《秘书入职培训胶》PPT课件

秘书从平凡到优秀的历练,品香,1,内容概述,秘书工作概述秘书工作内容细则秘书常用模板,2,秘书工作概述,工作需具备的基本素质服务对象工作的必备知识与技能日常工作规范,3,工作需具备的基本素质,工作效率,工作态度,高效,规范,细致,准确,适用,微笑服务,心态良好,亲和力强,好学上进,勤奋务实,4,服务精神,工作需具备的基本素质,及时准确地解决主管及员工的问题，把主管及员工的困难当成是自己的困难，尽力为主管及员工着想，实行首问负责制，待人接物大方、有礼貌,细节决定成败,OA运用办公软件知识常用制度及流程,必备知识,服务心态,敏锐观察,事事在心，留意身边发生的点滴小事，多积累工作经验,工作主动积极，做好与其他助理或相关接口人的配合工作,配合工作,5,秘书的服务对象,总裁,副总裁,总监,部门员工,6,OR,AND,秘书工作的必备知识与技能,熟练掌握常用制度及流程，掌握可以获取制度及流程的途径。,1,2,3,4,熟悉相关工作的接口人或直接责任人的工作地点及联系方式。,了解服务主管及员工的分布情况，牢记常用联系电话及基本信息。,加强软件技能及IT、OA知识的学习，能熟练地运用技能提高工作效率。,秘书日常工作规范,对内、对外发送正式且重要的邮件时，并须使用OUTLOOK中的标准信笺，要求11号宋体。严禁发送无标题邮件。正式邮件主题中，按标准格式写明邮件目的，如：会议通知、统计、会签、请示、审批、请阅、知会等。跨部门会议及总监以上领导会议须将会议通知抄送相关秘书。回复邮件时须将原邮件中的附件及图片删除。,邮件发送规范,秘书在工作日周一至周四，鼓励穿着职业装（夏季短袖衬衫/职业套装，春秋冬长袖衬衫/西服）；周五可适当着休闲装，特别强调：相临天尽量不着同样服装。遇有重要会议或外事接待任务时必须着职业装，男性须系领带。女性夏季不得着吊带小衫、短裤、超短裙、拖鞋上班；男士夏季不得着短裤、七（八）分裤、凉鞋上班。上班期间鼓励女性化淡妆，不得留怪异发型，染发颜色不得过于夸张。,上班着装规范,请假外出规范,请假或者工作时间外出公干时，需要同时向运营主管、运营总监及服务领导申请，在得到批准后方可离岗。请假或公干超过半小时的，需在OA系统中留言，请假或公干时间超过半天的，需发邮件知会本部门相关人员及运营办成员。对未在OA中留言或未发布工作委托书，又长时间不在工位又没有合理理由的，将视情况严肃处理。,秘书工作内容细则,基础工作专项工作答疑工作,9,基础工作,专项工作,定义,专项工作是秘书应承担的一项重要工作，专项工作的承担需要秘书有扎实的工作基础，只有对公司制度流程有了充分的理解及认知，才能做好专项工作。专项工作是指秘书根据工作需要，进行相关制度流程的起草，对公司既有制度及流程进行执行、推广及宣讲。,答疑工作,面对主管或员工提出的各种问题，秘书应及时给予解答，此项工作称之为答疑工作。答疑是部门管理工作中每天必须面对的一项重要而繁琐的工作，此项工作耗时多，虽然往往看不到明显的工作量，但在答疑过程中，公司的制度及流程在无形当中被推广和普及。,答疑方法指引除特别紧急重要的事情处，要求普通员工尽量以邮件方式求助集中时间统一解答问题对解答时注意更新制度流程中的变动部分解答完毕的问题可以在公告牌或以邮件方式知会其他员工建立常用信息备查目录或文件记住常用求助方式，分流问题自己不清楚的问题不要轻易说“不知道”，秘书实行首问负责制，若可以直接找到接口人的问题可指引员工咨询，一般最好自己求助相关人员后，再答复，以便下次自己能处理好此类问题，也防止主管或员工找不到对应人而被推来推去。,答疑时常借助的资源运营总监及其授权人OA中的单位知识文档可查询公司所有制度及流程服务器上的盛和发文归档可查询公司所有发文,秘书常用模板,常用邮件模板常用公文模板,13,常用邮件模板,本制度已归档至集团OA系统及FTP服务器，欢迎查阅。,公文发布模板,常用邮件模板,会议通知,会议通知模板,常用邮件模板,XXX工作委托书,工作委托书模板,常用邮件模板,传真确认模板,注：请您