费预算，合理安排使用。提倡精打细算，节约开支；反对奢侈浪费，严防会议腐败。2、食宿：根据与会人数预定房间、安排食宿。3、交通：保证会议用车、停车，合理分配车次。4、活动：会议期间的参观、休闲、接见、宴请等活动，要安排细致，时间、地点、场所、人员都要细致落实。5、医疗安保：会议期间要做好会场、住宿的安全保卫工作，确保无重大事故发生。,83,PPT学习交流,（三）监督会议经费的使用1、会议经费的类型与会人员交费参展商交费联合主办者交费广告、赞助和捐助公司分配其他收入项目,84,PPT学习交流,（三）监督会议经费的使用2、会议经费使用的主要方面a.文件资料费b.邮电通讯费用c.会议设备和用品费d.会议场所租用费e.会议办公费f.会议宣传交际费g.会议住宿补贴费h.会议伙食补贴i.会议交通费j.其他开支,85,PPT学习交流,（三）监督会议经费的使用3、会议经费使用的程序为：申请经费主管领导审批财务部审批财务人员提取现金或填写支票经费支出审核会议经费支出。,86,PPT学习交流,一、会前的准备1、根据个人观点研究问题2、依据所提供的文件、资料，准备推断分析的论证材料。并提出意见或询问事项3、准备在会间尽力发挥自己的角色4、严格遵守开会时间，准时到会,87,PPT学习交流,二、会议期间的角色方寸1、认真倾听他人的观点尽量避免：1）阻碍其他人员提出合理的建议，事事唱反调，自己又拿不出合理的论证2）在论证中喋喋不休，使他人无法插话3）盲目认同他人观点,88,PPT学习交流,2、积极发表自己的见解1）发言力求简要明确，注意发言时机2）让自己的行为富有积极性、合理性和说服力3）发言要守时，动作、手势要充满自信，但不要固执己见,89,PPT学习交流,3、关注正在讨论的事项1）讨论中要专心投入和他人保持和谐的交流气氛2）不随便打断别人的发言，不随便插言，不侵犯其他与会者的权利3）不随便进进出出，影响他人的发言4）自己的论点会证明根据不足时，应当显示自己的风度，放弃己见5）应服从多数人的决定,90,PPT学习交流,三、控制会场的气氛开会时间准时，不能因为个别人对会议的冷漠态度或尚未到场而耽误大家的时间当会议参加者进入会场时，要保证他们各有其座会议开始后，简明扼要地引出主题，说明讨论的目的，使每一个与会者都明白会议的目的鼓励每一个人发表自己的见解在一段时间里要集中讨论一个议题，避免跑题,91,PPT学习交流,一、合理安排与会人员返程做好与会人员的返程工作，对贵宾要先送行。会期长的，在会前或会中秘书人员应做好车船机票的预订工作，对需要送行的要安排好交通工具。二、提醒与会者及时做好各种物品的清退,92,PPT学习交流,三、清理会场和文件会后秘书人员要组织人员清理会场，保持会场原貌,带回剩余材料、席签等。四、整理会议材料，立卷归档会议正式文件，如决定、决议、计划、报告等。会议参阅文件。会议安排的发言稿。会议上的讲话记录,93,PPT学习交流,五、会议的总结会议总结的要点:1）会议工作总结要根据岗位责任制和工作任务书的内容，逐条对照检查2）总结要将客观标准和主观标准相结合3）总结要以总结经验、激励下属为目的起草会议纪要或总结报告,94,PPT学习交流,六、检查催办任何会议产生的文件、会议精神及议定事项，会后都要传达、贯彻、落实，才能真正发挥会议作用。秘书人员在这一过程中就要起检查督促的作用。,95,PPT学习交流,案例二会后要落实有一副对联：“今天会，明天会，天天开会；你也讲，他也讲，大家都讲”横批：“无人落实”。这副对联批评的是会议开了以后不能落实的情况。这种情况确实普遍存在。例如，某县教育部门曾召开校长会，要求学校严格按照文件规定收费，但开学后却发现一些学校并没有执行会议提出的要求，仍