单证管理知识培训与交流

2011年采购中心财务管理部培训系列,单证管理知识培训与交流,2011年5月,主讲人：颜丽华,2020-05-11,-2-,目录,单证管理基础知识介绍,1,公司业务流与单证流,2,重要单证介绍,3,2020-05-11,-3-,单证管理基础知识介绍,1,2020-05-11,-4-,什么是单证,广义：单证是对一个公司经营及管理过程的记录，是所有单据、票据及凭证的总称。,狭义：指在国际贸易结算中应用的单据、文件、证书的统称，凭借它来处理国际买卖货物的交付、运输、保险、商检、报关、结汇等。,2020-05-11,-5-,单证的作用,公司实施日常监控的工具为定期的统计、分析提供基础依据,材料采购合同材料送货记录、收货记录品质检测记录付款记录进项发票.,加工投入记录加工产出记录成品入库记录入库检测记录.,产品销售合同发货指令出库记录客户收货记录收款记录销项发票.,2020-05-11,-6-,单证的流转环节、单证管理工作贯穿公司的采购、生产、销售、运输、收付款的全过程，工作量大、时间要求高、涉及面广，除了与公司内部各部门之间的协调，还必须和运输单位、银行、税局、海关、商检等多方面发生联系。单证流转的顺畅性影响业务各环节的运营效率。单证管理的严谨性影响公司货物安全、资金安全。单证信息的完整性和准确影响公司财务报表的质量。单据流、实物流、资金流构成了公司日常经营活动的基础。,单证管理的意义,2020-05-11,-7-,业务员与单证管理,2020-05-11,-8-,跟单员（业务经办）在公司运作过程中，以客户订单为中心，跟踪产品（材料）或服务运作流程的专职人员，是公司内各部门之间、公司与客户（供应商）之间、公司与其他机构之间相互联系、相互协调的枢纽。,认识跟单员,2020-05-11,-9-,公司业务流与单证流,2,2020-05-11,-10-,采购中心单证管理主要流程,订单跟踪与控制(OrderManagementFollow&Control),2020-05-11,-11-,重要单证介绍,3,2020-05-11,-12-,采购中心单证管理主要流程,订单跟踪与控制(OrderManagementFollow&Control),了解客户需求寻找资源协商用料计划客户报价确认订单主要内容签订采购委托书,供应商洽谈取得多家报价单供应商资料收集协商合同条款签订采购合同发起合同审批流发起付款申请跟进付款到货进项发票传递,协商送货时间跟踪到料状态车队提货到货核查暂放（存）协商入库手续办理进项发票匹配,协商加工要求下加工指令排产、委外母材出库成品入库检测投入产出表,母材/成品出库跟进收料单申请开具销项发票传递发票收款到账跟进,2020-05-11,-13-,了解客户需求寻找资源协商用料计划报价单确认订单主要内容签订采购委托书,2020-05-11,-14-,采购中心单证管理主要流程,订单跟踪与控制(OrderManagementFollow&Control),了解客户需求寻找资源协商用料计划客户报价确认订单主要内容签订采购委托书,供应商洽谈取得多家报价单供应商资料收集协商合同条款签订采购合同发起合同审批流发起付款申请跟进付款到货进项发票传递,协商送货时间跟踪到料状态车队提货到货核查暂放（存）协商入库手续办理进项发票匹配,协商加工要求下加工指令排产、委外母材出库成品入库检测投入产出表,母材/成品出库跟进收料单申请开具销项发票传递发票收款到账跟进,2020-05-11,-15-,供应商洽谈取得多家报价单供应商资料收集协商合同条款签订采购合同发起合同审批流发起付款申请跟进付款到货进项发票传递,2020-05-11,-16-,附件：首次付款/预付货款审批完备的采购合同及审批表复印件；后续付款/支付货款入库单蓝色结算联原件或提货需求单（大供应商付款提货的结算方式下使用，由业务经办制表、模块负责人审核）。,备注：纸质申请单与电子申请（MPC）同步提交，信息保持一致；科室的选择：预付款须与合同审批表销售意向严格一致，货到付款须与入库单货位描述、合同审批表销售意向严格一致；定金和货款需分开提交申请。,2020-05-11,-17-,注意事项,承兑结算的，需提前10天提交申请。已提交至资金管理的付款申请单，没有付完的余额滚动至下次付款时使用，严禁重复提交付款。对于存在质量异议或者材料未用完、办理退货等情况的，业务必须将信息反馈至资金管理，控制付款。现货供应商需扣留不得少于该最后一笔付款申请支付金额10%的质量保证金，且质量保证金的累计金额不小于10万。必要时，可增加扣款金额、延长付款时间。新开发的现货供应商，无论材料是否已全部发送至事业部，原则上扣留质量保证金不得少于付款申请单金额10%。,2020-05-11,-18-,采购中心单证管理主要流程,订单跟踪与控制(OrderManagementFollow&Control),了解客户需求寻找资源协商用料计划客户报价确认订单主要内容签订采购委托书,供应商洽谈取得多家报价单供应商资料收集协商合同条款签订采购合同发起合同审批流发起付款申请跟进付款到货进项发票传递,协商送货时间跟踪到料状态车队提货到货核查暂放（存）协商入库手续办理进项发票匹配,协商加工要求下加工指令排产、委外母材出库成品入库检测投入产出表,母材/成品出库跟进收料单申请开具销项发票传递发票收款到账跟进,2020-05-11,-19-,协商送货时间数量等跟踪到料情况安排车队提货到货核查暂放（存）协商入库手续办理进项发票匹配,三者信息必须一致,2020-05-11,-20-,送货,送货联络函/提货委托书,司机,仓管,抄码入库单异常材料通知单,查验实物,系统入库,仓管账务,核对前面四单信息检查系统备案提单信息和入库信息一致性,业务3日内处理并答复,现场：粘贴标签（24小时内）,账务：列印入库单盖入库公章,铝锭：需要过磅过磅单、出厂质保书,直送至客户（加工）仓,客户在供应商送货单上签章,入账后打印收料单,回单,业务取得后交物资管理办理入库、出库,打印入库单盖入库公章,2020-05-11,-21-,客户/加工仓,我司仓库,业务员,提货委托书/送货联络函退货通知单,模块负责人、技术经办确认物管处备案,司机,客户出仓单外协厂出仓单,核对装车材料与出仓单、提货单/退货单所列信息是否一致；客户/外协厂仓库确认,磅房,实车、空车车重磅单,仓管,抄码入库单异常材料通知单,司机、卸货仓管确认,仓管账务,核对前面四单信息检查系统备案、入库及客户出仓信息一致性核对退货处理意见与质量异议平台数据,现场：粘贴标签（24小时内）,账务：列印入库单盖入库公章,如系统无退货处理意见和责任部门时不得入库,2020-05-11,-22-,办理完入库后，业务凭物资管理打印的入库单（黄色联），匹配好供应商开具的增值税进项税发票，提交财务核算两者数量、金额必须完全一致，如存在不一致的情况，如供应商低开发票、罚息等，必须提交说明,入库单办理及匹配的重要性,财务核销应计负债、记入正常的应付账款、核销预付款应计负债金额高说明：大量的进项发票滞留在业务员的手中入库和发票的差异长期得不到处理财务数据无法真实反映业务情况（应付款得不到正常反映、预付款得不到核销）,2020-05-11,-23-,采购中心单证管理主要流程,订单跟踪与控制(OrderManagementFollow&Control),了解客户需求寻找资源协商用料计划客户报价确认订单主要内容签订采购委托书,供应商洽谈取得多家报价单供应商资料收集协商合同条款签订采购合同发起合同审批流发起付款申请跟进付款到货进项发票传递,协商送货时间跟踪到料状态车队提货到货核查暂放（存）协商入库手续办理进项发票匹配,协商加工要求下加工指令排产、委外母材出库成品入库检测投入产出表,母材/成品出库跟进收料单申请开具销项发票传递发票收款到账跟进,2020-05-11,-24-,协商加工要求下加工指令排产、委外母材出库成品入库检测投入产出表,货主申请单：事先备案货主信息,2020-05-11,-25-,协商加工要求下加工指令排产、委外母材出库成品入库检测投入产出表,2020-05-11,-26-,采购中心单证管理主要流程,订单跟踪与控制(OrderManagementFollow&Control),了解客户需求寻找资源协商用料计划客户报价确认订单主要内容签订采购委托书,供应商洽谈取得多家报价单供应商资料收集协商合同条款签订采购合同发起合同审批流发起付款申请跟进付款到货进项发票传递,协商送货时间跟踪到料状态车队提货到货核查暂放（存）协商入库手续办理进项发票匹配,协商加工要求下加工指令排产、委外母材出库成品入库检测投入产出表,母材/成品出库跟进收料单申请开具销项发票传递发票收款到账跟进,2020-05-11,-27-,母材/成品出库跟进收料单申请开具销项发票传递发票收款到账跟进,在库发货,存在下列情况的时候可以使用手工提货单/发货申请单送货：由于不可抗力，ERP系统无法正常运作；事业部急需用料，但材料尚未入ERP系统；需要在事业部间调拨材料的,在仓库发货业务中，手工提货单/发货申请单与ERP送货单具有同等效力，但是限制使用，而且需后补送货单。,2020-05-11,-28-,母材/成品出库跟进收料单申请开具销项发票传递发票收款到账跟进,在库发货,客户自提：,2020-05-11,-29-,母材/成品出库跟进收料单申请开具销项发票传递发票收款到账跟进,从外协厂发货,2020-05-11,-30-,回单重要性,含义：材料、货款、收款后果案例控制措施供应执行紧跟车队送货进度，及时取得送货回单。正常情况下，北窖范围内，5天将回单交物资管理。其他范围为7天；仓库出仓单及我司送货单上必须有客户清晰的签章，签章不清晰的，应退回重盖；出仓单、客户签收单上的信息必须保持完全一致；拒收、暂收及质量异议等信息必须明确。,2020-05-11,-31-,其他单据简单介绍,盘盈、盘亏情况业务办理错误其他涉及规格、批次调整的